タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法|打刻漏れを防ぐ方法についても紹介! |HR NOTE

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タイムカードの打刻ミスがあった場合の対処法|打刻漏れを防ぐ方法についても紹介!

  • 労務
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タイムカードは操作がシンプルで簡単に労働時間を記録できるという点から、多くの企業で利用されています。しかし、もし従業員が打刻をミスしてしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか?

本記事では、打刻ミスがあった際の影響や対処法、打刻ミスを減らす方法について解説します。

関連記事:タイムカードとは?仕組みや使い方、メリット・デメリットを徹底解説

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1. タイムカードで打刻ミスがあった際の影響

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従業員が打刻ミスをしてしまった場合、企業には大きく2つの影響があります。一つひとつ、順番に解説します。

1-1. 人事担当者の業務が増える

打刻ミスがあった際の1つ目の影響は「人事担当者の業務が増えること」です。
例えば、従業員が退勤時にタイムカードを押し忘れた場合、人事担当者はその従業員が何時に帰ったのか事実確認をする必要があります。

元々、タイムカードによる勤怠管理は労働時間の集計が煩雑であることが多いです。それに加えて、打刻ミスがあると確認業務までしなくてはならないため、人事担当者に多大な負荷がかかります。

関連記事:効率的なタイムカードの集計方法とは|人事・経理から個人管理まで 

1-2. 企業のイメージダウンにつながる恐れ

打刻ミスがあった際の2つ目の影響は「企業のイメージダウンにつながること」です。タイムカードによる打刻の目的は、従業員の労働時間を正確に把握することです。しかし、打刻ミスが起こってしまうと、従業員の労働時間を正しく算出することができません。

それだけでなく、退勤時の打刻を忘れてしまい、実際の労働時間以上に長い時間が記録されてしまうと、実際の労働時間を適切に管理していたとしても、労働基準法違反とみなされてしまう場合があります。
このように、勤怠管理は企業にとって非常に重要な業務のひとつです。本記事をご覧の方の中にはタイムカードでの勤怠管理に課題を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。当サイトではミスが発生しやすいタイムカードの集計業務をなくせる勤怠管理の方法についてまとめた資料を無料でお配りしています。タイムカードの課題解決のご興味のある方は。こちらからダウンロードして、課題解消にお役立てください。

2. タイムカードで打刻ミスがあった場合の対処法

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ここでは、打刻ミスが起こってしまった場合の対処法について解説します。打刻ミスへの対処法は大きく3つあります。一つひとつ、順番に解説します。

2-1. タイムカードの記録と事実確認をおこなう

自社の従業員が打刻ミスを起こしてしまった場合、まずタイムカードの記録が実際の労働時間とどれくらい異なるのか、すぐに事実確認をおこないましょう。月末に給与計算をする際に問題が発生するため、労働時間の事実確認は迅速におこなうようにしましょう。

2-2. 始末書・反省文を提出してもらう

打刻ミスをしてしまった従業員には、始末書あるいは反省文を提出してもらいましょう。始末書は打刻ミスの再発防止や打刻ミスへの認識を改めてもらう効果があります。

また、それだけでなく、始末書や反省文は勤怠情報を修正した証拠ともなるという点でも非常に重要です。

2-3. 不正打刻や改ざんだった場合、残業代返還・懲戒解雇も検討

前項までは、従業員がうっかり打刻を忘れてしまった場合の対処法について解説しました。

しかし、企業内で発生した打刻ミスが、実は従業員が意図的におこなった不正打刻や改ざんである可能性も考えられます。その事実が発覚した場合には、該当の従業員に対し残業代の返還や懲戒解雇の実施などを検討しましょう。

関連記事:タイムカードの改ざんは違法!不正打刻や改ざんを防ぐ方法をご紹介

3.【疑問】打刻ミスが多い社員を減給処分に課すことはできるか

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原則、打刻ミスの多い従業員に減給処分を課すことはできません。しかし、あらかじめ就業規則に「打刻ミスを常習的におこなった場合は、減給処分に課す」と明文化している場合においては、打刻ミスを繰り返す従業員を減給処分に課すことができます。

ここまで、打刻ミスをおこなった従業員に対し、どのような処分が適切なのかについて解説しました。ここからは、従業員がタイムカードによる打刻を忘れてしまう理由について紹介します。

4. タイムカードによる打刻を忘れてしまう理由

はてな3つ 青い服の男

従業員がタイムカードによる打刻を忘れてしまう理由は、大きく分けて2つあります。一つひとつ、順番に解説します。

4-1. タイムカードの打刻機が目に入らない

1つ目の理由は、「タイムカードの打刻機が目に入らない」です。

タイムカードの打刻機の周りに書類が山積みになっていたり、そもそも打刻機が置かれている場所が従業員があまり通らない場所であったり、といった場合が多く見られます。タイムカードの打刻機が目に入らないという状況では、従業員が打刻することを忘れやすくなってしまいます。

4-2. 打刻が習慣化されていない

2つ目の理由は「打刻が習慣化されていない」です。

特に、普段リモートワークをしている社員や、新入社員はタイムカードによる打刻を習慣化できていないため、出社した際でも打刻を忘れがちです。

ここまで、タイムカードへの打刻を忘れてしまう理由について解説しました。ここからは、上述したような、タイムカードによる打刻ミスを減らす方法について解説します。

5. タイムカードによる打刻ミスを減らす方法

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タイムカードによる打刻ミスを減らす方法は大きく分けて4つあります。一つひとつ、順番に解説します。

関連記事:タイムカード押し忘れを減らす4つの対策|システム導入のメリット

5-1. タイムカードの打刻機を目立つ場所に置く

1つ目は「タイムカードの打刻機を目立つ場所に置く」です。

従業員が出退社の際に、必ず通る通路や出入り口に打刻機を設置するのが効果的です。打刻機を目立つ場所に設置することで会社全体に打刻する習慣を浸透させることができます。

5-2. ポスターや張り紙の設置

2つ目は「ポスターや張り紙の設置」です。

「出勤、退勤時は必ず打刻!」といったメッセージを載せたポスターを設置することで、従業員の打刻忘れを防止する効果があります。また、どうしても打刻機を目立つ場所に設置することができないといった場合にも、ポスターで打刻をリマインドできるため非常に有効です。

5-3. 部署ごとに打刻管理責任者を決める

3つ目は「部署ごとに打刻管理責任者を決める」です。

打刻管理責任者を決め、部署内で打刻をリマインドする習慣を設けることで、従業員の打刻忘れ防止につながります。特定の人物を打刻管理責任者にするのではなく、当番制にすることで従業員全体の打刻への意識が高まるのでおすすめです。

5-4. 勤怠管理システムの導入

4つ目は「勤怠管理システムの導入」です。

勤怠管理システムであればスマホやパソコンで打刻することができるため、打刻機の場所に左右されるという事もありません。万が一、打刻ミスがあった際にも、アラートを通知してくれる機能があるので打刻ミスの防止に効果的です。

関連記事:タイムカード打刻のメリットより時代はペーパーレスの勤怠管理システム

6. タイムカードに限らず、打刻漏れのない適切な勤怠管理を!

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本記事では、打刻ミスが企業に与える影響、打刻ミスが起こる原因と防止策について解説しました。打刻 ミスが発生すると、人事担当者に負荷がかかるだけでなく、正しい給与計算ができなくなります。

この記事の内容を踏まえて、打刻ミスを防ぎ、適切な勤怠管理・給与計算を心掛けましょう!

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