給与計算の方法が初心者でもわかる！給与形態ごとの違いや注意点などを解説

給与計算業務は、毎月定額の固定給だけでなく残業代の計算、社会保険料や所得税などの計算と、計算が必要な項目は多岐にわたり、Excelなどで手計算で行っている場合は計算ミスも起きやすいため、注意が必要な業務になります。

本記事では「給与計算の知識がないから不安だ」というご担当者様や、給与計算の時間を短縮したいご担当者様に、具体的な給与計算方法や注意点などをまとめて解説します。

関連記事：給与計算とは｜概要から手取りの計算方法まで基礎知識を総まとめ

1. 給与計算に必要な書類の準備

給与計算をするにあたって必要な情報があります。この書類がないと給与計算ができないという情報の記載された主な書類をご紹介します。

1-1. 就業規則や給与規定などの定め

毎月の給与計算は、給与についてのルールを定めた就業規則や給与規定などの定めに基づいて計算されなければなりません。就業規則や給与規定とは、法律の範囲内で定めた、それぞれの会社のルールです。

就業規則や賃金規定などの定めがない場合には労働基準法で定めた基準に基づいて計算することになります。

1-2. 給与マスター台帳

マスター台帳とは、給与計算に必要な「基本手当」「各種手当」「割増賃金の時間単価」「厚生年金保険料」「健康保険料」などの項目を従業員ごとにまとめたものです。

事前にマスター台帳を作成し、給与計算に必要な情報をまとめておくと、その後の給与計算をスムーズにおこなうことができます。

1-3. タイムカード

時給制の従業員の場合、タイムカードで管理しているケースが多いので、給与計算期間のタイムカードの労働時間を集計する必要があります。

現在では、タイムカードの代わりにWEB上での打刻や、スマホを使った打刻ができる勤怠管理システムが多くあります。紙媒体のタイムカードを活用するよりも、労働形態にあわせてカスタマイズができて、労働時間の集計が簡単にできる勤怠管理システムの活用が便利かもしれません。

1-4. 給与所得の源泉徴収税額表

所得税を控除するために使用します。その月の支給額から社会保険料を控除した金額から、控除する税額を確認することができる表です。インターネットでダウンロードできます。

1-5. 健康保険・厚生年金保険の保険料額表

日本年金機構から送付される「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書」に記載されている標準報酬の額から「厚生年金保険料」「健康保険料」「介護保険料」の控除額が確認できる表です。インターネットでダウンロードできます。

1-6.住民税課税決定通知書

市町村から送付される住民税課税決定通知書に、毎月の給与から控除する税額が記載されています。

2. 未経験でもわかる給与計算の流れ

給与計算は大まかに3ステップにわけることができます。

1ステップ目が一般的に額面といわれる総支給額の計算、2ステップ目が税金や保険料などの控除額の計算、最後の3ステップ目が従業員の手取りとなる差引支給額の計算となります。

今まで給与計算業務をあまりやったことがない担当の方も、本章で1ステップずつ理解していきましょう。

2-1. 総支給額の計算

一般的に額面といわれる総支給額の計算は以下の通りです。

総支給額 = 基本給 + 時間外手当 + その他手当

基本給や各種手当に関しては、就業規則や労働条件通知書で定められているので、そちらを確認すれば問題ありません。

2-1-1. 労働時間の集計

給与計算をする前に、先に従業員の勤怠情報を確認し、打刻漏れや不正打刻が疑われる打刻情報がないか確認します。気になる点や打刻修正が必要な個所がある場合は、従業員・上長に確認を取り、正しい情報を上げてもらい、そろい次第勤怠を締めます。

勤怠を締め終わった後は、手当の計算に必要な時間外労働時間や欠勤日数、休日出勤の時間などを集計し、給与計算時にわかりやすいようにまとめておきます。

2-1-2. 変動的な手当の計算

時間外手当、深夜手当、休日手当の中で該当するものがある場合は、先ほどの労働時間の集計でまとめた時間分支給します。

残業時間や深夜労働の時間が重なる場合は、割増率が50％になったり、大企業であれば残業時間が60時間を超えた際にも割増率が50％になったりと、計算ミスが起きやすく労使間トラブルにもつながりかねないので、気を付けて計算するようにしましょう。

2-1-3. 各種手当の計算

通勤手当の対象となる従業員がいる場合は、あらかじめ申請されている区間の金額で通勤手当を支給します。

そのほかにも企業によっては住宅手当などもありますので、自社がどのような手当を支給しているかを確認した上で、総支給額に含めるようにしましょう。

2-2. 控除額の計算

給与計算時には、総支給額のほかに控除額の計算が必要になります。ここでは、従業員のみが負担する税金や会社と従業員双方で負担する保険料、また扶養に入っている場合などに考えられる税金・保険料以外の控除を計算していきます。

2-2-1. 住民税の計算

住民税は、従業員が市区町村に納付する税金のことを指します。住民税は、従業員自身が市区町村に納付するわけではなく、会社が従業員の給与からあらかじめ差し引いて徴収し、市区町村に代わりに納付します。

住民税は、従業員の前年の所得をベースに算出され、1年間分の住民税を12回に分けた金額を毎月徴収し、支払う形になります。

2-2-2. 社会保険料の計算

社会保険料の計算は、以下4種類の保険料の計算が必要になります。

①健康保険
②厚生年金保険
③介護保険（40歳以上の場合）
④雇用保険

①から③の社会保険は、標準報酬額にそれぞれの保険料率をかけて算出し、雇用保険は、その月の総支給額に雇用保険料率をかけて算出します。

保険料は、企業と従業員の負担割合が種類によって異なるため、保険料の計算をする際には間違えないように計算しましょう。

社会保険料の計算についてより詳しく確認したい方は以下の関連記事をご確認ください。

2-2-3. 源泉所得税の計算

所得税とは、従業員の所得にかかる税金のことを指し、国に対して納付します。所得税は住民税と同様に、従業員自身で税務署に納付するのではなく、一般的に天引きといわれるように、会社が給与からあらかじめ差し引いて徴収して納付します。

源泉所得税を算出するために、まずは該当従業員の課税対象額を確定する必要があり、計算方法は以下になります。

課税対象額 = 総支給額 – （社会保険料 + 非課税となる手当）

課税対象額を算出した後に、給与所得の源泉徴収税額表を参照して、該当の源泉所得税額を確認するという流れになります。

また、源泉徴収税額表には、「月額表」と「日額表」の2種類あり、給与形態に合った方を用いて確認するようにしましょう。

詳しくは以下の関連記事をご確認ください。

2-2-4. その他控除の計算

上記の所得税には、様々な控除があるので、最後にそちらを算出する必要があります。本章では、従業員が当てはまりやすい控除を3つだけ紹介します。

①社会保険料控除
②配偶者控除
③扶養控除

社会保険料控除は、社会保険料を支払っているすべての従業員に適用されるもので、負担した保険料分控除されます。

また配偶者控除や扶養控除は、基本的に家庭を持っている従業員が対象になるもので、配偶者控除・扶養控除ともに条件を満たせば、最大38万円が控除されます。

2-3. 差引支給額の計算

差引支給額とは、一般的に手取りといわれており、先の2ステップで算出した「総支給額」と「控除額」を用いて以下の式で計算されます。

差引支給額 = 総支給額 – 控除額

3. 誰でも簡単にできる給与形態ごとの給与計算のやり方

飲食店の給与計算に入る前に、給与の決定方法や給与計算の仕組みについて説明します。まず、給与計算の本質をつかみましょう。

一般的に正社員の場合は月給制になり、アルバイトやパート社員の場合は時給制になることが多いようです。月給制と時給制で給与計算の仕方が、やや異なります。

3-1. 月給制の場合（正社員など）

基本手当については、求人関係の情報をインターネット・情報誌・新聞などで調査して相場を確認してください。一般的に毎月の基本手当の額は同じです。

役職手当や家族手当といった、基本手当以外の手当をつけるのかどうかの判断も必要です。手当が多いほど従業員のモチベーションは上りますが、その分人件費が上昇します。

月給制の場合も時給制の場合も、給与計算の仕方は、まず「支給総額」と「控除総額」を計算します。そして、給与計算の最終的なスタイルは、「支給総額－控除総額＝手取り額」となるのです。

ボーナスを支給するかどうかも判断する必要があるでしょう。計算式は基本手当×月分になります。飲食店では1カ月分を夏冬の2回に分けて支給するケースが多いようです。

3-2. 時給制の場合（アルバイト・パートなど）

時給の決め方も、インターネット・情報誌・新聞などで相場を確認してください。法律で時間単位の最低賃金が定められているので注意が必要です。最低賃金は地域により異なるので、インターネットで確認しておきましょう。

4. 給与計算業務における注意点

給与計算業務は、労務リスクや情報漏洩リスク、税務リスクと3つのリスクと隣り合わせであるため、業務におけるミスが発生しないような体制づくりや仕組みづくりを徹底しましょう。

今回は、給与計算業務における注意点として、4点ご紹介します。

4-1. 社会保険料・税金の計算ミス

社会保険料や税金は給与をベースに算出されるため、残業時間の長さや昇格・降格などによって給与総額が異なる場合に、前年の金額とは異なるケースがあります。

システムの連携などを行っていない場合、情報更新を都度行う必要があるため、人為ミスがどうしても起きやすくなってしまいます。

また、保険料率は改定することも多々あるため、保険料や税額の計算ミスを防ぎたい場合は、保険料率や法律改定に自動で対応できる給与計算システムの導入がおすすめです。

4-2. 日割りの給与計算の仕方

給与計算における日割り計算には、基本的に法的ルールは存在しないため、違法リスクの心配はありませんが、基本的に3つのパターンで計算を行うことができるため、ご紹介します。

①暦日から計算

暦日から計算するこちらのパターンは、給与の日割り計算を当該月の暦日を元に算出する方法になります。

こちらの方法の特徴は、「暦日により金額が前後する」というものがありますが、ほかの計算に比べてシンプルでミスが発生しにくいです。また、計算式は以下の通りです。

②月ごとの所定労働日数から計算

月ごとの所定労働日数から計算するこちらのパターンは、①の方法のように暦日に影響は受けませんが、所定労働日数に応じて金額が変動することが特徴です。また、計算式は以下の通りです。

③月平均の所定労働日数から計算

①と②とは異なり、年間単位での月平均の所定労働日数から計算するこちらのパターンは、各月で金額の差が出ないことが特徴です。また、計算式は以下の通りです。

4-3. 給与計算の端数処理に関して

給与計算で端数が生じた際に留意しなければいけないこととしては、原則「切り捨てNG」ということになります。

労働基準法第24条にて、「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」と規定されているため、端数が発生している際に切り捨ててしまうと、本来支払われるべき金額から端数分足りていないことになるため、法令違反となるため注意が必要です。[注]

ただし、1円未満の端数が発生した場合、50銭未満は切り捨て、50銭以上は切り上げることができます。さらに、1か月分の賃金を計算した際に50円未満の端数が発生した場合は切り捨て、50円以上であった場合は100円に切り上げて支給することが可能です。

[注] e-Gov法令検索「労働基準法」

関連記事：給与計算における端数処理のやり方や注意点を徹底解説

4-4. 給与計算を15分単位でおこなうと違法

給与計算を行っていると、上述したように計算自体に端数が発生したり、勤怠情報に端数が発生したりと、計算が細かくなってしまうため、何分単位での切り捨てだと違法になってしまうのか気になる方も多いのではないでしょうか。

ここで紹介するのは残業代の計算に関してになりますが、残業代は基本給にプラスアルファの金額となるため、15分だとしても14分以下に働いた時間を切り捨てることになり、労働基準法第24条の全額支払いの原則を破ることになってしまうため、基本的に残業時間に関しては切り捨てはできません。

手間に感じられる方もいるかもしれませんが、給与計算は分単位で行うようにしましょう。

5. 給与計算のリスクを減らし、正しい方法で効率よくおこなおう

今回は、企業の経理担当者などの給与計算業務を日々行われている方が必ず知っておくべき基礎知識をまとめて解説しました。

給与計算は、様々な項目で算出しなければなりませんが、大元となる基本的な仕組みである「差引支給額 = 総支給額 – 控除額」をおさえておけば、手順通りに行うことで計算ミスを減らすことが可能です。

ただし、給与計算業務は従業員の数が増えるにつれ、それだけ計算ミスを引き起こす可能性を高め、本記事でも紹介した3つのリスクを犯す可能性が高くなってしまいます。もしミスを減らすことに加えて、効率化まで関心があるご担当者様は、給与計算システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。