年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある!記載事項や記入例をわかりやすく解説 |HR NOTE

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年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある!記載事項や記入例をわかりやすく解説

2019年の労働基準法改正に伴って、企業に年次有給休暇管理簿の作成と保管が義務付けられました。法改正によって企業はどのような対応をしなければいけないのでしょうか?

本記事では、年次有給休暇管理簿を作成・保管する際の方法や注意点について、また、年次有給休暇管理簿の保管が必要な期間などを詳しく解説します。

関連記事:有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

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1. 年次有給休暇管理簿とは何か?

有給休暇の管理 年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇取得管理台帳ともよばれる従業員ごとに年次有給休暇取得状況を管理する帳簿のことです。労働基準法改正により、2019年4月から10日以上の有給休暇を付与された従業員に対して企業は5日有給休暇を確実に取得させなければいけなくなりました。

それに伴い企業は従業員がいつ有給休暇を取得したのか、5日全て取得できているのかなどを確認・記録する必要がでてきました。そこで作成・保管が義務付けられたのが、年次有給休暇管理簿です。

1-1. 管理簿に記載すべき対象者

年次有給休暇の管理簿に記入しなければならない対象者は、年に10日以上有給休暇を付与された従業員です。
そのため、年に10日以上有給休暇が付与されていない従業員に関しては、年次有給休暇管理簿の作成や保管義務は発生しません。

ただし、出勤率の関係により、ある年だけ付与日数が10日に満たず、翌年以降は年10日以上の有給休暇が付与される可能性があるといった場合であっても、管理簿を作成しておく方が良いでしょう。一方、パート従業員のように1週間の所定勤務日数が少なく、1年で付与される有給休暇日数が最大でも10日に満たない場合は管理簿を作成しなくてもよいでしょう。

1-2. 有給休暇が年に10日以上付与される条件

基本的には、以下の2つの条件を満たしていれば、年に10日以上有給休暇が付与されます。

  • 雇用されてから6ヶ月以上経過
  • 決められた労働日数の8割以上出勤

ただし、パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合
以上の2つの条件と以下①~③を満たしていれば、年に10日以上有給休暇が付与されます。
①週所定労働日数が5日以上
②週所定労働日数が4日、かつ継続勤務年数が3年6か月を経過
③週所定労働日数が3日、かつ継続勤務年数が5年6か月を経過

企業は、従業員が管理簿作成の対象者かどうかを確認しましょう。

正社員でも、週休3日制などで週4勤務となり、かつ週の所定労働時間が30時間未満となる場合、短時間労働者の条件が適用されます。

関連記事:有給休暇を付与するタイミングは?2回目以降の付与や基準日の統一についても解説!

2. 年次有給休暇管理簿の作成義務と保管期間

年次有給休暇管理簿には作成・保管義務があります。有給休暇が10日以上ある従業員が1人でもいたら、管理簿を作成しなければなりません。

また管理簿を作成したら、企業が労働者に有給休暇を与えた期間および期間満了から3年間の保管期間が定められ、保管が義務付けられています。保管しなければいけないという保管期間も定められています。

関連記事:労働基準法で定められている有給休暇|法律の内容、注意点を詳しく解説

3. 管理簿の作成・管理方法

管理簿の作成には紙媒体でも電子データでも問題ありません。ここでは、紙・エクセル・システムの3つの方法を紹介します。3つの管理方法には、それぞれメリット・デメリットが存在するので、確認しましょう。

3-1.紙で作成・管理する場合

<メリット>

  • 機械などを使わないので、誰でも簡単に管理ができる

<デメリット>

  • 手で記入するのに時間がかかる
  • 3年間の保管義務があるため、大量の紙を保管する場所を確保しなければならない
  • 紛失の可能性がある

3-2.エクセルで作成・管理する

<メリット>

  • 紙に書くよりも入力の手間が省ける

<デメリット>

  • 数式を自分で組む必要があり、もしその数式が間違っていれば全ての計算を間違えて算出してしまう
  • パスワードなどを設定しなければ、簡単に書き換えられる

3-3.システムで作成・管理する

<メリット>

  • 自動で有給休暇付与日数、取得日数、残日数などが算出されるため、手入力によるミスや業務工数が大幅に削減される
  • クラウドシステムの場合、法改正などで管理方法や必須項目に変更があった際に自動で法改正の内容が反映される

<デメリット>

  • 紙に慣れているとサポートなしではシステムを使うのが難しいと感じる人もいる
  • コストがかかる場合がある
  • 全従業員が利用できる環境を整備する必要がある

4. 年次有給休暇管理簿の記載事項・書き方

記載項目の例

年次有給休暇管理簿に記載しなければならない事項は主に3つあります。本章では、書き方やテンプレートを紹介しながら、管理簿に記載すべき事柄を解説します。

4-1.年次有給休暇管理簿に記載しなければならない3項目

年次有給休暇管理簿に記載する必要があるのは、①取得した有給休暇の日数②取得時季③基準日の3項目です。

①取得した有給休暇の日数
年次有給休暇の付与日数と取得日数を記載する必要があります。半日取得した年次有給休暇も5日の取得義務の中に含まれるため、半日なのか全日なのかを明確に記載しておく必要があります。半日取得する場合は、0.5日と表記します。

②取得時季
取得時季とは、年次有給休暇を取得した日付のことです。例えば、2022年5月2日に有給休暇を取得した場合、「2022年5月2日」と記載します。

③基準日
基準日とは、企業が従業員に有給休暇を初めて付与した日のことです。例えば、2022年10月1日に有給休暇が付与された場合、基準日は2022年10月1日になります。有給休暇は基準日から1年単位で付与されるものなので、基準日を記載しておく必要があります。

関連記事:有給休暇の基準日とは?管理簿への記載が必須!統一するメリットや考え方を解説

4-2. 厚生労省が公開している有給休暇管理簿のエクセルテンプレート

管理簿のひな形やテンプレートはウェブ上にいくつか無料公開されています。公的機関以外のサイトの場合、上述の年次有給休暇管理簿に記載しなければならない3項目が含まれているかを確認してください。

厚生労働省のホームページでも、年次有給休暇管理簿のエクセルのテンプレートが公開されています。エクセルや紙で管理をする場合、このテンプレートを参考に、管理簿の作成をすることができます。

テンプレートはこちらからダウンロード可能です。

参考:年次有給休暇取得管理台帳|厚生労働省

5. 年次有給休暇管理簿に関する罰則はある?

法律や罰則年次有給休暇管理簿は2019年の労働基準法改正に伴って、5日の有給休暇が取得できているかを確認するため、作成・保管義務が発生しました。

管理簿の作成・保管をしなかったことで罰則を科されることは原則ありませんが、取得義務がある5日の有給休暇を取得させていなければ、従業員一人あたり30万円以下の罰金が科される可能性があります。
罰則の有無にかかわらず、有給休暇を適切に取得させる上で管理簿は必要です。企業は正しく作成・保管するようにしましょう。

有給休暇に関する法律を守らなかった場合、罰則を受けるだけでなく企業の信用を失う可能性も大きいです。当サイトでは、管理簿を含め有給休暇に関する法律を3分で理解できる資料を無料配布しています。自社の有給休暇の運用が法律的に問題ないか確認したい方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

6. 年次有給休暇管理簿は勤怠管理システムによる一元管理がおすすめ!

先述の通り、勤怠管理システムで有給休暇管理簿の作成・管理をすると、コストがかかったりパソコン環境の整備が必要になったりするなどのデメリットがあります。しかし、ミスなく一元管理できるため、他の方法よりも正確性が高く効率的です。

メジャーな勤怠管理システムには以下のような機能が備わっています。

  • 有給休暇の付与
  • 残日数の算出
  • 繰越日数の算出
  • 消滅日数の算出

上記はいずれも有給休暇管理に欠かせない項目ですが、特に消滅日数の算出は重要です。リフレッシュを目的とした有給休暇の取得は従業員の権利であるため、企業は、未消化のまま有給休暇が消滅する事態を極力避けなければなりません。

また、有給休暇取得義務化により、年5日の取得が必須となる従業員もいるため、消滅日数や取得日数を正しく把握する必要があります。そこで便利なのが、「自動アラーム機能」です。この機能は、有効期限が迫る有給休暇を未消化のまま保有する従業員を自動で通知してくれます。該当する従業員がいた場合、期限内に有給休暇を取得するように働きかけることで有給休暇の消滅を防いだり、年5日の有給休暇取得を推進する効果が期待できます。

勤怠管理システムなら、有給休暇管理簿の作成・管理の負担を大幅に軽減できます。自社にマッチする勤怠管理システムを導入すれば、有給管理の正確性や効率性アップが可能となるでしょう。

7. 年次有給休暇管理簿を適切に作成・保管しましょう

管理をする様子 年次有給休暇管理簿には10日以上の有給休暇が付与された従業員の年次有給休暇の取得状況を記載する必要があります。また、作成して、有給休暇を与えた期間および期間満了から3年間は管理簿を保管しておかなくてはなりません。

管理簿の作成・管理は企業にとって大きな負担となります。また、管理簿の作成方法によってはミスが起きやすく、有給休暇の取得を妨げるだけでなく企業が罰則を受ける可能性もあります。

有給休暇管理簿の作成には、勤怠管理システムなどの効率的で正確性の高い方法を取り入れましょう。

有給休暇の取得義務化は従業員に適切に有給休暇を取得させることで過度な労働を防ぎ、リフレッシュを図るためのものです。
従業員が5日の有給休暇を取得できているかを確認し、スムーズな有給休暇の取得を実現しましょう。

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