タイムカードの打刻ルールは?事例や出勤・退勤時の注意点を紹介 |HR NOTE

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タイムカードの打刻ルールは?事例や出勤・退勤時の注意点を紹介

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タイムカードの打刻ルールを会社で定めておくことで、従業員の勤怠情報を正確に管理できるようになります。
この記事では、タイムカードの打刻ルールの事例や打刻ルールを定めない危険性、打刻ルールを浸透させるポイントについて解説します。

関連記事:打刻を行う意味とは?打刻忘れが起きた際のリスクや対応などを徹底解説

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる!

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか?

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. タイムカードとは?

タイムカードとは、始業時刻・終業時刻・休憩時間などを書き込むための紙のカードのことです。時刻を計測するタイムレコーダーにタイムカードを挿入することで、打刻をおこなうことができます。なお、タイムカードとタイムレコーダーをあわせて、「タイムカード」と呼ぶこともあります。

タイムカードは、従業員の勤務状況を適切に管理したり、給与の集計をおこなったりするために使用されます。タイムカードの導入にかかる費用は、用紙代やインク代、レコーダーの導入費などで、ほかの勤怠管理の方法と比べて、コストを抑えられるというメリットがあります。また、紙での運用となるため、パソコンなどのITツールの操作が苦手な人でも安心して利用可能です。

一方で、紙のタイムカードによる打刻は、従業員による不正打刻、給与計算における集計ミスなどが生じる可能性もあります。そのため、タイムカードを使用して勤怠管理をおこなう場合は、ルールを明確にし、このようなリスクへの対策をおこなうことが大切です。

2. タイムカードの打刻ルールは決めるべきか?

積み木を積み立てる男性

結論、タイムカードの打刻ルールは社内で明確に定めておくべきです。
なぜなら、タイムカードの打刻ルールを定めていなければ、従業員の不正打刻などにより勤怠情報を正確に管理することができず、労働基準法で定められている勤怠情報の把握義務に違反してしまう危険性があるためです。

そのため、タイムカードの打刻ルールを定め、従業員の正確な勤怠情報を管理しておきましょう。以下、打刻ルールの必要性について詳しく解説します。

参考:労働基準法|e-Gov法令検索

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

2-1. 労働基準法に則った正確な労働時間の把握

労働基準法の観点から、企業は従業員の労働時間を適切に把握し、管理しなければなりません。タイムカードを使用して、従業員の勤怠管理をおこなう場合、打刻忘れや打刻ミスが生じると、客観的に労働時間を把握できない可能性があります。

そこで、タイムカードの打刻ルールを定めることで、従業員の実労働時間を正確に記録して、管理することができるようになります。また、打刻ルールを明確化し、周知を徹底することで、使用者と従業員の認識の違いを減らし、ミスやトラブルを防止することが可能です。

2-2. 不正打刻の防止

タイムカードの運用について明確なルールを設けておかないと、同僚による代理打刻や記録の改ざん、意図的な打刻忘れといった不正打刻が横行しやすくなります。

不正打刻が発覚した場合、会社は再発防止のために何らかのペナルティを科す必要がありますが、処分に関するルールが規定されていないと、不当な処分を受けた従業員とのトラブルに発展する可能性があります。

然るべきときに必要な対処をおこなえるよう、タイムカードの運用ルールは明確かつ詳細に決定しておくことが大切です。

3. タイムカードの打刻ルールの具体例

タイムカードをかざそうとする手

前章では、タイムカードの打刻ルールを定めることの重要性について解説しました。
ここでは、タイムカードの打刻ルールの具体例について紹介していきます。

3-1. 出勤時の打刻ルール

原則として、出勤時の打刻ルールは、出社したと同時にタイムカードに打刻するよう定めましょう。
なぜなら、タイムカードに打刻されていた時間と実際に従業員が働いた時間が異なっていれば、会社は従業員の勤怠情報を正確に把握することができないためです。

関連記事:タイムカードを押すタイミングはいつ?タイムカードに関する疑問を徹底解説!

3-2. 休憩時の打刻ルール

結論、休憩時にタイムカードは打刻しなくても問題はありません。
しかし、休憩時にも打刻するよう浸透させておけば、本当に休憩時間を取れているのか、いつでも確認することができます。
また、休憩時の打刻を義務付けることで、従業員が適切に休憩を取る習慣付けもできるでしょう。

3-3. 退勤時の打刻ルール

退勤時の打刻ルールは、業務が終わったと同時に打刻するように定めましょう。
もし、退勤時に打刻したと同時に急に仕事が入った際は、再度打刻するか、残業申請書を提出するようにルールを決めておくことが大切です。

3-4. 着替えに関する打刻ルール

着替えの時間が労働時間に含まれるかどうかは、会社ごとのルールによって異なります。決められた制服や作業着に着替えることが義務付けられている場合は、着替えの時間は労働時間に含まれるため、着替える前にタイムカードを打刻するのが基本です。

一方で、とくに着替えが義務付けられていない場合は、仮に自分で準備した服に着替えたとしても労働時間には該当しません。着替えてからタイムカードを打刻してもらいましょう。

3-5. 直行・直帰するときの打刻ルール

直行・直帰する場合は、タイムカードを打刻することができないため、別の報告ルールを定めておくことが重要です。たとえば、事前に申請を提出する、業務が終わって直帰するタイミングでメール報告をする、といった方法が考えられます。正確な労働時間を把握できるようなルールを定め、就業規則に記載しておきましょう。

3-6. 時間外労働が発生したときの打刻ルール

時間外労働が発生した場合の打刻方法などのルールを明確にしていないと、正確な残業時間を把握できず、適切に勤怠管理や給与計算を実施できない可能性があります。そのため、時間外労働が発生する場合は、上長の承認を得るなど、ルールを明確にしておくことが大切です。

3-7. 打刻忘れ・打刻ミスに関するルール

打刻忘れや打刻ミスが発生したときのルールを定めておくことも大切です。従業員が勝手にミスを訂正できるような環境にしておくと、不正や記録漏れ、データの紛失などの問題につながる可能性もあります。

打刻忘れや打刻ミスが発生したときは上司に報告のうえ修正をおこなうなど、適切なフローを設定しておきましょう。

3-8. タイムカードの再発行に関するルール

タイムカードは勤怠管理ツールと異なり紙で運用するので、紛失や盗難が発生する恐れがあります。そのため、タイムカードの再発行に関するルールをきちんと設けることが大切です。たとえば、タイムカードを再発行するときには、打刻忘れ・打刻ミスと同様で、始末書を提出させたり、ペナルティを設けたりする方法があります。

また、再発行のルールを検討する際、紛失や盗難が生じないように、タイムカードの管理場所を明確にすることが大切です。万が一、紛失・盗難が生じた場合、どのように従業員の勤務状況を管理するか対策を考えておくことも重要といえます。

3-9. タイムカードへの打刻は必ず本人がおこなう

タイムカードへの打刻は必ず本人がおこなうように、ルールを徹底しておきましょう。遅刻や欠勤の際に、他の従業員に代理で打刻してもらうなど、不正な打刻が発生すると、正確な勤怠管理や給与計算ができません。

社内の規律も乱れてしまうため、就業規則に明記したうえで従業員へ周知しておくことが大切です。

4. タイムカードの打刻ルールに関するよくある疑問

ここでは、打刻ルールにおけるよくある疑問点に対する回答を紹介します。

4-1. 定時ぴったりにタイムカードを押すと遅刻扱い?

タイムカードは従業員の適切な労働時間の管理や、給与計算のために使用されるので、始業時間・終業時間などの定時ぴったりの打刻は問題ありません。

ただし、業務の特性や会社の就業規則によっては、遅刻や早退とみなされる可能性もあります。たとえば、タイムレコーダーと業務をおこなう場所に距離があるのに、定時ぴったりに打刻している場合が挙げられます。

そのため、あらかじめ定時ぴったりの打刻の扱いについて、打刻ルールとして明確にし、就業規則に記載して従業員に周知することが重要です。

4-2. 昼休憩の打刻は必要か?

基本的には、昼休憩の打刻は必要ありません。しかし、適切に労働時間を把握したり、給与計算業務をおこなったりするために、休憩時間を管理することは大切です。

また、健康管理のために、従業員がきちんと休憩を取れているのかをチェックすることも重要といえます。たとえば、備考欄に休憩時間を記入させるような運用ルールにすると、適切に休憩時間を把握することが可能です。

5. タイムカードの打刻ルールを定めない危険性

赤い背景と赤いベル

前章では、タイムカードの打刻ルールの具体例について解説しました。
この章では、タイムカードの打刻ルールを定めない場合の危険性について紹介します。

5-1. 勤務時間の不正打刻

タイムカードの打刻ルールを定めないことによって、「第三者が代わりに打刻した」「退勤打刻した後のサービス残業」など、さまざまな不正が起こる可能性もあります。労働時間の客観的な把握は会社の義務のひとつであるため、ルールを徹底しておきましょう。
関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

5-2. 打刻漏れによる修正作業の増加

従業員の打刻漏れによって、本来する必要のなかった修正業務が発生してしまいます。打刻漏れが発生すると、人事労務担当者から従業員本人へ確認したり、記載を修正したりしなければなりません。
その結果、業務を効率的に進めることができず、企業の生産性が大きく低下してしまいます。

関連記事:タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法|打刻漏れを防ぐ方法についても紹介!

6. タイムカードの打刻ルールに関する注意点

ここでは、タイムカードの打刻ルールを設定する際に注意すべきポイントについて詳しく紹介します。

6-1. 打刻ルールを周知する機会を設ける

打刻ルールを定めたら、従業員にきちんと周知をおこないましょう。打刻など、勤務時間に関するトラブルで従業員と訴訟に発展し、周知が不十分だったという理由で企業側の主張が認められなかった判例もあります。

曖昧な表現やわかりにくい表現で記載すると、見る人によって解釈に差が生じる原因となります。打刻ルールを設定するときは、誰にでもわかるようなシンプルで明朗な表現を心がけるようにしましょう。

6-2. 罰金・損害賠償額をルールに設けるのは避ける

労働基準法では、労働の対償として支払う賃金を、通過で直接労働者に全額支払うことを義務づけています。また、同法では労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定する契約をおこなったりすることも禁じています。

「打刻のルールに反したら罰金1万円に処す」といった罰金・損害賠償額の規定を設けるのは違法行為にあたりますので、ルール作成時は十分注意しましょう。

6-3. 実労働時間を下回るまるめは法令違反になる

タイムカードの記録をもとに給与計算をする際に、始業時刻を切り上げたり、終業時刻を切り捨てたりすると違法になります。

本来給与は1分単位で計算して支給する必要があるため、計算の便宜上勤務時間を丸める場合には、従業員に不利になる計算方法は避ける必要があります。実労働時間を下回るまるめをおこなわないようにしましょう。

7. 従業員にタイムカードの打刻ルールを浸透させるポイント

5人の従業員

タイムカードの打刻ルールを定めていないと、さまざまなリスクが発生する可能性があります。そのため、タイムカードの打刻ルールはしっかり定めておきましょう。
ここからは、タイムカードの打刻ルールを浸透させるためのポイントについて解説していきます。

7-1. 従業員間で打刻の確認をおこなう

従業員間でタイムカードの打刻確認をおこなうことで、打刻漏れを防ぐだけでなく、打刻を意識づけることができます。
出勤・退勤時には、従業員間でタイムカードの打刻確認する習慣をつけていきましょう。チームや部署ごとに確認の担当者を決めたり、当番制にしたりするのも有効な方法です。

7-2.責任者が定期的に周知する

責任者が定期的に周知することで、従業員がタイムカードの打刻に対して注意を払うようになり、打刻漏れを防げるうえに打刻するルールを浸透させることができます。
また、定期的にタイムカードを打刻するよう従業員に指示することで、責任者自らもタイムカードを打刻する習慣が身につきます。

7-3. ポスターやメールでルールを周知する

タイムカードは従業員の勤務状況を把握したり、給与計算をおこなったりするための重要な証拠書類です。そのため、きちんと運用・管理することが大切です。

しかし、タイムカードの打刻は手作業でおこなうことが多いので、打刻忘れや打刻ミスが生じてしまう可能性は高いです。また、不正打刻が生じる恐れもあります。

そこで、タイムカードの重要性や注意点、運用方法などを従業員にきちんと理解してもらうために、ポスターやメールなどでルールを周知するのがおすすめです。たとえば、オフィスの廊下にポスターを貼ったり、よくある打刻方法の間違いについてメールを活用して呼びかけたりする方法が挙げられます。

7-4. タイムレコーダーを出入り口に設置する

タイムレコーダーを出入り口に設置することで、従業員全員が必ずタイムレコーダーを目にすることになります。
従業員が通る場所に設置することで、自然とタイムカードの打刻が習慣化され、浸透させることができます。また、従業員の打刻漏れを減らす方法として、勤怠管理システムの導入も効果的です。従業員が打刻漏れをするたびに自動的にアラートを出す機能を搭載しているシステムもあります。

PC、携帯端末、タブレット、ICカードなど、さまざまな方法で打刻ができるため、より自社にあった方法を選択すれば、打刻漏れを防止できるでしょう。当サイトでは、タイムカードでの勤怠管理だと起きてしまう問題点や、システムではどのように課題が解決されるのか、具体的なシステム画面を用いてわかりやすく解説した資料を無料で配布しております。

打刻漏れを削減したい方、月末の集計時の業務を楽にしたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

8. タイムカード打刻における課題や問題点

ここでは、タイムカード打刻における課題や問題点について詳しく紹介します。

8-1. リアルタイムで労働状況を管理しにくい

タイムカードを使って勤怠管理をしている場合、集計時や給与計算時にしか従業員のタイムカードを確認する機会がないため、リアルタイムでの労働状況を管理しにくいという課題があります。

時間外労働には上限時間が定められていますが、タイムカードを使用して勤務時間を管理していると、月末の集計時に残業時間の基準を超過していることに気づく恐れがあります。そのため、タイムカードで勤怠管理を実施する場合、時間外労働が発生する際は上長に申請するなどのルールを明確化しておくことが大切です。

8-2. 完全に人的ミスを防ぐのは難しい

タイムカードで勤怠管理をおこなう場合、打刻ミスや打刻忘れが発生する可能性もあります。また、集計ミスや計算間違いが生じて、適切な給与が支払われないリスクもあります。

このように、タイムカードを活用する場合、人的ミスを完全に防ぐのは難しいかもしれません。ヒューマンエラーをできる限り防止するために、二重チェック体制を設けるのも一つの手です。また、集計機能の搭載されたタイムレコーダーを導入するのもおすすめです。

8-3. 計算・集計に時間や手間がかかる

紙のタイムカードを使用している場合、手計算で集計や給与計算をおこなわなければならないケースもあります。また、タイムカードの運用ルールが周知されていないと、打刻方法や集計方法が従業員によって変わる可能性もあります。

そのため、疑問点・不明点があったら当事者に確認する作業も必要になり、計算や集計に時間が手間がかかるという課題があります。

8-4. 簡単に改ざんできてしまう

タイムカードの場合、内部不正が発生しやすいです。たとえば、遅刻する場合に他の従業員に依頼して代わりに打刻してもらうことで、定時に出勤したと事実を捻じ曲げられる恐れがあります。

また、あえて打刻せず、後から手書きでタイムカードに勤務時間を記載することで、労働時間の水増しが発生するリスクもあります。このように、タイムカードは簡単に改ざんできてしまうので、管理方法の見直しが必要になる場合も少なくありません。

9. タイムカードの打刻ルールを徹底するのが難しいときは勤怠管理システムがおすすめ

タイムカードの打刻ルールを徹底するのが難しいときは、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

9-1. 勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、始業・終業時刻や残業時間、休日出勤、有給休暇の管理など、勤怠に係わる業務をおこなえるシステムです。勤怠管理システムを利用することで、業務の一部を自動化できるので、従業員や集計担当者の負担を軽減することができます。

以下、勤怠管理システムのメリットを簡単に解説します。

9-2. リモートワークにも対応できる

勤怠管理システムを導入すれば、自宅や外出先からでも簡単に打刻できます。打刻のためだけに会社に立ち寄ったり、電話やメールで報告したりする必要はありません。リモートワークを推進している企業や、外回りの営業スタッフが多い企業にも最適です。

9-3. 不正打刻や打刻漏れを防止できる

不正打刻や打刻漏れを防止できることも、勤怠管理システムを導入する大きなメリットです。勤怠管理システムであれば、第三者に代理で打刻してもらうなどの不正打刻を防止できます。また、打刻ミスや打刻漏れが発生したときに通知してくれるシステムもあるため、修正作業を減らせるでしょう。

10. タイムカードの打刻ルールを定めて適切な勤怠管理をおこなおう!

時計と曜日が書かれた積み木

今回の記事では、タイムカードの打刻ルールの具体例や打刻ルールを定めない危険性、浸透させるポイントについて解説しました。
タイムカードの打刻ルールを定めていないことで、「従業員の不正打刻」や「退勤後のサービス残業」などのトラブルが発生する可能性もあります。そのようなトラブルを未然に防ぐためにも、タイムカードの打刻ルールを定めて、日ごろから適切な勤怠管理をおこなっていきましょう。

タイムカードでの勤怠管理に限界を感じている場合は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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