【図解】有給休暇の付与日数と付与のポイントをわかりやすく解説!

2019年4月から労働基準法の改正により、年10日間以上の有給休暇が付与されるすべての労働者に対し、年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。

そのため、正社員だけではなく、パートやアルバイトの従業員に対しても、有給休暇の付与日数や取得日数を計算する必必要が出てきています。

今回は、このような有給休暇の計算や付与日数に対する細かなルールについて、図を用いてわかりやすく解説します。

1. 有給休暇の定義と日数について

1-1. そもそも有給休暇とは?

そもそも有給休暇とは、企業で働く従業員が取得できる休暇のうち、給料が支払われる休暇のことを指します。

心身の疲労回復や生活の余裕を確保するために必要な休暇で、労働基準法第39条で定められた労働者の権利です。

そのため、業種や各企業で設定する労働規則に規定なく付与する必要があります。

有給休暇を従業員が取得する際に、使用者の承認は必要なく、また、有給休暇を取得する目的にも制限はありません。

1-2. 従業員への有給休暇付与は企業の義務!

年次有給休暇は労働者に認められた権利であり、企業側は労働者に年次有給休暇を付与しなければなりません。

年次有給休暇が付与される要件は、以下の2つです。

  • 6カ月以上継続して働いている
  • 全労働日の8割以上で出勤している

有期雇用労働者(アルバイト、パート、派遣社員など)のような短期間の雇用契約を結んでいる方の場合でも、契約更新を繰り返して6カ月以上働いている方であれば、上記の条件を満たす可能性があります。

この2つの条件を満たし、所定の労働時間が週30時間以上または所定労働日数が週5日のフルタイム契約の場合であれば、正社員と同様の10日分の有給休暇が付与されるのです。

2. 有給休暇を付与する日数の正しい計算方法

基本的に有給休暇の付与日数は、勤続年数に応じて加算されることになります。

しかし、雇用形態ごとに付与日数の計算方法が異なるため、注意しなければなりません。

正社員、パート・アルバイトの場合の有給休暇付与日数について、詳しく見ていきましょう。

2-1. 正社員の場合

正社員の年次有給休暇日数は、上図の通りです。

繰り返しになりますが、6か月以上継続勤務し、全労働日の8割以上の出勤がある方に付与されます。

2-2. パート・アルバイトの場合

パート・アルバイトの場合は、週所定労働日数や週所定労働時間によって年次有給休暇の付与日数が細かく分かれるので、注意が必要です。

<1>週所定労働日数が5日の場合

週所定労働日数が5日以上、週所定労働時間が30時間以上、年間217日以上のいずれかに該当して出勤しているパート、アルバイトには、正社員と同様の年次有給休暇日数を付与する必要があります。

週の所定労働時間が30時間未満であっても、週所定労働日数が5日の場合は、継続勤務年数が6ヶ月になった時点で通常の労働者と同じ年次有給休暇が付与されるということです。

<2>週所定労働日数が4日の場合

週所定労働日数が4日で、かつ週所定労働時間が30時間未満の場合は、継続勤務年数が6ヶ月になった時点で7日間の有給休暇が付与されます。

それ以降は1年経過するごとに、8日・9日・10日・12日・13日、6年6カ月経過すると、15日間付与されます。

<3>週所定労働日数が3日の場合

週所定労働日数が3日で、かつ週所定労働時間が30時間未満の場合は、継続勤務年数が6ヶ月になった時点で5日間の有給休暇が付与されます。

それ以降は1年経過するごとに、6日・6日・8日・9日・10日、6年と6ヶ月経過すると、11日間付与されます。

<4>週所定労働日数が2日の場合

週所定労働日数が2日で、かつ週所定労働時間が30時間未満の場合は、継続勤務年数が6ヶ月になった時点で3日間の有給休暇が付与されます。

それ以降は1年経過するごとに、4日・4日・5日・6日・6日が毎年付与され、6年と6ヶ月経過すると、7日間付与されます。

<5>週所定労働日数が1日の場合

週所定労働日数が1日で、かつ週所定労働時間が30時間未満の場合は、継続勤務年数が6ヶ月になった時点で1日の有給休暇が付与されます。

それ以降は1年経過するごとに、2日・2日・2日・3日・3日、6年と6ヶ月経過すると、3日間付与されます。

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3. 有給休暇の付与日数を計算する上で覚えておきたいポイント

3-1. 有給休暇の取得が義務化(2019年4月~)

2019年4月、労働基準法の改正により、年10日以上の年次有給休暇が付与される全ての労働者に対して、年5日の年次有給休暇の確実な取得が使用者(企業側)に義務付けられました。

そのため、労働者の就労条件を確認することを目的に厚生労働省がおこなっている「就労条件総合調査」によると、2019年の法改正により、労働者1人当たりの年次有給休暇取得率の平均は上昇しています。

日本の平均有給取得率を企業規模別でみると、1,000人以上の企業で「63.1%」、30~90人の企業で「51.1%」の取得率で(取得率=取得日数合計÷付与日数×100%)、前年度の平均である「49.4%」と比べて少しずつ改善されている状況です。

しかし、まだ付与された日数の半分程度しか有給休暇を取得できていないという状況は続いているので、企業側としては従業員にただ計算した有給休暇の日数を付与するだけでなく、実際に従業員が取得するところまで考えて適切な周知をおこなわなければなりません。

3-2. 労働基準法に違反すると罰則あり(30万円以下の罰金)

有給休暇が付与される従業員がいるのであれば、企業規模に関わらず必ず対応が必要です。

有給休暇を付与していない、また、有給休暇を10日以上付与する従業員に有給休暇を5日以上取得させない、といった労働基準法違反は、罰則(30万円以下の罰金)が科せられます。

罰金は従業員1人当たりのものであるので、年5日の有給休暇を取得しなければならない従業員100人が年5日の有給休暇を取得できなかった場合は、最大で3千万円の罰金になってしまいます。

また、この他にも、有給休暇について就業規則で定めていなかった場合や、社員から請求された時季に有給休暇を与えなかった場合も違法となります。

「上司に申請したけれど休ませてもらえなかった」という状況は違法であり、正当な理由なく与えないという選択肢はありません。

従業員に与えられている有給休暇の中で5日分は、本人の希望を加味したうえで会社側が休む日を指定し、休暇を取らせなければならない(時季指定)があることも覚えておきましょう。(年5日以上の有給休暇を既に取得済みの労働者は、時季指定不要です。)

3-3. 育児、介護休業の場合の有給休暇について

育児や介護といった理由で休業した場合は、その期間は出勤したものとみなされます。

この期間の休業は年次有給休暇ではなく、育児・介護休業法に基づいた休業として扱われるため付与日数には含まれません。

たとえ8割以上の出勤実績がなかったとしても、年次有給休暇の付与に必要な勤続期間に含めることができるので、覚えておくようにしましょう。

3-4. 有給休暇管理簿を保存する

年次有給休暇管理簿とは、労働者ごとに付与日(基準日)、付与日数、取得日、時季指定した日などを管理するためのものです。

有給休暇管理簿は、年次有給休暇を与えた期間と期間満了してから3年間の保存が義務付けられています。

保存方法についてデータと紙媒体の指定はありませんが、労働基準監督官の臨検で賃金台帳とともに年次有給休暇管理簿の閲覧と提出が求められた場合は、すみやかに提示しなければなりません。

そのため、データと紙媒体での保存を併用しておくと良いかもしれません。

3-5. 有給休暇を管理するシステムの活用

これまでに記載してきた通り、有給休暇はほぼ全ての企業において適切に管理しなくてならないものとなります。

そのため、これらの業務を効率化する有給休暇を管理できるシステムを導入する企業が増えています。

システムでは取得状況や付与日数、繰り越し日数などを一括管理できるだけでなく、法改正があればシステムのバージョンアップされるため、人の手で有給休暇を計算して、Excelや紙などで管理するよりもスムーズな有給休暇管理が可能になります。

もちろん、Excelの関数機能を活用するなどで、有給休暇の計算を自動化するような有給休暇取得計画表も作成できますが、法改正などに併せて関数を定期的に組み替えるなどの工数が掛かってしまいます。

働き方改革が進む中で、従業員が増えてきた段階ではシステムを活用を検討することが望ましいでしょう。

4. まとめ

以上のように、有給休暇の付与や取得は義務化されており、その義務を守らなかった場合は罰せられてしまいます。

付与条件は細かく分けられていますが、それらを理解し正しい日数を計算できるようにしましょう。

有給休暇を取得させることで従業員が気持ちよく働ける環境を作ることができれば、企業にとってもメリットがあります。

より従業員が生産性を高く保てるような形を作るために、有給休暇の制度を整えていってください。

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