労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや書き方・記入例をわかりやすく解説! |HR NOTE

労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや書き方・記入例をわかりやすく解説! |HR NOTE

労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや書き方・記入例をわかりやすく解説!

  • 労務
  • 労務・その他

書類が沢山積まれている企業と労働者が雇用契約を結ぶ際に「労働条件通知書」を交付する必要があります。労働条件通知書を正しく作成することで、従業員とのトラブルを未然に防ぐことができます。なお、2024年4月から労働条件通知書の記載事項が改正されます。

この記事では、労働条件通知書の作成目的や交付方法・タイミング、記載事項をわかりやすく解説します。また。労働条件通知書と雇用契約書の違いについても紹介します。

関連記事:労働契約とは?基本原則や締結・更新・変更のルールなどわかりやすく解説!

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1. 労働条件通知書とは

紙にペンで違いを書き出そうとしている

企業が新しい労働者を雇用する際に必ず発行しなければならないのが「労働条件通知書」です。ここでは、労働条件通知書とはどのような書類なのか、雇用契約書との違いも交えながら詳しく紹介します。

1-1. 労働条件通知書は労働条件を提示する書類

労働基準法第15条では、企業に労働者を雇用する際には労働条件通知書を作成することを義務付けています。

(労働条件の明示)
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

引用: 労働基準法第15条一部抜粋|e-Gov法令検索

労働条件通知書の交付が義務付けられている理由の一つとして、労働条件を明示して従業員とのトラブルを避け、安心して入社してもらうことが挙げられます。後から「労働条件が事実と違う」と従業員に言われたとしても、労働条件通知書をもとに冷静に判断することが可能です。

関連記事:労働基準法第15条の「労働条件の明示義務」とは?意味を徹底解説

1-2. 労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書と似た書類として「雇用契約書」があります。雇用契約書には、法律上作成の義務がありません。記載される内容は労働条件通知書とほとんど変わりません。法律上の作成義務がないため、記載する内容や書式にも決まりはありません。

労働条件通知書は企業が雇用者に対して一方的に与えるものですが、雇用契約書には企業と労働者がサイン、署名、捺印する場所を設け、労使双方でそれぞれ1部ずつ保管します。

雇用契約書は、企業が提示した労働条件を労働者が確認し、合意するための書類として使われることが一般的です。雇用契約書は法律上、作成義務はありませんが、雇用契約においてトラブルが発生した場合、雇用契約書に基づいて合意の有無や正当性などを確認することができるので、作成することをおすすめします。
上記の内容をまとめると以下のようになります。

 

労働条件通知書

雇用契約書

適用される法律

  • 労働基準法
  • パートタイム労働法
  • 労働者派遣法

民法

書面締結の義務

義務あり

任意

労使による合意の必要性

使用者からの一方的な交付(通知)

労使双方の合意が必要(契約)

関連記事:雇用契約書が持つ法的効力とは?労働条件通知書との違いを詳しく紹介

1-3. 「労働条件通知書兼雇用契約書」という選択肢もある

労働条件通知書と雇用契約書の両方を交付する場合は、「労働条件通知書兼雇用契約書」として2つの書類を1つにまとめて交付することも可能です。ただし、1つにまとめることで文書量が多くなってしまう場合は、別々に交付するようにしましょう。

なお、「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付する場合は、労働条件通知書の必須項目を含めて作成する必要があります。また、労使双方が合意したことを確認できるよう、それぞれの記名・捺印欄を設けておきましょう。

関連記事:雇用契約書の書き方とは?明示しておくべき事項を詳しく紹介

2. 労働条件通知書の交付対象者

労働条件通知書は、非正規社員を含むすべての従業員に交付する必要があります。ただし、業務委託で働いている人は雇用契約を結んでいないので、労働条件通知書の交付は不要です。

2-1. パート・アルバイトも労働条件通知書の交付対象者

パート・アルバイトも労働条件通知書の交付対象者に含まれます。パート・アルバイトなどの短期雇用労働者の場合、労働条件通知書に記載しなければならない事項が正社員と異なるので注意が必要です。

パートタイム労働法により、正社員の労働条件通知書に記載すべき事項に加えて、パートやアルバイトなどの短期雇用者に対しては「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」も記載しなければなりません。これに違反した場合は10万円以下の過料を支払わなければならないので注意しましょう。

第六条 事業主は、短時間・有期雇用労働者を雇い入れたときは、速やかに、当該短時間・有期雇用労働者に対して、労働条件に関する事項のうち労働基準法(昭和二十二年法律第四十九号)第十五条第一項に規定する厚生労働省令で定める事項以外のものであって厚生労働省令で定めるもの(次項及び第十四条第一項において「特定事項」という。)を文書の交付その他厚生労働省令で定める方法(次項において「文書の交付等」という。)により明示しなければならない。

第三十一条 第六条第一項の規定に違反した者は、十万円以下の過料に処する。

引用:短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律(パートタイム労働法)一部抜粋|e-Gov

関連記事:パートタイム労働者の雇用契約書を作成する際に押さえておきたいポイント

2-2. 派遣社員への交付は注意が必要

派遣社員と雇用契約を結んでいるのでは「派遣会社(派遣元企業)」です。そのため、派遣先企業は派遣社員に対して労働条件通知書を交付する必要がありません。

一方、派遣元企業は派遣社員に対して労働条件通知書の交付が必要です。また、労働者派遣法により、派遣会社は派遣先での業務内容や期間などの就業条件を「就業条件明示書」として労働者に明示しなければなりません。なお「労働条件通知書兼就業条件明示書」として、労働条件通知書と就業条件通知書を1つの書類にまとめて交付することも可能です。

(就業条件等の明示)
第三十四条 派遣元事業主は、労働者派遣をしようとするときは、あらかじめ、当該労働者派遣に係る派遣労働者に対し、厚生労働省令で定めるところにより、次に掲げる事項(当該労働者派遣が第四十条の二第一項各号のいずれかに該当する場合にあつては、第三号及び第四号に掲げる事項を除く。)を明示しなければならない。

引用:労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律(労働者派遣法)一部抜粋|e-Gov

関連記事:企業が派遣を活用するメリット・デメリット|派遣の基本情報から目的まで徹底解説

3. 労働条件通知書の交付タイミング

労働基準法第15条では、労働条件通知書の交付タイミングを「労働契約の締結に際し」と定めていますが、具体的にどのようなタイミングで交付すればよいのでしょうか。ここでは、労働条件通知書の交付タイミングについて詳しく紹介します。

3-1. 新卒・中途採用の場合

新卒採用や中途採用の場合、労働条件通知書は新規雇用をおこなったタイミングで交付します。「内定から何日前までに交付」のような具体的な規定はありませんが、内定承諾する前に通知するのが望ましいです。労働条件通知書は使用者からの一方的な通知ですが、内定者はそれをもとに自身の働き方を確認するため、内定を承諾する前に通知しておく必要があります。

3-2. 労働条件を変更する場合

新規雇用時だけでなく、パート・アルバイトなどの有期労働契約を更新する場合や定年で退職した従業員を再雇用する場合など、労働条件の更新時にも労働条件通知書を交付する必要があります。ただし、労働条件通知書の交付義務があるのは、雇用契約の締結時であるため、賃金や手当が変更されるだけの場合、労働条件通知書の新たな発行は不要です。しかし、従業員の労働条件が大きく変わる場合、トラブルを未然に防ぐため、何かしらの形で従業員に通知するのが望ましいです。

4. 労働条件通知書の交付方法

女性が理由を考えている

労働基準法施行規則第5条により、労働条件通知書は原則として書面で交付する必要があります。紙媒体の労働条件通知書を従業員に交付する場合、手書きでも問題ありませんが、記載した内容が改ざんされないよう、ボールペンなど修正できないもので記載しましょう。なお、労働条件通知書や雇用契約書は「課税文書」に該当しないため、収入印紙は不要です。

(省略)④ 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める方法は、労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。
一 ファクシミリを利用してする送信の方法
二 電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信(電気通信事業法(昭和五十九年法律第八十六号)第二条第一号に規定する電気通信をいう。以下この号において「電子メール等」という。)の送信の方法(当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。)

引用:労働基準法施行規則第5条一部抜粋|e-Gov

4-1. 2019年4月から労働条件通知書の電子化が可能に

2019年4月に労働基準法が改正されたことにより、一定条件を満たした場合、労働条件通知書を電子メールやファクシミリなどの書面以外の方法で交付することが可能になりました。

労働条件通知書の電子化が可能になる条件は以下の通りです。

  • 労働者が労働条件通知書の電子化を希望している
  • 労働者本人のみが見ることができる方法で交付する
  • 労働者自身が出力して書面を作成できる

これらの条件を満たしていれば、労働条件通知書を電子メールやファクシミリで交付することができます。電子メールにはチャットツールなども含まれています。SMSによる明示も可能ですが、文字数制限などの観点から望ましくないとされています。

雇用契約書は2019年4月までも書面以外での交付が可能でした。労働条件通知書の電子化が解禁されたことによって、両者を兼用して「労働条件通知書兼雇用契約書」として電子メールで送る企業も増えています。電子化によって、書類を印刷して送付する手間や郵送代などが省けるほか、記名欄がある場合は労働者がオンライン上で記名して提出すれば、送り返す手間も発生しません。雇用契約関連書類を電子化することは、企業と労働者両者にメリットがあるため、利用を検討してみましょう。

関連記事:労働条件通知書を電子化するメリットと具体的な手順を解説

5. 労働条件通知書の作成・交付に関する注意点

ここでは、労働条件通知書の作成や交付に関する注意点について詳しく紹介します。

5-1. 労働条件通知書を発行しない場合は違法となる

労働条件通知書は労働基準法で作成・交付が義務付けられている書類なので、作成や交付がなされていない場合、違法となります。労働条件の明示義務に違反した場合は30万円以下の罰金が科されるため、記載事項に抜け漏れがないかまで確認しておきましょう。

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 (省略)、第十五条第一項若しくは第三項、(省略)

引用:労働基準法第120条一部抜粋|e-Gov

5-2. 事実と明示内容が異なる場合は即時解約可能となる

民法では無期雇用契約の労働者は、退職の意思を伝えてから2週間後に退職できると定めています。しかし、労働条件通知書の明示内容が事実と異なった場合、労働基準法第15条により、労働者は労働契約を即時解約することができます。従業員も企業も不利益を被るため、労働条件通知書には誤った内容を記載しないように気を付けましょう。

(省略)② 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる

引用:労働基準法第15条一部抜粋|e-Gov

関連記事:労働基準法における「退職の自由」とは?意味や注意点を紹介

6. 労働条件通知書の記載事項

労働条件通知書は作成義務だけでなく、記載内容も法律で定められています。労働条件通知書を作成しても適切な内容を記載していない場合は違法となってしまうため、漏れがないよう注意しましょう。ここでは、厚生労働省が公表している下記のテンプレートを基に、労働条件通知書の記載事項を詳しく紹介します。

引用:労働条件通知書テンプレート|厚生労働省

6-1. 契約期間

労働契約に期間があるかどうかを記載します。期間がある場合はいつからいつまでなのか、契約期日が到来した場合更新や延期の可能性はあるのか、更新や延期の方法についても記載しなければなりません。

6-2. 就業場所

就業場所について記載します。事業所や店舗が一カ所の場合はその場所のみを記載すれば問題ありません。しかし、複数の事業所や店舗で働く可能性がある、案件によって働く場所が変わる可能性があるケースも珍しくありません。このような場合は、勤務地が変わる可能性があることも労働条件通知書に記載しておく必要があります。

6-3. 業務内容

労働条件通知書に記載した業務内容以外の業務を与えることは禁止されています。また、業績や勤続年数によって業務内容が変わる場合はその旨を記載しましょう。

6-4. 始業時間、終業時間

業務の始業時間と終業時間も記載します。始業時間と終業時間がすべての従業員で同じ場合は、その時間だけ記載しましょう。交代制やシフト制の場合は、何時から何時までの間、何時間働く可能性があるのかを記載します。また、交代制の条件などについても記載しておかなければなりません。

6-5. 休憩時間

何時間以上の勤務で休憩が発生するのか、休憩は何分間あるのかを記載します。労働基準法で定められた休憩時間の下限を守っていれば、それ以上の休憩時間は企業が決めて問題ありません。休憩が複数回ある場合などは、その旨についても記載しておきましょう。

関連記事:労働時間内の休憩に関する注意点|休憩時間に関するQ&A付き

6-6. 休日、休暇

休日や休暇についても明示しなければなりません。労働基準法では最低限の休日が定められており、これを守らなければ違法行為として罰則の対象になります。また、休暇も労働者に与えられた正当な権利です。有給休暇やその他の法律で定められた休暇、企業が独自に定めた休暇についても記載してください。

関連記事:法定休日出勤の回数について主なルールや注意点を解説

6-7. 賃金

賃金の計算方法や支払日などを記載します。何日を締め日とするのか、どの方法で支払うのかをわかりやすく明記してください。労働基準法では労働時間に上限が設けられています。これを超える場合は時間外労働に該当し、割増賃金を支払う義務が発生します。時間外労働が発生する可能性はあるのか、その場合の割増賃金の計算方法についてなども説明しておきましょう。

関連記事:割増賃金の計算方法を徹底解説!基礎賃金算出時の注意点とは?

6-8. 解雇や退職について

解雇や退職の際の手続きについて記載します。勤務態度などを理由に解雇する可能性がある場合、その条件や何日前までに告知があるのかを説明します。退職については、定年退職や自己都合の退職の際の手続きを詳しく規定しておきましょう。

6-9. 相対的明示事項について

相対的明示事項は、企業が制度を導入している場合に記載が必要とされる項目です。労働基準法施行規則第5条により、相対的記載事項は下記とされています。

  • 昇給に関する事項
  • 退職手当に関する事項
  • 臨時に支払われる賃金・賞与などに関する事項
  • 労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  • 表彰、制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

絶対的明示事項は書面に記載して明示しなくてはなりませんが、相対的明示事項は口頭による確認で構いません。ただし、いずれも労使にとって重要な項目であるため、書面に残しておいたほうが無難でしょう。

第五条 使用者が法第十五条第一項前段の規定により労働者に対して明示しなければならない労働条件は、次に掲げるものとする。ただし、第一号の二に掲げる事項については期間の定めのある労働契約であつて当該労働契約の期間の満了後に当該労働契約を更新する場合があるものの締結の場合に限り、第四号の二から第十一号までに掲げる事項については使用者がこれらに関する定めをしない場合においては、この限りでない。
(省略)
四の二 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
五 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及び第八条各号に掲げる賃金並びに最低賃金額に関する事項
六 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
七 安全及び衛生に関する事項
八 職業訓練に関する事項
九 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
十 表彰及び制裁に関する事項
十一 休職に関する事項
(省略)
③ 法第十五条第一項後段の厚生労働省令で定める事項は、第一項第一号から第四号までに掲げる事項(昇給に関する事項を除く。)とする。

引用:労働基準法施行規則第5条一部抜粋|e-Gov

6-10. 2024年4月より新たに追加された記載事項

2024年4月の法改正に伴い、労働条件通知書に明示すべき内容が追加されます。

対象者

明示タイミング

新しく追加される明示項目

すべての従業員

契約締結時と契約更新時

就業場所や業務内容が変更される可能性のある範囲

有期雇用契約者

契約締結時と契約更新時

契約期間や更新回数の上限有無とその理由

無期転換申込権が発生する有期雇用契約者

契約更新時

無期転換申込権の説明と無期転換後の労働条件

上記の変更点に対応していない労働条件通知書を交付した場合は法令違反となり、罰金が課される可能性があるので注意が必要です。

7. 労働条件通知書の書き方・記入例

2024年4月より労働条件通知書の記載事項が変更されます。厚生労働省が公表している2024年4月から使用できる労働条件通知書のテンプレートは次の通りです。

引用:労働条件通知書(2024年4月より)|厚生労働省

2024年4月からの労働条件通知書の具体的な記入例は、下記の表の通りです。

労働条件通知書の記載事項

書き方・記入例

契約期間

期間の定めあり(2024年4月1日~2025年3月31日)
契約の更新 有(業務成績により判断する)
更新上限 有(更新回数の上限 3回)
無期転換申込権については記載不要

就業場所

(雇入れ直後)東京
(変更の範囲)変更なし

業務内容

(雇入れ直後)会計業務
(変更の範囲)会社の定める業務

始業時間、終業時間

始業(9 時 00分) 終業(18 時 00分)
所定時間外労働の有無 有 (月平均10時間)

休憩時間

休憩時間( 60 )分

休日、休暇

土日、祝日(年末年始12月29日~1月3日)
年次有給休暇6カ月継続勤務後10日付与
代替休暇 無

賃金

月給( 30万円 )
住宅手当 家賃の3分の1に相当する額を支給する
割増賃金率
・法定超 月60時間以内25%
・法定超 月60時間超50%
・所定超 0%
・法定休日35%
・法定外休日25%
・深夜25%
賃金締切日 毎月25日
賃金支払日 毎月月末支払
賃金の支払方法 本人指定の口座へ振り込み
昇給( 有 )毎年4月1日に勤務成績により判断する
賞与( 有 )毎年6月と12月に一律で20万円支給する
退職金( 無 )

解雇や退職について

定年制  有 ( 60歳 )
継続雇用制度 有( 70歳まで )
創業支援等措置( 無 )
自己都合退職の手続(退職する 14 日以上前に届け出ること)

その他

加入保険:雇用保険、労災保険、健康保険、厚生年金保険 など

上記はあくまで一例です。自社の就業規則などと照らし合わせてたうえで、事実と異ならない労働条件通知書を作成することが大切です。

8. 正しい労働条件通知書を作成して従業員とのトラブルを防ごう

カジュアルな格好で腕組みをしている企業が労働者と雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件通知書を解説しました。労働条件通知書は作成が必須であり、雇用契約書の作成は任意です。しかし、雇用後の従業員とのトラブルを防ぐためにも、どちらも作成しておくことをおすすめします。

労働条件通知書には記載しなければならない事項がさまざまあり、労働基準法など各法律を守った労働条件を記載しなければなりません。不明な点がある、労働条件通知書の作成方法がわからないなどの場合は専門家に相談し、確実な交付に努めましょう。

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