年間の労働時間の計算方法や上限とは?36協定や年間休日とあわせて解説!

 

年間の労働時間の計算には法定労働時間、時間外労働、年間休日数など様々な要素が必要になります。本記事では、年間労働時間を算出するうえで必要な基礎知識から、年間労働時間の計算を効率化するツールまでを幅広く解説します。

1. 年間の労働時間を求めるための基礎知識

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ここでは、年間の労働時間を求めるために必要な基礎知識について、わかりやすく解説します。

1-1. そもそも労働時間とは?

そもそも労働時間とはどのような時間を指すのでしょうか?「勤務時間」とは何が違うのでしょうか?実は両者には明確な違いがあります。

「勤務時間」とは従業員の始業から終業までの時間を指し、「労働時間」とは勤務時間から休憩時間を引いた時間のことを指します。

勤務時間と労働時間の具体的例は下記のとおりです。

例)始業が9時、終業が17時で、間に1時間の休憩がある企業の場合

勤務時間:8時間(9時~17時)
労働時間:勤務時間(8時間)- 休憩時間(1時間)= 7時間

1-2. 所定労働時間と法定労働時間

労働時間には「所定労働時間」と「法定労働時間」の2種類があります。所定労働時間とは各企業の就業規則により定められた労働時間のことをいいます。一方で、法定労働時間とは労働基準法によって定められた労働時間の上限のことです。

労働基準法により、法定労働時間は「1日8時間、週に40時間」と定められています。
この上限を超えて、従業員に労働させる場合は36協定の締結が必要になります。

1-3. 年間労働時間は「法定労働時間+時間外労働」

前項において、法定労働時間は「1日8時間、週40時間」であり、36協定によって時間外労働が可能になると解説しました。これらの内容を踏まえると、年間労働時間は下記の計算式で求めることができます。

年間労働時間=「1年間の法定労働時間」+「1年間で発生した時間外労働の時間数」

1年間を52週(365日÷7日≒52週)と仮定すると、法定労働時間は「週40時間」なので、

52週×40時間=2,080時間

1年間の法定労働時間は約2,080時間である事がわかります。
この2,080時間に年間の時間外労働の時間数を足した結果が、年間労働時間となります。続いて、時間外労働の上限について詳しく解説します。

2. 年間の時間外労働の上限とは?

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法定労働時間を超過して従業員に労働させる場合は、36協定の締結が必要です。この36協定によって、時間外労働の上限は定められています。
ここでは、36協定の内容を通して時間外労働の上限について解説します。

2-1. 年間の時間外労働の上限は360時間!

36協定によって、時間外労働は「月45時間、年360時間まで」と上限が設けられています。
そのため、年間法定労働時間を2,080時間、年間時間外労働の上限を年360時間とすると、2,440時間が年間労働時間の上限となります。

2-2. 年間の時間外労働の上限は720時間まで延長可能

また、「月45時間、年360時間まで」という上限を超えて従業員に労働させたい場合は、特別条項付き36協定を締結する必要があります。ただ、いくらでも働かせても良いわけではなく、「月100時間、年720時間まで」の上限が設けられます。

2019年以前は特別条項付き36協定を締結すると、実質いくらでも従業員を労働させることができました。しかし、長時間労働や過労死が社会的に問題となったため、現在では「月100時間、年720時間まで」の罰則規定が設けられました。

そのため、特別条項付き36協定を締結している企業の年間労働時間の上限は「2,080時間(法定労働時間)+年720時間(時間外労働の上限)」となり、年2,800時間となります。

3. 年間労働時間の把握には「年間休日数」も重要

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1年間の日数がほとんど固定であることから、年間休日数に応じて、年間労働時間も変動します。年間労働時間を正しく計算する上でも、年間休日数を把握する事は大切です。

ここでは、休日と休暇の違いと、年間休日数の計算方法について解説します。

3-1. 休日と休暇の違い

「休日」と「休暇」は非常に似ている事から、同じ意味を指す言葉だと認識している方は多いのではないでしょうか?しかし、両者には明確な違いがあります。「休日」は労働義務がない日を表すのに対し、「休暇」は労働義務が免除された日を指します。分かりやすく説明すると、休日は「もともと休みだった日」であるのに対し、休暇は「本来は労働日だった日」という違いがあります。

3-2. 年間休日数の計算方法

前項で法定労働時間は「年間約2,080時間」であると説明しました。その内容を踏まえると、1日の法定労働時間が8時間であることから、年間労働日数は以下の計算式で算出することができます。

2,080時間(年間の法定労働時間)÷8時間(1日の法定労働時間)=260日

また、ここで算出された年間労働日数を1年の総日数から引くと、年間最低休日数を算出することができます。計算式は以下の通りです。

365日(1年の総日数)-260(年間労働日数)=105日

となり、105日が年間における最低休日数と算出することができます。

ちなみに、平均的な年間休日数は120日といわれています。この「120日」という数字は土日祝日は完全に休みなど、カレンダーどおりに休日を付与した場合の数字となります。そのため、自社の年間休日数は適正なのかを測る1つの指標となるでしょう。

4. 年間の労働時間計算を効率化するツール

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ここまで、年間労働時間数や年間休日の算出方法について解説しました。
その内容を踏まえて、ここでは複雑な年間労働時間の計算を効率化するツールをご紹介します。

4-1.【年間の労働時間管理ツール①】Excel

表計算ツール「Excel」を用いて労働時間管理を行う方法です。
実際に、労働時間計算に特化したテンプレートなども簡単に手に入れることができるので、
多くの企業で利用されています。Excelは年間の労働時間計算だけでなく、給与計算にも使用することができるので非常に便利です。

ただ、Excelには基本的に手作業で入力を行うため、入力ミスなどのリスクもあります。もし、入力ミスをしてしまうとせっかく年間労働時間を算出したとしても、正しく労働時間を把握することができないため、注意が必要です。

4-2. 【年間の労働時間管理ツール②】WEB上の計算ツール

WEB上で無料で利用できる計算ツールを用いて、年間労働時間の計算を行うという方法です。こちらもExcel同様に年間の労働時間計算だけでなく、給与計算にも使用することができます。また、基本的に無料で利用できるため、手軽に労働時間計算を効率化したい場合に向いています。

ただ、Excelのように記録を残すという事ができないため、年間の労働時間や給与に関する情報を別の媒体に記録する必要があります。また、Excel同様に手作業で入力を行うため、入力ミスが起こるリスクがあります。

4-3. 【年間の労働時間管理ツール③】勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入して、年間の労働時間計算を行う方法です。勤怠管理システムは打刻・労働時間計算・記録を連動して行うことができるため、手作業による入力ミスの恐れがない事が魅力です。また、スマートフォンやICカードというように、打刻方法が多様なので、リモートワークなどの柔軟な働き方にも対応することができます。

さらに、勤怠システムであれば最低年間休日のアラートを自動で出すなど、労働基準法に遵守した環境づくりを自動で行うことができるため、人事担当者の業務を大幅に減らすことができます。

5. 年間の労働時間を正しく把握し、働きやすい環境づくりを

パソコン 何冊かの本

本記事では、労働時間の定義や種類、年間労働時間、年間休日数の算出方法について解説しました。年間の労働時間を正しく把握する事は労働基準法に違反するリスクを減らすだけでなく、従業員にとって働きやすい環境づくりに繋がります。今回、解説した内容を踏まえて、従業員が安心して働ける労働環境づくりを心掛けましょう。

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