36協定における残業時間の上限を罰則と合わせて正しくチェック |HR NOTE

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36協定における残業時間の上限を罰則と合わせて正しくチェック

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36協定における残業時間の上限を罰則と合わせて正しくチェック

36協定とは、従業員に法定労働時間を超える労働をさせる場合、労使間で締結する協定のことです。
1日8時間、1週間40時間を超える労働には、36協定の締結と、所轄の労働基準監督署長への届出をしなければなりません。

本記事では、36協定における残業時間の上限や、36協定を守れなかったときの罰則や届出の書き方などを解説します。

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介!

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1. 36協定における残業時間の上限

赤い目覚まし時計が置いてある

労働基準法では、従業員の労働時間について、「法定労働時間」として1日8時間、1週間40時間の上限を定めています。[注1]

法定労働時間を超える労働については、労働基準法第36条に基づく労使協定の締結と、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。

1-1. そもそも36協定とは?

36協定とは、法定労働時間を超えて働かせる場合や休日労働を指示する場合に、労使間で結ぶ協定のことです。労働基準法の第36条に記載されているため、一般的に「36(サブロク)協定」と呼ばれます。

36協定を締結する際は、従業員の過半数で組織された労働組合か、従業員の過半数を代表する者と書面によって協定を結ぶ必要があります。

さらに、所轄の労働基準局監督署長に届出をしなければならないため、忘れないように注意しましょう。たとえ労使間で協定が締結されていても、労働基準監督署長への届出がされていない状態で法定労働時間を超える労働を従業員にさせた場合、労働基準法違反として罰則の対象となります。

1-2. 残業時間の計算方法

残業時間(時間外労働時間)には2種類あり、法定内残業の時間と法定外残業の時間を分けて考える必要があります。上限が設けられている残業時間は、すべて法定外残業時間のことです。

法定外残業時間の計算方法は「実労働時間-8時間」です。

また、実労働時間を求める計算方法は「退勤時間-出勤時間-休憩時間」です。

法定外残業時間は1日、1カ月、2~6カ月平均、1年の各期間すべて算出し、上限を超えていないか確認する必要があります。

1-3. 36協定による残業時間の上限は月45時間・年360時間

36協定で定めることができる残業時間の上限は月45時間・年360時間以内です。36協定を締結する際には、この上限の範囲内で残業時間を設定する必要があります。

36協定を締結し、届出をする際には、1日あたりと1週間あたりの残業時間の上限を記載しなければならず、届出に記載した残業時間の上限を超過すると36協定違反となります。

ただし、企業や業種によっては、臨時的な何らかの理由で月45時間・年360時間以内の上限を超えざるを得ないケースが出る場合もあります。

そのような場合には、事前に特別条項付きの36協定を締結し、労働基準監督署長に提出しておく必要があります。

1-4. 36協定による1日の残業時間の上限

36協定による1日の時間外労働について、上限はとくに定められていません。

1日の労働時間は、労働基準法により原則8時間までと定められていますが、36協定では、その法定労働時間(8時間)を超えて労働できる時間数を定める必要があります。

したがって、36協定による1日の残業時間の上限は、労使間で合意に至った時間となります。一般的には1日2時間程度の場合が多いようです。

1-5. 特別条項付き36協定で定める残業時間の上限規制

臨時的な特別の事情があるケースに限って、あらかじめ特別条項付きの36協定を締結しておくことで、月45時間・年360時間以内という上限を超えて労働させることができます。ただし、特別条項付き36協定を結べば何時間でも残業させて良いというわけではなく、特別条項付き36協定にも上限があります。

2018年6月にあった労働基準法の改正によって、2019年4月(中小企業は2020年4月)以降、特別条項付き36協定で定める時間外労働時間に、罰則付きの上限規制ができました。

特別条項付き36協定の上限時間は以下の通りです。

  • 休日労働を除く時間外労働時間が年720時間以内
  • 休日労働を含む時間外労働は月100時間未満
  • 月の時間外労働時間が45時間を超えるのは年に6回まで
  • 2カ月の平均、3カ月の平均、4カ月の平均、5カ月の平均、6カ月の平均時間外労働時間(休日労働含む)が80時間以内

上記の上限を超える労働は、たとえ臨時的な特別な事情があっても罰則の対象となります。

このように36協定の締結後においても、時間外労働には制限が設けられているため、使用者はルールをしっかりと把握する必要があります。

しかし、36協定の上限や罰則、36協定の内容について把握しきれていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本サイトでは「改定後のポイントを含めた36協定の概要やルールが知りたい」「36協定の具体的な届出方法が知りたい」という方に向け、36協定についてわかりやすく解説した資料を無料で提供しています。 36協定・特別条項について理解して、法に沿った労働管理方法が知りたい方は、是非こちらからダウンロードしてご活用ください。

1-6. 36協定による残業時間の上限を超えたらどうなる?

残業の上限時間を超えた場合、罰則が科されます。それだけでなく、36協定に違反すると、企業名が公表される場合もあります。企業名が公表されると、企業間の取引や採用活動などに悪影響が出る可能性もあるため注意しましょう。

そして、残業の上限時間を超えたことによって最も大きな影響を受けるのは労働者です。そもそも、労働基準法は、労働者が過重労働をしないようにするために設けられた最低限の基準であるため、企業はしっかりと守る必要があります。36協定で定められた残業時間の上限を超えることや、頻繁に長時間の残業を労働者に強いていた場合、過重労働につながり、労働者にとって負担が大きくなってしまいます。

残業の上限時間を超えた場合のリスクは大きいため、日頃から勤怠管理をしっかりとおこない、残業時間が上限を超えないように注意しましょう。

2. 36協定による残業時間に違反した場合の罰則

罰則を受けて頭を悩ませている

36協定を締結せずに、または締結はしたものの所轄の労働基準監督署長への届出をしないで従業員に上限時間を超える時間外労働、休日労働をさせた場合、労働基準法違反として、雇用主に6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金に科せられる可能性があります。[注3][注4]

また、2019年に施行された働き方改革関連法によって労働基準法が改正され、36協定で定めた時間外労働時間の上限を超えた場合にも、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が科せられる可能性があるため、注意が必要です。
特別条項の規定に違反した場合も罰則対象となるため、従業員の勤怠管理は適切におこなわなければなりません。[注4][注5]

関連記事:36協定違反によって科される罰則と違反しないためのチェック事項

2-1. 残業時間の上限規制に関する猶予期間は撤廃された

2024年3月31日までは、36協定における残業時間の上限規制は、すべての職種に対して適用されるわけではありませんでした。建設の事業、自動車運転の業務、医師については、上限規制が適用されるまで5年間の猶予期間が設けられていたのです。

しかし、2024年4月以降は猶予期間が撤廃され、上限規制に違反すると前述の罰則が科せられるため注意しましょう。

また、上限規制は企業の規模に関係なく適用されます。大企業は2019年4月から、中小企業は2020年4月から、残業時間の上限規制が適用されているため注意が必要です。

3. 36協定を守るための残業時間管理方法

女性が紹介をしている

36協定で定められた時間外労働の上限規制を守るためには、次のようなポイントを押さえた残業時間管理が必要です。

3-1. 年間スケジュールを立てて時間外労働が多い繁忙期を把握する

1年のうち、36協定の特別条項を適用できるのは年に6カ月です。そのため、まずは1年間の業務スケジュールを立て、一般条項の規定を超えた時間外労働が必要になる月を想定しておく必要があります。

月45時間を超える時間外労働をおこなう場合は、年間スケジュールを確認しながら、年6カ月以内に収めるように気を配らなければなりません。

3-2. 従業員の時間外労働時間を定期的に確認する

従業員の労働時間が法定労働時間の上限を超えることが想定される場合、事前に「労使協議の上」「通告の上」など、特別条項付き36協定に記載されている申請が必要です。
雇用主は従業員の時間外労働時間について、法定休日労働期間を含めて定期的に現状確認をおこない、上限を超える前に手続きができる体制を整えておきましょう。

3-3. 従業員の残業時間をエクセルを用いて計算する

エクセルを用いて残業時間を管理するのも有効な方法です。計算式を設定すれば、従業員が数値を入力するだけで自動的に労働時間の計算ができます。

横軸または縦軸に日付を、もう一方の軸には以下の項目を入力したものをフォーマットとし、労働時間を管理しましょう。

  • 出勤時刻
  • 退勤時刻
  • 休憩時間
  • 残業時間

3-4. 勤怠管理システムを導入する

エクセルでの管理が難しい場合は、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。勤怠管理システムではスマートフォンによる申請が可能となるため、リモートワークや直行直帰の従業員も申請が容易です。

管理者はリアルタイムで労働状況を把握できるほか、打刻ミスや一定以上の残業発生時には、アラートで知らせてくれる機能も実装されています。

労働時間を正確に把握し、36協定を遵守するためにも、アナログから電子システム管理への移行は不可欠です。

4. 36協定の締結方法

3つのビックリマークが浮かんでいる

36協定を締結するには、労使間の協議によって、必要な時間外労働時間についての合意を得る必要があります。労使間の協議は「使用者」と「労働者の代表」でおこないましょう。労働者の代表とは、労働組合(労働者の過半数で組織されてること)または労働者の過半数の投票、挙手などで選出された者を指します。

労使間の合意後、36協定の届出書類に必要事項を記入のうえ、労働代表者が署名押印し、所轄の労働基準監督署長に届出をしなければなりません。申請が受理されれば36協定の成立となります。

提出方法については、直接労基署へ提出する方法、郵送で提出する方法のほか、e-Gov(イーガブ)のアカウントを取得すれば、電子申請も可能です。

関連記事:36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説

5. 36協定の届出には残業時間の上限を記載する必要がある

黒板ボードにPOINTと電球が描かれている

36協定には7つの届出があり、一般労働者に対して36協定を締結する場合は、「様式第9号」の届出を使用します。2021年4月以降は新様式が運用され、使用者の署名押印が必要なくなりました。

36協定の届出に記載する内容は次のとおりです。

  • 時間外労働が必要な業務と従業員の数
  • 1日、1カ月、1年ごとの時間外労働時間の上限
  • 休日労働の日数と、始業・終業時刻

労働基準法において時間外労働の上限は月と年でしか定められていませんが、1日と1週間あたりの時間外労働の上限も定めて36協定を締結しておく必要があります。

なお、特別条項付き36協定を締結する場合は、「様式第9号の2」に必要事項を記入し、「様式第9号」とともに提出しなければなりません。

36協定の届出の具体的な記入例については、厚生労働省のホームページで確認できます。

関連記事:36協定の届出について提出方法や注意点を徹底解説

6. 36協定を締結しても残業時間の管理には注意が必要

36協定に違反することなく、労働者に残業をさせる場合には、管理者側として、次の3点に注意する必要があります。

以下の点を意識せず労働者に残業をさせてしまうと、36協定の規定をはるかに超える残業をさせて罰則の対象となったり、労働者の健康に大きな負担をかけてしまったりする可能性があるので注意が必要です。

6-1. 労働者の適切な健康管理

36協定の一般条項(月45時間、年360時間)を超えた残業を労働者にさせる場合、「労働者の健康および福祉を確保する措置」をとることが、管理者側に義務付けられています。

そこで管理者がとるべき具体的な措置としては、以下のものが挙げられています。

  • 医師による面接指導を実施する
  • 深夜労働をおこなう場合の回数について制限する
  • 終業から始業までの一定時間の休息時間を確保する
  • 代休または特別な休暇を付与する
  • 勤務状態もしくは健康状態に応じた健康診断を実施する
  • 年休の取得もしくは取得を推進する
  • 心とからだの健康問題についての相談窓口を設置する
  • 配置転換の検討も実施する
  • 産業医による助言や指導、保健指導をおこなう

管理者は、これらのうちのいずれか、もしくは複数の措置をとる必要があります。

労働者の心身の健康を維持し、業務効率を向上させるためにも、労働者の勤務時間管理だけにとどまらず、健康管理についてもきちんとおこなっていくことが重要です。

労働者の健康管理をおこなううえで、労働時間の管理は必要不可欠です。労働時間を正確に管理するためには勤怠管理の方法が適切かどうかを確認しましょう。

勤怠が書き換えられるような方法ではないか、勤怠管理に客観性があるかなどは適切な勤怠管理をおこなううえで重要な要素となります。

勤怠管理を正しくおこなうことで、労働者ごとの正確な労働時間が明確になり、36協定の上限に違反した労働者がいる場合、即座に確認することができます。

残業時間の管理を正しくするために、仕組みから整えていきましょう。

6-2. 労働者の休息時間の確保

労働者が仕事に集中して取り組める環境を用意するためにも、労働者には適度な休息時間の確保をおこなうようにしましょう。

「特別条項付きの36協定」が締結されている場合でも、長時間労働をさせるのではなく、休憩時間を挟んだり、リフレッシュ休暇を取得させたりしながら、労働者の心身の健康維持を図ることが重要です。

休息時間をとらないまま業務にあたらせることにより、心身への健康上のリスクも高まります。

また、残業時間を減らすことは、人件費などのコストも削減できるため、企業にとってもメリットがあります。積極的に労働者が休息時間を確保できる体制づくりに取り組んでいきましょう。

6-3. 適切な勤怠管理の実施

36協定における残業時間の上限を超過しないようにするためには、適切な勤怠管理を実施することも重要です。

従業員ごとの勤怠状況を正確に把握しておかなければ、何時間残業しているかを把握することはできません。知らないうちに上限を超えているケースもあるため注意しましょう。

勤怠管理を効率化するためには、前述の通り、便利なシステムを導入するのがおすすめです。勤怠管理システムを用いれば、現状の残業時間をリアルタイムで把握できるため、上限を超過しそうな従業員に対して指導したり、業務を再配分したりできます。

7. 36協定における残業時間の上限を超えないよう注意しよう!

使用者が労働者を管理している

従業員に法定労働時間を超える労働をさせる場合は、36協定の締結と所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。
36協定に定める時間外労働時間にも、月45時間または年360時間という上限があります。この上限を超える時間外労働をさせる場合、特別条項付き36協定を締結しなければなりません。

また、特別条項付き36協定を締結したとしても、年720時間・複数月平均80時間以内など、特別条項で定められた上限を超えることはできません。
規定を破った場合は労働基準法違反として罰則を受ける可能性があるため、従業員の時間外労働時間や休日労働は適切に管理しましょう。

[注1]厚生労働省:労働時間・休日に関する主な制度
[注2]厚生労働省:時間外労働の上限規制 わかりやすい解説
[注3]e-Gov法令検索:労働基準法第三十二条
[注4]e-Gov法令検索:労働基準法第百十九条
[注5]e-Gov法令検索:労働基準法第三十六条第六項

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