タイムカードをエクセルで計算するには?無料テンプレートも紹介 |HR NOTE

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タイムカードをエクセルで計算するには?無料テンプレートも紹介

従業員の勤怠情報や給与計算をタイムカードやエクセルで管理している企業は多いでしょう。紙の名簿と比べて、タイムカードやエクセルを活用すれば効率的な管理を進めることができます。

本記事では、タイムカードの情報をエクセルで計算する流れやメリット、注意点について紹介したうえで、効率よく管理するためのポイントについても解説します。

 

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

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・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
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など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. そもそもタイムカードはエクセルで集計できる?

女性とはてな

タイムカードとは、出勤・退勤時間を従業員自らがタイムレコーダーに打ち込んで記録するもので、主にオフィスの出入り口に置かれていることが多いです。

このタイムカードに記載されている時間をもとに、エクセルなどで集計して従業員の勤怠管理や給与計算がおこなわれています。

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

1-1. エクセルでタイムカードの集計をおこなうことは可能!

タイムカードの集計をエクセルでおこなうことは可能です。電卓を使うより効率的に集計でき、計算ミスを防止することもできます。入力項目や関数の設定をしておけば、毎日の出退勤時刻を入力するだけで労働時間を自動的に算出できます。簡易的な計算であれば、そこまで難しいマクロや関数を使う必要もありません。また、使いやすい無料テンプレートもあるため、うまく活用して業務を効率化しましょう。

1-2. タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適している企業の特徴

タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適している企業の特徴としては、以下3つです。

  •  勤怠管理に予算をあまりかけたくない企業
  •  給与計算が簡単な企業
  •  従業員が少ない企業

いずれかに当てはまる企業は、タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適しています。

逆に、従業員が多い企業や、さまざまな雇用形態を採用しており給与計算が複雑な企業は、勤怠管理システムの導入など、より便利な方法を検討するとよいでしょう。

2.タイムカードの情報をエクセルで計算する方法

計算をする男性社員

ここからは実際に、タイムカードの情報をエクセルで計算する3つの方法について解説します。

2-1. タイムカードに従業員の勤怠情報を記録する

そもそも、従業員の勤怠情報がしっかり記載されていなければ、勤怠管理はもちろん、給与計算をおこなうこともできません。

従業員の勤怠情報に関しては抜け漏れがないように、日ごろから従業員にタイムカードの打刻を忘れないように注意喚起していきましょう。

2-2. エクセル関数を使って従業員の労働時間を計算する

手作業で労働時間の計算をするよりも、エクセルで計算するほうが圧倒的に効率的です。

エクセルの関数を利用して、手間のかかる計算を早く終わらせましょう。

まずは、出勤日ごとの実労働時間を計算します。実労働時間を入力するセルを作り、「退勤時刻 - 出勤時刻 - 休憩時間」と自動計算できるように関数を設定しておきましょう。

次に、月ごとの実労働時間の合計を計算します。合計の計算には、SUM関数を使用しましょう。合計を入力するセルを作り、「=SUM(最初のセル:最後のセル)」という形式で範囲を指定すれば、実労働時間の合計を自動的に算出できます。

2-3. 計算したデータを給与項目に当てはめていく

従業員の労働時間の計算が終わったら、時間外労働や深夜労働など、各項目について給与計算をしていきます。

時間外労働や深夜労働については、割増賃金が発生するため、それぞれの時間数を入力するセルを別に作っておくとよいでしょう。

割増賃金などはあらかじめ関数を組んでおけば自動で計算ができますが、控除額となる社会保険料や各種税金は、従業員ごとで計算式が異なるため、注意が必要です。  

3. タイムカードの情報をエクセルで計算する3つのメリット

エクセルで計算するメリット

タイムカードの情報をエクセルで計算するメリットは多数あります。

ここでは、主に3つのメリットについて解説しますのでチェックしておきましょう

3-1. 誰でも簡単に使用できる

誰でも簡単に使用できることは、エクセルの大きなメリットです。エクセルは、多くの人が使用したことのあるツールであるため、比較的簡単に使用することができます。インターネット上では、使い方に関する情報が多く提供されているため、不明点をすぐに解決できるでしょう。無料テンプレートを使えば、自分で関数やマクロを設定する必要もありません。

3-2. 勤怠情報や計算結果を一覧で見られる

エクセルを活用すれば、PCから常に従業員の勤怠情報や計算結果を一覧して見ることができます。従業員ごとの残業時間なども簡単に比較できるため、業務の偏りを調整したり、残業が多い部署に対して業務改善の指示を出したりすることも可能です。

もし、タイムカードでの勤怠情報や給与計算を紙で管理していると、ページの行き来が発生し、必要な情報を一覧することができず、作業効率が大きく低下します。

3-3. 多額の費用がかからない

タイムカードとエクセルの費用は、合算しても数万円程度です。エクセルは会社のパソコンに最初からインストールされていることも多く、導入の手間もかからないでしょう。勤怠管理にあまり予算や手間をかけたくない場合には、タイムカードのエクセル管理がおすすめです。

3-4. 関数を使って自動計算できる

関数を使って面倒な計算を自動化できることも、エクセルを活用するメリットです。電卓での計算と比較すると、作業を大幅に効率化できます。とはいえ、難しい関数を使う必要はありません。SUM関数や四則演算ができれば、ある程度の計算を自動化できます。自分で関数を組むのが難しい場合は、無料のテンプレートを活用しましょう。

4. タイムカードをエクセルで計算する際の3つの注意点

タイムカードをエクセルで計算する際の注意点

前章では、タイムカードの情報をエクセルで計算するメリットについて紹介しました。

エクセルはどうしても人の手を使う場面があるので、計算する量が増えてしまうと、必然的に入力ミスが多発します。

そのため、これから規模を大きくする企業にとっては、あまり適していない管理方法です。

ここでは、タイムカードをエクセルで計算する際の3つの注意点を解説します。

関連記事:効率的なタイムカードの集計方法とは|人事・経理から個人管理まで 

4-1. 法改正に適応しなければならない

勤怠管理・給与計算に関わる法律は、定期的に改正されています。

そのため、自社でタイムカードやエクセルで勤怠管理や給与計算をする場合、法改正にうまく対応させなければなりません。[注1]

たとえば、割増賃金率が変更になった場合は、その改正に合わせてエクセルの計算式を変更する必要があります。

[注1]労働基準法が改正されました|厚生労働省

4-2. 第三者による不正の可能性があるため、編集できる範囲に制限をつける

会社はさまざまな人が集まる組織であるため、全員が良心的な心をもっているとは限りません。

そのため、不正対策としてファイルへのアクセス権限を設定する、エクセルのセル範囲ごとに編集権限を設定するなど従業員ごとに編集できる箇所を制限しておきましょう。

編集権限をつけておくことで、エクセルの不正操作だけでなく、入力中に関数を間違えて削除・変更してしまうといったことがなくなります。

関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

4-3. 組織の拡大に伴って計算が複雑になるため、システム導入の可能性が出てくる

組織が拡大するにつれて、エクセルで計算する量が増えます。従業員が増えるとエクセルに入力すべき項目や数値も多くなるため、手間がかかってしまい、集計作業を効率的におこなうことができません。雇用形態が多様化することで計算が複雑になり、ヒューマンエラーが増えることも予想されます。会社の規模や状況に合わせて、より効率的に勤怠を管理できるシステムの導入などを検討しましょう。

関連記事:タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

5. タイムカードの情報をエクセルで効率よく計算するポイント

紙に書かれたkeypoint

タイムカードの情報をエクセルで効率よく計算することで、日常業務の生産性を飛躍的に向上させることができます。

この章では、エクセルで効率よく計算するためのポイントを解説します。

5-1. 従業員にタイムカードでの打刻を徹底するよう伝える

タイムカードの打刻漏れがあっては、確認や記録の修正などの手間がかかります。

仮に、エクセルで効率よくタイムカードの情報を計算することができたとしても、従業員が打刻していなかったら意味がありません。

そのため、従業員にはタイムカードを打刻するように徹底しましょう。

このようにタイムカードのデータをエクセルで管理する方法は、手入力であることからミスが発生しやすく、度重なる法改正に随時対応する必要があるため、大変に感じる人事管理の担当の方が多いです。

当サイトでは、エクセルとタイムカードでの管理で起きる課題や、勤怠管理システムを使うとどんなメリットが得られるのかを、わかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

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関連記事:タイムカード押し忘れを減らす4つの対策|システム導入のメリット

5-2. 無料のエクセルテンプレートをダウンロードする

エクセルの無料テンプレートを活用することで、入力項目がわかりやすくなったり、関数を設定しなくても自動計算できたり、効率的なタイムカード集計がおこなえるようになります。

エクセルで初めて計算する方は、無料テンプレートを積極的に活用していきましょう。以下、おすすめのテンプレートをピックアップして紹介します。

EXCEL勤怠テンプレート

「EXCEL勤怠テンプレート」は、勤怠管理に役立つテンプレートをダウンロードできるWebサイトです。勤怠管理と給与計算ができるもの、アルバイトの給与計算に適したものなど、さまざまなテンプレートが見つかるため、自社に合ったものをダウンロードしましょう。

参照:EXCEL勤怠テンプレート

Microsoft Office のテンプレート

「Microsoft Office」のWebサイトでも、勤怠管理用のエクセルテンプレートをダウンロードできます。シンプルで使いやすいテンプレートが多いのが大きな特徴です。勤怠管理や給与計算、タイムシートなど、業務効率化につながるテンプレートが提供されています。

参照:Microsoft Office

6. タイムカードをエクセルで集計するなら関数やテンプレートを活用しよう!

数字が書かれたエクセル

今回は、タイムカードの勤怠情報をエクセルで計算する方法やメリット・デメリットなどについて解説しました。

エクセルの使い方次第で、タイムカードの集計は効率的におこなうことが可能です。

テンプレートや関数を活用して、積極的に勤怠管理を改善していきましょう。

また、従業員数が増えてきたり、勤務形態が複雑化するとエクセルのみでの管理が難しくなることもあります。より正確に効率良く管理をおこなうために勤怠管理システムの導入も検討してみると良いでしょう。

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