タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

正社員・パート・嘱託・契約社員・派遣社員・アルバイトなど、複雑な雇用体系への移行やライフスタイルの変化に合わせて、フレックスタイムなどの導入が進んでいます。

多様な働き方が増えていくなかで、企業は勤怠管理をその複雑な雇用体系に合わせていく必要があります。

また勤怠管理の方法も、より仕事の効率化・利便性・速さを求め、アナログからデジタルへと進化しています。そんな中、タイムカードを活用した勤怠管理から脱却できていない企業が多いのも事実です。

そこで、今回はタイムカードによる勤怠管理が現代の社会において、どのようにメリットやデメリットがあるのか調べてみました。

関連記事：タイムカードとは？仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

1. タイムカード打刻のメリットとデメリット

では実際にタイムカードのメリットとデメリットについて詳しく解説していきます。

1-1. タイムカード打刻のメリット

タイムカードは、本人自身が正しく出勤時間と退社時間を打刻するという性善説のもと、管理者が正確な勤務時間を集計できるということがメリットとしてこれまで長く使われてきました。

とくに、10名以下の規模が小さい会社では勤怠管理をする必要がある社員の数も少ないので、タイムカードでの管理の方が簡単に把握することができます。なので特別勤怠管理システムを導入する必要性も少なく、勤怠管理にかかってくる経費や工数があまりかからないといった利点があります。

「勤怠管理システムを導入」といってもあまりイメージがつかない方は以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

※参考：勤怠管理システムを使うと何が変わる？ ▶︎実際の管理画面でもっと詳しく解説

1-2. タイムカード打刻のデメリット

タイムカードはその仕様上、社員1人1人に打刻をしてもらわないといけないアナログな方法です。

専用の打刻マシンへ短時間のうちに人が集中するとタイムカードを打つために行列ができたり、他人が代理で打つという不正打刻や押し忘れといった人為的なアクシデントも起きかねません。

またタイムカードでの勤怠管理では、担当者が勤務時間をエクセルや専用のシートに手で入力をして計算をすることになるため、勤務の締め日には集計作業に煩雑かつ、かなりの時間がかかる業務だといえます。

また、備品代にもランニングコストがかかり、個人情報の保護などにより、その後のタイムカードのと処理も必要になります。

特に、会社の規模が大きい場合や組織が複雑な場合、その打刻したタイムカードを本社や本店へ毎月送る輸送費や発送に保管伴う業務なども発生します。

会社の規模や資本によってタイムカードを使用することは、メリットになったりデメリットになったりしますので、それぞれの会社状況によりタイムカードを使用した方が効率的でよい方法なのか否か、再度検討をしていくことも大事でしょう。

関連記事：タイムカード押し忘れを減らす4つの対策｜システム導入のメリット

2. 時代はコスト安・ペーパーレスへ

タイムカードの打刻システム、Web打刻システムのいずれの勤怠管理にしても、『長期的に見たコスト削減』や『業務の効率性』を考えて、社員が勤怠管理に煩わされることなくよりスムーズにおこなえる勤怠管理を導入し改善していくことが第一といえるでしょう。

ですがここ近年の企業の流れとして、世界的なエコ化志向とパソコンやインターネットの普及により、利便性と迅速化において書類での提出物がほとんどペーパーレス志向へ時代が移行してきているのも事実です。

技術の進歩によって勤怠管理システムも進化しており、人事総務的な業務が煩雑にならないように業務改革がおこなわれてきています。

たとえば、パソコンの起動から終了時を勤怠管理に利用した勤怠管理システムや、オンライン上で打刻ができるWeb打刻システムを導入して、勤怠管理にかかる人件費の削減と労務時間を軽減して、業務の効率化をはかろうとする動きもでています。

※参考：『効率的にPCで勤怠管理』をもっと詳しく ▶︎勤怠管理にエクセルを使うメリットとは？働き方改革による影響を解説

また、クラウドやシステムでデータを用いた人事管理により1日単位で従業員の勤怠データを把握することもできます。

データを把握することで、適材適所の人員配置や、シフトの作成など、勤怠管理システムで多くの業務を効率化することも可能になってきています。

3. まとめ

現代の複雑になった雇用形態下においてより正確でより速く勤怠管理するには、勤怠管理者の権限機能が付いたWeb打刻システムが、正確でよりスピーディーに安心な労務管理サポートができるでしょう。

勤怠管理システムも会社の規模やニーズに合わせて多くのサービスがリリースされています。現状でタイムカードでの打刻をエクセルに手動で打ち込みをされているような担当者であればWebやクラウドで勤怠管理できるシステムを比較検討してみてはいかがでしょうか？

また現在では、国内でも勤怠管理システムは数えきれないほど存在します。

中には、無料で始められるものや機能別で業界に特化したものなどさまざまな勤怠管理システムが登場してきました。

勤怠管理にお悩みの人事担当者の方は、以下の記事なども参考にしながら導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

※参考：国内ほぼ全ての勤怠管理システムを網羅！料金・機能・メリット徹底比較｜2022年最新版