タイムカードとICカードの違い|ICカードのメリット・デメリットも

タイムカードとICカードの勤怠管理の違いはご存知でしょうか?
一見タイムカードとICカードは同じようなものだと思えますが、実は全然違います。
この記事では、勤怠管理におけるタイムカードとICカードの違いや、ICカードによる勤怠管理のメリット・デメリットを紹介していきます。

1. タイムカードとICカードの勤怠管理の違いとは?

タイムカードでの打刻タイムカードとは、従業員の出勤・退勤時間をタイムレコーダーに紙を差し込んで勤怠情報を管理するものです。
次にICカードとは、カード内に内蔵されている従業員の個人情報をもとにして、専用のスキャナーで読み込み、従業員の出勤・退勤時間を管理するものです。タイムカードとICカードは同じ扱いをされがちですが、実は全く機能が異なります。

2. ICカードの勤怠管理に適している企業

企業の会議前章では、タイムカードとICカードの勤怠管理の違いについて解説しました。
ここからは、ICカードの勤怠管理に適している企業について紹介していきます。

2-1. 勤怠管理を簡略化したい企業

勤怠管理を簡略化したい企業は、ICカードで従業員の勤怠情報を管理することをおすすめします。
なぜならICカードでは、専用のスキャナーにカードをかざすだけで打刻できるうえに、タイムカードよりも不正打刻が起こりにくいといった特徴があるからです。

2-2. コスト削減を図りたい企業

勤怠管理にかかるコストを削減したい企業に対しても、ICカードを利用した勤怠管理は適しています。
なぜなら、ICカードを利用した勤怠管理の方法であれば、低単価のICカードの専用スキャナーを購入し、ICカード自体も比較的低単価のものが多いためです。

2-3. 会社全体で1つのデバイスを共有している

従業員が一定数いて、1つのデバイスを共有して利用している企業もICカードの勤怠管理に向いています。
ICカードをかざすだけで打刻ができるので、デバイスの周りが混んでいて打刻しそびれてしまうリスクも少なくなります。

3. ICカードの種類

ICカードの種類ここからは、ICカードの種類について解説していきます。
なお、どちらの種類でも勤怠管理のICカードとして利用することができます。

3-1. FeliCa規格

FeliCa規格は、データ管理や安全性に優れているという観点で日本において幅広く普及しています。主に交通系ICカードや電子マネーに活用されています。

3-2. MIFARE規格

MIFARE規格は、FeliCa規格よりも低コストで使用することができ、世界的にも浸透している規格です。
安全性という面で日本ではFeliCa規格がメインになっており、MIFARE規格はそれほど普及していません。
なお、日本では主に従業員証にMIFARE規格が使用されています。

4. ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法

ICカードを読み取るここからは実際に、ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法について解説していきます。

4-1. 各ICカード専用のスキャナーを使用する

ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法1つ目は、「専用スキャナーを使用する」です。専用スキャナーを出入り口に設置しておくことで、従業員の打刻漏れを防ぐことができます。

4-2. 従業員共有のタブレットなどをICカードスキャンに適用する

ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法2つ目は、「従業員共有のタブレットなどをICカードに適応する」です。
ICカードをタブレットにかざすと打刻が完了するので、タイムカードのように出退勤時刻を読み込む時間を無くすことができます。

5. ICカードによる勤怠管理のメリット

ICカードのメリット前章では、ICカードで従業員の勤怠情報を読み取る方法について解説しました。
ここからは、 ICカードによる勤怠管理のメリットについて紹介していきます。

5-1. 勤怠情報の管理が簡単

ICカードによる打刻では、従業員の労働時間がリアルタイムで計算され、月末に発生する集計業務の手間を省くことができます。
このように従業員の労働時間を正確に把握することができ、過重労働も事前に避けることが可能になります。

5-2. 不正打刻を防止できる

タイムカードは共有スペースに置かれているため、誰でも持ち去ることも可能ですが、ICカードは本人が基本的に所持しています。
そのため、ICカードによる勤怠管理では、第三者が代わりに打刻するといった行為を防止することができます。

5-3. 費用を抑えることができる

従業員がすでに持っているICカードを会社の勤怠管理に活用することで、導入コストを抑えることができます。
また、ICカードをかざす際の専用スキャナーやデバイスは買い切りのことが多いため、システム導入した際にかかる運用コストなどが発生しません。

5-4. 心理的に導入するまでのハードルが低い

ICカードによる打刻は、カードをかざすだけで打刻できるといった点が多くの人に浸透しており、導入するにあたっても従業員から受け入れられやすいです。

また、従業員がすでにICカードを持っている場合、ICカードに従業員の識別番号を登録し、専用のスキャナーを購入するだけなので、システムよりも比較的簡単に導入することができます。

5-5. かざすだけなので教育コストがかからない

ICカードによる打刻は、電車に乗るときに改札でICカードをかざす対応と同じです。
ほとんどの従業員が経験済みの対応であるため、ICカードによる打刻の教育コストをかけなくて済みます。

 ここまでICカードでの打刻のメリットをお伝えしましたが、「打刻が便利になるのはわかるけど、そのあとの集計まではどのように行われるの?」とICカード打刻による勤怠管理のイメージがつかない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

当サイトでは、ICカードで打刻ができる勤怠管理システムではどのように労働時間の集計まで行われるのかを、わかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

「ICカード打刻が便利なのはわかったので、実際にどのような勤怠管理になるか知りたい」という方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください

6. ICカードによる勤怠管理のデメリット

ICカードのデメリットここからは反対に、ICカードによる勤怠管理のデメリットについて紹介していきます。

6-1. 従業員がICカードを紛失する可能性がある

ICカードは個人で管理することになるため、タイムカードとは異なり、紛失してしまうリスクがあります。
ICカードの再発行は、時間もかかってしまうため、従業員が紛失することのないように対策を考えておきましょう。

6-2. 従業員による打刻忘れのリスクがある

ICカードによる勤怠管理は、タイムカードと同様、打刻忘れが発生する可能性があります。
そのため、従業員間で打刻の確認をおこなうなど、打刻忘れを防ぐための対策を取るようにしましょう。

6-3. ICカードをかざすスキャナーの導入コストがかかる

ICカードによる勤怠管理では、どうしても最初にICカードをかざすためのスキャナーが必要になるため、初期コストがかかってしまいます。
とはいえ、勤怠管理で発生するコストは必要不可欠なものなので、費用対効果を踏まえて適切なツールを導入することは重要です。

7. 勤怠管理をタイムカードからICカードに切り替えて、不正打刻を防止し、業務効率を上げていこう

上昇する様子本記事では、ICカードの勤怠管理について詳しく紹介しました。
ICカードを選ぶ際は「サポート体制が整っているか」や「安全性が整っているか」に注意するとよいでしょう。

また、ICカードを活用した勤怠管理は、タイムカードよりも従業員の労働時間の集計が簡単です。不正打刻を防ぎたい、業務効率を上げたい企業には、ICカードでの打刻がおすすめです。

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!

関連記事