有給休暇取得が義務に!企業に求められる対応や有給休暇管理の方法をご紹介

働き方改革関連法の施行に伴う労働基準法の改正により、年10日以上の有給休暇を付与される社員には年5日の有給休暇を取得させることが義務化されました。

今回は、有給休暇取得の義務化について、法改正の具体的な内容や企業に求められている対応や取組例、そして労働者の有給休暇の管理方法について解説します。

1. そもそも「有給休暇」とは

有給休暇とは、労働基準法第39条に定められている労働者の権利です。

労働者が心身のリフレッシュを図ることを目的とした得ることができる休暇であり、その会社での所定労働日数、所定労働時間、勤続年数によって期間が変わってきます。

有給休暇はパートタイム労働者や派遣労働者などの短時間労働者でも認められている制度であるため、使用者は有給休暇についてしっかりと把握しておくことが大事になってきます。

労働基準法第39条について詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
労働基準法第39条とは|年次有給休暇の概要をわかりやすく解説

2. 2019年4月|法改正のポイント

今回の法改正により、企業は有給休暇を付与した日(基準日)から1年以内に、10日以上の有給休暇が与えられる労働者に対して、年間5日の有給休暇を取得させることが義務化されました。

その際、企業は労働者の意見を聴取したうえで、その意見を尊重して取得時期を指定することに努めなければなりません。

ポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

法改正のポイント
  • 労働者が有給休暇を時季指定した日数分については、使用者が時季指定すべき5日の中に入れることができる。(労働者が2日有給休暇を時季指定した場合、使用者は残り3日について時季指定すればよい。)
  • 労使協定などで有給休暇を計画的に取得させる制度を導入している場合最低5日分の有給休暇については労働者の意思によって請求できるように残しておく必要がある
  • 1年間に5日以上の有給休暇を取得させなかった場合、労働者1人につき30万円以下の罰金となる。(1年間に有給休暇を5日取得できなかった労働者が10人いる場合、最大で300万円の罰金。)

有給休暇の取得をさせていなかったからといって、いきなり罰則が適用させる方向ではありませんが、指導や是正勧告の対象にはなりえます。

労働者がしっかりと有給休暇を取れるように、各企業が制度の整備から環境作りまで注意を払っていくことが大事になっています。

3. 企業に求められる対応とは?

①就業規則の見直し・改定

休暇に関する事項は、就業規則の絶対的必要記載事項です。

使用者による年次有給休暇の時季指定を実施する場合、時季指定の対象となる労働者の範囲及び時季指定の方法などについて、就業規則に記載する必要があります。

場合によっては就業規則の改定が必要になる場合もあるので、見直しておかなければなりません。

②従業員の有給休暇取得日の管理

使用者は有給休暇の管理簿を作成し、3年間保存する義務があります。そのため、これまで有給休暇管理簿を作成していなかった場合は、必ず作成するようにしましょう。

また、この有給休暇管理簿は、労働者名簿または賃金台帳とあわせて調製してもよいことになっています。労働者の人事データをまとめて作成しておくことで、管理にかかる無駄なコストを抑えることもできるかもしれません。

従業員の人事データ管理は、人事管理システムを導入すると便利におこなうことができます。人事管理システムに関しては、こちらの記事を参考にしてください。
人事管理システム比較49選!5つの目的別に価格・特徴を徹底比較

③従業員への法改正の説明

今回の法改正によって、使用者に有給休暇を取得させる義務が発生しました。今までは有給休暇の取得がほとんどないような会社もあったかと思います。そのような会社では、有給休暇を取得させるようにすることで、従業員が戸惑うことも考えられます。

そのため、有給休暇取得義務化については、法律で義務付けられたものであることを説明することが大切です。

従業員数が少なければ、説明会を開くのが良いでしょう。反対に、ある程度従業員がいるようであれば、文書などで通知し、質問があれば担当部署に問い合わせてもらうという方法もあります。

いずれにしても、制度をスムーズに導入するには、従業員に周知させることが大切です。

④「休んでもいい」という雰囲気づくり

これまでであれば、従業員が有給休暇の取得を請求した場合、上司や担当部署が嫌な顔をする場合があったかもしれません。

しかし、この状態のままでは、有給休暇を取得しづらくなる雰囲気は改善されないでしょう。

これまで従業員が有給休暇を取得することのなかった会社ほど、上司が率先して有給休暇を取得することで、従業員が有給休暇を取得しやすくなります。また、部下のイベント(誕生日、結婚式など)にあわせて有給休暇の取得を促すのも一つの方法です。

従業員が「休んでもいいんだ」と思えるような雰囲気を作ることが大切です。

⑤ 「休んでも問題ない」体制づくり

従業員の人数が少なくなればなるほど、従業員1人当たりのウェイトが高くなりがちです。そのような環境では、誰かが有給休暇を取得すると、他の従業員へのしわ寄せが大きくなってしまいます。

そのため、従業員が有給休暇を取得しても業務が回せるよう、あらかじめ体制を整えておく必要があります。

たとえば、ある業務を複数人で分担することで、一人が有給休暇を取っても他のメンバーがカバーすることができます。

また、業務内容や進捗状況を共有化することも大切です。グループウェアなどで業務の状況を可視化することで、柔軟な対応が可能になります。

「駆け込み有給休暇」に注意!
従業員の中には、有給休暇を期限ギリギリまで使用しないで取っておいてしまう人もいることでしょう。そのような場合に備えて、社員が有給休暇をしっかりと取っているのか、日々確認できる体制を整えておくことが大切です。

4. 計画年休制度|有給休暇取得を促す具体的な手法

会社によっては、有給休暇を個別に取得させるより、同時期に一度に取得したほうが効率的な場合もあるでしょう。その場合は、計画年休制度の導入も一つの手です。

方法は2つあり、夏季休業の飛び石の日に計画的有給休暇日を設けるなどの一斉取得方式」と、班・グループ別に有給休暇取得連続取得日を設け、分散して有給休暇を取得していく「個別取得方式」です。

一斉取得方式|有給休暇を一斉に取得してもらう

一斉取得方式とは、年末年始休暇や夏季休暇で休日が飛び石になるときに、一斉に有給休暇を付与することによって連休を大型化する方法です。

この方法は、工場のようにラインを止めるときは一斉に止めておきたいような場合に有効だと考えられます。

【具体例】
毎年8月13日から8月15日の3日間を夏季休暇として公休にしている場合、2019年は、8月16日が金曜日で飛び石になります。そこで、この日を有給休暇の一斉付与日にすれば、8月18日(日)まで連続した休みにできます。さらに、この場合、前3日間も、8月10日(土)、8月11日(日・祝)、8月12日(月・振替)となるため、8月10日~8月18日まで9連休が取得可能になります。

個別取得方式|グループごとに交代制で休暇を取得してもらう

個別取得方式は、夏季休暇などをグループに分けて交代で連続した有給休暇を取得し、リフレッシュを図る方法です。

この方法は、各人が希望する時期に休暇を取ることができるため、小売業やサービス業などのように、定休日を設けたり、一斉に休暇を取得したりするのが困難な業種に適していると考えられます。

【具体例】
3日間の夏季休暇を与える際に、数パターン用意して、その中で休みを振り分ける方法です。2019年の場合、水曜日から金曜日の3日間を休暇とすると、次のようになります。

  • グループA:8月7日~9日
  • グループB:8月14日~16日
  • グループC:8月21日~23日
どちらが良いかは、業種や従業員の人数などで異なってくるので、会社の事情にあわせて導入すると良いでしょう。

5. アニバーサリー休暇|従業員の有給休暇取得を促すために

アニバーサリー休暇とは、業員の有給休暇取得を促すための手段の一つとして、誕生日や結婚記念日などの「記念日(アニバーサリー)」およびその前後の日を休暇とする制度のことです。

本来、有給休暇は取得目的を問われませんが、あえて「記念日のための休暇」とすることで、本人が気持ちよく休暇を取ることができる環境を作ることができます。

また、株式会社リクルートキャリアでは、年1回/4営業日以上連続して有給休暇を取得すると、アニバーサリー手当金として、社員に6万円が支給されるようになっており、そのインセンティブにより有給休暇の取得率は格段に良くなりました。

また、同様の制度は大企業だけでなく、中小企業にも広がりを見せつつあります。

もちろんコストがかかるため、どの会社でも可能というわけにはいかないと思いますが、考え方として参考にしてください。

6. まとめ

有給休暇の取得義務化は、政府が推進する働き方改革の一連で法制化されました。

しかしながら、法制化それ自体は有給休暇取得率を上げるきっかけの一つにすぎません。

実際に運用していく中で有給休暇の取得に企業側および従業員が前向きでないと、「絵に描いた餅」で終わってしまいます。

この法制化をきっかけに、「従業員の休暇状況の把握」だけでなく「従業員が持つタスクの管理」や「業務効率化に繋がる人員の配置」にまで目を向けることができれば、よりいっそう働き方改革を進めることができるのではないでしょうか。

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!