タイムカードでの勤怠管理では、従業員の打刻情報の集計や残業時間の計算に多くの工数を取られてしまい、頭を抱えている人事・労務担当者が多いのではないでしょうか。

アプリでの勤怠管理では、ワークフローの簡易化や、未打刻の防止、リアルタイムでの勤怠情報の確認など、多くのメリットがあります。

そこで、本記事ではタイムカードでの勤怠管理よりも便利な、スマートフォンアプリ対応の勤怠管理システムをご紹介します。

 

1. タイムカードはもう時代遅れ｜アプリで打刻ができる勤怠管理システムとは？

1-1. アプリで打刻ができる勤怠管理システムとは

アプリ対応の勤怠管理システムとは、従来使われていたタイムカードをアプリ化したものです。

これは、スマートフォンに専用アプリをダウンロードすることで、出退勤の打刻、直行直帰申請、休暇申請、シフト提出など、勤怠管理に必要な業務ができるようになります。

紙管理やエクセル管理など、アナログな管理が主流だった管理業務は、長時間労働の是正や、生産性向上が重要視される中で、急速的にシステム化している企業が増加しています。

特に、勤怠管理システムはアナログな管理をしている企業が多く、未打刻や残業時間の超過などのトラブルが発生することが多いため、従業員の打刻から給与計算までの一連の業務をシステム化できる勤怠管理システムが普及しています。

1-2. アプリ対応の勤怠管理システムができること

アプリ対応の勤怠管理システムは、従業員の打刻や各種申請がスマートフォンでできます。そのため、直行直帰の多い営業職の方は、その場で打刻ができるので、後日申請書をあげる必要がありません。

また、管理者側の承認業務や、従業員の未打刻の確認などがスマートフォンでおこなえるようになります。

アプリをタイムカードの代わりにすることで、従業員の打刻や各種申請がスマートフォンでできるようになるだけではなく、管理者の承認業務や、従業員の未打刻の連絡などがスマートフォンからリアルタイムでおこなえるようになります。

2. タイムカードに代わるアプリで打刻できる勤怠管理システムを徹底比較

ここでは、HR NOTE編集部が独自で「スマホで打刻ができる勤怠管理システム」を調査し、価格や特徴をまとめてご紹介します。

jinjer勤怠｜打刻からシフト管理まで、全ての勤怠管理業務がアプリでできる

「jinjer勤怠」は株式会社ネオキャリアが提供する人事・労務向けクラウドサービス「jinjer」の勤怠管理システムです。PC、スマホ、タブレットなど打刻のデバイスを選ばないほか、あらゆるワークフローをアプリ上で連携が可能です。

また打刻データの蓄積から従業員の離職を未然に防ぐ、エンゲージアラートメント機能も付いています。

【特徴】

• PC、スマホ、タブレットなど、各種ブラウザ、アプリからの打刻が可能。企業の働き方に合わせた打刻方法を選ぶことが可能
• アプリからの打刻であれば、直行直帰でも正確な打刻を可能にするGPS機能や、従業員のコンディションを確認する笑顔認証打刻機能など、豊富な機能で現場に対応
• クラウドサービスのため、打刻だけでなく、打刻修正や休暇の申請、シフトの提出などをアプリ上でおこなえる

【料金】

• 初期導入費：100,000円～
  1ユーザーあたり：300円／月

人事労務 freee：クラウドの勤怠管理システムで管理業務の手間を減らす

クラウド会計ソフト「freee」が人事・労務担当者向けに開発した「人事労務 freee」の勤怠管理システムです。勤怠管理から給与計算を一気通貫できるほかに、スマホアプリ対応はもちろん、年末調整などの労務管理にも対応しています。

【特徴】

• スマホから勤怠入力ができるので、従業員のバックオフィス業務を効率化できる
• 給与明細も簡単にアプリから確認ができる
• アプリで入力した情報はすべてブラウザ版の会計freee・人事労務freee へ自動的に同期

【料金】

• 初期導入費：都度お問い合わせ
  1ユーザーあたり：都度お問い合わせ

CLOUZA（クラウザ）｜カンタンに使える勤怠管理クラウドサービス

CLOUZAは勤怠管理や就業管理などのシステムを提供しているアマノビジネスソリューションズのクラウド型勤怠管理システムです。従業員のスマートフォンをタイムレコーダー代わりにして、アプリから打刻をすることができます。管理者はタブレットやPCから従業員の打刻情報を確認することができます。

【特徴】

• タイムレコーダーアプリは、シンプルかつわかりやすい操作方法なので、初めて勤怠管理システムを導入する企業や、勤怠管理システムが多機能すぎるとお困りの企業は安心して利用ができる
• スマホやタブレットのアプリから打刻をおこなえば、屋外での打刻時に位置情報が取得できるので、管理画面から不正打刻がないかを地図で確認ができる
• 従業員から問い合わせが多い、有休の残日数もあらかじめシステムに設定をしておくことで、自動で付与をすることができる

【料金】

• 初期費用：0円
  1ユーザー：200円/月
• 30日間無料トライアル実施中

スマレジ・タイムカード ｜無料で使えるクラウド勤怠管理アプリ

スマレジ・タイムカードは、給与計算、休暇管理、日報、プロジェクト管理など、勤怠管理の枠を超えたクラウド勤怠管理サービスです。

勤怠管理業務のほかにも、マイナンバー管理や給与明細の編集など、店舗営業などのバックオフィス業務に特化したサービスのひとつです。

【特徴】

• 出社時などに操作する記録端末はiPad、iPhone、iPod touch、各種PCに対応。画面タッチでの打刻方法から、写真撮影や笑顔認証の打刻方法など、テクノロジーの進化に合わせて記録方法をアップデート
• あらかじめ従業員が登録したパスコードの入力を義務付けることで、不正打刻を防止。写真撮影や位置情報（GPS）にも対応しているので、あらゆる観点から不正をブロックします
• 打刻後の出勤画面に、従業員に伝えたいメッセージを表示することができます。従業員の打刻を義務付けることで、メッセージの視聴率が高くなるので、伝え漏れを防ぐことができます。

【料金】

• スタンダード版：0円
• プレミアム版：
  ・初期費用0円
  ・月額費用4,000円/店舗ごと
• 60日間のトライアル実施中

シュキーン｜タイムマネジメント型勤怠管理システム

【特徴】

• 打刻漏れを解消するために、スマホをタイムカード代わりとして、専用の親機を設置すれば、そばを通るだけで自動的に打刻が可能
• 「現在の働き過ぎ従業員の把握」「チーム単位の勤怠把握によるチームのタイムマネジメント」「外出先でもリアルタイム勤怠状況の把握」など、タイムマネジメントを把握
• 勤怠データを日次・月次でエクスポートすることが可能。給与ソフトにあわせてCSVやExcel形式で出力することができる

【料金】

• 月額：200円／1ユーザー(税抜）
  ※10名以下の場合、月額最低利用料金2,000円（税抜）
• 2ヶ月無料お試しキャンペーン実施中

ジョブカン勤怠管理｜アプリはもちろん、スマホブラウザからも打刻が可能

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。ジョブカンは勤怠管理システムの他に、経費精算や採用管理、労務管理などのシステムを提供しています。

勤怠管理システムには、シフト管理や工数管理、休暇・申請管理など豊富な機能が準備されています

【特徴】

• スマホアプリでは、ICカードリーダーとの連携で、従業員の打刻を管理することができます。勤務状況の確認や従業員のICカードの新規登録をアプリからおこなえます
• モバイルブラウザから打刻画面や管理画面にアクセスすることも可能。休暇・残業申請や、シフト申請、打刻申請などをスマホから操作することができます。GPS打刻にも対応しています
• 出勤時刻になっても出勤しない、打刻の数が合わない場合には従業員にアラートメールの送信をすることができます。リアルタイム管理ができるので、見逃すことがありません

【料金】

• 初期導入費：0円
  1ユーザーあたり：200円～／月
• 月額最低利用料金：2,000円～
• 無料プラン（機能制限あり）も実施中

3. アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際のメリット

3-1. 業務時間の削減、コストの削減につながる

タイムレコーダーや、タイムカードの維持にかかるランニングコストは会社の規模に関係なく、負担がかかります。

また、従業員のタイムカードから勤怠データを集計し、給与計算などの管理業務を担当者が、毎月エクセルに手入力する工数もかかります。

アプリ対応の勤怠管理システムでは、コスト削減につながるだけでなく、管理者の勤怠管理への工数を削減することができます。その結果、人事担当者が本来取り組むべき業務に時間をかけることができます。

3-2. 不正打刻を防ぎ、適切な労働時間を管理

タイムカードや手書きの出勤簿であれば、同僚に打刻をしてもらうなどの不正打刻へのリスクが高いです。また、従業員の直行直帰時には、正確な勤怠を把握することが難しいです。

さらに、従業員は直行直帰や有給休暇取得時には、申請書を用意して、上長や管理者に承認をもらう必要があり、従業員の生産性を下げてしまうケースもあります。

アプリ対応の勤怠管理システムであれば、スマホのGPSと連動をしているので、不正打刻を防ぐことができ、適切な労働時間を管理することができます。また、複雑なワークフローもアプリ上で済ませることができるようになります。

3-3. 業務効率のアップにつながる

勤怠管理システムを導入することによって、勤怠データなどの集計や、残業時間の計算にかけていた時間を短縮することができます。

タイムカードを利用した勤怠管理では、従業員の勤怠データを担当者がエクセルに打ち込むことが多かったでしょう。

クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、従業員がアプリを活用して打刻をするたびに、勤怠データがクラウド上に保管され、集計作業や残業時間の計算などが自動でおこなわれます。

従業員が多ければ多いほど、勤怠データの管理には時間がかかるので、アプリを活用した勤怠データの管理は時間短縮につながり、勤怠管理担当者の生産性が向上します。

3-4. アプリから自身の労働時間の把握ができて、未然に残業時間の超過が防げる

アプリ対応のクラウド型勤怠管理システムでは、勤務時間や残業時間を正確に記録、計算がおこなわれるため、正確な残業時間を把握できます。

また、セルフマネジメントのみならず、残業時間が上限に達しそうな場合、システムから従業員や管理者に対してアラートを出すこともできるので、未然に残業時間の超過を防ぐこともできます。

もちろん、管理者もリアルタイムで従業員の勤怠データを把握することもできます。自動的にシステム上に勤怠データを蓄積することが可能になることから、毎月の給与計算などの業務にかけている工数を削減することも可能になります。

4. アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際の注意点

アプリ対応のクラウド勤怠管理システムを導入する際に注意しておくべきことをご紹介します。

4-1. 業務形態に合ったシステムかどうかを見極める

タイムカードでの打刻では、従業員が会社に出社をしない限り打刻をすることはできませんでしたが、アプリ対応の勤怠管理システムから打刻をおこなうとすると、社外からの打刻ができてしまう可能性があります。

アプリ対応の勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能と連動した打刻をすることができます。

そのため、直行直帰が多い営業職の打刻や、自宅作業をおこなう従業員の打刻、社内からの打刻などと、システムから制限をおこなうことで、不正打刻などを防ぐことができます。

働き方が多様化してきていることもあるので、企業の働き方に合わせて勤怠管理システムを選ぶ必要があるでしょう。

4-2. 各従業員のスマホにアプリ導入が必要かを考える

業務形態によっては、従業員のスマホアプリから打刻をしてもらう必要がないかもしれません。特に、飲食店やアパレルなど店舗経営が多い業界であれば直行直帰などの心配がないので、わざわざスマホにアプリをダウンロードする必要がない場合もあります。

クラウド型勤怠管理システムでは、スマホ専用アプリだけでなく、タブレット専用アプリでも打刻することができるので、店舗勤務の従業員が多い企業であれば、店舗に1台タブレットを設置するだけで、それぞれの打刻をすることができます。

しかし、アルバイトやパートが多い店舗では、学校行事やサークル、子供の行事などの都合で希望シフトを優先させる必要があります。

管理者のシフト作成業務はアナログな管理であることが多いですが、シフト管理機能付きの勤怠管理システムであれば、従業員の希望シフトをアプリから提出することが可能になり、シフト作成まで自動でおこなってくれます。

従業員とのシフト連携が複雑であればシフト管理機能付きの勤怠管理システムの導入を考えてみるのもいいかもしれません。

5. さいごに

いかがでしたか。

これからの多様な働き方や、長時間労働の是正を進めていく際には、従来の勤怠管理では対応できないでしょう。

2019年4月に施行された働き方改革では時間外労働の上限が見直され、残業時間の超過には罰則が発生するなど、今まで以上に従業員の正確な労働時間を把握することが求められます。

また、アプリでの勤怠管理では、ワークフローの簡易化、未打刻の防止、リアルタイムでの勤怠情報の確認など、多くのメリットがあります。

これらを踏まえて、アプリ対応・クラウド型勤怠管理システムの導入を検討されてみるのはいかがでしょうか。