こんにちは。社労士の小西広宣です。
多くの会社では、労働時間を管理するのに、何らかの形でタイムカード（Web打刻、PCログイン、ログアウトなどの方法も含めて）を活用して勤怠管理をされているケースも多いのではないでしょうか。
タイムカードを使用することにはいくつかのメリットがあり、まず、その場で社員の出勤状況が把握できます。また、欠勤や遅刻、早退が多いかどうかなどの勤怠管理を手早くおこなうこともできます。
そして、労働時間の客観的な証拠になります。特に、労使トラブルで労働時間の算定の必要が出た場合は、タイムカードに記載されている労働時間は証拠能力が高くなります。
しかし、上記のようなメリットがある一方で、労働時間の管理を自己申告制にしている会社もまだ少なくはありませんので、今回はタイムカードの必要性について、詳しくご紹介します。
働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。
しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。
そのような方に向け、働き方改革の内容とその対応方法をまとめた資料を無料で配布しておりますので、法律にあった勤怠管理ができているか確認したい方は、以下のボタンから「中小企業必見！働き方改革に対応した勤怠管理対策」のダウンロードページをご覧ください。
【社労士監修】HR関連法改正トレンドBOOK 2024年版
2023年は一部企業を対象に人的資本開示が義務化されたほか、HR関連での法改正に動きが見られました。
2024年では新たな制度の適用や既存のルールの変更・拡大がおこなわれます。
人事担当者として知っておきたいHR関連の法改正に関する情報ですが、その範囲は幅広く、忙しい業務の中でなかなか網羅的に把握することは難しいのではないでしょうか。
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そもそもタイムカードのない職場は違法なの？
労働基準法では、使用者に労働者の労働時間の管理を義務付けています。
こちらについては、タイムカードによるもの以外の方法として、使用者自身の現認による時間管理という方法や、自己申告制による方法もあります。
つまり、タイムカードがないからといって、即座に違法となるわけではありません。
しかしながら、使用者自身の現認というのは、必ずしも使用者自身が職場にいるとは限らないので、漏れが出る危険性があります。
また、使用者に限らず、勤怠や労働時間については誰もが理解を深めて置けるに越したことはありません。
社内で勤怠管理への意識浸透などをする際には以下の資料もぜひご活用ください。
政府は労働時間の管理に関するガイドラインを策定
国は、平成29年1月20日に、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を作成しました。
このガイドラインでは、労働時間の管理をタイムカードを使用せずに自己申告制にする場合、使用者は以下のような措置を講じることとしています。
- 労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことについて十分な説明を行う
- 労働時間の管理者に対して、自己申告制の適正な運用を含め、ガイドラインに従い講ずべき措置について十分な説明を行う
- 自己申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているかどうか、必要に応じて実態調査を実施し、所用の労働時間の補正をする
- 自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、労働者に報告させる場合に、当該報告が適正に行われているか確認する
- 労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設け、それを超えた申告は認めないなど、適正な申告を阻害する措置は講じない
自己申告制の場合は、上記の措置を講ずるよう求められているため、このような措置が困難である場合は、従来型の打刻用レコーダーと紙のタイムカードを導入することが必要だといえます。
上記のガイドラインでも、まずはタイムカードなどによる客観的な記録をもとに労働時間の管理をするよう求めています。
自己申告制については、やむを得ない場合の方法であると考える方が良いでしょう。
なんにせよ、法的なリスクを回避するためには労働基準法をはじめとした法令についての理解を深めることが不可欠です。
以下の記事なども参考にしながら、人事・労務担当者の方は詳しく知っておくと良いでしょう。
また、2019年に施行された働き方改革関連法でも勤怠管理ルールは厳しくなっているため、本章の内容と併せて確認することがおすすめです。
当サイトでは、上述した働き方改革の内容や担当者に求められる対応などを解説した資料を無料で配布しております。
働き方改革に対応した勤怠管理で不安な点があるご担当者様は、こちらから「働き方改革に対応した勤怠管理対策BOOK」をダウンロードしてご確認ください。
※参考：労働基準法をもっと詳しく！勤怠管理に関する法的ポイントを解説
タイムカードではなく「勤怠管理システム」の導入も検討
現在、労働時間の管理に関しては、クラウド型のシステムを導入することも一般的になりつつあります。
これらを総称して「勤怠管理システム」と呼びますが、PCやスマホ、ICカードなどさまざまなデバイスに対応しているので、出退勤の打刻に関して場所を選ばずにおこなうこともできるようになります。
また、管理業務においても、打刻漏れや不正打刻があった場合に管理者と従業員にリアルタイムで通知されるため、タイムカードやタイムレコーダーでは難しかった正確な勤怠管理を実現することができるでしょう。
※参考：『勤怠管理システム』をもっと詳しく！ ▶︎5分でわかる勤怠管理システムの全て！
適正な労働時間の管理が労務管理の第一歩
どのような方法で労務管理をするにせよ、労働時間を適正に管理することが労務管理の第一歩です。
特に、日本の場合、労働基準法をはじめとした労働法では、労働時間が管理されていることを前提に法律が構成されています。
そのため、労働時間の適正な管理がなされていない場合、司法や行政に対する心証が悪くなるケースもありえます。
まずは、自分の会社に合った方法で社員の労務管理をしていくことが必要ですね。
また現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。
中には、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。
勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。
※参考：国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅！料金・機能・メリット徹底比較｜2022年最新版
働き方改革が始まり、法改正によって労働時間の客観的な管理や年次有給休暇の管理など、勤怠管理により正確さが求められることとなりました。
しかし、働き方改革とひとことで言っても「何から進めていけばいいのかわからない…」「そもそも、法改正にきちんと対応できているか心配…」とお悩みの人事担当者様も多いのではないでしょうか。
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