フレックスタイム制の清算期間とは?1ヶ月と3ヶ月の違いや残業の考え方を紹介! |HR NOTE

フレックスタイム制の清算期間とは?1ヶ月と3ヶ月の違いや残業の考え方を紹介! |HR NOTE

フレックスタイム制の清算期間とは?1ヶ月と3ヶ月の違いや残業の考え方を紹介!

  • 勤怠管理

2019年4月からの働き方改革関連法の施行により、フレックスタイム制のルールが一部変更されました。

具体的には、自由に労働時間を調整できる期間(=清算期間)は最大1ヵ月から3ヵ月まで延長することが可能になりました。しかし、延長するためにはいくつかの決まりが存在するため、ルールを十分に理解した上でフレックスタイム制を導入・運用することが大切です。

そこで今回は、フレックスタイム制の「清算期間」に着目して、労働時間の考え方や実務上のポイントについて解説します。

フレックスタイム制の概要を知りたい方はこちら!
フレックスタイム制とは|導入のメリットから手続きまで総まとめ
フレックスタイム制の導入にお悩みの方へ

フレックスタイム制の導入には、労使協定の締結や就業規則の変更・届出など、行うべき手続きが存在します。

また、フレックスタイム制を導入した後に、「出勤・退勤時間が従業員によって異なるので、勤怠管理が煩雑になった」「残業時間の計算方法と清算期間の関係がよく分からない」といったお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような方に向け、当サイトでは「フレックスタイム制度を実現するための制度解説BOOK」をご用意しました。

「フレックスタイム制の導入手順を詳しく知りたい」「清算期間・残業の数え方や勤怠管理の方法を知りたい」という方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

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1. フレックスタイム制の清算期間とは

清算期間とは、フレックスタイム制において労働者が働く時間を調整できる期間のことです。労働者は、清算期間の中で所定労働時間に達するように日々の労働時間を調整します。

1-1. 2019年4月から最大3ヵ月まで清算期間の延長が可能に

2019年の法改正までは、フレックスタイム制の清算期間は最大1ヵ月まででしたが、同年4月以降は、最大期間は3ヵ月となりました。

3ヵ月に延長することで、より各個人の都合に応じた労働時間の調整が可能になります。

例えば、清算期間が7月~9月の3ヵ月のAさんに小学生の子どもがいたとします。8月は子どもが夏休みで家にいる時間が長いため、7月と9月は長めに働き、8月は早めに退勤することで、子どもと過ごす時間を増やすことができます。

このように、3ヵ月の清算期間とすることで、今までは調整できなかった月ごとの労働時間の調整が可能になります。

1-2. 過重労働を防ぐような労働時間の設定が必要

先ほど、清算期間を最大3ヵ月まで延長することで、各個人の都合に応じた調整ができるメリットがあるとお伝えしましたが、同時に労働時間が一定期間に集中しすぎて健康被害が高まるリスクもあります。そのため、清算期間が1ヶ月を超える場合には、以下の2つの条件を満たす必要があります。

清算期間における総労働時間が法定労働時間の総枠を超えないこと
(=清算期間全体の労働時間が、週平均40時間を超えないこと)

1ヵ月ごとの労働時間が、週平均50時間を超えないこと

このルールがあるため、繁忙期・閑散期の差が大きかったとしても、繁忙期に偏った長時間労働をすることができない仕組みになっています。

フレックスタイム制の清算期間を1ヵ月を超えて設定する場合は労働時間の上限に注意しましょう。

1-3. 清算期間が1ヵ月を超える場合は、労使協定の届出が必要

さらに、清算期間が1ヵ月を超える場合は、労使協定を所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。

清算期間が1ヵ月以内の場合は、フレックスタイム制を導入するためには

  • 就業規則等への規定
  • 労使協定で所定の事項を定めること

の2点が必要でした。しかし、清算期間を延長する場合は、この2点に加えて労使協定の届出が必須になります

違反すると、30万円以下の罰金が科せられる場合があるので、清算期間を決める際は注意しましょう。

労使協定について詳しく知りたい方はこちら!
フレックスタイム制を導入する際のポイント|労使協定や就業規則は?

2. フレックスタイム制における清算期間の仕組み

ここからは、フレックスタイム制における生産期間の仕組みについて解説します。

2-1. 清算期間が1ヵ月以内の場合

フレックスタイム制では、まず清算期間中の法定労働時間の総枠を計算して、その中で総労働時間を決定します。この法定労働時間の総枠の求め方は、

【清算期間の暦日数÷7】×【40時間(1週間の法定労働時間)】

です。実際に計算すると、このようになります。

<清算期間>  <法定労働時間の総枠>
31日       177.1時間
30日       171.4時間
29日       165.7時間
28日       160.0時間
7日        40.0時間

この総枠におさまるように所定の労働時間を設定する必要があります。

2-2. 清算期間が1ヵ月を超える場合

清算期間が1ヵ月を超える場合も、基本的に計算方法は一緒です。実際に法定労働時間の総枠を計算するとこのようになります。今回は3ヵ月の場合を掲載します。

<清算期間>  <法定労働時間の総枠>
92日       525.7時間
91日       520.0時間
90日       514.2時間
89日       508.5時間

しかし、清算期間1ヵ月を超える場合は、この法定労働時間の総枠のみを守れば良いわけではありません。先程も解説した通り、法改正では過度な労働を防ぐための新たなルールが設けられました。

フレックスタイム制で1ヵ月以上を清算期間とする場合は、これらの規定を遵守する必要があります。

ここまで解説してきたように、フレックスタイム制の残業時間の計算は複雑であるため、文面のみであるとわかりづらい方もいるのではないでしょうか。

そこで当サイトでは、フレックスタイム制の概要から残業の考え方まで解説した資料を無料で配布しております。フレックスタイム制の清算期間の仕組みや残業代計算の方法を正確に理解したいご担当者様は、こちらから「フレックスタイムを実現するための制度解説BOOK」をダウンロードしてご確認ください。

3. フレックスタイム制の清算期間において過不足が出た場合の考え方

ここまで、清算期間の仕組みやフレックスタイム制の新しいルールについてご説明しました。

次に、フレックスタイム制において残業が発生した場合の考え方を解説します。

3-1. 清算期間が1ヵ月以内で過不足が発生した場合の考え方

総労働時間より実労働時間が長かった場合は残業となるため、超過分の賃金を割増して支払います。一方、総労働時間より実労働時間が短かった場合は、以下のいずれかの方法で対応しましょう。

  • 不足時間分を賃金から控除する
  • 不足時間分を翌月の総労働時間に加算して処理する

上記のいずれかの方法で、不足分を相殺します。ただし、清算期間が1ヵ月以内で残業が発生した場合は翌月に繰り越すことができないため、当月中に過不足を調整する必要があります。

3-2. 清算期間が1ヵ月を超える場合に過不足が発生した場合の考え方

では、清算期間が1ヵ月を超えた場合、時間外労働はどのように考えるのでしょうか。

まずは、不足分についてです。総労働時間より実労働時間が短かった月は、複数月内での相殺が可能なため、直ちに賃金から控除しなくても問題ありません。複数月内で総労働時間と実労働時間を比較して不足がでないように調整しましょう。

一方、超過分は考え方がやや複雑になります。清算期間が1ヵ月を超える場合、総労働時間と実労働時間の過不足は、月を跨いでの処理が可能です。総労働時間より実労働時間が長くても、以下の2つの条件を満たす場合は残業には該当せず、清算期間内で調整することができます。

 

清算期間における総労働時間が法定労働時間の総枠を超えないこと
(=清算期間全体の労働時間が、週平均40時間を超えないこと)

1ヵ月ごとの労働時間が、週平均50時間を超えないこと

つまり、上記の条件を満たしていれば残業代を支払う必要はありません。

もし、36協定を締結した上で、この規定の範囲内の残業が発生した場合は、超過した時間が時間外労働となるため、割増賃金込みの残業代を支給すれば問題ありません。

ただし、時間外労働に対する残業代の算出は、清算期間全体だけではなく、各月ごとにも算出する必要があります。

そのため、清算期間が1ヵ月以上の場合は以下のように計算します。

①各月内で週平均50時間を超過した時間数を求める

②清算期間内で法定労働時間を超過した時間数から①の時間を差し引いた時間数を求める

③②で求めた時間数に割増賃金を加味した残業代を計算する

少し複雑ですが、ルールをしっかりと把握しておきましょう。なお、フレックスタイム制の残業代の計算方法はのちほど解説します。

残業代の考え方、残業時間の算出方法の解説はこちら!
フレックスタイム制で残業代は出るの?|残業時間の算出方法を解説!

3-3. 総労働時間が法定労働時間の総枠を超えてしまう場合の対処法

法改正前は、完全週休2日制の場合、1日8時間労働だとしても曜日の巡りによって、清算期間における総労働時間が法定労働時間の総枠を超えてしまうことが起こり、問題視されていました。

そのため今では、週の所定労働日数が5日(完全週休2日)の労働者を対象に、労使協定によって、清算期間内の所定労働日数×8時間を労働時間の限度とすることが可能になりました。

限度の範囲内であれば、対象期間の総労働時間が法定労働時間の総枠を超えること自体には問題ありませんが、労使協定は必須となるため、注意しましょう。

4. フレックスタイム制で残業が発生した場合の計算方法

フレックスタイム制は通常の勤務とは異なり、1日8時間・週40時間を超える労働が残業にあたるとは限りません。
また、清算期間が1ヵ月以内か1ヵ月を超えるかによって残業時間の計算方法も異なるので注意が必要です。

4-1. 清算期間が1ヵ月以内の場合の残業時間の計算方法

清算期間が1ヵ月以内の場合は、残業時間の計算方法は非常にシンプルです。この場合は、法定労働時間が総枠を超えた分が残業となります。
すなわち、残業時間は、清算期間中の実労働時間から総労働時間を引くことで求められます。

4-2. 清算期間が1ヵ月を超える場合の残業時間の計算方法

先程も少し解説しましたが、清算期間が複数月にまたがる場合は、以下の2つを合算して残業時間を求めます。

  • 清算期間1ヵ月ごとに、週平均50時間を超えた労働時間
  • 清算期間全体で、法定労働時間の総枠を超えた実労働時間

4-3. 【具体例】清算期間が1ヵ月を超える場合の残業時間の求め方

ここからは、具体例を交えて清算期間が1ヶ月を超える場合の残業時間の求め方を紹介します。

まずは、清算期間各月の実労働時間が週平均50時間を超えているか確認しましょう。

労働月 実労働時間
4月 230時間
5月 170時間
6月 150時間
合計 550時間

週平均50時間となる月の実労働時間は、以下の計算式で求めることができます。
「50時間」×「各月の暦日数÷7」=「週平均50時間となる月の実労働時間」
上記の例の場合、週平均50時間となる月の実労働時間は以下のようになります。

労働月 週平均50時間となる月間
4月 214.2時間
5月 221.4時間
6月 214.2時間

上記の表をもとに、4〜5月の実労働時間が週平均50時間を超えているかを確認します。

労働月 実労働時間が週平均50時間を超えた労働時間
4月

15.8時間(230時間-214.2時間)

5月 0時間(170時間-221.4時間)
6月 0時間(150時間-214.2時間)

つまり、週平均50時間を超えたのは4月のみとなり、残業時間は15.8時間となります。

 

次に、清算期間中の実労働時間が法定労働時間を超えているかを確認します。
4月~6月までの法定労働時間の総枠は、以下の計算式を用いて求めることができます。
「法定労働時間の総枠=40時間×91日÷7日=520時間」

清算期間中の実労働時間が法定労働時間を超えているかは、下記により求められます。

「清算期間の実労働時間」-「週平均50時間を超えた労働時間」-「清算期間の法定労働時間の総枠」=「残業時間」

実際に計算すると、残業時間は24.2時間となります。
550時間-15.8時間-520時間=14.2時間
上記の時間は、最終月の残業時間として集計します。

 

最後に、これまでに算出した残業時間を合計します。

  • 週平均50時間を超えた時間:15.8時間
  • 清算期間中に法定労働時間を超えた実労働時間:14.2時間
  • 週平均50時間を超えた時間+清算期間中に法定労働時間を超えた実労働時間:15.8時間+14.2時間=30時間
労働月 4月 5月 6月
残業時間 15.8時間 0時間 14.2時間

つまり、今回のケースでは、清算期間中の残業時間は30時間となり、この時間に対しては割増賃金の支払いが必要です。

清算期間が3ヶ月を超える場合の残業時間の計算方法はかなり複雑でミスが生じやすくなります。そのため、計算方法を正しく理解し、正確に割増賃金を支給しなくてはなりません。

フレックスタイム制の導入を検討する場合は、労働時間の管理や給与計算の方法を見直すとよいでしょう。

5. 自社にあわせたフレックスタイム制の清算期間を設定しよう

フレックスタイム制における清算期間について、1ヵ月を超える場合を中心に説明してきました。

法改正により、より自由な働き方ができるようになりましたが、その分必要な手続きが増えたり、残業時間の計算が複雑になったりと、運用が難しくなるといった側面もあります。

しかし、自社に適したフレックスタイム制を取り入れることで、従業員のパフォーマンスが上がることや優秀な人材が集まることなどが期待できます。ぜひ、本記事を参考に、自社の勤務形態を見直してみましょう。また、同時に労働時間の管理や給与計算の方法も検討してみてはいかがでしょうか。

フレックスタイム制の基本を知りたい方はこちら!
フレックスタイム制とは?基本的なルールから導入方法までわかりやすく解説
フレックスタイム制の導入にお悩みの方へ

フレックスタイム制の導入には、労使協定の締結や就業規則の変更・届出など、行うべき手続きが存在します。

また、フレックスタイム制を導入した後に、「出勤・退勤時間が従業員によって異なるので、勤怠管理が煩雑になった」「残業時間の計算方法と清算期間の関係がよく分からない」といったお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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