労働条件通知書とは?雇用契約書との違いやそれぞれの役目と必要な理由を解説 |HR NOTE

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労働条件通知書とは?雇用契約書との違いやそれぞれの役目と必要な理由を解説

書類が沢山積まれている企業と労働者が雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件通知書の記載事項や作成目的を解説します。労働条件通知書と似た書類に雇用契約書がありますが、2つの違いについても確認していきましょう。

労働条件通知書を正しく作成することで、従業員とのトラブルを未然に防ぎやすくなります。

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1. 「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違いについて

紙にペンで違いを書き出そうとしている起業が新しい人材を雇用する際に発行しなければならないのが労働条件通知書です。

一方、これまでに企業から雇用契約書しか受け取っていない場合もあります。

労働条件通知書と雇用契約書に記載される内容は似ており、混合されがちです。それぞれを正しく作成するためにも、労働条件通知書と雇用契約書の違いを見てみましょう。

1-1. 労働条件通知書は労働条件の提示の書類

労働基準法では、企業が労働者を雇用する際には労働条件通知書を作成することが義務付けられています。

下記で解説しますが、労働条件通知書の中には必ず記載しなければならない事項もたくさんあります。

正社員雇用だけでなくアルバイトやパートタイム、派遣社員や契約社員に対しても労働条件通知書は作成しなければなりません。

1-2. 雇用契約書は労働条件の合意の書類

労働条件通知書と混合しやすい雇用契約書ですが、こちらには法律上の作成の義務はありません。

記載される内容は労働条件通知書とほとんど変わりません。法律上の作成義務がないため、記載する内容や書式にも決まりはありません。

労働条件通知書は企業が雇用者に対して一方的に与えるものですが、雇用契約書には企業と労働者がサイン、署名、捺印する場所があります。

雇用契約書は企業が提示した労働条件を労働者が確認し、合意するための書類として使われることが多いです。

2. 労働条件通知書に記載すべき項目

項目にチェックをつけている労働条件通知書は作成することだけでなく記載する内容も法律で定められています。

労働条件通知書を作成しても下記の絶対的明示事項を記載していない場合は違法扱いとなり従業員とトラブルになった際不利になってしまう可能性があります。

絶対的明示事項は以下のとおりです。

2-2. 労働の契約の期間

労働契約に期間があるかどうかを記載します。

期間がある場合はいつからいつまでなのか、契約期日が来た場合更新、延期の可能性はあるのか、更新や延期の方法についても記載しなければなりません。

2-3. 就業場所

就業場所について記載します。

事業所や店舗が一か所の場合はその場所のみを記載すればいいですが、複数の事業所や店舗で働く可能性がある、案件によって働く場所が変わる可能性がある仕事も多いです。

このような場合は勤務地が変わる可能性があることも労働条件通知書に記載しておく必要があります。

2-4. 業務内容

労働条件通知書に記載した業務内容以外の業務を与えることは禁止されています。

立場の弱い労働者を守るために法律で定められているので、労働条件通知書に記載する業務内容はよく考えておかなければなりません。

業績や勤続年数によって業務内容が変わる場合はその旨を記載しましょう。

2-5. 始業時間、終業時間

業務の始業時間と終業時間も記載します。

始業時間と終業時間がすべての従業員で同じ場合は、その時間だけ記載しましょう。交代制やシフト制の場合は何時から何時の間、何時間働く可能性があるのかを記載します。

交代制の条件などについても記載しておかなければなりません。

2-6. 休憩時間

何時間以上の勤務で休憩が発生するのか、休憩は何分間あるのかを記載します。

労働基準法で定められた休憩時間の下限を守っていれば、それ以上の休憩時間は企業が決めて問題ありません。

休憩が複数回ある場合などは、その旨についても記載しておきましょう。

2-7. 休日、休暇

休日や休暇についても明示しなければなりません。

労働基準法では最低限の休日が定められており、これを守らなければ違法行為として罰則の対象になります。

また、休暇も労働者に与えられた正当な権利です。

有給休暇やその他の法律で定められた休暇、企業が独自に定めた休暇についても記載してください。

2-8. 賃金の計算方法、支払日

賃金の計算方法や支払日を記載します。

何日を締め日とするのか、どの方法で支払うのかをわかりやすく明記してください。

労働基準法では労働時間に上限が設けられています。これを超える場合は時間外労働に該当し、割増賃金を支払う義務が発生します。

時間外労働が発生する可能性はあるのか、その場合の割増賃金の計算方法についてなども説明しておきましょう。

2-9. 解雇や退職について

解雇や退職の際の手続きについて記載します。

勤務態度などを理由に解雇する可能性がある場合、その条件や何日前までに告知があるのかを説明してください。

退職については、定年退職や自己都合の退職の際の手続きを詳しく規定しておきましょう。

3. 雇用契約が成立しても法的に「雇用契約書」は不要

黄色い背景に英語で不要と書かれている労働条件通知書は作成しなければならない書類ですが、雇用契約書は法的には作成しなくても問題ありません。

しかし、雇用契約書は従業員とのトラブルを未然に防ぐために役立ちます。

反対に労働条件通知書だけを作成しており雇用契約書を作成しなかった場合、従業員は労働条件を確認しにくくなります。従業員が契約と違う業務を与えられた、労働時間や休日に問題があると感じたとき、すぐに確認できる雇用契約書がなければトラブルに発展する可能性があります。

また、雇用契約書を作成しなかったことで企業側が不利になってしまうかもしれません。

労働条件通知書と雇用契約書の内容はほとんど変わらないので、兼用もおすすめです。

4. 「労働条件通知書」が法的に必要な理由

女性が理由を考えている労働条件通知書は企業と労働者が雇用契約を結ぶ際に必ず必要です。

求人内容と実際の業務内容が違っていても、労働条件を確認できる書類がなければ労働者が不利な立場に立たされてしまいます。他にも、休日や休暇を取得できない、賃金が適切に支払われない、望まない転勤を言い渡されるなど、労働者が不利になるシーンはたくさんあります。

労働者の立場や心身の健康を守るために、いつでも労働条件を確認できる労働条件通知書は必ず作成しましょう。

労働条件通知書を作成しなかった、労働条件通知書の内容が違法行為にあたる、労働者の同意なしに労働条件通知書を電子化したなどの場合は企業に罰則が科せられます。

とくに電子化については近年可能になりましたが、本人の許可を得た上でいつでも書面化できるようにしておく必要があります。

今一度、労働条件通知書について正しく理解しましょう。当サイトでは、労働条件通知書を含めた雇用契約全般の手続き方法を確認できる雇用契約に関するマニュアルを無料で配布しています。労働条件通知書に関する正しい知識を身に着けたいご担当者の方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

5. 正しい労働条件通知書を作成して従業員とのトラブルを防ごう

カジュアルな格好で腕組みをしている企業が労働者と雇用契約を結ぶ際に必要な労働条件通知書を解説しました。

労働条件通知書は作成が必須であり、雇用契約書の作成は任意です。しかし、雇用後の従業員とのトラブルを防ぐためにも、どちらも作成しておくことをおすすめします。

労働条件通知書には記載しなければならない事項がさまざまあり、労働基準法など各法律を守った労働条件を記載しなければなりません。

不明な点がある、労働条件通知書の作成方法がわからないなどの場合は専門家に相談しましょう。

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