タイムカードの情報をエクセルで計算する方法|メリットや注意点も |HR NOTE

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タイムカードの情報をエクセルで計算する方法|メリットや注意点も

従業員の勤怠情報や給与計算をタイムカードやエクセルで管理している企業は多いでしょう。紙の名簿と比べて、タイムカードでは効率的な管理を進めることができます。

本記事では、タイムカードの情報をエクセルで計算する流れや、メリット、注意点について紹介したうえで、効率よく管理するためのポイントについても解説します。

 

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1. そもそもタイムカードとは

女性とはてな

タイムカードとは、出勤・退勤時間を従業員自らがタイムレコーダーに打ち込んでいるもので、主にオフィスの出入り口に置かれていることが多いです。

このタイムカードに記載されている時間をもとに、エクセルなどで集計して従業員の勤怠管理や給与計算がおこなわれています。

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

1-1. タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適している企業の特徴

タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適している企業の特徴としては、以下3つです。

  •  勤怠管理に予算をあまりかけたくない企業
  •  給与計算が簡単な企業
  •  従業員が少ない企業

いずれかに当てはまる企業は、タイムカードの勤怠情報をエクセルで管理するのに適しています。

2.タイムカードの情報をエクセルで計算する方法

計算をする男性社員

ここからは実際に、タイムカードの情報をエクセルで計算する3つの方法について解説します。

2-1. タイムカードに従業員の勤怠情報を記録する

そもそも、従業員の勤怠情報がしっかり記載されていなければ、勤怠管理はもちろん、給与計算をおこなうこともできません。

従業員の勤怠情報に関しては抜け漏れがないように、日ごろから従業員にタイムカードの打刻を忘れないように注意喚起していきましょう。

2-2. エクセルで従業員の労働時間を計算する

手作業で労働時間の計算をするよりも、エクセルで計算する方が圧倒的に効率的です。

エクセルの関数を利用して、手間のかかる計算を早く終わらせましょう。

2-3. 計算したデータを給与項目に当てはめていく

従業員の労働時間の計算が終わったら、時間外労働や深夜労働など、各項目について給与計算をしていきます。

こちらも、割増賃金などはあらかじめ関数を組んでおけば自動で計算ができますが、控除額となる社会保険料や各種税金は、従業員ごとで計算式が異なるため、注意が必要です。  

3. タイムカードの情報をエクセルで計算する3つのメリット

エクセルで計算するメリット

タイムカードの情報をエクセルで計算するメリットは多数あります。

ここでは、主に3つのメリットについて解説します。

3-1. 誰でも簡単に使用できる

エクセルは、多くの人が使用したことのあるツールであるため、比較的簡単に使用することができます。

3-2. 勤怠情報や計算結果を一覧してみれる

エクセルは、PCから常に従業員の勤怠情報や計算結果を一覧してみることが出来ます。

もし、タイムカードでの勤怠情報や給与計算を紙で管理していると、ページの行き来が発生し、必要な情報を一覧することができず、作業効率が大きく低下します。

3-3. 多額の費用がかからない

タイムカードとエクセルの費用は、合算しても数万円程度です。

しかし、勤怠管理や給与計算のシステムを導入するとなると、数十万円と費用がかかってきます。

そのため、勤怠管理にあまり予算をかけたくない場合には、タイムカードのエクセル管理がおすすめです。

4. タイムカードをエクセルで計算する際の3つの注意点

タイムカードをエクセルで計算する際の注意点

前章では、タイムカードの情報をエクセルで計算するメリットについて紹介しました。

エクセルはどうしても人の手を使う場面があるので、計算する量が増えてしまうと、必然的に入力ミスが多発します。

そのため、これから規模を大きくする企業にとっては、あまり適していない管理方法です。

次に、タイムカードをエクセルで計算する際の3つの注意点を解説します。

関連記事:効率的なタイムカードの集計方法とは|人事・経理から個人管理まで 

4-1. 法改正に適応しなければならない

勤怠管理・給与計算に関わる法改正は定期的に施行されています。

そのため、自社でタイムカードやエクセルで勤怠管理や給与計算をする場合、法改正にうまく対応させなければなりません。[注1]

[注1]労働基準法が改正されました|厚生労働省

4-2. 第三者による不正の可能性があるため、編集できる範囲に制限をつける

会社は様々な人が集まる組織であるため、全員が良心的な心をもっているとは限りません。

そのため、不正対策として、エクセルのセル範囲ごとにパスワードを設定して、従業員ごとに編集できる箇所を制限しておきましょう。

編集権限をつけておくことで、不正打刻だけでなく、入力中に関数を間違えて削除・変更してしまうといったことがなくなります。

関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

4-3. 組織の拡大に伴って計算が複雑になるため、システム導入の可能性が出てくる

組織が拡大するにつれて、エクセルで計算する量が増えます。間がかかってしまい、集計作業を効率的におこなうことができません。

そのため、毎日従業員間で打刻の確認を行うなど、呼びかけをしていきましょう。

関連記事:タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

5. タイムカードの情報をエクセルで効率よく計算するポイント

紙に書かれたkeypoint

タイムカードの情報をエクセルで効率よく計算することで、日常業務の生産性を飛躍的に向上することができます。

この章では、エクセルで効率よく計算するためのポイントを解説します。

5-1. 従業員にタイムカードでの打刻を徹底するよう伝える

タイムカードによる従業員の打刻漏れがあっては、打刻修正などの手間がかかります。

仮に、エクセルで効率よくタイムカードの情報を計算することができたとしても、従業員が打刻していなかったら意味がありません。

そのため、従業員にはタイムカードを打刻するように徹底しましょう。

このようにタイムカードのデータをエクセルで管理する方法は、手入力であることからミスが発生しやすく、度重なる法改正に随時対応する必要があるため、大変に感じる人事管理の担当の方が多いです。

当サイトでは、エクセルとタイムカードでの管理で起きる課題や、勤怠管理システムを使うとどんなメリットが得られるのかを、わかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

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関連記事:タイムカード押し忘れを減らす4つの対策|システム導入のメリット

5-2. 関数やテンプレートを活用する

タイムカードの情報入力を、エクセルの関数やテンプレートを活用することで、給与項目がわかりやすくなったり、自動計算で効率的な集計がおこなえるようになります。

エクセルで初めて計算する方は、関数やテンプレートを積極的に活用していきましょう。

6. テンプレートを活用し、タイムカードの情報をエクセルで効率よく計算しよう

数字が書かれたエクセル

今回は、タイムカードの勤怠情報をエクセルで計算する方法やメリット・デメリットなどについて解説しました。

エクセルの使い方次第で、タイムカードの集計は効率的におこなうことが可能です。

テンプレートや関数を活用して、積極的に勤怠管理を改善していきましょう。

 

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