タイムカードの打刻ルールは?事例や出勤・退勤時の注意点を紹介 |HR NOTE

タイムカードの打刻ルールは?事例や出勤・退勤時の注意点を紹介 |HR NOTE

タイムカードの打刻ルールは?事例や出勤・退勤時の注意点を紹介

タイムカードの打刻ルールを会社で定めておくことで、従業員の勤怠情報を正確に管理できるようになります。
この記事では、タイムカードの打刻ルールの事例や打刻ルールを定めない危険性、打刻ルールを浸透させるポイントについて解説します。

関連記事:打刻を行う意味とは?打刻忘れが起きた際のリスクや対応などを徹底解説

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

--------------------

\【2024年最新版】HR関連法改正トレンドBOOK/

▼無料ダウンロードはこちら▼
https://hrnote.jp/document/?did=148030

--------------------

1. タイムカードの打刻ルールは決めるべきか?

積み木を積み立てる男性

結論、タイムカードの打刻ルールは社内で明確に定めておくべきです。
なぜなら、タイムカードの打刻ルールを定めていなければ、従業員の不正打刻などにより勤怠情報を正確に管理することができず、労働基準法で定められている勤怠情報の把握義務に違反してしまう危険性があるためです。

そのため、タイムカードの打刻ルールを定め、従業員の正確な勤怠情報を管理しておきましょう。

参考:労働基準法|e-Gov法令検索

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

2. タイムカードの打刻ルールの具体例

タイムカードをかざそうとする手

前章では、タイムカードの打刻ルールを定めることの重要性について解説しました。
今回は、タイムカードの打刻ルールの具体例について紹介していきます。

2-1. 出勤時の打刻ルール

原則として、出勤時の打刻ルールは、出社したと同時にタイムカードに打刻するよう定めましょう。
なぜなら、タイムカードに打刻されていた時間と実際に従業員が働いた時間が異なっていれば、会社は従業員の勤怠情報を正確に把握することができないためです。

関連記事:タイムカードを押すタイミングはいつ?タイムカードに関する疑問を徹底解説!

2-2. 休憩時の打刻ルール

結論、休憩時にタイムカードは打刻しなくても問題はありません。
しかし、休憩時にも打刻するよう浸透させておけば、本当に休憩時間を取れているのか、いつでも確認することができます。
また、休憩時の打刻を義務付けることで、従業員が適切に休憩を取る習慣付けも可能となります。

2-3. 退勤時の打刻ルール

退勤時の打刻ルールは、業務が終わったと同時に打刻するように定めましょう。
もし、退勤時に打刻したと同時に急に仕事が入った際は、再度打刻するか、残業申請書を提出するようにルールを決めておくことが大切です。

2-4. 着替えに関する打刻ルール

着替えの時間が労働時間に含まれるかどうかは、会社ごとのルールによって異なります。決められた制服や作業着に着替えることが義務付けられている場合は、着替えの時間は労働時間に含まれるため、着替える前にタイムカードを打刻するのが基本です。

一方で、とくに着替えが義務付けられていない場合は、仮に自分で準備した服に着替えたとしても労働時間には該当しません。着替えてからタイムカードを打刻してもらいましょう。

2-5. 直行・直帰するときの打刻ルール

直行・直帰する場合は、タイムカードを打刻することができないため、別の報告ルールを定めておくことが重要です。たとえば、事前に申請を提出する、業務が終わって直帰するタイミングでメール報告をする、といった方法が考えられます。正確な労働時間を把握できるようなルールを定め、就業規則に記載しておきましょう。

2-6. タイムカードへの打刻は必ず本人がおこなう

タイムカードへの打刻は必ず本人がおこなうように、ルールを徹底しておきましょう。遅刻や欠勤の際に、他の従業員に代理で打刻してもらうなど、不正な打刻が発生すると、正確な勤怠管理や給与計算ができません。

社内の規律も乱れてしまうため、就業規則に明記したうえで、従業員へ周知しておくことが大切です。

3. タイムカードの打刻ルールを定めない危険性

赤い背景と赤いベル

前章では、タイムカードの打刻ルールの具体例について解説しました。
この章では、タイムカードの打刻ルールを定めない場合の危険性について紹介します。

3-1. 勤務時間の不正打刻

タイムカードの打刻ルールを定めないことによって、「第三者が代わりに打刻した」「退勤打刻した後のサービス残業」など、さまざまな不正打刻が起こる可能性があります。労働時間の客観的な把握は会社の義務のひとつであるため、ルールを徹底しておきましょう。
関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

3-2. 打刻漏れによる修正作業の増加

従業員の打刻漏れによって、本来する必要のなかった修正業務が発生してしまいます。打刻漏れが発生すると、人事労務担当者から従業員本人へ確認したり、記載を修正したりしなければなりません。
その結果、業務を効率的に進めることができず、企業の生産性が大きく低下してしまいます。

関連記事:タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法|打刻漏れを防ぐ方法についても紹介!

4. 従業員にタイムカードの打刻ルールを浸透させるポイント

5人の従業員

タイムカードの打刻ルールを定めていないと、さまざまなリスクが発生する可能性があります。
そのため、タイムカードの打刻ルールはしっかり定めておきましょう。
ここからは、タイムカードの打刻ルールを浸透させるためのポイントについて解説していきます。

4-1.従業員間で打刻の確認をおこなう

従業員間でタイムカードの打刻確認をおこなうことで、打刻漏れを防ぐだけでなく、打刻することを意識づけることができます。
出勤・退勤時には、従業員間でタイムカードの打刻確認する習慣をつけていきましょう。チームや部署ごとに確認の担当者を決めたり、当番制にしたりするのも有効な方法です。

4-2.責任者が定期的に周知する

責任者が定期的に周知することで、従業員がタイムカードの打刻に対して注意を払うようになり、打刻漏れを防げるうえに、打刻するルールを浸透させることができます。
また、責任者も定期的にタイムカードを打刻するよう従業員に指示することで、責任者自らもタイムカードを打刻する習慣が身につきます。

4-3.タイムレコーダーを出入り口に設置する

タイムレコーダーを出入り口に設置することで、従業員全員が必ずタイムレコーダーを目にすることになります。
従業員が通る場所に設置することで、自然とタイムカードの打刻が習慣化され、浸透させることができます。また、従業員の打刻漏れを減らす方法として、勤怠管理システムの導入も効果的です。従業員が打刻漏れをするたびに自動的にアラートを出す機能を搭載しているシステムもあります。

PC、携帯端末、タブレット、ICカードなど、さまざまな方法で打刻ができるため、より自社にあった方法を選択すれば、打刻漏れを防止できるでしょう。当サイトでは、タイムカードでの勤怠管理だと起きてしまう問題点や、システムではどのように課題が解決されるのか、具体的なシステム画面を用いてわかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

打刻漏れを削減したい方、月末の集計時の業務を楽にしたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. タイムカードの打刻ルールを徹底するのが難しいときは?

タイムカードの打刻ルールを徹底するのが難しいときは、先ほど紹介した勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。以下、勤怠管理システムのメリットを簡単に解説します。

5-1. リモートワークにも対応できる

勤怠管理システムを導入すれば、自宅や外出先からでも簡単に打刻できます。打刻のためだけに会社に立ち寄ったり、電話やメールで報告したりする必要はありません。リモートワークを推進している企業や、外回りの営業スタッフが多い企業にも最適です。

5-2. 不正打刻や打刻漏れを防止できる

不正打刻や打刻漏れを防止できることも、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。勤怠管理システムであれば、第三者に代理で打刻してもらうなどの不正打刻を防止できます。また、打刻ミスや打刻漏れが発生したときに通知してくれるシステムもあるため、修正作業を減らせるでしょう。

6. タイムカードの打刻ルールを定めて、適切な勤怠管理をおこなおう!

時計と曜日が書かれた積み木

今回の記事では、タイムカードの打刻ルールの具体例や打刻ルールを定めない危険性、浸透させるポイントについて解説しました。
タイムカードの打刻ルールを定めていないことで、「従業員の不正打刻」や「退勤後のサービス残業」などのトラブルが発生する可能性もあります。そのような事故を未然に防ぐためにも、タイムカードの打刻ルールを定めて、日ごろから適切な勤怠管理をおこなっていきましょう。

タイムカードでの勤怠管理に限界を感じている場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

 

--------------------

\【2024年最新版】HR関連法改正トレンドBOOK/

▼無料ダウンロードはこちら▼
https://hrnote.jp/document/?did=148030

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!

関連記事

ビジネスにおける「レジリエンス」とは?~自然災害にも対応できる組織にするために~

ビジネスにおける「レジリエンス」とは?~自然災害にも対応できる組織にするために~

2024.02.20
宮崎萌奈
人事課題を解決する鍵は健康データにあり〜離職予防に成功したiCAREのデータ活用事例〜

人事課題を解決する鍵は健康データにあり〜離職予防に成功したiCAREのデータ活用事例〜

2024.01.29
松野天音
「年収の壁」に対する政府の支援制度|ポイントをまとめて解説

「年収の壁」に対する政府の支援制度|ポイントをまとめて解説

2023.12.27
金井一真
企業の成長を支える企業型確定拠出年金制度の理解と活用

企業の成長を支える企業型確定拠出年金制度の理解と活用

2023.12.27
金井一真
PDFの改ざんを防ぐ方法|バックオフィス担当者が知っておきたいセキュリティ対策

PDFの改ざんを防ぐ方法|バックオフィス担当者が知っておきたいセキュリティ対策

2023.12.20
金井一真
ストレスケア専門家が語る、職場のメンタルケアで身につけたい「なんとかなる」と思える感覚の持ち方

ストレスケア専門家が語る、職場のメンタルケアで身につけたい「なんとかなる」と思える感覚の持ち方

2023.12.04
HR NOTE 編集部
「残業に応じてくれない社員がいる」社員の働き方に関する悩みを解説!『職場問題グレーゾーンのトリセツ』

「残業に応じてくれない社員がいる」社員の働き方に関する悩みを解説!『職場問題グレーゾーンのトリセツ』

2023.11.07
HR NOTE 編集部
ー昇進に応じてもらえなかったー キャリアに関する社員の悩みを解説!『職場問題グレーゾーンのトリセツ』

ー昇進に応じてもらえなかったー キャリアに関する社員の悩みを解説!『職場問題グレーゾーンのトリセツ』

2023.11.01
HR NOTE 編集部
就業管理システムとは?種類や導入するメリット・デメリットを解説

就業管理システムとは?種類や導入するメリット・デメリットを解説

2023.09.10
HR NOTE編集部