シフト作成や給与計算が超簡単!勤怠管理システムのメリットとは | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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勤怠管理システムとは?特徴や活用メリット、システムをご紹介

勤怠管理は、正確な打刻管理や残業時間の集計、給与計算との連携など、煩雑な業務が多いイメージですが、勤怠管理システムを活用することで人事業務が驚くほど効率化されます。

また、近年は働き方改革関連法の施行により、客観的で正確な勤怠管理が求められていることから、今後ますます勤怠管理の需要が高まることでしょう。

本記事では、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリット、導入する際のポイントについて解説したのち、5つ勤怠管理システムをご紹介いたします。

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1. 勤怠管理システムとは

TVのCMやタクシー広告等で大きく取り上げられるようになった勤怠管理システムですが、果たして、どのような特徴があるのでしょうか。また、どのような背景で普及が進んでいるのでしょうか。

本章では、勤怠管理システムの特徴や存在意義について解説いたします。

1-1. 勤怠管理システムの特徴

勤怠管理システムはその名の通り、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。

以前はタイムカードを使用した勤怠管理が一般的でした。

しかし近年、クラウドサービスの普及に伴い、コストを抑えて簡単に導入できるクラウド型勤怠管理システムが普及してきています。

勤怠管理システムの機能としては、以下のようなことが挙げられます。

勤怠管理システムの機能

  • PC、スマホ、ICカード、指紋認証など多彩な打刻機能
  • リアルタイムでの従業員の勤怠管理
  • 手軽な勤務シフトの作成・管理
  • 各社給与ソフトとの連携
  • 休暇、残業、出張などの申請管理

勤怠管理システム導入により、「大量のタイムカードの集計が大変」「当月の勤怠状況の把握が月末にならないとわからない」「給与ソフトに勤怠データを入力する作業が手間掛かる」「シフト作成に時間がかかる」といった業務が改善され、担当者の負担が大幅に軽減されます。

1-2. 勤怠管理システムの必要性とは

勤怠管理システムは、便利という理由だけで普及が進んでいるのではありません。

法律に沿った客観的で正確な勤怠管理を実現できるという点が優れているために、需要が増しているのです。

2019年から順次施行されている働き方改革関連法により、勤怠管理においては労働時間を正確に把握する必要性が出てきました。

特に、直行直帰やテレワークの勤怠管理についても、労働時間を正確に把握することは従来の勤怠管理の手段では難しいものがあるでしょう。

そのような問題を解決するために役に立つのが、GPSやスマホ打刻等の機能を搭載した勤怠管理システムなのです。

2. 勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムは客観的で正確な勤怠管理を実現することができると言われても、具体的にどのような機能があるのかわからなければ、納得できないという方もいらっしゃると思います。

本章では、勤怠管理システムにおける優れた機能をピックアップして、ご紹介いたします。

2-1. 打刻方法が豊富

勤怠管理システムには打刻方法が選べるという特徴があります。

  • PC
  • スマートフォン
  • タブレット
  • ICカード
  • 指紋認証
  • 静脈認証

以上のような打刻方法があり、自社に合ったものを選ぶことができます。

また、直行直帰が多いなど、オフィスでの打刻が厳しい場合には、GPS機能を搭載した勤怠管理システムがおすすめです。

2-2. 休日休暇・残業の申請・承認

休日休暇や残業の申請・承認も勤怠管理システムで管理することができます。

したがって、有給休暇や代休・振休、残業申請等の項目について、紙媒体での煩わしい管理から解放されることでしょう。

なお、承認者は誰か、申請が回る順番はどのようなものかといったことについて設定することができ、申請者が申請状況を確認することも可能です。

システムによっては、スマートフォンから申請や承認ができることもありますので、手軽に管理できるようになります。

2-3. シフト管理・作成

シフト管理や作成もおこなえるのが勤怠管理システムです。

シフト希望の提出から、シフトの作成まで実現できるため、大幅に工数を削減できます。

事前に時間帯に応じて必要な人数を登録しておくことで、従業員の過不足がわかる機能や、ヘルプ依頼を他店舗へ出すことができる機能、柔軟にシフト変更ができる機能を搭載したシステムなど、自社の課題を解決してくれるシステムが数多く存在します。

2-4. 残業時間や有給残日数をリアルタイムで確認できる

残業時間や有給残日数をリアルタイムで可視化できるという点も勤怠管理システムの特徴です。

日々の残業時間を可視化することで、長時間労働の是正や当月中の残業の配分を調整することができます。

また、有給残日数がリアルタイムで確認できることにより、該当データを探すために何枚もの紙をさかのぼる工数を削減することや、不正防止を実現することができるのです。

また、一定の残業時間を超過した際や有給取得期限が迫っているときに、アラート機能でお知らせしてくれる機能が盛り込まれた勤怠管理システムもあります。

2-5. 自動集計機能がある

勤務時間や残業時間、休日出勤などの出退勤情報をもとに、給与計算に必要な情報を自動集計してくれる機能があります。

アルバイト・パートや正社員等、勤務形態や雇用形態が異なる場合でも、個別の設定をおこなうことで自動集計が可能です。

毎月末、集計やWチェックにかかっていた時間を削減し、スムーズな給与計算を実現できることが特徴です。

2-6. 他システムと連携できる

労働時間の自動集計したものを他のシステムに連携できるものもあり、給与計算や給与明細の発行が容易になることが期待できます。

また、人事管理システムや経費精算のシステムと情報を連携し、一元管理を実現する勤怠管理システムも存在し、より多くの工数削減やコストカットを実現できるということもあります。

3. 勤怠管理システムを導入するメリット

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3-1. 業務効率化

  • システム上で簡単に勤怠状況の管理・把握ができる それにより、タイムカードやExcelでおこなっていた集計作業が不要になり、負担軽減につながる
  • シフトの作成、把握、修正がシステム上で簡単に行えるため、シフト作成にかかる業務時間が削減できる
  • 勤怠データをそのまま給与管理システムに反映できるため、給与計算にかかっていた時間の削減が可能

3-2. コスト削減

  • システムでの管理になるため、タイムカードの購入費・保管代などの経費削減につながる
  • 従業員、パート、アルバイトの勤怠データがリアルタイムで把握できる 人件費の予実管理が容易にできるようになり、コスト抑制・見直しにつながる

3-3. 法律に則った勤怠管理が可能

  • 残業時間の総数や有給の取得状況がすぐにわかるため、知らないうちに法律違反になってしまうということが起きにくい
  • アラート機能を利用することで、残業時間の超過や有給取得期限を超えないように工夫しやすくなる
  • システムがアップデートされることで、今後の法改正にも対応しやすい

3-4. 不正打刻防止を実現

  • 時刻の書き換えを防止することができる
  • 顔認証やGPS機能で、他者が打刻することや、意図的に記録をおこなわず遅刻を隠すなどの不正ができないような仕組みがある
  • 記録漏れ、打刻漏れをアラームで防ぐことができる

3-5. 人事戦略へのデータ活用

  • 労働時間、残業時間、休暇状況のデータ集計と勤怠状況の比較が簡単にできる
  • 勤怠状況に偏りがないか把握し、労働環境の改善、業務の標準化、適切な人員配置につなげることが可能
  • 拠点、部署、店舗ごとに管理ができるため、各組織単位でのシフト状況の比較も簡単にできる
  • 日別、月別の労働時間を分析・比較することで、繁忙期、閑散期がデータをもとに把握できるようになる 繁忙期に向けた配置施策の準備や、閑散期での休暇推奨など、スケジュールが立てやすくなる
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4. 勤怠管理システムを導入するデメリット

ただ勤怠管理システムを導入するのでは、デメリットも生じてしまう可能性が高いです。

勤怠管理システムを導入するにあたって起こり得るデメリットを押さえることで、自社で導入する際の対策や計画に活用していただければと思います。

4-1. 浸透までに時間がかかってしまう

  • 勤怠管理システムの選定、導入後に安定して運用に乗せることについて、どうしても時間を要するため、雇用形態や出張の有無、休暇等の社内制度について整理し、自社に必要なカスタマイズができるかどうかを見極めなければならない
  • 従業員は操作方法やルールを最初から理解できるわけではないため、社内でマニュアルを作成する、説明会を実施する等の施策を取ることが必要

4-2. 導入作業の負荷が大きい

  • 自社に合ったシステムにするために設定やカスタマイズを自力でおこなわなければならない
  • 導入にはコストがかかるため、費用対効果について社内での説明が必要となってくるが、売上に直接つながるわけではないため、メリットを伝えることに工夫が必要

4-3. 就業規則に対応しきれない場合がある

  • 自社の就業規則に対応しきれない部分があると、勤怠管理システムでの管理が不可能になり、手作業の部分も出てきてしまう
  • 他のシステムでカバーする場合、コストがかかってしまう

5. 勤怠管理システムを導入する際のポイント

ここまで、勤怠管理システムの特徴や機能、メリットやデメリットについて説明してまいりました。

それでは、実際に勤怠管理システムを選定する際に気を付けるべきポイントは、どのようなことなのでしょうか。

3つに絞って解説いたします。

5-1. 外部連携の可否

自社にとって理想的な勤怠管理がおこなえるかどうかの基準に一つに、外部連携ができるかどうかという点があります。

たとえば、勤怠管理システムで労働時間の管理や集計をしたのち、給与計算システムに連携できると、より効率的に業務に取り組むことができます。

また、打刻方法についても、スマートフォンやタブレットが連携できるかどうかによって、直行直帰が多い企業でも打刻がしやすいか否かが分かれます。

外部連携が必要な場合は、きちんと確認しましょう。

5-2. 費用対効果を得られるか

相応な費用対効果を得られるかどうかという点は、非常に重要です。

たとえば、自社の規模に見合わないシステムを選んでしまうと、使わない機能が多い場合や足りない機能ばかりで運用できないといった事態が生じてしまいます。

自社が求める機能をカバーしつつ、予算にも収まる価格のシステムを選定できるように、事前に雇用形態や就業規則、社内ルール等から、自社が求める機能を洗い出しておくことは欠かせません。

5-3. サポートが充実しているか

導入後のサポートの充実度は、運用に乗せられるかどうかに大きくかかわってきます。

システム導入時は、自社に合った設定やカスタマイズをおこなわなければならないため、疑問点も多く出てくることでしょう。そのような時に、疑問をすぐに解決できるか、自社の状況を理解しているスタッフが対応してくれるかといった項目は、途中で挫折しないためにも重要です。

専任のスタッフ制か、電話やチャットでの相談はどのくらいスムーズか等、事前に確認しておきましょう。

6. 勤怠管理システムのご紹介

勤怠管理システムを選ぶ際に気を付けるべきことについて、ご理解いただけたでしょうか。

とはいえ、実際に勤怠管理システムを導入したいと考えている場合、どのシステムがよいのか迷うという方もいらっしゃると思います。

ここでは、5つの勤怠管理システムを厳選して紹介いたします。

6-1. ジンジャー勤怠

  • 法改正の内容を素早くシステム反映しているため、法改正への対応漏れなく運用することができる
  • 導入から運用まで、システムに関する不安や悩みをすぐに解決できるよう、サポート担当が伴走しながら業務効率化を実現
  • システム操作に慣れていない方でも簡単に使うことができるよう、シンプルなデザインであるとともに、日々改善している

提供会社:jinjer株式会社

6-2. ジョブカン

  • 変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができる
  • メールやチャットにて随時、問い合わせを無料で受け付け。初期代行サポートも用意している(有料)
  • 必要な機能のみを自由に組み合わせて利用ができ、使いやすくて安価という特徴がある

提供会社:株式会社DONUTS

6-3. KING OF TIME

  • 残業や有給休暇など、企業の就業ルールに則して設定でき、出退勤打刻と合わせてリアルタイム自動集計が可能。
  • タイムカードの発行・回収や勤怠管理の「突合」「手計算」「締め作業」といったアナログ作業よりも大幅に工数・コストの削減が可能
  • 自社シリーズだけでなく、ビジネスチャットや労務データ、給与計算等、有力な外部サービスとの連携ができる

6-4. マネーフォワードクラウド勤怠

  • PCやタブレットを使って、いつでもどこでも打刻ができるだけでなく、複数拠点の勤怠管理を1箇所で管理することが可能
  • 残業時間の超過や有給取得期限を一目で確認することができる、わかりやすい表示が施されている
  • メールやチャットの多様なコミュニケーションでサポートが用意されており、2020年6月時点では、サポート満足度が95%にまで上っている

6-5. 奉行Edge 勤怠管理クラウド

  • Web打刻やスマホアプリでの打刻ができ、柔軟な働き方に対応した勤怠管理を実現
  • 追加コスト、アップデートコスト無しで確実な法令対応やマネジメントが可能
  • 勤怠計算から給与計算までシームレスな連携により、一気通貫した業務がおこなうことができ、勤怠データは健康管理やメンタルヘルス対策にも活用可能

7. 勤怠管理システムの導入で、ミスなく効率的なバックオフィス業務を実現

いかがでしたでしょうか。

勤怠管理システムは飲食店、小売店、工場、病院、看護施設、教育施設、BtoBサービス企業など、従業員がいる企業すべてに必要なもので、幅広い業界でニーズがあります。

勤怠管理システムを導入すれば、人事戦略へのデータ活用、業務効率化、コスト削減につながります。

しかし、その一方で市場には数多くの勤怠管理システムが存在しています。比較検討をするにあたって、自社の就業スタイルに合っているか従業員が使いやすいものかなどを選定のポイントにするとよいのではないでしょうか。

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