有給休暇の付与日数の計算方法とは?付与条件や賃金計算方法、注意点についても紹介! |HR NOTE

有給休暇の付与日数の計算方法とは?付与条件や賃金計算方法、注意点についても紹介! |HR NOTE

有給休暇の付与日数の計算方法とは?付与条件や賃金計算方法、注意点についても紹介!

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草原 白い家 男

有給休暇は、一定期間勤続した従業員に対し有給での休暇を付与する制度です。有給休暇の取得は従業員の権利であると同時に、心身の健康維持のために非常に重要です。

本記事では、有給休暇の発生条件、付与日数の計算方法、付与する際の注意点について解説します。

関連記事:有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

1. 有給休暇が付与される条件

虫眼鏡で見る書類

有給休暇の付与条件は大きく分けて、2つあります。本章では、有給休暇の付与条件について解説します。

1-1. 入社後、6ヵ月以上経過しており、出勤率が8割以上である場合

従業員の雇い入れ時から、6ヵ月以上経過しており、出勤率が8割以上である場合に、有給休暇が付与されます。この条件を満たしたすべての従業員には、有給休暇を付与しなければなりません。すべての従業員にはパートやアルバイトの従業員も含まれます。

なお、労働基準法で定められた基準は最低基準なので、企業独自で法定よりも多い日数を付与したり、前倒して付与したりしても問題ありません。

1-2. 出勤日に含まれる日 

有給休暇の付与条件を満たしているか確認するためには、従業員の出勤率を算出する必要があります。その際、通常の出勤日に加えて、以下の日も加えて出勤日を算出します。

・業務上の負傷や疾病を理由とする休業
・産前、産後の休業
・育児休業あるいは介護休業
・年次有給休暇を取得した日
・遅刻や早退をおこなった日

このように、出勤率の算出には実際には出勤していない日も、出勤日とみなすため注意が必要です。

これ以外の慶弔休暇などの特別休暇は、企業の就業規則に沿って出勤日に含めるか否かが決まります。出勤日に含めない場合、休むことによって従業員に不利になる可能性があるので、出勤日に含めるか、そもそも労働日に含めないなどの対応を検討しましょう。

1-3. 出勤率8割以下を判定するための計算方法

出勤率の計算方法は以下の通りです。

出勤率=出勤日÷全労働日(その期間の所定労働日数)×100

例)入社から6ヵ月間の全労働日を120日、うち従業員の出勤日が110日だった場合

110日(出勤日)÷120日(全労働日)×100=91.6666…

出勤率が8割以上となり、有給休暇の付与条件を満たしていることがわかります。

2. 有給休暇付与日数の計算方法

電卓をたたく女性

ここからは、「正社員の場合」と「パート・アルバイトの場合」の2つに分けて、それぞれの有給休暇付与日数について解説していきます。

2-1. 正社員の場合の付与日数計算方法

フルタイムで働く正社員の場合、継続勤務年数に応じて有給休暇が付与されます。有給休暇の付与日数と継続勤務年数の関係は以下の通りです。

表 勤続年数 付与日数

入社から半年経過した日(基準日)に10日付与され、1年経過して基準日を迎えるごとに付与日数は増えていきます。

ただし、上記の日数は、労働基準法で定められた最低の日数なので、これ以上の日数を会社独自で付与することには問題ありません。

2-2. パート・アルバイトの場合の付与日数計算方法

パート・アルバイトの場合、週の所定労働日数に応じて有給休暇が比例付与されます。有給休暇の付与日数と週の所定労働日数の関係は以下の通りです。

有給休暇の付与日数

パートやアルバイトの従業員にも条件を満たしていれば上記の日数を付与する必要があります。

関連記事:アルバイト・パートにも必要な有給休暇|日数・賃金の計算方法

3. 【有給休暇の取得日数】日本と自社の平均を比較!

年次有給休暇 ハンコ

本章では、日本の平均有給休暇取得率と、自社の平均有給休暇取得率を算出する方法をご紹介します。

自社の有給休暇取得率が高い場合、採用などで働きやすさをアピールできるなどのメリットがあります。

関連記事:有給休暇の取得を促進する取り組みとは?取得ルールや取得率向上のための施策を解説

3-1. 日本の有給休暇の平均取得率

「働き方改革」の推進により、日本の有給取得率は着実に増加してきています。しかし、日本の有給取得率は諸外国に比べて著しく低く、満足に取得することができていません。

令和3年に厚生労働省がおこなった「就労条件総合調査」によると、労働者一人あたり約17.9日の有給休暇が付与されていますが、平均有給取得率は56.6%でした。

日本以外の主要諸外国では有給休暇取得率が少なくとも70%であることを踏まえると、日本の56.6%という有給休暇取得率は、まだまだ低いといえるでしょう。

参照:令和3年就労条件総合調査|厚生労働省

3-2. 企業ごとの有給休暇の平均取得率の計算方法

有給休暇の平均取得日数は以下の計算式で算出することができます。ここでは、算定期間を1年と仮定して計算します。

年間平均有給休暇取得日数=算定期間の毎月の有給休暇取得日数の合計÷算定期間中の毎月の対象従業員の合計×12

平均有給休暇付与日数=全従業員のその年の有給休暇付与日数の合計÷全従業員数

平均有給休暇取得率=年間平均有給休暇取得日数÷全従業員の平均有給休暇付与日数

例)全対象従業員の月次有給取得日数を300日、対象従業員の合計を250人の場合

300日(毎月の有給取得数合計)÷250人(毎月の対象従業員の合計)×12=14.4日

上記の計算により、14.4日がこの企業の年間平均有給休暇取得日数となります。

次にこの値を全従業員の平均有給休暇付与日数で割ります。

平均有給休暇付与日数が16日だった場合、

14.4÷16=0.9

となり、有給休暇取得率は90%となります。

上記の例のように、自社の有給休暇取得率が90%であれば、日本全体の平均値56.6%を大きく上回っていることになります。しかし、有給休暇の取得は従業員の権利です。全従業員が有効期限内に有給休暇を消化し、有給休暇取得率が100%になることを目指しましょう。

4. 有給休暇取得時の賃金計算の方法

カレンダー 赤いペン

従業員の有給休暇取得時の賃金の計算方法は、大きく分けて3つあります。

関連記事:有給休暇を使うと給料の金額は減る?金額の計算方法やパート・アルバイトの有給休暇について解説

4-1. 【有給休暇の賃金計算①】通常賃金から求める

1つ目に紹介する計算方法は「通常賃金から求める方法」です。この計算方法は、有給休暇を取得した期間においても、通常勤務と変わらない賃金を支払うという最も一般的な方法です。従業員が有給休暇を取得しても、特別な賃金計算が必要ないので、人事担当者の負荷を減らすことができます。

4-2. 【有給休暇の賃金計算②】平均賃金から求める

2つ目に紹介する計算方法は「平均賃金から求める方法」です。平均賃金の求め方は2つあります。それぞれの具体的な計算式は下記の通りです。

①直近3か月に支払った賃金の総額÷その期間の総日数(休日含む)
②直近3か月に支払った賃金の総額÷その期間の労働日×60%

上記の2つの計算式で賃金を求め、金額が大きい方を従業員に支払います。

例)2022年4月~6月までの賃金総額が90万円、総日数を91日、労働日を61日とした場合

【①を使った計算例】
90万円(直近3か月に支払った賃金の総額)÷91日(その期間の総日数)
=9,890円

【②を使った計算例】
90万円(直近3か月に支払った賃金の総額)÷61日(その期間の労働日)×60%
=8,852円

上記の計算結果の通り、①9,890円②8,852円となり、①の9,890円が有給休暇の賃金として従業員に支給されます。

平均賃金を基に計算をすると、労働日数によっては極端に金額が少なくなる場合があるので、②の計算方法で算出できる最低保証金額が設定されています。

4-3. 【有給休暇の賃金計算③】標準報酬月額から求める

3つ目に紹介する計算方法は「標準報酬月額から求める方法」です。

この計算方法は、健康保険料を求める際に必要な標準報酬月額を30で割り、標準報酬日額を算出し、従業員に賃金を支払うという方法になります。

賃金計算を簡略化できるという点で非常に便利な計算方法ですが、標準報酬月額が実際の給与よりも少ない場合には、有給休暇の賃金が少なくなってしまう恐れもあります。このような背景があるため、この計算方法はあらかじめ労使協定を締結していなければ、使用することはできません。

5. 有給休暇の計算をする上で注意すべきポイント

浮き輪といす お金

本章では、有給休暇の計算をする上で注意すべきポイントについて解説します。

5-1.有給休暇は2年間で消滅、翌年の繰越計算に注意ひt

有給休暇は心身の疲労を回復し、リフレッシュすることを目的として設けられている制度なので、原則として年内に付与された有給休暇は、同年内に完全に消化することが望ましいです。

しかし、有給休暇を当年度内に使い切れない場合もあるでしょう。そのような場合は有給休暇を翌年度に繰り越すことができます。

有給休暇の有効期限は2年間で、その間であれば繰越が可能なため、人事担当者は繰越分の有給休暇も加味したうえで従業員ごとの有給休暇の保有日数を把握しておかなければなりません。

関連記事:有給休暇日数の繰越とは?上限や計算方法などわかりやすい例を紹介

5-2. 事業の正常な運営を妨げる場合は、時季変更権の行使が可能

原則として、従業員から有給休暇を取得したいと申請を受けた場合、企業側は拒否することができません。しかし、有給休暇を取得させてしまうと、深刻な人手不足となり、事業の正常な運営を妨げると判断される場合のみ、「時季変更権」を行使することができます。

時季変更権とは、従業員から有給休暇の取得申請があった際に、有給休暇の取得時期をずらす事ができる権利のことです。時季変更権の行使するには特別な理由が必要で、慢性的な人員不足を理由に時季変更権を行使することはできないため、十分注意しましょう。

5-3. 有給休暇の賃金計算方法は事業場で統一しなければならない

有給休暇の賃金計算方法は3つありますが、決定した有給休暇賃金の計算方法は就業規則に定めて、タイミングや従業員によって変更することはできません。

なぜなら、計算方法によって賃金に変動が生じるため、企業の都合でタイミングや従業員ごとに計算方法を変更すると、最も安くなる方法で計算されるなど従業員に不利になることが起こり得るからです。

有給休暇の賃金計算方法は一度定めると変更できないため、慎重に決定しましょう。

5-4. 有給休暇の賃金計算方法によっては金額が減ることもある

有給休暇の賃金計算方法によっては、支給金額が減り、「有給休暇を取得したら給料が減った」などと従業員から申し出があるかもしれません。

実際に、計算方法によっては、通常の出勤をするよりも給料の金額が減る可能性もあり、このこと自体に問題はありません。

従業員からこのような申し出や質問があった場合に、企業が就業規則に記載していて、きちんと従業員に説明できることが重要です。

まずは計算があっているかを確認し、正しければ就業規則に定めている計算方法によって賃金が通常出勤時よりも減ってしまうことを説明しましょう。

ただし、従業員が有給休暇を取得したことによって不当な扱いをすることは法律で禁止されているため、故意に有給休暇金額を減らすことなどはできません。

6. 有給休暇の付与日数と賃金の計算を効率化するツール

スーツの男 白いペン

有給休暇における日数計算や賃金計算を効率化できるツールは、大きく3つあります。従業員数が多くなればなるほど、従業員ごとに異なる有給休暇日数や付与日を紙などで管理することは煩雑になります。ミスが生じると、法律にも抵触しかねないので、正確に計算などができるツールを活用すると良いでしょう。

6-1. エクセル

1つ目に紹介する効率化ツールは「エクセル」です。エクセルの関数機能を利用して、自社の有給休暇の賃金計算方法に合わせたテンプレートを作っておけば、賃金計算の業務を大幅に簡略化させることができます。一部の情報は手入力しないといけないため、入力ミスには注意する必要があります。

6-2. アプリ

2つ目に紹介する効率化ツールは「アプリを利用した賃金計算」です。近年、有給休暇に関する計算を自動化できる無料アプリが続々とリリースされています。アプリもエクセル同様に、賃金計算を自動化させることができるため、業務効率化につながります。また、アプリは、パソコンだけでなくスマートフォンでも計算でき、エクセルに比べ、より簡単に賃金計算をおこなうことができます。

6-3. 勤怠管理システム

3つ目に紹介する効率化ツールは「勤怠管理システム」です。勤怠管理システムで有給休暇管理をすると、従業員の年次に応じて有給休暇を自動的に付与されます。また、有給休暇を取得するごとに消化日数を差し引き、自動で残日数が算出されます。勤怠管理システムなら、管理者だけでなく従業員も残日数を把握できるため、スムーズな取得につながります。

他にも、2年間で消滅する有給休暇の繰越計算もおこなうため、事務処理の手間を削減できます。また、2019年から年5日の有給の取得義務が課されましたが、勤怠管理システムであれば、従業員が有給を何日消化しているのかをリアルタイムで確認することも可能です。

有給休暇の付与日数の計算や管理は手間がかかりミスが許されません。効率的で正確な管理ができるツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

7. 有給休暇取得義務化の影響とは

有給休暇の付与日数や賃金を正しく計算しても、従業員が有給休暇を取得できなければあまり意味がありません。有給休暇の取得率向上を目的に制定された有給休暇取得義務化についても正しく理解しましょう。

7-1. 有給休暇取得義務化とは

有給休暇取得義務化とは、企業に対し、有給休暇が10日以上付与された従業員に付与日から1年以内に5日の有給休暇を取得させることを義務化した制度です。2019年4月から施行されており、企業の大小に関係なくすべての企業が対象です。

 

この5日間に、時間単位の有給休暇を含めることはできません。なお、パート・アルバイト従業員の場合は、勤務年数に応じて途中から取得義務の対象となることがあるので注意が必要です。

7-2. 違反した場合の罰則

従業員が年間5日の有給休暇を取得できなかった場合、その責任は企業が負います。有給休暇取得ができなかった従業員1人につき、30万円以下の罰金が科せられます。

 

もし、従業員が有給休暇の取得を希望しない場合でも、企業は時季を指定するなどで対応しし、必ず年5日間の有給休暇を取得させなくてはなりません。

7-3. 有給休暇管理簿の作成・保管の義務

有給休暇取得義務化にあたり、企業には「年次有給休暇管理簿」の作成が義務付けられました。また、3年の保存義務もあるため、有給休暇の管理方法を見直す企業も少なくありません。

 

「年次有給休暇管理簿」には、基準日や時季、取得日数などの項目が必要です。これを従業員一人ひとりに対して作成し、年5日の有給休暇取得漏れがないように管理することが各企業に求められています。

 

「年次有給休暇管理簿」の保存に罰則はありませんが、年5日の有給休暇取得には欠かせない帳票です。有給休暇の管理に不安がある場合は、勤怠管理システムなどを導入し、効率的かつ正確な管理体制を整えましょう。

7-4. 買い取りは原則不可

年5日の有給休暇が取得できない場合でも、買い取りで対応することはできません。なぜなら、従業員の心身のリフレッシュやゆとりのある生活を確保するという有給休暇の本来の目的に反するためです。

 

有給休暇の買い取りは、有給休暇が残っているまま退職する従業員など、特別な場合にのみ認められています。企業は、買い取りで安易に対応しようとせず、年5日の有給休暇を取得できる体制作りに尽力しましょう。

8. 有給休暇の日数や賃金の計算を適切におこないましょう!

カレンダー 赤色 指

本記事では、有給休暇が付与される条件や日数計算、有給休暇を付与する際の注意点、有給休暇取得時の賃金計算について解説しました。有給休暇は従業員に賃金の心配なく、休養を取ってもらうための制度です。しかし、企業にとっては付与日数や残日数の計算、賃金の計算など、多くの負荷がかかります。

有給休暇に関する規則を理解し、従業員が健康的に働ける職場作りを心掛けるのと同時に、生産性の高い有給休暇の管理方法を検討しましょう。

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