タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリット徹底解説!

従業員の勤怠情報をタイムカードで管理している企業はたくさんあります。
タイムカードであれば、紙に出勤・退勤時間を書くよりも効率的かつ、正確に勤務時間を記録することができます。
この記事では、タイムカードの仕組みや使い方、合わせてメリット・デメリットを解説していきます。

1. タイムカードとは?仕組みや使い方を解説!

タイムカードで打刻する社員

タイムカードとは、従業員の出勤時間や退勤時間を記録する際に使用するカードのことです。
タイムカードは、1-15日、16-31日で裏表打刻する面が違うので、タイムレコーダーを通して打刻する際は、日にちと裏表を確認するようにしましょう。

また、タイムカードは労働基準法により5年間保管しておくことが義務付けされていますので、こちらも気を付けましょう。【注1】

1-1. タイムカードはいつ押すべき

タイムカードは「勤務開始時刻」と「勤務終了時刻」に打刻するようにしましょう。
例えば、9時の出社に対して10分前に出社したとしても、仕事に関係していないことをしているのであれば、タイムカードは押してはいけません。
仮に、10分前に出社し上司から仕事の依頼をされたときは、業務に取りかかる前にタイムカードを押しておきましょう。

しかし、このような判断を個人で決断するのは難しいため、社内ルールを事前に作っておくことで、従業員全員がどのタイミングでタイムカードを押すべきか明らかにすることができます。

2. タイムカードの集計方法とは

電卓で計算している人

タイムカードの集計方法はさまざまです。
この章では、タイムカードの3つの集計方法について解説します。

2-1. 電卓による手作業

タイムカードの集計は電卓を使用して手作業でおこなうことにより、費用を抑えることができます。
しかし、集計に膨大な時間がかかり、計算ミスをする恐れもあるので、第三者による確認工数が必要となる可能性があります。

2-2. エクセルのテンプレートや関数の活用

タイムカードの集計をエクセルのテンプレートや関数を活用すると、費用を抑えられるだけでなく、電卓よりも計算を効率的に進めることができます。
ただし、従業員が増加してくることによって、テンプレートや関数が複雑になるので注意しましょう。

2-3. 勤怠集計サイトの利用

勤怠集計サイトでは、従業員の「出社時間」「休憩時間」「退社時間」を入力するだけで、各従業員の勤務時間などを計算することができます。

勤怠集計サイトは無料で利用できますが、広告が掲載されているため、効率よく業務を進めたい方は気を付けましょう。

3.タイムカードのメリット

白文字で書かれたメリット

タイムカードに大きく3つのメリットがあります。
ここでは、それらのメリットについて紹介します。

3-1. 費用を抑えることができる

タイムカードにかかる費用は、「カード代」と「タイムレコーダー」の購入費だけです。
システムなどを導入した際は、初期コストや運用費が莫大にかかりますが、タイムカードだと、そのような心配はありません。

3-2. 数分単位で計算することができる

労働基準法の賃金全額払いの原則に則って、労働時間は1分単位で記録する必要があります。
タイムカードは1分単位で労働時間を記録することが可能です。そのため、タイムカードでの勤怠管理は法律に違反することなく、従業員の細かい勤務時間を把握することができます。【注1】

3-3. 誰でも使いやすい

タイムカードは、カードをタイムレコーダーに差し込むだけなので、あまりシステムに詳しくない方でも簡単に利用することができます。
また、新しく入ってきた方に関しても、タイムカードを利用したことがある方が大半であるため、教育コストを削減することができます。

4. タイムカードのデメリット

机と本棚

一方、タイムカードにはデメリットも混在しています。
メリットとデメリットを両方理解した上で、自社の勤怠管理に適しているか判断するようにしましょう。

4-1. 第三者による不正打刻の可能性がある

タイムカードは従業員全員がわかる場所に設置されているという性質上、他の従業員が遅刻をしそうになった時に、誰かが代わりに打刻することも可能です。

また、誰がどれだけ働いているかなどを役職にかかわらず確認できてしまうので、従業員のプライバシー保護の観点ではあまり良い状態ではないといえます。

4-2. タイムレコーダーの設置場所を作らなければならない

タイムレコーダーを設置するためには、ある程度スペースを確保しておく必要があります。
また、タイムレコーダーは、定期的に故障しないかメンテナンスする必要もあるため、定期的に業務効率が落ちる可能性があります。

5.タイムカードの15分・30分など数分単位の切り捨ては違法?

注意する男性

原則として、労働時間は1分単位で計算することが義務付けられています。
労働時間を15分・30分など数分単位で切り捨てることは、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」に違反することになります。
そのため、自社で定めているタイムカードのルールの中に、15分・30分など、数分単位の労働時間を切り捨てるよう定めている場合は、今すぐタイムカードのルールを見直すようにしましょう。

参考:労働基準法第24条(賃金の支払)について|厚生労働省

6. タイムカードの選び方は会社の規模によって異なる|自社にあったタイムカードを見つけよう

たくさんの会社員

タイムカードの機能は「出退勤の記録のみ」や「労働時間の集計までできる」などさまざまです。
そのため、自社の規模に合わせたタイムカードを利用するようにしてください。
また、タイムカードには従業員の個人情報も記載されるため、セキュリティー面にも気を付けましょう。

タイムカードの勤怠管理に不安がある方は、サポート体制が充実している会社から提供されているタイムカードを利用することをオススメします。

[注1]e-gov法令検索|厚生労働省

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