労働条件通知書とは？雇用契約書との違いやそれぞれの役目と必要な理由を解説

企業と労働者が雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件通知書の記載事項や作成目的を解説します。労働条件通知書と似た書類に雇用契約書がありますが、2つの違いについても確認していきましょう。

労働条件通知書を正しく作成することで、従業員とのトラブルを未然に防ぎやすくなります。

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1. 「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違いについて

企業が新しい労働者を雇用する際に必ず発行しなければならないのが労働条件通知書です。雇用契約書の内容は労働条件通知書と被るものもありますが、両者は作成する目的、作成義務の有無などが異なります。

労働条件通知書と雇用契約書の違いを理解して、適切に作成・交付しましょう。

1-1. 労働条件通知書は労働条件の提示の書類

労働基準法では、企業が労働者を雇用する際には労働条件通知書を作成することが義務付けられています。

 「3. 労働条件通知書の記載事項とテンプレート」で解説しますが、労働条件通知書の中には必ず記載しなければならない事項が法律によって定められています。

また、正社員雇用だけでなくアルバイトやパートタイム、派遣社員や契約社員に対しても労働条件通知書を作成しなければなりません。

1-2. 雇用契約書は労働条件の合意の書類

労働条件通知書と混合しやすい雇用契約書ですが、こちらには法律上の作成の義務はありません。

記載される内容は労働条件通知書とほとんど変わりません。法律上の作成義務がないため、記載する内容や書式にも決まりはありません。

労働条件通知書は企業が雇用者に対して一方的に与えるものですが、雇用契約書には企業と労働者がサイン、署名、捺印する場所を設けているものもあります。

雇用契約書は企業が提示した労働条件を労働者が確認し、合意するための書類として使われることが多いです。

法律上の作成義務はありませんが、作成することで雇用契約においてトラブルが発生したときに雇用契約書を見て、合意の有無などを確認することができるので、作成しておきましょう。

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1-3. パート・アルバイトの労働条件通知書

パート・アルバイトなどの短期雇用者の場合、労働条件通知書に記載しなければならない事項が正社員とは異なります。

正社員の労働条件通知書に記載すべき事項に加えて、パートやアルバイトなどの短期雇用者には事業主は、「昇給の有無」、「退職手当の有無」、「賞与の有無」を記載しなければなりません。

パートタイム労働法では、「パートタイム労働者を雇い入れたときは、速やかに、『昇給の有無』、『退職手当の有無』、『賞与の有無』を文書の交付等により明示しなければならない。」と定められています。

これに違反した場合は10万円以下の過料を支払わなければならないので、注意しましょう。

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1-4. 「労働条件通知書」がない場合は違法になる

労働条件通知書は労働基準法で作成・交付が義務付けられている書類なので、作成や交付がなされていない場合、違法となります。

労働条件の明示義務に違反した場合は30万円以下の罰金が科されるため、記載事項に抜け漏れがないかまで確認しておきましょう。

誤りを防ぐ方法のひとつに、厚生労働省が公開しているテンプレートを用いるという方法もあります。「3. 労働条件通知書の記載事項とテンプレート」で詳しく紹介します。

2. 2019年4月から労働条件通知書の電子化が可能に

2019年4月に労働基準法が改正されたことにより、一定条件を満たした場合、労働条件通知書を電子メールやファクシミリなどの書面以外の方法で交付することが可能になりました。

労働条件通知書の電子化が可能になる条件は以下の通りです。

• 労働者が労働条件通知書の電子化を希望している
• 労働者本人のみが見ることができる方法で交付する
• 労働者自身が出力して書面を作成できる

この条件を満たしていれば、労働条件通知書を電子メールやファクシミリで交付することができます。電子メールにはチャットツールなども含まれています。

雇用契約書は2019年4月までも書面以外での交付が可能でしたが、労働条件通知書の電子化が解禁されたことによって、雇用契約にかかわる書類の電子化が可能になったので、両者を兼用して「労働条件通知書兼雇用契約書」として電子メールで送る企業も増えています。

電子化によって、書類を印刷して送付する手間や郵送代などが省けるほか、記名欄がある場合は労働者がオンライン上で記名して提出すれば、送り返す手間も発生しないため、雇用契約関連書類を電子化することは企業と労働者両者にメリットがあります。

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3. 労働条件通知書の記載事項とテンプレート

労働条件通知書は作成することだけでなく記載する内容も法律で定められています。

労働条件通知書を作成しても下記の絶対的明示事項を記載していない場合は違法となってしまうため、漏れがないように注意しましょう。

絶対的明示事項は以下のとおりです。

3-1. 労働の契約の期間

労働契約に期間があるかどうかを記載します。

期間がある場合はいつからいつまでなのか、契約期日が来た場合更新、延期の可能性はあるのか、更新や延期の方法についても記載しなければなりません。

3-2. 就業場所

就業場所について記載します。

事業所や店舗が一か所の場合はその場所のみを記載すればいいですが、複数の事業所や店舗で働く可能性がある、案件によって働く場所が変わる可能性がある仕事も多いです。

このような場合は勤務地が変わる可能性があることも労働条件通知書に記載しておく必要があります。

3-3. 業務内容

労働条件通知書に記載した業務内容以外の業務を与えることは禁止されています。

業績や勤続年数によって業務内容が変わる場合はその旨を記載しましょう。

3-4. 始業時間、終業時間

業務の始業時間と終業時間も記載します。

始業時間と終業時間がすべての従業員で同じ場合は、その時間だけ記載しましょう。交代制やシフト制の場合は何時から何時の間、何時間働く可能性があるのかを記載します。

交代制の条件などについても記載しておかなければなりません。

3-5. 休憩時間

何時間以上の勤務で休憩が発生するのか、休憩は何分間あるのかを記載します。

労働基準法で定められた休憩時間の下限を守っていれば、それ以上の休憩時間は企業が決めて問題ありません。

休憩が複数回ある場合などは、その旨についても記載しておきましょう。

3-6. 休日、休暇

休日や休暇についても明示しなければなりません。

労働基準法では最低限の休日が定められており、これを守らなければ違法行為として罰則の対象になります。

また、休暇も労働者に与えられた正当な権利です。

有給休暇やその他の法律で定められた休暇、企業が独自に定めた休暇についても記載してください。

3-7. 賃金の計算方法、支払日

賃金の計算方法や支払日を記載します。

何日を締め日とするのか、どの方法で支払うのかをわかりやすく明記してください。

労働基準法では労働時間に上限が設けられています。これを超える場合は時間外労働に該当し、割増賃金を支払う義務が発生します。

時間外労働が発生する可能性はあるのか、その場合の割増賃金の計算方法についてなども説明しておきましょう。

3-8. 解雇や退職について

解雇や退職の際の手続きについて記載します。

勤務態度などを理由に解雇する可能性がある場合、その条件や何日前までに告知があるのかを説明します。

退職については、定年退職や自己都合の退職の際の手続きを詳しく規定しておきましょう。

3-9. 厚生労働省が公開する労働条件通知書のテンプレート

厚生労働省のホームページでは、労働条件通知書のテンプレートが公開されています。厚生労働省のテンプレートに沿って労働条件通知書を作成することで、独自に一から作成するよりも手間が省けて、内容の抜け漏れも減らすことができます。

以下のリンクからテンプレートをダウンロードできるので、ご活用ください。

雇用形態や業種によって用いるテンプレートが異なるため、注意しましょう。

参照：様式集 （必要な様式をダウンロードしてご使用下さい。）｜厚生労働省　東京労働局

今一度、労働条件通知書について正しく理解しましょう。当サイトでは、労働条件通知書を含めた雇用契約全般の手続き方法を確認できる雇用契約に関するマニュアルを無料で配布しています。労働条件通知書に関する正しい知識を身に着けたいご担当者の方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

4. 正しい労働条件通知書を作成して従業員とのトラブルを防ごう

企業が労働者と雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件通知書を解説しました。

労働条件通知書は作成が必須であり、雇用契約書の作成は任意です。しかし、雇用後の従業員とのトラブルを防ぐためにも、どちらも作成しておくことをおすすめします。

労働条件通知書には記載しなければならない事項がさまざまあり、労働基準法など各法律を守った労働条件を記載しなければなりません。

不明な点がある、労働条件通知書の作成方法がわからないなどの場合は専門家に相談しましょう。