年次有給休暇管理簿の作成義務とは?記載事項や保管期間をわかりやすく解説 |HR NOTE

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年次有給休暇管理簿の作成義務とは?記載事項や保管期間をわかりやすく解説

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2019年4月の労働基準法改正に伴って、企業に年次有給休暇管理簿の作成と保管が義務付けられました。法改正によって企業はどのような対応をしなければいけないのでしょうか。

本記事では、年次有給休暇管理簿の作成方法や保管期間、有給休暇を効率よく管理する方法についてわかりやすく解説します。

関連記事:有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

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1. 年次有給休暇管理簿とは何か?

有給休暇の管理 年次有給休暇管理簿とは「年次有給休暇取得管理台帳」ともよばれ、従業員ごとに年次有給休暇取得状況を管理する帳簿のことです。ここでは、年次有給休暇管理簿の作成義務や管理対象者について詳しく紹介します。

1-1. 年次有給休暇管理簿の作成義務

労働基準法施行規則第24条の7により、企業は従業員ごとに年次有給休暇管理簿を作成して管理する義務があります。

第二十四条の七 使用者は、法第三十九条第五項から第七項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第一基準日及び第二基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第五十五条の二及び第五十六条第三項において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後五年間保存しなければならない。

引用:労働基準法施行規則第24条の7|e-Gov

1-2. 管理簿に記載すべき対象者

年次有給休暇管理簿に記入しなければならない対象者は、年10日以上の有給休暇が付与された従業員です。そのため、年に10日以上有給休暇が付与されていない従業員については、年次有給休暇管理簿の作成・保管義務が発生しません。ただし、出勤率の関係により、ある年だけ付与日数が10日に満たず、翌年以降は年10日以上の有給休暇が付与される可能性がある場合、管理簿を作成しておくことが推奨されます。

1-3. 有給休暇が年に10日以上付与される条件

基本的には、以下の2つの条件を満たしていれば、年に10日以上有給休暇が付与されます。

  • 雇用されてから6カ月以上経過
  • 決められた労働日数の8割以上出勤

ただし、パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合、以上の2つの条件と下記のいずれかを満たしていれば、年に10日以上有給休暇が付与されます。

  • 週所定労働日数が5日以上
  • 週所定労働日数が4日、かつ継続勤務年数が3年6カ月を経過
  • 週所定労働日数が3日、かつ継続勤務年数が5年6カ月を経過

企業は、従業員が管理簿作成の対象者かどうかを確認しましょう。正社員でも、週休3日制などで週4勤務となり、週の所定労働時間が30時間未満となる場合、短時間労働者の条件が適用されるので注意が必要です。

引用:年次年次有給休暇の付与日数は法律で決まっています|厚生労働省

関連記事:有給休暇を付与するタイミングは?2回目以降の付与や基準日の統一についても解説!

2. 年次有給休暇管理簿を作成するメリット

年次有給休暇管理簿の作成は、労働者が適切に有給休暇を取得しているかを管理するために必要です。ここでは、年次有給休暇管理簿を作成するメリットについて詳しく紹介します。

2-1. 労働基準法を遵守できる

労働基準法第39条により、企業は従業員に対して適切な有給休暇を付与しなければなりません。また、年10日以上の有給休暇を付与した従業員には、必ず年5日の有給休暇を取得させなければなりません。年次有給休暇管理簿を作成すれば、有給休暇の付与日数や取得日数、有効期限などが管理しやすくなるので、労働基準法をきちんと遵守することができます。

関連記事:有給休暇を定める法律「労働基準法」を解説!違反時の罰則や退職者の対処法

2-2. 有給休暇の時効が把握しやすくなる

労働基準法第115条により、有給休暇には2年の時効があります。有給休暇が付与されてから2年が経過すると、時効により有給休暇は消滅してしまいます。有給休暇の取得が義務化されるまでは、有給休暇をまったく消化せずに消滅させてしまう労働者がいることが問題視されてきました。年次有給休暇管理簿によって、有給休暇の消滅時効が可視化されるため、有給休暇の有効期限切れを防止することができます。

(時効)
第百十五条 この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

引用:労働基準法第115条|e-Gov

関連記事:有給の消滅期限はいつ?計算方法や時効・買取をわかりやすく解説

2-3. 有給休暇を取りにくい風土を変えられる

いまだに、有給休暇を取得するのは悪いこと、他の人に迷惑をかけることというイメージを持つ人が少なくないようです。しかし、年次有給休暇管理簿を作成することで、取得しなければならない日数が可視化されるため、有給休暇は取得すべきものとしての認識がひろがります。年次有給休暇管理簿の作成は、このような有給休暇を取得しにくい風土の改革につながります。

3. 年次有給休暇管理簿の記載事項と書き方

年次有給休暇管理簿に必ず記載しなければならない事項は「基準日」「保有日数」「取得時季」の3つです。ここでは、厚生労働省が公表している下記の「年次有給休暇取得管理台帳」のテンプレートを基に、必須記載事項の内容や書き方について詳しく紹介します。

引用:年次有給休暇取得管理台帳(ひな形・テンプレート)|厚生労働省

3-1. 基準日

基準日とは、企業が従業員に有給休暇を初めて付与した日のことです。たとえば、2023年10月1日に有給休暇を付与した場合、基準日は2023年10月1日になります。有給休暇は基準日から1年単位で付与されるものなので、年次有給休暇管理簿には正しい基準日を記載しておく必要があります。また、雇い入れ年月日も記載しておくと、いつから有給休暇を付与しなければならないのかが明確になります。

関連記事:有給休暇の基準日とは?管理簿への記載が必須!統一するメリットや考え方を解説

3-2. 日数

年次有給休暇管理簿には、有給休暇の付与日数と取得日数を記載する必要があります。前年度繰越分と今年度付与分も記載しておくと、時効により今年度で消滅する有給休暇が明確になります。

なお、「時間単位」「半日単位」で取得した年次有給休暇も5日の取得義務の中に含まれるため、「時間」「半日」「全日」のどれなのかを明確に記載しておく必要があります。半日取得する場合は「0.5日」と表記します。

3-3. 取得時季

取得時季とは、年次有給休暇を取得した日付のことです。たとえば、2023年12月20日に有給休暇を取得した場合は、「2023年12月20日」と記載します。

連続して取得する場合は「2023年12月20日から12月22日まで」のように記載します。時間単位の取得の場合は「〇時〇分から△時△分まで」と記載するようにしましょう。

また、労働者が請求した日や、使用者が時季変更する場合の日時なども記載しておくと、有給休暇取得に関するトラブルを防止することができます。

4. 年次有給休暇管理簿の保管期間

労働基準法施行規則第24条の7により、年次有給休暇管理簿の保管期間は5年間と定められています。ただし、経過措置が設けられているため、現状は3年間でも問題ありません。しかし、経過措置の有効期限は定められていないので注意が必要です。

労基則等に規定にされる以下の記録の保存期間についても、改正法の施行日以後、現行の3年から5年に延長
されます。ただし、経過措置として、当分の間は3年が適用されます。
(省略)
⑫年次有給休暇管理簿(労基則第24条の7)
(省略)

引用:改正労働基準法等に関するQ&A|厚生労働省

関連記事:労働基準法で定められている有給休暇|法律の内容、注意点を詳しく解説

5. 年次有給休暇管理簿に関する罰則はある?

法律や罰則

2019年4月の労働基準法改正に伴って、年5日の有給休暇が取得できているかを確認するため、年次有給休暇管理簿の作成・保管義務が発生しました。ここでは、年次有給休暇管理簿に関係する罰則について詳しく紹介します。

5-1. 年次有給休暇管理簿を正しく作成・保管しない場合

年次有給休暇管理簿の作成・保管をしなかったことで、直ちに罰則を科されることはありません。しかし、年次有給休暇管理簿を正しく管理していない場合、従業員と有給休暇の取得に関してトラブルが発生したとき、企業側が不利になる可能性があります。そのため、年次有給休暇管理簿を適切に作成し、定められた期間保管するようにしましょう。

関連記事:【有給休暇】徹底ガイド!付与日数・年5日取得義務化・法律と罰則を解説

5-2. 有給休暇を正しく付与・取得しない場合

労働基準法第119条により、有給休暇を適切に付与しない場合、「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の罰則を受ける可能性があります。また、労働基準法第120条により、取得義務がある5日の有給休暇を取得させていない場合、従業員1人あたり30万円以下の罰金が科される可能性もあります。このような罰則を受けないためにも、年次有給休暇管理簿の作成が必須といえます。

第百十九条 次の各号のいずれかに該当する者は、六箇月以下の懲役又は三十万円以下の罰金に処する。
一 (省略)、第三十九条(第七項を除く。)、(省略)の規定に違反した者

引用:労働基準法第119条一部抜粋|e-Gov

第百二十条 次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一 (省略)、第三十九条第七項、(省略)の規定に違反した者

引用:労働基準法第120条一部抜粋|e-Gov

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6. 年次有給休暇管理簿の作成・管理方法

記載項目の例

年次有給休暇管理簿の作成・管理は、紙媒体でも電子データでも問題ありません。ここでは、紙・エクセル・システムの3つの方法を紹介します。それぞれの管理方法には、メリット・デメリットがあるのできちんと押さえておきましょう。

6-1. 手書き(紙)

紙媒体の年次有給休暇管理簿を用いて管理する場合、機械などを使わないので、誰でも作成・管理しやすいというメリットがあります。

ただし、手書きで記入することになるため、作成・管理に手間や時間がかかります。また、紛失・改ざんといったセキュリティリスクがあります。

このように、紙の年次有給休暇管理簿を使用する場合、記入方法や保管場所などの管理ルールをきちんと整備することが大切です。

6-2. エクセル(Excel)

エクセル(Excel)を使用する場合、Web上のひな形・テンプレートを活用して、自社のニーズにあう年次有給休暇管理簿を簡単に作成することができます。また、関数・マクロを用いて、計算を自動化することも可能です。

ただし、法改正がある場合、自動対応できないため、自社で関数やマクロを組みなおしてアップデートする必要があります。また、パスワードやアクセス権限を適切に設定していない場合、容易に書き換えられる恐れがあります。

このように、Excelの年次有給休暇管理簿を活用する場合、きちんとセキュリティ対策をおこなうことが大切です。

6-3. システム・アプリ

システムやアプリ上の年次有給休暇管理簿を活用する場合、有給休暇の管理業務を自動化し、入力ミスを防止することができます。また、クラウドサービスの中には、法改正に自動アップデートできるものもあります。

ただし、システム・アプリを導入する際にはコストがかかります。また、紙やExcelに慣れている人の場合、システム・アプリを使いこなすまでに時間がかかる可能性もあります。

このように、システムやアプリの年次有給休暇管理簿を使用する場合、料金や機能を比較したうえで、従業員が使いやすいものを導入することが大切です。

7. 有給休暇の管理を効率化する方法

ここでは、年次有給休暇管理簿を用いて、有給休暇の管理を効率化する方法について詳しく紹介します。

7-1. 基準日を統一する

年次有給休暇管理簿には「基準日」の記載が必要です。従業員一人ひとりの基準日が異なると、年次有給休暇管理簿の作成・管理に時間や手間がかかります。

基準日は統一させることができます。たとえば、2年目以降の従業員の基準日を「4月1日」にすると、有給休暇の管理がしやすくなります。ただし、適切なタイミングで有給休暇が付与されるよう調整が必要になります。

関連記事:有給休暇を付与するタイミングは?2回目以降の付与や基準日の統一についても解説!

7-2. 年次有給休暇管理簿は労働者名簿や賃金台帳と合わせて作成できる

年次有給休暇管理簿には決められた書式がありません。また、労働基準法施行規則第55条の2により、年次有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳と合わせて作成することができます。そのため、有給休暇を効率よく管理できる手段を選ぶことが大切です。

第五十五条の二 使用者は、年次有給休暇管理簿、第五十三条による労働者名簿又は第五十五条による賃金台帳をあわせて調製することができる。

引用:労働基準法施行規則第55条の2|e-Gov

7-3. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入することで、年次有給休暇管理簿を作成・管理することができます。勤怠管理システムには、適切に有給休暇を管理するため、下記のような機能が備わっています。

  • 有給休暇の付与
  • 残日数の算出
  • 繰越日数の算出
  • 消滅日数の算出

上記はいずれも有給休暇管理に欠かせない項目ですが、特に消滅日数の算出は重要です。リフレッシュを目的とした有給休暇の取得は従業員の権利であるため、企業は、未消化のまま有給休暇が消滅する事態を極力避けなければなりません。

また、有給休暇取得義務化により、年5日の取得が必須となる従業員もいるため、消滅日数や取得日数を正しく把握する必要があります。そこで便利なのが「自動アラーム機能」です。この機能は、有効期限が迫る有給休暇を未消化のまま保有する従業員を自動で通知してくれます。該当する従業員がいた場合、期限内に有給休暇を取得するように働きかけることで有給休暇の消滅を防いだり、年5日の有給休暇取得を推進したりする効果が期待できます。

勤怠管理システムなら、有給休暇管理簿の作成・管理の負担を大幅に軽減することが可能です。複数のツールを比較したうえで、自社にマッチする勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

関連記事:勤怠管理システム53サービス比較!特徴・料金・機能・メリットを紹介

8. 年次有給休暇管理簿を適切に作成・保管しましょう

管理をする様子 年次有給休暇管理簿には、年10日以上の有給休暇が付与された従業員の年次有給休暇の取得状況を記載する必要があります。また、年次有給休暇管理簿は、有給休暇を与えた期間および期間満了から最低3年間保管しなければなりません。

年次有給休暇管理簿の作成・管理は企業にとって大きな負担となります。また、管理簿の作成方法によってはミスが起きやすく、有給休暇の取得を妨げるだけでなく企業が罰則を受ける可能性もあります。勤怠管理システムなどの効率的で正確性の高い方法を取り入れるのがおすすめです。

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