勤怠管理システムとは？特徴・メリットや人気のシステムを徹底紹介

勤怠管理は、正確な打刻管理や残業時間の集計、給与計算との連携など、煩雑な業務が多いイメージですが、勤怠管理システムを活用することで業務が驚くほど効率化されます。

また、近年は働き方改革関連法の施行により、客観的で正確な勤怠管理が求められていることから、今後ますます勤怠管理の重要性が高まるでしょう。

本記事では、勤怠管理システムを導入するメリットやデメリット、導入する際のポイントについて解説したのち、5つ勤怠管理システムを紹介します。

1. 勤怠管理システムとは

TVのCMやタクシー広告などで大きく取り上げられるようになった勤怠管理システムですが、果たして、どのような特徴があるのでしょうか。また、どのような背景で普及が進んでいるのでしょうか。

本章では、勤怠管理システムの特徴や存在意義について解説します。

1-1. 勤怠管理システムの特徴

勤怠管理システムはその名の通り、従業員の出退勤の時間を管理するシステムです。

以前はタイムカードを使用した勤怠管理が一般的でした。しかし近年、クラウドサービスの普及に伴い、コストを抑えて簡単に導入できるクラウド型勤怠管理システムが普及してきています。

勤怠管理システムの機能としては、以下のようなことが挙げられます。

勤怠管理システム導入により、「大量のタイムカードの集計が大変」「当月の勤怠状況の把握が月末にならないとわからない」「給与ソフトに勤怠データを入力する作業に手間がかかる」「シフト作成に時間がかかる」といった業務が改善され、担当者の負担が大幅に軽減されます。

1-2. 勤怠管理システムの必要性とは

勤怠管理システムは、便利という理由だけで普及が進んでいるのではありません。法律に沿った客観的で正確な勤怠管理を実現できるという点が優れているために、需要が増しているのです。

2019年から順次施行されている働き方改革関連法により、勤怠管理においては労働時間を正確に把握する必要性が出てきました。

とくに、直行直帰やテレワークの勤怠管理について、労働時間を正確に把握することは従来の勤怠管理の手段では難しいものがあるでしょう。

そのような問題を解決するために役に立つのが、GPSやスマートフォン打刻などの機能を搭載した勤怠管理システムなのです。

2. 勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムを導入すれば客観的で正確な勤怠管理を実現できるといわれても、具体的にどのような機能があるのかわからなければ、納得できないという人もいるでしょう。

本章では、勤怠管理システムにおける優れた機能をピックアップして紹介します。

2-1. 打刻方法が豊富

勤怠管理システムには打刻方法が選べるという特徴があります。

• パソコン
• スマートフォン
• タブレット
• ICカード
• 指紋認証
• 静脈認証

以上のような打刻方法があり、自社に合ったものを選ぶことができます。

また、直行直帰が多いなど、オフィスでの打刻が厳しい場合には、GPS機能を搭載した勤怠管理システムがおすすめです。

2-2. 休日休暇・残業の申請・承認

休日休暇や残業の申請・承認も勤怠管理システムで管理することができます。したがって、有給休暇や代休・振休、残業申請などの項目について、紙媒体での煩わしい管理から解放されるでしょう。

なお、承認者は誰か、申請が回る順番はどのようなものかといったことについて設定することができ、申請者が承認状況を確認することも可能です。

システムによっては、スマートフォンから申請や承認ができることもありますので、手軽に管理できるようになります。

2-3. シフト管理・作成

シフト管理や作成もおこなえるのが勤怠管理システムです。シフト希望の提出から、シフトの作成までを簡略化できるため、大幅に工数を削減できます。

事前に時間帯に応じて必要な人数を登録しておくことで、従業員の過不足がわかる機能や、ヘルプ依頼を他店舗へ出すことができる機能、柔軟にシフト変更ができる機能を搭載したシステムなど、自社の課題を解決してくれるシステムが数多く存在します。

2-4. 残業時間や有給残日数をリアルタイムで確認できる

残業時間や有給残日数をリアルタイムで可視化できるという点も勤怠管理システムの特徴です。

日々の残業時間を可視化することで、長時間労働の是正や当月中の残業の配分を調整することができます。

また、有給残日数がリアルタイムで確認できることにより、該当データを探すために何枚もの紙をさかのぼる工数を削減することや、不正防止を実現することができるのです。

また、一定の残業時間を超過した際や有給取得期限が迫っているときに、アラート機能でお知らせしてくれる勤怠管理システムもあります。

2-5. 自動集計機能がある

勤務時間や残業時間、休日出勤などの出退勤情報をもとに、給与計算に必要な情報を自動集計してくれる機能があります。

アルバイト・パートや正社員など、勤務形態や雇用形態が異なる場合でも、個別の設定をおこなうことで自動集計が可能です。

毎月末、集計やWチェックにかかっていた時間を削減し、スムーズな給与計算を実現できることが特徴です。

2-6. さまざまな帳票を出力できる

さまざまな帳票を出力できる勤怠管理システムもあります。たとえば、シフト表や出勤簿、残業時間リストなどを出力可能です。紙で出力することはもちろん、CSV形式などで出力することもできるため、関係者同士での情報共有にも役立ちます。

2-7. 他システムと連携できる

労働時間の自動集計したものを他のシステムに連携できるものもあり、給与計算や給与明細の発行が容易になることが期待できます。

また、人事管理システムや経費精算のシステムと情報を連携し、一元管理を実現する勤怠管理システムも存在し、より多くの工数削減やコストカットを実現できるということもあります。

3. 勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入することには、以下のようなメリットがあります。

3-1. 業務効率化

• システム上で簡単に勤怠状況の管理・把握ができる
• タイムカードやExcelでおこなっていた集計作業が不要になり、負担軽減につながる
• シフトの作成、把握、修正がシステム上で簡単におこなえるため、シフト作成にかかる業務時間を削減できる
• 勤怠データをそのまま給与管理システムに反映できるため、給与計算にかかっていた時間の削減が可能

3-2. コスト削減

• システムでの管理になるため、タイムカードの購入費・保管代などの経費削減につながる
• 従業員、パート、アルバイトの勤怠データがリアルタイムで把握できる
• 人件費の予実管理が容易にできるようになり、コスト抑制・見直しにつながる

3-3. 法律に則った勤怠管理が可能

• 残業時間の総数や有給の取得状況がすぐにわかるため、知らないうちに法律違反になってしまうということが起きにくい
• アラート機能を利用することで、残業時間の超過や有給取得期限を超えないように工夫しやすくなる
• システムがアップデートされることで、今後の法改正にも対応しやすい

3-4. 不正打刻防止を実現

• 時刻の書き換えを防止することができる
• 顔認証やGPS機能で、他者が打刻することや、意図的に記録をおこなわず遅刻を隠すなどの不正ができないような仕組みがある
• 記録漏れ、打刻漏れをアラームで防ぐことができる

3-5. 多様な働き方に対応可能

• システムにログインすれば打刻できるため、リモートワークにも対応できる
• 直行直帰する営業スタッフが多い企業でも利用しやすい
• 柔軟な働き方を採用でき、従業員の満足度が向上する

3-6. 人事戦略へのデータ活用

• 労働時間、残業時間、休暇状況のデータ集計と勤怠状況の比較が簡単にできる
• 勤怠状況に偏りがないか把握し、労働環境の改善、業務の標準化、適切な人員配置につなげることが可能
• 拠点、部署、店舗ごとに管理ができるため、各組織単位でのシフト状況の比較も簡単にできる
• 日別、月別の労働時間を分析・比較することで、繁忙期、閑散期がデータをもとに把握できるようになる
• 繁忙期に向けた配置施策の準備や、閑散期での休暇推奨など、スケジュールが立てやすくなる

4. 勤怠管理システムを導入するデメリット

ただ勤怠管理システムを導入するのでは、デメリットも生じてしまう可能性が高いです。

勤怠管理システムを導入するにあたって起こり得るデメリットを押さえることで、自社で導入する際の対策や計画を立てましょう。

4-1. 浸透までに時間がかかってしまう

• 勤怠管理システムの選定、導入後に安定して運用に乗せることについて時間を要する
• 雇用形態や出張の有無、休暇などの社内制度について整理し、自社に必要なカスタマイズができるかどうかを見極めなければならない
• 従業員は操作方法やルールを最初から理解できるわけではないため、社内でマニュアルを作成する、説明会を実施するなどの施策を取ることが必要

4-2. 導入作業の負荷が大きい

• 自社に合ったシステムにするために設定やカスタマイズを自力でおこなわなければならない
• 導入にはコストがかかるため、費用対効果について社内での説明が必要となってくる
• 売上に直接つながるわけではないため、メリットを伝えることに工夫が必要

4-3. 就業規則に対応しきれない場合がある

• 自社の就業規則に対応しきれない部分があると、勤怠管理システムでの管理が不可能になり、手作業の部分も出てきてしまう
• 他のシステムでカバーする場合、コストがかかってしまう

5. 勤怠管理システムを導入する際のポイント

ここまで、勤怠管理システムの特徴や機能、メリットやデメリットについて説明しました。

それでは、実際に勤怠管理システムを選定する際に気を付けるべきポイントは、どのようなことなのでしょうか。以下、5つのポイントで解説します。

5-1. 外部連携の可否

自社にとって理想的な勤怠管理がおこなえるかどうかの基準に一つに、外部連携ができるかどうかという点があります。

たとえば、勤怠管理システムで労働時間の管理や集計をしたのち、給与計算システムに連携できると、より効率的に業務が進むでしょう。

また、打刻方法についても、スマートフォンやタブレットから打刻ができるかどうかによって、直行直帰が多い企業でも打刻がしやすいか否かが分かれます。外部連携が必要な場合は、きちんと確認しましょう。

5-2. 操作しやすいか

勤怠管理システムを導入するときは、操作性についても確認しておきましょう。打刻画面が見やすいか、従業員ごとの勤怠状況を確認しやすいかなど、重要なポイントをチェックしておくことが重要です。

高度な機能があっても使いこなせなければ意味がないため、従業員の意見も聞きながら、導入するシステムを選びましょう。

5-3. セキュリティに問題はないか

セキュリティに問題がないかも確認しなければなりません。勤怠管理システムには、従業員の個人情報などを多く保存することになります。万が一、情報漏洩が発生すると大きなトラブルに発展する可能性もあります。

アクセス権限を設定できるか、情報ごとの閲覧権限を設定できるかなど、データを管理するうえでのリスクがないか確認しておきましょう。

5-4. 費用対効果を得られるか

相応な費用対効果を得られるかどうかという点は、非常に重要です。

たとえば、自社の規模に見合わないシステムを選んでしまうと、使わない機能が多い場合や足りない機能ばかりで運用できないといった事態が生じてしまいます。

自社が求める機能をカバーしつつ、予算にも収まる価格のシステムを選定できるように、事前に雇用形態や就業規則、社内ルールなどから、自社が求める機能を洗い出しておくことは欠かせません。

5-5. サポートが充実しているか

導入後のサポートの充実度は、運用に乗せられるかどうかに大きく関わってきます。

システム導入時は、自社に合った設定やカスタマイズをおこなわなければならないため、疑問点も多く出てくることでしょう。そのような時に、疑問をすぐに解決できるか、自社の状況を理解しているスタッフが対応してくれるかといった項目は、途中で挫折しないためにも重要です。

専任のスタッフ制か、電話やチャットでの相談はどのくらいスムーズかなど、事前に確認しておきましょう。

6. 勤怠管理システムを導入するまでの流れ

勤怠管理システムを導入するときは、以下のような流れで進めましょう。

6-1. 勤怠管理システムを選ぶ

まずは自社の目的や課題を明確にしたうえで、導入する勤怠管理システムを選びましょう。先ほど紹介した通り、操作性やセキュリティ性、サポート体制などに注目して検討します。

また、予算に合っているかも重要なポイントです。いくつかの候補をピックアップしたら、相見積もりを取って比較してみるとよいでしょう。

6-2. 必要なデータを入力する

勤怠管理システムを導入したら、必要なデータを入力していく必要があります。従業員の氏名やID、所属部署などの情報を入力しましょう。

手間がかかるかもしれませんが、その後の勤怠管理に大きく影響するため、ミスのないよう丁寧に入力することが重要です。CSV形式などでデータを取り込めるシステムもあるため、うまく活用しましょう。また、新しい打刻機器が必要な場合は、設置作業を進めます。

6-3. テスト運用をおこなう

準備が整ったら、テスト的に運用してみましょう。実際に打刻をおこない、正確にデータが記録されているか、集計結果に問題はないかなどを確認する必要があります。

いきなり運用をスタートするとトラブルが発生するケースもあるため、焦らずにテストを実施することが重要です。本格的な運用スタートまで、余裕のあるスケジュールを立て、テスト運用を進めましょう。

6-4. 運用を開始する

テスト運用で問題が発生しなければ、本格的な運用を開始します。急に打刻のルールが変わると混乱が生じる可能性もあるため、マニュアルを作成して従業員へ配布したり、説明会を開催したりすることも重要です。

また、何らかのトラブルが発生したときは、運用しながらルールを改善していきましょう。定期的に勤怠データを確認しつつ、課題を改善していくことで、より効果的な運用が可能となります。

7. おすすめの勤怠管理システム5選

ここまで、勤怠管理システムを選ぶ際に気を付けるべきことについて解説しました。

とはいえ、実際に勤怠管理システムを導入したいと考えている場合、どのシステムがよいのか迷うケースも多いでしょう。

ここでは、5つの勤怠管理システムを厳選して紹介しますので参考にしてください。

7-1. ジンジャー勤怠

• 法改正の内容を素早くシステム反映しているため、法改正への対応漏れなく運用することができる
• 導入から運用まで、システムに関する不安や悩みをすぐに解決できるよう、サポート担当が伴走しながら業務効率化を実現
• システム操作に慣れていない方でも簡単に使うことができるよう、シンプルなデザインであるとともに、日々改善している

7-2. ジョブカン

• 変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができる
• メールやチャットにて随時、問い合わせを無料で受け付け。初期代行サポートも用意している（有料）
• 必要な機能のみを自由に組み合わせて利用ができ、使いやすくて安価という特徴がある

7-3. KING OF TIME

• 残業や有給休暇など、企業の就業ルールに則して設定でき、出退勤打刻と合わせてリアルタイム自動集計が可能。
• タイムカードの発行・回収や勤怠管理の「突合」「手計算」「締め作業」といったアナログ作業よりも大幅に工数・コストの削減が可能
• 自社シリーズだけでなく、ビジネスチャットや労務データ、給与計算等、有力な外部サービスとの連携ができる

7-4. マネーフォワードクラウド勤怠

• PCやタブレットを使って、いつでもどこでも打刻ができるだけでなく、複数拠点の勤怠管理を1箇所で管理することが可能
• 残業時間の超過や有給取得期限を一目で確認することができる、わかりやすい表示が施されている
• メールやチャットの多様なコミュニケーションでサポートが用意されており、2020年6月時点では、サポート満足度が95%にまで上っている

7-5. 奉行Edge 勤怠管理クラウド

• Web打刻やスマホアプリでの打刻ができ、柔軟な働き方に対応した勤怠管理を実現
• 追加コスト、アップデートコスト無しで確実な法令対応やマネジメントが可能
• 勤怠計算から給与計算までシームレスな連携により、一気通貫した業務がおこなうことができ、勤怠データは健康管理やメンタルヘルス対策にも活用可能

8. 勤怠管理システムの導入でバックオフィス業務を効率化しよう！

今回は、勤怠管理システムの特徴やメリット・デメリットについて解説しました。勤怠管理システムは飲食店、小売店、工場、病院、看護施設、教育施設、BtoBサービス企業など、従業員がいる企業すべてに必要なもので、幅広い業界でニーズがあります。

勤怠管理システムを導入すれば、人事戦略へのデータ活用、業務効率化、コスト削減につながります。しかし、その一方で市場には数多くの勤怠管理システムが存在しているため、どのシステムを選ぶか悩むケースも多いでしょう。比較検討をするにあたって、自社の就業スタイルに合っているか、従業員が使いやすいものかなどを選定のポイントにするとよいのではないでしょうか。

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