タイムカードの打刻ルールは決めるべき?|事例や浸透させるコツも! |HR NOTE

タイムカードの打刻ルールは決めるべき?|事例や浸透させるコツも! |HR NOTE

タイムカードの打刻ルールは決めるべき?|事例や浸透させるコツも!

タイムカードの打刻ルールを会社で定めておくことで、従業員の勤怠情報を正確に管理できるようになります。
この記事では、タイムカードの打刻ルールの事例や打刻ルールを定めない危険性、打刻ルールを浸透させるポイントについて解説します。

関連記事:打刻を行う意味とは?打刻忘れが起きた際のリスクや対応などを徹底解説

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

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1. タイムカードの打刻ルールは決めるべきか?

積み木を積み立てる男性

結論、タイムカードの打刻ルールは社内で明確に定めておくべきです。
なぜなら、タイムカードの打刻ルールを定めていなければ、従業員の不正打刻などにより勤怠情報を正確に管理することができず、労働基準法で定められている勤怠情報の把握義務に違反してしまう危険性があるためです。

そのため、タイムカードの打刻ルールを定め、従業員の正確な勤怠情報を管理しておきましょう。

参考:労働基準法|e-Gov法令検索

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

2. タイムカードの打刻ルールの具体例

タイムカードをかざそうとする手

前章では、タイムカードの打刻ルールを定めることの重要性について解説しました。
今回は、タイムカードの打刻ルールの具体例について紹介していきます。

2-1. 出勤時の打刻ルール

原則として、出勤時の打刻ルールは、出社したと同時にタイムカードに打刻するよう定めましょう。
なぜなら、タイムカードに打刻されていた時間と実際に従業員が働いた時間が異なっていれば、会社は適切な従業員の勤怠情報を管理することができないためです。

関連記事:タイムカードを押すタイミングはいつ?タイムカードに関する疑問を徹底解説!

2-2. 休憩時の打刻ルール

結論、休憩時にタイムカードは打刻しなくても問題はありません。
しかし、休憩時にも打刻するよう浸透させておけば、本当に休憩時間を取れているのか、いつでも確認することができます。
また、休憩時の打刻を義務付けることで、従業員が適切に休憩を取る習慣付けも可能となります。

2-3. 退勤時の打刻ルール

退勤時の打刻ルールは、業務が終わったと同時に打刻するように定めましょう。
もし、退勤時に打刻したと同時に急に仕事が入った際は、再度打刻するか、残業申請書を提出するようにしましょう。

3. タイムカードの打刻ルールを定めない危険性

赤い背景と赤いベル

前章では、タイムカードの打刻ルールの具体例について解説しました。
この章では、タイムカードの打刻ルールを定めない場合の危険性について紹介します。

3-1. 勤務時間の不正打刻

タイムカードの打刻ルールを定めないことによって、「第三者が代わりに打刻した」「退勤打刻した後のサービス残業」など、さまざまな不正打刻が起こる可能性があります。
関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

3-2. 打刻漏れによる修正作業の増加

従業員の打刻漏れによって、人事の方が本来する必要のなかった修正業務が発生してしまいます。
その結果、業務を効率的に進めることができず、企業の生産性が大きく低下してしまいます。

関連記事:タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法|打刻漏れを防ぐ方法についても紹介!

4. 従業員にタイムカードの打刻ルールを浸透させるポイント

5人の従業員

タイムカードの打刻ルールを定めていないと、さまざまなリスクが発生する可能性があります。
そのため、タイムカードの打刻ルールはしっかり定めておきましょう。
ここからは、タイムカードの打刻ルールを浸透させるためのポイントについて解説していきます。

4-1.従業員間で打刻の確認をおこなう

従業員間でタイムカードの打刻確認をおこなうことで、打刻漏れを防ぐだけでなく、打刻することを意識づけることができます。
出勤・退勤時には、従業員間でタイムカードの打刻確認する習慣をつけていきましょう。

4-2.責任者が定期的に周知する

責任者が定期的に周知することで、従業員がタイムカードの打刻に対して注意を払うようになり、打刻漏れを防げるうえに、打刻するルールを浸透させることができます。
また、責任者も定期的にタイムカードを打刻するよう従業員に指示することで、責任者自らもタイムカードを打刻する習慣が身につきます。

4-3.タイムレコーダーを出入り口に設置する

タイムレコーダーを出入り口に設置することで、従業員全員が必ずタイムレコーダーに目を通すことになります。
そうすることで、自然とタイムカードの打刻が習慣化され、浸透させることができます。また、従業員の打刻漏れを減らす方法として、勤怠管理システムの導入も効果的です。従業員が打刻漏れをするたびに自動的にアラートをだす機能を搭載しているものも存在します。

またPC、携帯端末、タブレット、ICカードなど様々な方法で打刻ができるため、より自社にあった方法を選択すれば、打刻漏れの提言も期待できます。

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5. タイムカードの打刻ルールを定めて、適切な勤怠管理を行いましょう

時計と曜日が書かれた積み木

今回の記事では、タイムカードの打刻ルールの具体例や打刻ルールを定めない危険性、浸透させるポイントについて解説しました。
タイムカードの打刻ルールを定めていないことで、「従業員の不正打刻」や「退勤後のサービス残業」など起こるトラブルはさまざまです。
そのような事故を未然に防ぐためにも、タイムカードの打刻ルールを定めて、日ごろから適切な勤怠管理を行っていきましょう。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

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実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

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