「所定労働時間」と「法定労働時間」の違いとは?定義や残業代計算について詳しく解説!

労働時間の適正な把握は、人事担当者が勤怠管理をおこなっていくうえで非常に重要です。
しかし、労働時間には「所定労働時間」と「法定労働時間」の2種類があり、それぞれ超過して労働させた場合、残業代の支払い義務が発生します。また、近年、フレックスタイム制度の浸透やアルバイトの増加などの影響で、労働時間を正しく把握する事がより一層難しくなってきています。

こちらの記事では、所定労働時間と法定労働時間の違いや、フレックスタイム制度などの多様な働き方やシフト制の勤怠管理についても詳しく解説していきます。

1.「所定労働時間」と「法定労働時間」の違い

二つの青と黄色の時計

「所定労働時間」とは、企業ごとに就業規則で定められた労働時間のことを指します。
一方、「法定労働時間」とは、労働基準法で定められた労働時間のことで、原則として1日8時間、週に40時間という労働時間の上限のことを指します。

企業は原則、この法定労働時間の上限を超えない範囲で所定労働時間を設定する必要があります。仕事量の増加などにより、法定労働時間を超えて残業させる場合は、「36協定」を結ぶ必要があります。

2. 実労働時間が所定労働時間を下回った場合の対応とは?

白と黒の天秤

生活を送っている中で、どうしても体調がすぐれないなど、従業員が会社を休むこともあるでしょう。そのような場合、会社が定める月所定労働時間を下回った時はどうなるのでしょうか。

病欠などで実働時間が所定労働時間を下回った場合は、基本給から不足時間分を控除します。控除は、1時間あたりの基礎賃金を算出し、不足時間数にかけて金額を出します。

計算方法は以下の通りです。

控除額=月給与額÷月平均所定労働時間×不足時間
(月平均所定労働時間=(365日-年間休日)×1日の所定労働時間÷12か月)

3. 法定労働時間を上回った場合は36協定の締結が必要

上がる

36協定とは、時間外労働に関する協定です。通常であれば、法定労働時間は1日8時間、週に40時間までと上限が設けられていますが、36協定が労働者と使用者の間で締結されていれば、法定労働時間以上の労働が許されます。

時間外労働(休日労働は含まず)の上限は、原則として、月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることはできません。また、法定労働時間を超えた労働には割増賃金が発生します。

4. 所定労働時間や法定労働時間を超過した場合の残業代計算

残業をする社員

法定労働時間を超過した場合、割増賃金が発生します。
割増賃金には3つの種類があり、ここではそれぞれの種類や割増率について解説します。

4-1. 割増賃金の種類

▼時間外労働の場合
時間外労働とは法定労働時間を超えた労働のことを指します。
労働基準法により、時間外労働は25%の割増率が適用される事が定められています。

また、時間外労働が月60時間を超えた分は、50%の割増率が適用されます。
現在、50%の割増率は大企業にのみ適用されており、中小企業は時間外労働が月60時間を超えたとしても、割増率は25%となっています。

しかし、2023年4月からは、中小企業にも月60時間以上の時間外労働に50%の割増率が適用されるようになるため、今のうちから備えておくと安心です。

時間外労働の割増賃金は、以下の計算式で算出します。

「1時間あたりの賃金×1.25(割増率)×残業時間」

例)所定労働時間が9~18時(休憩1h)、時給1000円の従業員が19時まで残業した場合

1,000円(時給)×8時間(所定労働時間)=8,000円
1,000円(時給)×1.25(割増率)×1時間(残業時間)=1,250円
合計:8,000円+1,250円=9,250円

 

▼深夜労働の場合
深夜労働とは、午後10時から午前5時までの間の労働のことを指します。
深夜労働においても、時間外労働と同様に25%の割増率が適用されます。

深夜労働の割増賃金は以下の計算式で算出します。

「1時間あたりの賃金×1.25(割増率)×深夜労働時間」

時間外労働と計算式は同様ですが、時間外労働と深夜労働が重なった場合、計算が複雑になるので注意してください。

例)所定労働時間が9~18時(休憩1h)、時給1000円の従業員が23時まで残業した場合

1,000円(時給)×8時間(所定労働時間)=8,000円
1,000円(時給)×1.25(割増率)×4時間(18~22時までの残業時間)=5,000円
1,000円(時給)×1.5(割増率)×1時間(22~23時までの深夜労働時間)=1,500円
合計:8,000円+5,000円+1,500円=14,500円

 

▼休日労働の場合
休日には「法定休日」と「所定休日」の二種類あります。
「法定休日」とは法律で付与が義務付けられた休日のことで、「所定休日」とは企業が独自で労働者に与える休日を指します。

法定休日に労働させた場合には、35%の割増率がかかります。
一方で、所定休日に働いたとしても休日労働としての割増率はかかりませんが、1日8時間、もしくは週40時間の上限を超過した場合は、時間外労働の割増率25%がかかります。

休日労働の割増賃金は以下の計算式で算出します。

「1時間当たりの賃金×1.35×休日労働時間」

例)所定労働時間が9~18時(休憩1h)、時給1000円の従業員が法定休日に同じ時間働いた場合

1000円(時給)×1.35(割増率)×8時間=10,800円

ここまで割増賃金の計算例では、時給制の場合で紹介しましたが、月給制の従業員の場合、どのように1時間あたりの賃金を算出するのでしょうか。
次に、月給制の従業員の残業代計算の際に用いる、月平均所定労働時間の計算方法を解説します。

4-2. 月平均所定労働時間の計算方法

月給制の場合、1時間あたりの賃金は『月給÷月平均所定労働時間』で算出します。月平均所定労働時間とは、その名の通り、1か月あたりの平均所定労働時間のことです。
月によって営業日数は異なり、単月で計算してしまうと、毎月1時間あたりの賃金が変動してしまうことになります。

例えば、所定労働時間が8時間の企業だと、営業日数が20日の月は「160時間(8時間×20日)」、18日の月は「144時間(8時間×18日)」の月所定労働時間になります。

このような事態を防ぐために、年間の所定労働時間から月平均所定労働時間を算出して平均を出します。実際に月平均所定労働時間は、下記の計算式で算出することができます。

月平均所定労働時間=(365日-年間休日)×1日の所定労働時間÷12か月

例えば、年間休日が125日、一日の所定労働時間が8時間の従業員の場合、下記の計算ができます。

月平均所定労働時間=(365日-125日)×8時間÷12か月=160時間

従業員の月給が30万円だとすると、
30万円(月給)÷160(月平均所定労働時間)=1,875円
となり、その従業員の1時間当たりの基礎賃金は1,875円であることが分かります。

4-3. 所定労働時間が法定労働時間を下回る場合の計算方法

こちらでは、所定労働時間が法定労働時間を下回る場合の残業代計算について解説します。
所定労働時間が法定労働時間を下回ることは何も問題ありません。
なぜなら、法定労働時間は労働基準法で定められている最低限の基準に過ぎないからです。

そのため、企業が従業員のプライベートを考慮し、所定労働時間を7時間と設定しても問題はありません。しかし、残業代の支給の仕方は異なるので注意しましょう。時間外労働の割増率が適用されるのは法定労働時間(8時間)を超えた場合に限るので、下記の計算となります。

例)所定労働時間が9~17時(休憩1h)で、時給1000円の従業員が19時まで働いた場合の残業代

17~18時までの残業代:1,000円×1時間(8時間を超えた1時間分)=1,000円
18~19時までの残業代:1,000円×1.25×1時間(8時間を超えた1時間分)=1,250円
合計:1,000円+1,250円=2,250円
このように、残業時間の考え方は法定内か法定外かを考慮する必要があります。残業時間の扱い方を誤ってしまうと、適切な給与計算ができず未払い残業代などリスクを負うことになってしまうため、正確に把握しておく必要があります。当サイトでは、法定内残業と法定外残業の違いや残業代の計算方法をまとめた資料を無料で配布しております。残業の理解に不安がある方は、こちらから資料をダウンロードして、残業の理解にお役立てください。

5. 所定労働時間が変動する雇用形態や勤務形態

自由な勤務形態

ここでは、シフト勤務やフレックスタイム制、変形労働時間制といった勤務形態の場合の残業代計算について解説します。

5-1. パートやアルバイトなど、シフト勤務の場合

パートやアルバイトといったシフト勤務の従業員であっても、法定労働時間は1日8時間、週40時間が原則です。『1日4時間勤務』と従業員に求めている会社であれば、4時間が所定労働時間となります。

また、シフト勤務でも同様で、上記で述べた通り、法定労働時間を超えるまでは割増賃金が発生しません。

5-2. フレックスタイム制の場合

フレックスタイム制においては、始業と終業の時間を自由に決められるという特徴上、『1日8時間、週40時間』という通常の法定労働時間が適用されません。
その代わりに、『清算期間の暦日数÷7日×40時間』で算出された時間を法定労働時間として設定しています。

フレックスタイム制では、上記の計算によって算出された法定労働時間以上に労働した場合に、割増賃金がかかります。また、フレックスタイム制の清算期間が1か月を超える場合は各週の労働時間の平均を算出し、50時間を超えた分も残業時間となります。ここでは、清算期間が1か月以内の場合について解説します。

例えば、清算期間が1か月(31日)の場合、法定労働時間は下記の通り算出されます。

31日(清算期間1か月の歴日数)÷7日×40時間(1週間の法定労働時間)=177.1時間

フレックスタイム制を利用する従業員に対しては、この計算により定めた法定労働時間より実働時間が長かった場合は残業代が発生し、短かった場合は不足時間分を給与から控除されます。

参考:フレックスタイム制の清算期間とは?最大3か月に延長する際の注意点 | HR NOTE 

5-3. 変形労働時間制の場合

変形労働時間制では1か月を平均して週40時間を超えなければ、特定の日や週において
法定労働時間を超えた労働が可能になる制度です。

変形労働時間制は制度の特性上、制度を導入する期間以外に、1日ごと、1週間ごとに残業代を算出する必要があります。
1日について残業代が発生する場合は以下の通りです。

  • 1日の所定労働時間が8時間を超えた日は、所定労働時間を超えた分
  • それ以外の日は8時間を超えた分

1週間について残業代が発生する場合は以下の通りです。

  • 1週間の所定労働時間が40時間を超えた週は、所定労働時間を超えた分
  • それ以外の週は40時間を超えた週

変形労働時間制を導入する期間全体で残業代を算出する場合は上記のフレックスタイム制と同様に『期間の暦日数÷7×40』で、法定労働時間を算出し、その時間を超過した分を残業代とみなします。

6.「所定労働時間」と「法定労働時間」を理解し、適切な労働時間の管理を

労働時間の管理をする人事担当者

本記事では、所定労働時間と法定労働時間、割増賃金の種類や特殊な雇用形態、勤務形態における残業代計算について解説しました。労働時間を正しく管理し、適切な残業代を把握することは非常に重要です。働きやすい労働環境づくりを目指し、労働時間の適切な管理を心掛けましょう。

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