タイムカードの計算を15分単位で切り上げるのは違法?勤怠管理の注意点を解説!

タイムカード オレンジの紙

タイムカードはシンプルで誰でも使いやすいので、多くの企業で使われています。本記事では、タイムカードの仕組みや利用するうえでの注意点について解説しつつ、勤怠管理を効率化する方法についてもご紹介します。

1. タイムカードによる勤怠管理の仕組み

書類 ボールペン 9時

ここでは、タイムカードによる勤怠管理の仕組みについて解説します。

1-1. そもそも勤怠管理とは?

勤怠管理とは、従業員の出退勤や休日休暇の取得状況といった日々の労働が、就業規則や労働基準法に沿っているかを管理することです。自社の労働環境を把握することで、現在抱えている課題を早急に見つけ、解決に向けて取り組むことができます。
日本では、長時間労働や過労死が社会問題となっており、企業に勤怠管理の徹底がより一層求められています。

1-2. タイムカードで打刻、エクセルで記録

実際に勤怠管理をおこなう方法として、タイムカードを利用している企業は非常に多いです。タイムカードによる勤怠管理の方法は、以下の流れでおこなわれています。

①従業員がタイムカードで打刻

②打刻された情報をエクセルで記録・計算

③計算された内容をもとに、給与を支払う

タイムカードはシンプルで誰でも使いやすいという反面、勤怠情報をエクセルに移す際に入力ミスの恐れがあるため、十分注意する必要があります。

2. タイムカードの計算でよくある疑問

はてなマーク ブロック

ここでは、タイムカードで勤怠管理をする中での「よくある疑問」について解説します。

2-1.  15分単位での勤怠管理・給与計算は違法?

原則として、15分単位での勤怠管理・給与計算は違法です。労働基準法第24条で、従業員が働いた労働時間に対し、企業側は賃金を全額支払わばならないと定められています。

後述しますが、給与計算は15分単位ではなく、1分単位でおこなうようにしましょう。

2-2.  始業前の朝礼や終業後の終礼は労働時間に含む?

結論、始業前の朝礼や終業前の終礼は労働時間に含まれます。そもそも労働時間とは「従業員が使用者の指揮命令下にある時間」のことを指します。始業前や終業後であっても、原則として朝礼や終礼は参加が義務付けられているため、労働時間に該当します。

会社によっては、「朝礼や終礼は労働時間には含まない」と就業規則で定めている場合があります。しかし、労働時間に該当するかどうかは客観的に判断されるため、就業規則などの影響を受けません。

そのため、たとえ3分であっても、適切に労働時間を計算する必要があります。

2-3. 閉店時間を終業時間とみなしても問題ない?

飲食業界などでは、閉店時間を終業時間とみなしている企業が多く見られます。しかし、実際には閉店後であっても、店の締め作業や着替えの時間などの業務が発生しています。そのため、閉店時間を終業時間とみなし、労働時間を計算することは労働基準法違反となります。

ここまで、「15分単位で労働時間計算をおこなっている場合」や「閉店時間を終業時間とみなしている場合」など、労働時間に関する疑問について解説しました。
ここからは、タイムカードによる勤怠管理を行ううえで、注意すべきことを解説します。

3. タイムカードによる勤怠管理・給与計算の注意点

黄色の四角いビックリマーク

ここでは、勤怠管理・給与計算を正しく行ううえで留意すべきことについて解説します。

3-1. 勤怠管理は1分単位で行う

最初に紹介するのは、「勤怠管理は1分単位で行う」という原則です。労働基準法24条では、従業員が働いた労働時間に対して、企業側は給与を全額支払わなければならないと定めています。

そのため、前項でご紹介したような15分や30分単位での給与計算は違法となります。労働基準法に則り、従業員が健康的に働ける環境を作るためにも、勤怠管理は1分単位でおこないましょう。

3-2. 1か月単位での勤務時間の切り上げ・切り捨ては合法

前項では、勤怠管理・給与計算は1分単位でおこなう必要があると解説しました。しかし、全ての従業員の労働時間を1分単位で計算するとなると、多大な時間がかかってしまいます。

そのため、1か月の残業時間の集計で、1時間に満たない場合は下記のように処理することが許容されています。

・30分未満→切り捨て
・30分以上→1時間に切り上げ

例)
・月の残業時間が34分だった場合、1時間として給与計算をおこなう。
・月の残業時間が30時間23分だった場合、30時間として給与計算をおこなう。

ここまで、「原則1分単位で給与計算をおこなう」や「1か月単位であれば、簡略化して給与計算をしてもよい」など、勤怠管理に関して注意すべきことについて解説しました。

タイムカードによる勤怠管理は、注意点以外にもさまざまな課題を抱えています。

例えば、「集計作業に工数を取られること」や「リモートワークに対応できないこと」などが挙げられます。
ここからは、上記のような課題を解決できる「勤怠管理システム」について解説します。

4. 勤怠管理システムで勤怠管理・給与計算を効率化

歯車の上の青い服の男

勤怠管理システムは打刻・労働時間計算・記録を連動しておこなうことができるため、タイムカードに比べ、手作業による入力ミスの恐れがないことが魅力です。

また、スマートフォンやICカードというように、打刻方法が多様なのでリモートワークが導入されている企業や現場仕事の多い建設会社など、幅広く受け入れられています。

さらに、勤怠システムであれば、労働時間の上限に近づくとアラートを自動で出すなど、労働基準法に遵守した環境づくりを自動で行うことができるため、人事担当者の業務を大幅に減らすことができます。

5. タイムカードの仕組みを理解し、正しい勤怠管理・給与計算を!

強い日差し 笑顔 職場

本記事では、「タイムカードによる勤怠管理の仕組みや規則」といったタイムカードに関する内容について、解説しました。
タイムカードに限らず勤怠管理・給与計算を正しくおこなうことは、労働基準法を遵守するだけでなく、従業員が健康的に長く働ける職場を作ることに繋がります。今回解説した内容を踏まえて、適切に勤怠管理・給与計算をおこないましょう!

タイムカード オレンジの紙

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!

関連記事