勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説 |HR NOTE

勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説 |HR NOTE

勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説

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給与計算にかかる時間を削減するために、勤怠管理を15分単位でおこなっている企業も少なくないでしょう。

しかし、原則として1分単位での勤怠管理が義務付けられており、15分単位での切り捨てや切り上げは違法です。

この記事では、15分単位での勤怠管理が違法になる理由や残業代を1分単位で計算する方法、切り捨てが許可される例外について紹介します。

関連記事:勤怠とは?勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説

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1. 15分単位での勤怠管理が違法になる理由

15分単位 勤怠管理

労働基準法第24条「全額支払いの原則」により、1分単位での勤怠管理が義務付けられいます。そのため、15分単位で時間の切り捨てをおこなっている企業は、労働基準法第24条に違反していることになります。

以前は15分単位での勤怠管理が一般的で、当たり前のように15分単位での残業代の切り捨てがなされていましたが、法改正がおこなわれた現在は1分単位での勤怠管理が原則です。会社の就業規則に15分単位で切り捨てといった内容が記載されている場合、原則として当該記載部分は労働契約の効力がなく、切り捨ては無効となります。

このように、15分単位で時間の切り上げや切り捨てをおこなう勤怠管理は原則として違法であるので注意が必要です。

第二十四条 賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない

引用:労働基準法第24条一部抜粋|e-Gov

関連記事:タイムカードの計算を15分単位で切り上げるのは違法?勤怠管理の注意点を解説!

1-1. 遅刻や早退時間の切り上げ(切り捨て)も違法

就業規則で決められた始業時間より3分ほど遅刻してきた従業員がいた場合、その従業員の始業時間を15分切り上げて勤怠計算しているケースがあります。また、終業時間よりも10分ほど前に早退したため、15分切り捨てて勤怠管理をおこなっているケースもあるかもしれません。

しかし、労働基準法第24条で1分単位での勤怠管理が義務付けられているので、遅刻や早退であっても切り上げや切り捨ては違法となります。遅刻や早退であっても、1分単位で計算することが大切です。

1-2. 違反時の罰則とは?

勤怠管理を15分単位でおこなうのは違法です。法律に違反している場合、労働基準監督署から是正指導や勧告を受ける可能性があります。また、悪質なケースでは、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金の罰則が課されます。さらに、企業の信頼性を損ない、事業の継続に影響を及ぼす恐れもあります。そのため、勤怠管理は正しい方法でおこなう必要があります。

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一(省略)、第二十三条から第二十七条まで、(省略)

引用:労働基準法120条一部抜粋|e-Gov

関連記事:勤怠管理の法律上のルールとは?違反した場合や管理方法について

2. 正しい残業時間の計算方法

残業時間 計算

15分単位での勤怠管理は違法であり、1分単位での勤怠管理が原則です。これは残業時間に対しても適用されます。

ここでは、正しい残業時間の計算方法を紹介します。

関連記事:勤怠計算を正しくする方法は?15分単位の計算の違法性も解説

2-1. 残業には「法定外労働」と「法定内残業」がある

残業は「法定外残業」と「法定内残業」の2種類に分けられています。

「法定外残業」とは、法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えた場合の残業を指します。「法定外残業」の場合、通常の賃金に加えて、割増賃金を支払う必要があります。

一方「法定内残業」は、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えていないけれど、企業が就業規則などで定めた所定労働時間を超えて働いた分の残業を指します。「法定内残業」の場合、割増賃金は適用されず、1時間あたりの賃金を法内残業の時間分支払えば良いとされています。主に1日の所定労働時間が8時間未満、もしくは週の所定労働時間が40時間未満の短時間勤務やパート従業員などの残業に適用されます。

「法定外残業」と「法定内残業」の違いは下記の通りです。

法定外残業

法定内残業

  • 法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えた場合の残業
  • 賃金の割増が適用
  • 法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えない場合の残業
  • 賃金の割増は適用外

関連記事:法定外残業とは?法定内残業との違いや計算方法を具体例を交えて詳しく解説

2-2. 残業時間は1分刻みで給与計算する

賃金は労働基準法第24条「全額支払いの原則」に沿って支払わなければなりません。全額を支払うには、通常の労働時間だけでなく、残業時間も1分刻みで給与計算する必要があります。15分単位で勤怠管理している場合は違法となり、30万円以下の罰金刑に処される可能性がある点に留意しましょう。

2-3. 残業代を1分単位で計算する方法

残業時間を1分単位で計算するために、まずは従業員の時給を調べましょう。アルバイトやパートなど時給制の従業員であれば時給をそのまま残業代の計算に使用します。

月給制の場合、まずは下記の計算式を使って1時間あたりの基礎賃金を算出します。

基礎賃金 = 月給 ÷ 月平均所定労働時間数
※月平均所定労働時間数 = ( 年間の所定労働日数 – 年間休日数 ) × 1日の所定労働時間 ÷ 12カ月

    このときに、1時間あたりの基礎賃金を計算する際の月給は、「手当などを除いた基本給のみで良いのでは」と思う人もいるかもしれません。しかし、手当を含めるか除外するかは、労働者の個人的事情を加味しているかどうかで判断します。基礎賃金が算出できたら、下記の計算式を利用して、残業代を計算します。

    残業代 = 基礎賃金 × 残業時間 × 割増率

    たとえば、基礎賃金(時給)2,000円、法定労働時間を超える残業時間20時間の場合、割増率1.25が適用され、残業代は50,000円(= 2000円 × 20時間 × 1.25)と計算することができます。正しく残業代を算出するため、この際の残業時間は1分単位で計算することが大切です。

    関連記事:残業代の計算方法とは?みなし残業代など各種ケースも解説

    3. 残業時間の計算のおいて注意すべきポイント

    残業

    3-1. 「時間外労働」の割増率は2種類ある

    割増賃金は「時間外労働」「深夜労働」「休日労働」に該当する場合に支払わなければなりません。時間外労働とは、いわゆる残業のことです。法定労働時間を超える時間外労働に対して適用される割増率は、下記のように2種類あります。

    種類

    割増率

    (法定内)時間外労働

    なし

    (法定外)時間外労働(60時間以下)

    25%

    (法定外)時間外労働(60時間超え)

    50%

    このように、時間外労働60時間以下の割増率は25%、時間外労働60時間超えの割増率は50%が適用されます。そのため、残業時間を正しく算出したうえで、時間数に応じて割増率の適用を変える必要があります。正しく残業代が支払われない場合、従業員から残業代の未払い請求を受ける可能性があります。また、罰金や懲役といったペナルティが課される恐れもあるので注意が必要です。

    関連記事:残業とは|残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も

    3-2. 22時以降の残業には「深夜手当」も支給する必要がある

    22時~翌5時の勤務や残業に対して深夜手当を支払うことが企業に義務付けられています。そのため、22時以降の残業は、時間外労働の割増率に加えて、さらに深夜労働の割増率25%が割増されます。

    種類

    割増率

    深夜労働のみ

    25%

    深夜労働 + 時間外労働(60時間以下)

    50%(= 25% + 25%)

    深夜労働 + 時間外労働(60時間超え)

    75%(= 25% + 50%)

    このように、夜勤が混じると残業代の計算が複雑になるので、手計算ではなく、Excelや残業代計算ツールを活用して、効率よく計算できるようにすることが大切です。

    関連記事:深夜労働は何時から?深夜時間帯に勤務した際の割増賃金の計算方法も解説

    3-3. 休日労働には残業が適用されない

    休日労働とは、法定休日に労働をさせることです。法定休日に労働させる場合、休日労働の割増率35%が適用されます。ただし、休日労働には、残業の定義がないので、時間外労働の割増率は適用されません。しかし、深夜労働の割増率は適用されるため注意が必要です。

    関連記事:休日出勤の定義とは?支給すべき割増賃金の計算方法や注意点を解説

    4. 残業時間の切り捨てが許可されるケース

    許可

    原則として15分単位での勤怠管理は違法であり、残業時間も含め労働時間は1分単位での管理が原則ですが、中には例外があります。

    ここでは、残業時間の切り捨てが許可されるケースについてお伝えします。

    関連記事:勤怠管理における丸め処理とは?設定する際の注意点も解説

    4-1. 1カ月単位で残業時間を算出する場合

    1カ月ごとに残業時間を算出している企業では、勤怠を締める際に残業時間の端数30分未満であれば切り捨てることができます。これは、給与計算の手間を軽減することを目的として設けられた仕組みです。

    「労働基準法関係解釈例規について」では、下記のように定められています。

    二 割増賃金計算における端数処理

    次の方法は、常に労働者の不利となるものではなく、事務簡便を目的としたものと認められるから、法第24条及び第37条違反としては取り扱わない。

    (一)1ヶ月における時間外労働、休日労働及び深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること。

    引用:情報公開推進局|労働基準法関係解釈例規について

    4-2. 残業時間の切り上げが求められる場合に注意しよう

    1カ月ごとに残業時間を算出している企業の場合、勤怠を締める際に残業時間の端数30分未満であれば切り捨てが可能です。しかし、端数が31分や40分など、30分を超えた場合は端数を1時間に切り上げて給与を算出する必要があります。「労働基準法関係解釈例規について」にも定めらているため注意しましょう。

    このように、1カ月ごとに残業時間を算出して給与を計算している会社では、残業時間の端数部分について切り捨てや切り上げが求められます。正確な給与の計算はできなくなりますが、そのぶん勤怠管理の手間を省き、作業を簡易化できるでしょう。

    ここまで解説してきました通り、残業時間の計算は端数の切り上げが認められる場合や割増賃金が発生する場合があり、非常に複雑です。また、残業時間の計算を誤ってしまうと、法律違反や従業員とのトラブルにつながってしまうなど、残業時間の計算に不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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    関連記事:勤怠管理の法律上のルールとは?違反した場合や管理方法について

    5. フレックスタイム制や変形労働時間制の残業時間の考え方

    フレックスタイム 変形労働時間制

    ライフスタイルの多様化により「フレックスタイム制」や「裁量労働制」といった柔軟な働き方をする人も少しずつ増えています。

    ここでは、これらの制度の残業時間の考え方について紹介します。

    5-1. フレックスタイム制

    フレックスタイム制とは、一定期間についてあらかじめ決められた総労働時間の中で、従業員が自ら毎日の始業・終業時刻、労働時間を決めることができる制度です。

    1日8時間、1週40時間の労働時間を超えても、ただちに残業時間とはならないこともあるため注意しましょう。

    フレックスタイム制では、あらかじめ労働すべき時間を定めた1カ月~3カ月の「清算期間」があり、清算期間において労働すべき時間を「総労働時間」と言います。そのため、残業時間の考え方としては総労働時間を超えて働いた時間を残業時間とみなします。

    関連記事:フレックスタイム制とは?メリットや必要な手続きなど内容を徹底解説!

    5-2. 裁量労働制

    裁量労働制とは、労働時間を実際に働いた実働時間ではなく、あらかじめ決められた時間を労働したとみなす勤務体系の制度です。すべての職種で採用できるわけではありませんが、従業員は勤務時間の制限がなくなり、個人の裁量で毎日の始業・終業時刻などを管理できます。

    ただし、残業時間についても労働があったとみなす制度であるため、実際に残業した時間に応じて残業代を支給する必要はありません。残業があったとみなしている固定の時間分のみ、残業代(固定残業代)を支払います。

    なお、裁量労働制であったとしても、22時以降の深夜労働や休日出勤をおこなった場合は、その分の割増賃金を支払う必要があります。

    関連記事:裁量労働制はデメリットしかない!?|残業代や適用職種についても詳しく解説!

    6. 勤怠管理システムを導入して正しく計算しよう

    勤怠管理システム

    企業の規模が大きくなったり、フレックスタイム制など従業員の働き方が多様化したりするほど、勤怠管理の負担も大きくなるでしょう。そこで、勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

    出勤・退勤などの打刻や残業時間の集計までシステム上で可能になるため、勤怠管理をする側の負担を軽減し、コスト削減にもつながります。また、従業員のICカードやスマホを使えば不正打刻や打刻忘れを防ぎ、勤怠状況をリアルタイムで把握できます。さらに、1分単位の勤怠管理が可能なので、15分単位での切り捨て問題を簡単に解決することが可能です。

    関連記事:勤怠管理システムとは?特徴や活用メリット、システムをご紹介

    7. 勤怠管理は1分単位の計算が原則!15分単位は違法になるので注意

    勤怠管理 1分単位 計算

    勤怠管理を15分単位でおこなうのは違法です。労働基準法には「全額支払いの原則」が定められており、企業には1分単位での勤怠管理が義務付けられています。

    また、残業代にも「全額支払いの原則」は適用されるので、残業時間も1分単位で管理し、正確な残業代を支給しましょう。ただし、1カ月ごとに残業時間を算出している企業の場合、残業時間の切り捨てが許可されるケースや切り上げが求められるケースもあるため注意してください。

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