勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説 |HR NOTE

勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説 |HR NOTE

勤怠管理を15分単位で行うのは違法!残業時間の切り捨てが許可されるケースも解説

給与計算にかかる時間を削減するために、勤怠管理を15分単位で行っている企業も多いでしょう。

しかし、原則として1分単位での勤怠管理が義務付けられており、15分単位での切り捨てや切り上げは違法です。

この記事では、15分単位での勤怠管理が違法になる理由や残業代を1分単位で計算する方法、切り捨てが許可される例外について紹介します。

関連記事:勤怠とは?勤怠管理の目的や具体的な方法、注意点について解説

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1. 15分単位での勤怠管理が違法になる理由

15分単位 勤怠管理

15分単位で時間の切り上げや切り捨てを行う勤怠管理は原則として違法です。

理由は労働基準法第24条に「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない」と定められており、1分単位での勤怠管理が義務付けられているためです。

そのため、15分単位で時間の切り捨てを行っている企業は、労働基準法第24条「全額支払いの原則」を破っていることになります。

以前は15分単位での勤怠管理が一般的で、15分単位での残業代の切り捨てがあたりまえのように行われていましたが、法改正が行われた現在は1分単位での勤怠管理が原則です。

もし、会社の就業規則に15分単位で切り捨てといった内容が記載されている場合、原則として当該記載部分は労働契約の効力がなく、切り捨ては無効となります。

1-1 遅刻や早退時間の切り上げ(切り捨て)も違法

就業規則で決められた始業時間より3分ほど遅刻してきた従業員がいた場合、その従業員の始業時間を15分切り上げて計算するという勤怠管理を行っている企業もあるでしょう。

しかし、労働基準法第24条で1分単位での勤怠管理が義務付けられているため、遅刻や早退であっても切り上げや切り捨ては違法となります。

遅刻や早退であっても、1分単位で計算しましょう。

2. 違反時の罰則とは

違反 罰則

勤怠管理を15分単位で行うのは違法です。

違反時の罰則としては「労働基準法24条に違反した場合30万円以下の罰金に処する」(労働基準法120条1号)という刑事罰が設けられています。

その他、労働基準監督署から是正指導や勧告を受ける場合もあります。

3. 正しい残業時間の計算方法

残業時間 計算

さきほどお伝えしましたが、15分単位での勤怠管理は違法であり、1分単位での勤怠管理が原則です。

ここでは、正しい残業時間の計算方法を紹介します。

関連記事:勤怠計算を正しくする方法は?15分単位の計算の違法性も解説

3-1 残業には「時間外労働」と「法内残業」がある

残業は「時間外労働」と「法内残業」の2種類に分けられています。

「(法定)時間外労働」とは、労働基準法第37条で定められている法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えた場合の残業を指します。

「(法定)時間外労働」の場合、1時間あたりの賃金が25%増となります。

一方「法内残業」は、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えていない場合でも、企業が就業規則などで定めた所定労働時間を超えて働いた分の残業を指します。

「法内残業」の場合、割増は適用されず、1時間あたりの賃金を法内残業の時間分支払えば良いとされています。

主に1日の労働時間が8時間未満、もしくは週の労働時間が40時間未満の短時間勤務やパート従業員などの残業に適用されるでしょう。

「時間外労働」と「法内残業」の違いは下記の通りです。

(法定)時間外労働

法内残業

  • 法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えた場合の残業
  • 1時間あたりの賃金×1.25で計算する
  • 法定労働時間(原則1日8時間、1週40時間)を超えない場合の残業
  • 賃金の割増は適用外

3-2 残業時間は1分刻みで給与計算する

賃金は労働基準法第24条「全額支払いの原則」に沿って支払わなければなりません。

全額を支払うには、通常の労働時間だけでなく残業時間も1分刻みで給与計算する必要があります。

15分単位で勤怠管理している場合は違法となり、30万円以下の罰金刑に処される可能性がある点に留意しましょう。

3-3 残業代を1分単位で計算する方法

残業時間を1分単位で計算するために、まずは従業員の時給を調べましょう。

アルバイトやパートなど時給制の従業員であれば時給をそのまま残業代の計算に使用します。

月給制の場合、まずは下記の計算式を使って1時間あたりの時給を算出します。

  • 月平均所定労働時間数を求める
    • 月平均所定労働時間数=(365日-年間休日数)×1日の所定労働時間÷12ヶ月
  • 1時間あたりの時給を求める
    • 1時間あたりの時給=月給÷月平均所定労働時間数
  • 1時間あたりの時給が算出できたら、下記の計算式で残業代を算出します。
    • 残業代=1時間あたりの時給 × 残業時間 × 1.25(割増率)

このときに、1時間あたりの時給は単に「手当などを除いた月給を月の日数を割る方法で良いのでは」と思う方もいるかもしれませんが、正しい時給を算出するためには月平均所定労働時間数を使う必要があります。

理由は、昇給しない限り手当を除いた給与は年間を通して毎月同じ額ですが、1ヶ月の日数は月ごとに異なるためです。

そのため、同じ金額の給与を異なる日数で割ってしまうと、1時間あたりの時給も月によって異なります。

当然ですが、1時間あたりの時給が月によって異なると、残業代にも違いが出てしまうため、月平均所定労働時間数を使って時給と残業代を求める必要があります。

3. 22時以降の残業に注意しよう

残業

22時以降の残業は、時間外労働として時給の賃金の25%の割増に加えて、さらに25%が割増されます。

理由は、22時~翌5時の勤務や残業に対して深夜手当を支払うことが企業に義務付けられているためです。

つまり、22時以降の残業は合計50%の割増になるため注意しましょう。

4. 残業時間の切り捨てが許可されるケース

許可

原則として15分単位での勤怠管理は違法であり、残業時間も含め労働時間は1分単位での管理が原則ですが、中には例外があります。

ここでは、残業時間の切り捨てが許可されるケースについてお伝えします。

関連記事:勤怠管理における丸め処理とは?設定する際の注意点も解説

4-1 1ヶ月単位で残業時間を算出する場合

1ヶ月ごとに残業時間を算出している企業では、勤怠を締める際に残業時間の端数30分未満であれば切り捨てることができます。

これは、給与計算の手間を軽減することを目的として設けられた仕組みです。

「労働基準法関係解釈例規について」では、下記のように定められています。

二 割増賃金計算における端数処理

次の方法は、常に労働者の不利となるものではなく、事務簡便を目的としたものと認められるから、法第24条及び第37条違反としては取り扱わない。

(一)1ヶ月における時間外労働、休日労働及び深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満の端数を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること。

引用:情報公開推進局|労働基準法関係解釈例規について

4-2 残業時間の切り上げが求められる場合に注意しよう

1ヶ月ごとに残業時間を算出している企業の場合、勤怠を締める際に残業時間の端数30分未満であれば切り捨てが可能です。

しかし、端数が31分や40分など、30分を超えた場合は端数を1時間に切り上げて給与を算出する必要があります。

「労働基準法関係解釈例規について」にも定めらているため注意しましょう。

このように1ヶ月ごとに残業時間を算出して給与を計算している会社では、残業時間の端数部分について切り捨てや切り上げが求められます。

正確な給与の計算はできなくなりますが、そのぶん勤怠管理の手間を省き、作業を簡易化できるでしょう。

 

ここまで解説してきました通り、残業時間の計算は端数の切り上げが認められる場合や割増賃金が発生する場合があり、非常に複雑です。
また、残業時間の計算を誤ってしまうと、法律違反や従業員とのトラブルにつながってしまうなど、残業時間の計算に不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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端数の切り上げや割増賃金が発生する場合などの計算例も詳細に記載しているので、実際の業務のなかで不安になった際に、参考にしていただけます。

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関連記事:勤怠管理の法律上のルールとは?違反した場合や管理方法について

5. フレックスタイム制や変形労働時間制の残業時間の考え方

フレックスタイム 変形労働時間制

ライフスタイルの多様化により「フレックスタイム制」や「裁量労働制」といった柔軟な働き方をする人も少しずつ増えています。

ここでは、これらの制度の残業時間の考え方について紹介します。

5-1 フレックスタイム制

フレックスタイム制とは、一定期間についてあらかじめ決められた総労働時間の中で、従業員が自ら毎日の始業・終業時刻、労働時間を決めることができる制度です。

1日8時間、1週40時間の労働時間を超えても、ただちに残業時間とはならないこともあるため注意しましょう。

フレックスタイム制では、あらかじめ労働すべき時間を定めた1ヶ月~3ヶ月の「清算期間」があり、清算期間において労働すべき時間を「総労働時間」と言います。

そのため、残業時間の考え方としては総労働時間を超えて働いた時間を残業時間とみなします。

5-2 裁量労働制

裁量労働制とは、労働時間を実際に働いた実働時間ではなく、あらかじめ決められた時間を労働したとみなす勤務体系の制度です。

すべての職種で採用できるわけではありませんが、従業員は勤務時間の制限がなくなり、個人の裁量で毎日の始業・終業時刻などを管理できます。

ただし、残業時間についても労働があったとみなす制度であるため、実際に残業した時間に応じて残業代を支給する必要はありません。

残業があったとみなしている固定の時間分の残業代(固定残業代)を支払います。

なお、裁量労働制であったとしても、22時以降の深夜労働や休日出勤をおこなった場合は、その分の割増賃金を支払う必要があります。

6. 勤怠管理システムを導入して正しく計算しよう

勤怠管理システム

企業の規模が大きくなったり、フレックスタイム制など従業員の働き方が多様化したりするほど、勤怠管理の負担も大きくなるでしょう。

そこで、勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

出勤・退勤などの打刻や残業時間の集計までシステム上で可能になるため、勤怠管理をする側の負担を軽減し、コスト削減にもつながります。

他にも、従業員のICカードやスマホを使えば不正打刻や打刻忘れを防ぎ、勤怠状況をリアルタイムで把握できます。

もちろん、1分単位の勤怠管理が可能なので、15分単位での切り捨て問題が簡単に解決するでしょう。

7. 勤怠管理は1分単位の計算が原則!15分単位は違法になるので注意

勤怠管理 1分単位 計算

勤怠管理を15分単位で行うのは違法です。

労働基準法には「全額支払いの原則」が定められており、企業には1分単位での勤怠管理が義務付けられています。

残業時間は1分単位で管理し、正確な残業代を支給しましょう。

ただし、1ヶ月ごとに残業時間を算出している企業の場合、残業時間の切り捨てが許可されるケースや切り上げが求められるケースもあるため注意してください。

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