手書きのタイムカードは違法?使用上のメリットや注意点を解説 | HR NOTE

手書きのタイムカードは違法?使用上のメリットや注意点を解説 | HR NOTE

手書きのタイムカードは違法?使用上のメリットや注意点を解説

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人事における勤怠管理に欠かせないツールのひとつとして、タイムカードがあります。

最近はクラウド型の勤怠管理システムが出てきていますが、それでもなお、管理のしやすさや使いやすさにより「手書き」のタイムカードを用いる会社は多いです。

今回は、人事担当者向けに手書きのタイムカードの活用方法について徹底解説します。

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

 

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タイムカードや出勤簿を使って手作業で労働時間を集計している場合、記入漏れや打刻ミスの確認に時間がかかったり、計算ミスやExcelへの転記ミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいなどお悩みはありませんか?

そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. タイムカードとは?

タイムカードとは、始業や終業時刻などを記載し、従業員の勤怠を管理するためのツールのことです。紙のタイムカードの場合、タイムレコーダーに挿入することで、打刻をおこなうことができます。なお、タイムカードとタイムレコーダーを合わせて、「タイムカード」と呼ぶこともあります。

紙とレコーダーを用意すればタイムカードでの勤怠管理を実施できるため、コストを低く抑えられることが大きなメリットです。

また、勤怠管理システムなどのように、ITツールを使用する場合、使い方が複雑であると、勤怠管理の業務負担が増加するという恐れがあります。一方、タイムカードの場合、運用はシンプルであるため、ITツールの操作が苦手な従業員でも簡単に使用可能です。

ただし、手作業で業務をおこなう場合、集計ミスが生じる可能性もあるため、注意する必要があります。また、打刻漏れや不正打刻が発生することもあるため、運用ルールをきちんと定めることが大切です。

2. 手書きのタイムカードは違法?

手書きのタイムカード自体は違法ではありませんが、使用方法や運用によっては違法となる場合があります。

従業員が自分の勤怠記録を手書きで記入するタイムカードは、その特性上、不正確な記録や、従業員本人や管理者による不正な記録の改ざんが生じる可能性を考えなくてはなりません。また、厚生労働省は勤怠管理の把握について「客観的な記録」が必要があると定めています。

直行直帰の営業やリモートワークなど、従業員の勤怠を客観的に把握することが難しい場合は自己申告制による記録が認められていますが、そうでない場合はデジタル管理が正確かつ安心です。

デジタルの打刻であれば、後から改ざんすることができないため「客観的な記録」に該当するものとされています。

3. 手書きのタイムカードを導入すべき企業とは?

手書きのタイムカード導入においては、企業の業態に合った導入の仕方をしないと実態に合わずコスト削減や業務の効率化を妨げる要因となってしまいます。では、どんな企業が手書きのタイムカードを導入すべきか、場合分けをして紹介します。

3-1. 従業員100名未満の企業

従業員が100名未満の会社においては、1部署あたりの人数も10名前後になることが多く、手書きになってもタイムカードの集計が容易です。

加えて、1部署当たりのパートタイムスタッフやアルバイトスタッフとの区分けも容易で集計対象者が少なくて済みます。したがって、勤務状況の可視化もしやすく、マネジメントサイドが各社員の勤怠状況を把握しやすくなります

勤怠ソフトや勤怠管理システムを導入するよりもコストが掛からずに済むという利点もあります。

導入費用だけで100万円に迫るシステムもあり、ランニングコストも月間数万円となると、それだけで企業の収支に悪影響を及ぼすので、手書き管理は適しているでしょう。

3-2. アルバイトやパートタイムの比率が高い企業

士業をはじめとした業態では、正社員よりもアルバイトやパートタイムのスタッフの方が多く、手書きで出勤頻度や勤務時間を記録した方が管理しやすいというケースもあります。

パートタイム・アルバイトスタッフにとっては何時間働いたかで給与が確定されるので、手書きのタイムカードで時間を把握するほうが高いシステムを導入せずに安く勤怠管理ができるという利点もあります

3-3. パソコンをほとんど使わず「紙」ベースで業務を実施する企業

保険代理店などのように、「紙」で営業を実施し、紙で業務を管理している企業にとっては業態の延長上として、手書きでのタイムカード管理が適しているでしょう。いわゆる手書きの出勤簿の延長線上として捉えられることが多いです。

ベテランの事務員にとっても慣れ親しんだ手書きのタイムカードのほうが、慣れないパソコンよりも処理が早く進むケースもあります

4. 手書きのタイムカードを使用するメリット

手書きのタイムカードを使用するメリットは、そのシンプルな特性に表れています。

4-1. 導入が簡単

手書きのタイムカードは専用の機器やシステムが不要であるため、導入が容易です。

従業員はシンプルな紙のフォーマットを使って出勤や退勤時間を記入するだけで済み、難しい知識は必要ありません。そのため、企業は迅速かつスムーズに勤怠管理を始めることができます。

4-2. コストが抑えられる

手書きのタイムカードは電子的なシステムと比べて導入コストが低く、機器の購入やシステム導入に伴う費用がかかりません。

また、紙やインクなど消耗品のコストも比較的低く抑えられます。そのため、中小企業や予算が限られている企業にとっては経済的なメリットとなるでしょう。

4-3. フォーマットが自由

手書きのタイムカードは、企業側のニーズに合わせて自由にフォーマットを作成することができます。たとえば勤務時間のほかに、企業独自の休憩や休暇といった項目を追加することも可能です。

5. 手書きでタイムカードを記載する際の注意点

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ここでは、手書きのタイムカードを導入する際の注意点を紹介します。手書きで記入や管理が可視化しやすい反面、不正の温床になりかねない側面もあるので、事例ごとに解説します。

5-1. 紙ベースによる資料保管の煩雑化

厚生労働省が「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表したことにともない、労働者名簿・賃金台帳だけでなく、タイムカードなどの勤怠管理書類も3年間保存しなければならなくなりました(3年間の起算点は、最後の記載がされた日)。

よって、紙ベースでの管理となると3年ごとの入れ替えがあるとはいえ、3年間ずっとカードと集計結果を保管せざるを得なくなり、紛失リスクや管理工数がかかってしまう恐れもあります

対処法としては、人事による一元管理で各部署に紛失リスクを負わせないことはもちろんですが、管理場所を特定して紛失しやすい状況にしないことが重要です。さらに、毎年帳簿の過不足を点検することで紛失リスクを低減することができます。

また、手書きのタイムカードだと書き直すことも可能であるので、出勤時間や退勤時間を正確に測ることができなかったり、本来出勤した時間よりも早い時間を書く(不正打刻)ことが起こったりするので、不安な場合は勤怠管理方法を見直しましょう。

当サイトでは、上述したようなタイムカード打刻で起きうる課題やシステムを用いた解決方法を解説した資料を無料で配布しております。

本資料で紹介する方法は、人為ミスを減らすだけでなく効率化も期待できるため、自社の勤怠管理方法で不安な点があるご担当者様は、こちらから「タイムカードの課題解決BOOK」をダウンロードしてご確認ください。

※参考:『タイムカード保管方法』をもっと詳しく! ▶︎タイムカードの保管期間は5年!知っておきたいタイムカード保管方法

5-2. 担当者のタイムカード集計工数増加

手書きのタイムカードを集計して勤怠管理や給与に反映させる担当者の工数も馬鹿になりません。

月末の締まった後にタイムカードを手入力や手計算でまとめるとなると、担当者に対して余計な延長勤務を強いてしまう可能性もあります。

したがって、担当者の残業代に手当を上乗せするとともに、締日直後の過重労働後には半休を支給するなど、他の従業員と不平等が生じないような環境づくりが求められてきます。

5-3. 情報の改ざんに要注意

手書きのタイムカードには、勤怠情報の改ざんがリスクとして挙げられます。最も考えられるケースは、従業員自身による不正な記録です。

遅刻をしたにも関わらず、通常の勤務開始時刻を記入するようなケースもあれば、実際は残業しているのに通常の退勤時刻を記入するケースもあります。

また、第三者による嫌がらせとしての不正な改ざんも、可能性としてあるでしょう。手書きのタイムカードにおけるこのような改ざんのリスクは、企業にとって大きなデメリットとなります。

6. タイムカードの書き方

ここでは、タイムカードや勤務表に記載すべき項目や書き方について詳しく紹介します。

6-1. 勤怠管理に必要な情報を記載する

タイムカード・勤務表を導入する目的は、適切な勤怠管理をおこなうことであるため、従業員の勤務状況を把握するために必要な情報を記載します。また、労働基準法に違反しないように、適切な項目を設ける必要があります。

たとえば、タイムカードや勤務表に下記のような項目を設けると、勤怠管理がしやすくなるでしょう。

  • 出勤日数
  • 出社時刻
  • 退社時刻
  • 休憩時間
  • 出勤日ごとの労働時間
  • 時間外労働をおこなった日付および時間数
  • 休日労働をおこなった日付および時間数
  • 深夜労働をおこなった日付および時間数
  • 備考
  • 承認印

このように、労働基準法の基準を踏まえたうえで、勤怠管理を適切におこなえるように、タイムカードの記載事項や書き方を決めるのがおすすめです。

6-2. タイムカードを押し忘れた際の書き方

タイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、従業員がタイムレコーダーに挿入し忘れてしまうことは少なくないでしょう。その場合、タイムカードに手書きで記入することが一般的な対処方法です。

タイムカードへの記述した内容が事実であると確認できる場合は、手書きでも実際の労働した時間として認められます。ただし、上司や管理者の許可をとってから手書きで記載する運用方法にすることが重要です。

従業員の意思のみで、タイムカードに手書きで記入できるようにしてしまうと、内部不正につながる恐れがあります。

上司や管理者の承認フローを導入することで、コンプライアンスを強化し、適切な勤怠管理をおこなうことが可能です。また、タイムカードの押し忘れを防ぐように、タイムレコーダーを配置する場所を工夫するなど、対策をおこなうことが大切といえます。

6-3. 残業時のタイムカードの書き方

残業をおこなった場合には、備考に残業の理由と時間を記載する方法や、タイムカードに残業時間の項目を設けて記載する方法などがあります。

労働基準法では、残業時間の上限は、特別な事情がない限り原則として月45時間・年360時間とされています。また、1日8時間・週40時間を法定労働時間として定められているため、どちらか一方を超えると時間外労働となり、割増賃金が発生します。さらに、原則的として、残業時間は1分単位で計上することも必要です。

そして、時間外労働に関する集計ミスが生じると、給与の支払いにも影響を与えるため、従業員と企業の間でトラブルが発生する可能性もあります。

このように、労働基準法や給与の正確な集計の観点から、従業員の労働時間を適切に管理して、残業時間をきちんと把握するように、タイムカードに記載しなければなりません。

従業員の適切な勤怠管理をおこなうためにも、残業時間は週末や月末にまとめて記入してもらうのではなく、できる限り時間外労働をおこなった日に記入してもらうのがおすすめです。

6-4. 有給時のタイムカードの書き方

労働基準法より、半年間継続して雇われており、労働日のうち80%以上を出勤している従業員に対しては、有給休暇を付与する義務があります。

有給休暇については、タイムカードに記入しなくても良い場合もあります。しかし、従業員の勤務状況を適切に管理するためにも、タイムカードに有給休暇の情報を記入することが大切です。タイムカードには、備考や休暇の欄を設けて、「有休」「年休」など、有給休暇とわかるような書き方を採用するのがおすすめといえます。

また、有給休暇の申請やタイムカードの記入方法については、きちんと従業員に周知しておくことが重要です。

7. 手書きタイムカードに適したエクセルフォーマット

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ここでは、手書きでの管理におすすめのタイムカードのフォーマットを紹介します。

7-1. Excelから出力形式の手書きタイムカード

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1日ずつ上長確認を実施する形式となっているため、毎日上長が勤怠状況をモニタリングすることができ、不正を防止しやすくなります。

記入方法も出勤・退社・勤務時間のみというシンプルな形式になっているので、従業員にとっても記入しやすいタイプといえるでしょう。

関連記事:タイムカードの情報をエクセルで計算する方法|メリットや注意点も

7-2. 残業時間も把握できるタイプのフォーマット

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勤務時間と残業時間を一緒に管理することにより、通常勤務時間に加えて残業時間がどれだけ蓄積されているかチェックできます。

併せて遅刻早退の有無も点検できるので、一元管理にはもってこいのフォーマットといえるでしょう。

8. このような場合、どうすべき?手書きタイムカードQ&A

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ここまで、手書きのタイムカードの活用方法について触れてきましたが、具体的なケースに分けてFAQを設け、実務面の疑問に回答していきます。

8-1. Q.打刻時間を偽造された場合の対応方法は?

A.厳重注意をしたうえで、頻発する際には譴責などの強い態度での対処が望ましいでしょう。罰則規定による対処はもちろんのこと、不正をしてしまった従業員がなぜ不正に走ったのか、原因を探ることも重要です。

上述したようなクリーンな労務環境づくりも必要になるかもしれません。

関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

8-2. Q.タイムカードを訂正するときは?

A.タイムカードに記入された勤怠が誤っている可能性がある場合は、速やかに事実確認をおこないましょう。確認が遅れると、給与計算時にミスが発生したり、修正の手間がかかったりしてしまいます。

確認のうえで誤っていた場合は、再発を防ぐためにも、ミスの理由や実際の勤怠状況についても確認しましょう。また、訂正の際は、訂正をおこなった従業員の署名と訂正した日付を記入するのが望ましいです。

これによって、いつ誰が訂正をおこなったのかが明確になり、労働基準監督署による監査が入った場合も不正がおこなわれていない証明として提出できます。

8-3. Q.残業代の記録はどうすればよいか?

A.従業員に備考欄に記入してもらうか、タイムカードに残業時間の欄も作成して、残業時間の正確な把握に努めましょう。従業員には月末にまとめて記入してもらうのではなく、毎日定点を持って記入してもらうことで人事・従業員両者で残業時間を正確に把握して過重労働の発生を未然に防ぎましょう

8-4. Q.従業員がタイムカードを紛失してしまった場合は?

A.すぐに再発行の手続きを取りましょう。フォーマットを事前に共有している場合は、自分のローカルデータにタイムカードを残しておき、入力データを保管しておいてもらうように従業員へ指導します。

また、一元管理でタイムカード保管庫を部署ごとに作って従業員が紛失してしまうような状況を作らないようにしましょう。

8-5. Q.書類管理を煩雑にしないためのコツは?

A.3年間管理することになるので、管理場所を何個も作らないことが重要です。人事での保管庫1つと各部署での月々の管理用ボックスで事足りるでしょう。

何よりも重要なのは、各部署でまとめたタイムカードを各部署に置かずに人事で一元管理することで、各部署に余計な紛失リスクを背負わせないことです。

8-6. Q.営業先に行ってそのまま帰ってしまう従業員にはどう記入させるべきか?

A.直行・直帰の場合、その事実がわかったタイミングで上長に何時からのアポイント、何時までのアポイントか報告してもらうことが大切です。

業務後、業務前にメールか電話で証拠が残るように勤怠申告してもらった後、タイムカードに記入してもらいましょう。この際、備考欄に直行・直帰と記入してもらいます。

9. 手書きのタイムカードを利用するなら不正に注意しよう!

手書きのタイムカードは従業員の少ない企業にとって、安価なコストで勤怠管理を円滑にする利点があります。また、フォーマットによっては個々の従業員の残業時間まで管理できるので、部署ごとで毎日の勤怠管理が容易になります。しかし、管理方法や従業員への指導を誤ると、不正の温床になりかねません。

一元管理や罰則規定の整備に加えて、従業員の不正を防止するためにホワイトな職場作りをおこなうことによって、タイムカードの管理をより円滑なものにしていきましょう。

また、紙のタイムカードに手間を感じる場合は、勤怠管理システムの導入検討をおすすめします。

現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

なかには、無料で始められるもの機能別で業界に特化したものなど、さまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理に課題を感じている人事担当の方は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。

※参考:国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅!料金・機能・メリット徹底比較|2022年最新版

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