効率的なタイムカードの集計方法とは|人事・経理から個人管理まで | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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タイムカードの計算方法は?電卓やエクセルによる方法を紹介

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タイムカードの集計は、従業員の給与を計算するために必要な業務です。タイムレコーダーで記録した勤務時間を集計し、従業員の給与を計算します。

タイムカードのデータを計算する方法には、無料でおこなう方法と有料でおこなう方法の2種類があります。

今回は、タイムカードの計算方法について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

【監修者】石原 昌洋|特定社会保険労務士・中小企業診断士

トライデントコンサルティング株式会社 代表取締役。東洋大学大学院経営学研究科ビジネス・会計ファイナンス専攻博士前期課程修了。中小企業を中心に労務管理から研修、人事制度構築など幅広く支援を行っている。『人事労務「攻め」と「守り」の勘所』マネジメント社(共著)2023/06

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・自社にあった打刻方法を選択でき、打刻漏れを減らせる
・締め作業はワンクリックで、自動集計されるので労働時間の計算工数がゼロに
・ワンクリックで給与計算ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

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1. タイムカードの計算を無料でおこなう方法

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タイムカードの計算は、自分でおこなうことが可能です。電卓やエクセルのテンプレート、フリーソフトなどを活用すれば、コストをかけずに計算することができます。コツさえ掴んでしまえば、すぐにできるようになる計算方法も紹介しますので、チャレンジしてみましょう。

1-1. 電卓を使って計算する

電卓を使って計算することは、タイムカードの集計方法のひとつです。手作業になるため時間はかかりますが、労働時間を簡単に計算する方法もあります。

たとえば、8時45分に出社し、18時15分に退社したケースを考えてみましょう。まずは電卓で「1815 – 845」と計算します。電卓には「970」と表示されるはずです。このとき、上2桁は時間、下2桁は分を意味しており、下2桁が60を超える場合は40を引く必要があります。

「970」の場合は、「70 – 40 = 30」と計算し、9時間30分という拘束時間が算出されます。さらに休憩時間を引き、実際の労働時間を計算しましょう。

1-2. エクセルのテンプレートを使って計算する

無料でタイムカードを集計したい場合は、「エクセルのテンプレート」を活用するのもおすすめです。

テンプレート内に関数やマクロが設定されているので、従業員に入力作業だけをしてもらえれば、あとはその結果を集計シートにまとめていくだけで、書式の統一と部署ごとの集計が可能になります。

利用時における注意点としては、エクセルの関数入力欄を誤って操作して、マクロを壊して集計ができなくなる事態や、従業員のシートからの転記ミスが挙げられます。ダブルチェック体制を整えたり、エクセル関数の編集権限を設定したりしてミスを防ぎましょう。

1-2-1. タイムカード計算におすすめのエクセルテンプレート

エクセルテンプレ

 

こちらのテンプレートでは「残業割増」「深夜勤務割増」「休日勤務割増」「休日深夜勤務割増」を分けて算出することが可能です。

通常勤務に加えて、その他の勤務も発生しそうな業種においては、正確な残業時間を把握することに適したツールとなっています。

さらに、休憩時間も自動的に控除できる設定となっているので、いちいち時間を再計算する必要はありません。

昨今の過重な労働による従業員の自殺や残業時間の徹底管理が働き方改革で訴えられているなかで、有用なツールといえます。

また、勤怠管理をエクセルでおこなう方法については以下の記事でさらに詳しく解説しています。

※参考:『エクセルで勤怠管理』をもっと詳しく!
▶︎勤怠管理をエクセルで!マクロや無料テンプレートについて解説

1-3. フリーソフトやフリーのWebサイトを用いて計算する

フリーソフトやフリーのWebサイトを使って、タイムカードの数値を計算する方法もあります。以下のようなWebサイトを活用すれば、「勤務時間」「勤務開始時刻」「休憩時刻」「退社時刻」を入力するだけで、どれだけの勤務時間・残業時間があったか、また遅刻の有無を計算することができます。

ただし、タイムカードからの転記ミスには注意しましょう。

【自動で勤務時間を計算してくれるサイトはこちら】
Human Value Tool
Keisan 生活や実務に役立つサイト|CASIO

2. タイムカードの計算をより効率化する方法

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有料のツールを使うことで、より簡単に、正確にタイムカードを集計することができます。

2-1. 集計機能付きタイムレコーダーを用いて計算する

有料ツールの代表例としては、タイムレコーダーによる時刻記録と自動集計が挙げられます。

機械を購入し対応するタイムカードを準備するだけで、印字と自動集計が可能です。

さらに発展したタイプでは、給与計算ソフトと連動して、印字した後に給与ソフトへ勤怠データが入力され、給与計算まで自動でおこなうものもあります。

2-1-1. タイムレコーダー給与計算連動モデル:TimeP@CKⅢ100(AMANO)

タイムカードタイプの勤怠管理

このタイプのタイムレコーダーは、打刻された勤怠データの取り込みから集計まで、パソコンと連動させて作業することが可能です。

1台で100名までの打刻と記録ができ、複数の締日にも対応できます。万が一、打ち間違いや打ち忘れが発生してもCSVデータを出力できるので後日修正可能です。

しかも、拠点が分かれていてもSDカードとCDで入力データのバックアップが可能で、後日人事部でまとめて集計が可能となります。やや値段が張ってしまうのが難点ですが、コストに見合った集計とデータ保管をしてくれるので費用対効果は高いといえるでしょう。

価格:89,420円(税込)

タイムレコーダーもさまざまな種類があるため、以下の記事なども参考にしながら比較検討してみてください。

※参考:『タイムレコーダー』の種類を解説!
▶︎タイムレコーダーの特徴・金額の比較まとめ|勤怠管理もIT化へ

2-2. タイムカードと連動した給与計算ソフトを導入する

タイムカードと連動した給与計算ソフトを導入することも、勤怠データの計算を効率化する方法のひとつです。タイムカードの情報をシステム上にリアルタイムで記録してくれるため、担当者が時間をかけて手入力をする必要はありません。業務効率化を実現できるのはもちろん、入力漏れや転記ミスなどの人為的なミスも防止できるでしょう。

2-3. ICカード対応の打刻システムを導入する

タイムカードは毎月、従業員一人ひとりに発行するものなので、従業員の数が多くなるほど、タイムカードの管理にかかる負担と保管スペースは大きくなります。

タイムカードの管理に関する問題を解決する策としては、ICカードやスマートフォン、タブレット対応の勤怠管理システムに切り替えることが挙げられます。

ICカードをカードリーダーにかざす、あるいはスマートフォンやタブレットをタップするだけで始業・終業時刻を記録できるので、タイムカードを使った方法よりもスムーズに打刻可能です。

ICカードやスマートフォンは、従業員が保有しているものをそのまま活用できるので、会社側がカードを保管する必要性がないうえ、毎月のタイムカードの固定費の削減にもつながります。

2-4. 勤怠管理システムを用いて計算する

会社の規模が大きくなるに連れて、さまざまなツールを使ったとしてもタイムカードの計算にかなりの時間がかかってしまうことがあります。

集計をするツールに金額をかけるのであれば、タイムカードの代わりになる勤怠管理システムを利用するのも1つの方法かもしれません。

勤怠管理システムを導入すれば、正確な出退勤時刻の打刻はもちろん、集計や給与計算ソフトとの連携まで自動でおこなうことができるので、タイムカードを利用する以上のメリットがあります。

2-4-1. クラウド型勤怠管理システム:ジンジャー勤怠(jinjer)

ジンジャー勤怠は、マルチデバイスに対応した勤怠管理システムです。

タイムレコーダーを活用しての勤怠管理では「打刻」「集計」「エクセルへの入力業務」「給与計算」などに長時間、労力をかける必要があります。

ジンジャー勤怠を活用すれば、タイムカードの集計のみならず、人事担当者の管理業務を一貫しておこなうことができます。

さらに、場所を選ばないスマートフォンやタブレットを活用した打刻でも位置情報を管理し、簡単な申請作業を導入することで、不正打刻を防止することも可能です。

また、従業員の勤怠データは自動的にクラウド上に反映され、ブラウザ上での管理、エクセルシートへの自動反映ができるので、給与システムなどへの連携も簡単におこなうことができます。

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3. タイムカード計算における注意点

タイムカード計算3

ここでは、タイムカード計算の実務面における注意点を紹介します。意外と見落としているポイントがあるので、足元をすくわれないようにしましょう。

3-1. タイムカードの残業時間15分単位の切り捨ては違法

毎日発生する時間外労働に対しての四捨五入や切り捨ては違法です。

なぜなら、労働基準法にて、働いた時間への対価として賃金を払うことが原則となっており、かつ時間外労働に対しては割増賃金を支払うルールとなっているからです。残業時間を切り捨てると、その時間分の賃金が支払われないことになるため、違法とみなされます。

※参考:『タイムカードの端数処理』をもっと詳しく!
▶︎タイムカードの計算を15分単位で切り上げるのは違法?勤怠管理の注意点を解説!

3-1-1. 根拠条文(内容要約)

  • 労働基準法第24条
    「賃金は、原則として、その全額を労働者に支払わなければならない」
  • 労働基準法第37条
    「時間外労働、休日労働および深夜労働に対して、割増賃金を支払わなければならない」

実務的には、集計後に1カ月間の時間外労働の合計時間が30分未満であればそれを0分とし、30分以上であればそれを1時間として計算する処理が可能となります。

なぜなら、事務の利便性を上げるための例外措置として、割増賃金計算における端数処理で次の取扱いをすることが認可されているからです

3-1-2. 割増計算における端数処理の例外規定

  • 1カ月の労働時間総数に端数が生じた場合:
    時間外労働・休日労働・深夜労働の合計から30分未満の端数を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げることが可能
  • 1時間あたりの賃金額/割増賃金額に円未満の端数が生じた場合:

 50銭未満の端数を切り捨て、50銭以上を1円に切上げ可能

  • 1カ月での割増賃金の総額に1円未満の端数が生じた場合:

 50銭未満の端数を切捨て、50銭以上を1円に切上げ可能

繰り返しになりますが、残業時間の端数処理の基本は15分ではなく、30分ということを留意しておきましょう。

割増賃金を支払わないと、罰金30万円(労働基準法24条規定)と未払い賃金をまとめて支払うことになってしまうので注意が必要です。

「働き方改革」が求められている今、何よりも重要なのは、従業員に過重な時間外労働を強制しないホワイトな職場作りであることも念頭に入れましょう。

※参考:『働き方改革関連法と勤怠管理』をもっと詳しく!
▶︎働き方改革関連法に沿った勤怠管理|残業や有給休暇に役立つ勤怠管理システム

3-2. 5分の遅刻を30分の遅刻と同じ扱いにして給与計算することは違法

5分の遅刻に対して25分の労働時間をカットすることは、労働基準法24条に関する違反となります。しかし、遅刻に対する制裁として減給制度を設けるのであれば、労働基準法91条の制限内であれば可能です。規定は次の通りです。

【根拠条文:労働基準法91条より】
・1回分の減給額が平均賃金の1日分の半額を越えてはいけない。
・減給の総額が賃金支払い時期(月給)における賃金総額の10分の1を越えてはいけない。

遅刻に対する減給にも限度があることに留意しつつ、ルールを整備しましょう。

また、タイムカードによる勤怠管理・集計をおこなうと、計算ミスなどの人為ミスで集計のやり直しが発生したり、従業員が後から勤怠記録を手書きで書き換えたりといった不正打刻のリスクが考えられます。ここまで解説したように、勤怠管理や集計業務は労働基準法違反のリスクと常に隣り合わせなので注意が必要です。

当サイトでは、タイムカードで勤怠管理をおこなう際に起きうる課題と、システムを用いた解決方法を解説した資料を無料で配布しております。自動集計によることで人為ミスが減り、作業時間も大幅カットできるため、システムでの労働時間集計が実際にどのようなものかを知りたいご担当者様は、こちらから「タイムカードの課題解決BOOK」をダウンロードしてご確認ください。

3-3. タイムカードの原本は5年間保管する

タイムカードの原本など、勤怠に関する情報は5年間保管しなければなりません。以前は3年間の保管でしたが、2020年4月1日の労働基準法改正により、5年に延長されました。労働基準監督署から提示を求められるケースもあるため、しっかりと管理しておきましょう。

3-4. ダブルチェック体制を整える

電卓や表計算ソフト、集計サイトを使った給与計算は、データ入力ミスがあると誤った結果が算出されてしまいます。

とくに一人で作業をおこなっているとヒューマンエラーが発生しやすいので、できあがったデータは2人以上で確認するなどのダブルチェック体制を整えることが大切です。

勤怠管理担当者の人手が足りない場合や、ダブルチェックの手間を省きたい場合は、データの入力・集計を自動化できる勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

4. タイムカード計算におけるよくある間違い

タイムカードの集計をする際は、休憩時間や残業時間を考慮することに注意しましょう。ここでは、タイムカード計算におけるよくある間違いを紹介します。

4-1. 休憩時間を考慮することを忘れてしまう

休憩時間を考慮し忘れてしまうことは、タイムカード集計において起こりがちなミスのひとつです。

従業員に対しては労働時間に応じた休憩を与える必要がありますが、タイムカードに記録された出勤時刻と退勤時刻だけを見て計算すると、休憩時間を差し引くことを忘れてしまう場合があります。

休憩時間分、多く給与を支払うことになってしまうため注意しましょう。従業員ごとに休憩時間が異なっている場合は、とくに計算ミスが起こりやすいため注意しなければなりません。

4-2. 残業時間を見落としてしまう

よくある間違いとして、残業時間の見落としが挙げられます。タイムカードを集計する際は、通常の労働時間と残業時間を分けて把握しなければなりません。残業に対しては、割増賃金を支払う必要があるからです。

単純に出勤時刻と退勤時刻から労働時間を求めるだけでは、残業を見落としてしまい、正しい給与を支給できない可能性があります。労使間のトラブルにつながるだけではなく、労働基準法違反となってしまうため十分に注意しましょう。

5. タイムカード計算を間違えたときの罰則

タイムカード計算を間違えたことにより、従業員に対して正しい支給しなかった場合、法律に基づいて罰則が科せられる可能性もあるため注意しましょう。

たとえば残業時間の集計を間違え、適切な割増賃金を支払わなかった場合は、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せれられることもあります。

給与の支給ミスや残業代の未払いが続くと、従業員のモチベーションが低下するのはもちろん、企業の社会的信用が低下してしまうため注意が必要です。

6. タイムカード計算はソフトを活用して効率よく進めよう!

今回は、タイムカードの計算について、有料・無料のツールと自分でできる集計方法をまとめました。

やや手間はかかってしまいますが、Web上にあるエクセルのテンプレートを有効活用して、自分で計算することができます。また、ツールを使えば、手間をかけずに労働時間と時間外労働を集計することも可能です。

タイムカードの集計方法を決める際には、それぞれのツールの利点と自社の実情が合っているかを考慮することが重要です。

たとえば、10人未満の少人数なのに何万円もかかってしまうツールを導入するのはコスト的に見合わないでしょう。

最も費用対効果が高く、かつ迅速に従業員やパートのタイムカードを集計できるかを考える必要があります。本記事を参考にして、より効率的な勤怠管理方法を検討してみてください。

また現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。なかには、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなど、さまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入を検討してみてください。

※参考:勤怠管理システム53サービス比較!特徴・料金・機能・メリットを紹介

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そこで、解決策の一つとして注目されているのが勤怠管理システムです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

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