有給休暇の計算方法は？日数・賃金の計算方法を詳しく解説

有給休暇は、労働基準法に明記された従業員の権利であるため、企業は正しい日数の有給休暇を与えなければなりません。また、アルバイトやパートのような短時間労働者に対しても、条件を満たしている場合は有給休暇の付与が企業に義務付けられています。

さらに、従業員が有給休暇を取得した際には、正しい方法で算出した賃金を支払わなければなりません。そこで今回は、有給休暇の日数や賃金の計算方法について詳しく紹介します。

関連記事：有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

1. 有給休暇の発生条件や付与ルール

まずは有給休暇が付与される条件や付与する際のルールについて確認しておきましょう。

1-1. 有給休暇とは？アルバイトやパートにも付与される？

有給休暇とは、賃金が発生する休日のことです。正式には年次有給休暇と呼ばれます。通常、従業員が仕事を休んだ場合は、その分の賃金を支払う必要はありませんが、有給休暇を取得した場合は、正しい方法で算出した賃金を支払わなければなりません。

また正社員はもちろん、パート・アルバイトであっても、条件を満たせば有給休暇を付与する必要があります。次に、有給休暇が付与される条件とそのタイミングについて確認しておきましょう。

1-2. 有給休暇が付与される条件

下記2点の条件をどちらも満たした場合、有給休暇の付与が必要です。

雇い入れ時の雇用契約期間が3カ月であっても、契約を更新し、6カ月継続勤務すれば、雇用開始日から6カ月継続勤務していると見なされます。

また「全労働日」とは企業の営業日ではありません。アルバイトやパートなどの場合は、シフトなどで決められた所定労働日を指すため注意しましょう。シフトで組まれた日にすべて出勤していれば、出勤率は100％となります。

1-3. 有給休暇が付与されるタイミング

有給休暇が新たに付与される基準日は、原則として雇い入れ日（実際に採用された日）から6カ月後です。しかし、従業員によって入社した日が異なるため、有給休暇の管理業務が面倒になってしまいます。

そのため、別の基準日を設定し、雇い入れの6カ月後よりも前に有給休暇を付与する企業もあります。労働基準法で定められた基準日はあくまで最低基準なので、有給休暇を前倒して付与することは問題ありません。しかし、有給休暇を法定の基準日よりも後ろ倒しにして付与することは労働基準法違反となるため注意しましょう。

関連記事：有給休暇を付与するタイミングは？2回目以降の付与や基準日の統一についても解説！

1-4. 有給休暇の時季変更権とは？

原則、アルバイトやパートを含む従業員は、有給休暇を取得したい日に取得することができます。有給休暇取得の理由を説明することも不要です。

しかし、場合によっては、どうしても申請された日に有給休暇を取得されると困ることもあるでしょう。従業員が有給休暇を取得すると事業の正常な運営を妨げる場合においては、有給休暇の取得タイミングを変更することができます。これが「時季変更権」です。

ただし、気を付けたいのが「事業の正常な運営を妨げる場合」のみに権利が認められているということです。

たとえば、慢性的に人員不足の課題がある企業が「その日に休まれると営業ができない」との理由で、時季変更権を行使することはできません。それならば、人員を採用する必要があるからです。

判断に際しては、事業の内容、規模、アルバイトの担当業務の内容、業務の繁閑、予定された有給日数、他の従業員の休暇との調整などの事情を総合的に考慮する必要があります。

企業は、従業員の希望通りに取得できるよう可能な限り努力をし、時季変更権の行使は慎重にするべきでしょう。

このように、有給管理はルールが複雑なうえに労使間トラブルが起きやすい業務になりますので、有給管理をおこなう担当者は正しい知識をもとに適切な対応をしなければなりません。

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2. 正社員に対する有給休暇の付与日数を計算する方法

正社員に対する有給休暇の付与日数は、勤続年数をもとに計算します。勤続年数ごとの付与日数は下表の通りです。

雇用開始から6カ月が経過したタイミングで、10日の有給休暇を付与しなければなりません。それ以降は上の表に従って正しい日数を付与するようにしましょう。

3. アルバイト・パートに対する有給休暇の付与日数を計算する方法

パートやアルバイトの従業員に付与すべき有給休暇日数は、1週間の所定労働日数と継続勤務年数によって異なります。

有給休暇の付与日数は、実際に労働した日数によって、下記の表のように定められています。

週単位ではなく、月単位で労働日数を決めているときは、年間労働日数から付与日数を算出しましょう。

アルバイトやパートの従業員が下記3点のいずれかに該当する場合は、正社員のようなフルタイム労働者と同じく、下記の表に基づいて付与日数を算出します。

4. 正社員の有給休暇における賃金計算方法

正社員の有給休暇における賃金は、以下のように計算しましょう。

4-1. 通常通りの月給を支払う

正社員の場合、月給制を採用していることが多いでしょう。月給が固定されている場合は、仮に有給休暇を取得したとしても、とくに気にせず通常通りの金額を支払えば問題ありません。

たとえば、月給が30万円の従業員が有給休暇を取得した場合は、普通に出勤したときと同様、30万円の月給を支払いましょう。

4-2. 平均賃金を用いて計算する

月給が固定されていないときは、平均賃金を用いて計算しましょう。平均賃金は、以下2つの方法で算出した値のうち高い方の数値です。

• 過去3カ月間の賃金総額の合計／過去3カ月間の暦日数
• 過去3カ月間の賃金総額の合計／過去3カ月間の労働日数×0.6

たとえば、過去3カ月分の賃金総額が90万円で暦日数が90日の場合、1日あたりの平均賃金は「90万円／90日＝1万円」と計算できます。つまり、有給休暇を取得した日の賃金として1万円を支払う必要があります。

4-3. 標準報酬月額を用いて計算する

標準報酬月額を用いて計算する方法もあります。標準報酬月額とは、健康保険料や厚生年金保険料の決定に使われている等級ごとの報酬のことです。基本的に正社員は社会保険に加入しているため、この標準報酬月額を用いることでも有給休暇に対する賃金を算出できます。

標準報酬月額を用いる場合は、日割り計算をして1日あたりの金額を算出し、その金額を支給しましょう。ただし、標準報酬月額を用いる場合は、事前に労使協定を結ばなければなりません。

5. アルバイト・パートの有給休暇における賃金計算方法

パートやアルバイトの従業員が有給休暇を取得した際の賃金計算方法は3通りあります。それぞれの計算方法について詳しくチェックしておきましょう。

5-1. 日給または所定労働時間と時給を用いて計算する方法

1つ目は、日給や時給を用いて計算する方法です。パート・アルバイトの従業員が日給制の場合は、単純に日給を支給します。時給制の場合は、時給と所定労働時間を掛け合わせて計算しましょう。

以下の方法で計算することができるため、最も単純に金額を算出することができます。

• 有給休暇を取得する日の日給
• 有給休暇を取得する日の所定労働時間×時給

5-2. 平均賃金を用いて計算する方法

2つ目は、平均賃金を用いて求める方法です。

平均賃金を求める場合は、以下2つの方法で算出した値のうち高い方を採用します。

• 過去3カ月間の賃金総額の合計／過去3カ月間の暦日数
• 過去3カ月間の賃金総額の合計／過去3カ月間の労働日数×0.6

とくにパートやアルバイトなど、時給制・日給制の従業員は、賃金が毎月同額とは限りません。そのため、有給休暇取得のタイミングによって、過去3カ月の賃金総額が変わるので、平均賃金も変わることになります。

日給や時給をもとに算出する方法よりも煩雑になるため、計算ミスのないよう注意しましょう。

ちなみに、賃金総額とは、所得税や雇用保険料などを差し引いた、いわゆる「手取り額」の合計ではないので、注意してください。

5-3. 標準報酬月額を用いて計算する方法

3つ目は標準報酬月額を用いて求める方法です。

この方法では、健康保険料の算出に用いる標準報酬月額を日割りして標準報酬日額を算出し、支払うべき賃金を求めます。ただし、パートやアルバイトの従業員のなかには健康保険に加入していない人もおり、そのような場合はこの方法を用いて算出することができません。

また、この方法で有給休暇の賃金計算をおこなう場合は、あらかじめ労使協定を結び、就業規則に記載しておく必要があります。

以上のように、パート・アルバイトの有給休暇の賃金計算方法は3つあります。企業は賃金の計算方法を定めたら、従業員よって計算方法を変えることはできないため注意しましょう。

関連記事：有給休暇を使うと給料の金額は減る？金額の計算方法やパート・アルバイトの有給休暇について解説

6. 有給休暇を効率よく計算・管理する方法

2019年4月から、有給休暇の取得が義務付けられました。従業員数が多い企業ほど、有給休暇の管理が大変になるでしょう。

そこで本章では、有給休暇の管理方法について解説していきます。

6-1. 年次有給休暇管理簿を用いて管理する

年次有給休暇管理簿とは、その名の通り、従業員の年次有給休暇を管理するための帳簿のことです。労働基準法の改正により、年次有給休暇を10日以上付与する従業員がいる場合は、企業に作成が義務付けられています。

6-1-1. 年次有給休暇管理簿に記載すべき事項

基準日

従業員に有給休暇を取得する権利が生じた日を記載します。有給休暇の年5日取得義務化は、有給休暇が付与された日、つまり基準日から1年間なので、いつから1年が始まっているのかを明確にしておくことが大切です。
もし、有給休暇を前倒して付与した場合は、前倒して付与した日が基準日となります。

日数

従業員が実際に有給休暇を取得した日数を記載します。取得期間が半日以上1日未満の場合は、半日分だけを取得したものとして記載します。

時季

労働者が実際に有給休暇を取得した具体的な日付を記載します。

6-1-2. 年次有給休暇管理簿を管理する際のポイント

年次有給休暇管理簿は保管期間が法律で定められています。

年次有給休暇を与えた期間（基準日から1年間）とその後3年間にわたって保存し続ける義務があります。保存方法については指定がないため、データやクラウドシステムを用いた管理方法でも問題はありません。

労働基準監督署に年次有給休暇管理簿の提出を求められた場合は提出する必要があるため、紙だけでなく、データでの保存もしておくと紛失することを防げるでしょう。

関連記事：年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある！記載事項や記入例をわかりやすく解説

6-2. エクセルで「年次有給休暇取得計画表」を作成する

エクセルの関数機能を用いて年次有給休暇取得計画表を作成すると、有給休暇の計算を自動化することができます。たとえば、従業員の入社年月日のデータを参照し、関数処理することによって次回の有給休暇発生日を自動で計算することができます。

紙ベースで管理するよりも、エクセルの関数機能を用いた方が、時間の短縮になるでしょう。

6-3. 勤怠管理システムを導入して有給休暇を管理する

有給休暇の管理を効率化したい場合は、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。有給休暇に対応した勤怠管理システムを導入すれば、アルバイトやパートを含む従業員ごとの有給休暇を一元管理できます。有給休暇の付与日数や取得日数を管理できるのはもちろん、申請や承認をシステム上でおこなうことも可能です。

紙の書類を印刷して上司の承認を得るような手間を省きつつ、ペーパーレス化も実現できます。付与日数や賃金の計算まで自動化できるため、人事担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。

7. 有給休暇の計算・取得に関する注意点

従業員へ有給休暇を付与する際は、以下のような点に注意しましょう。

7-1. 有給休暇の時効は2年

有給休暇を次の年度へ繰り越しすることはできますが、時効は2年であるため注意が必要です。有給休暇が付与された日から2年経過すると消滅してしまうため、計画的に使ってもらうようにしましょう。

また、アルバイトやパートの従業員は短期間で退職するケースもあるため、有給休暇を有効活用してリフレッシュを図ってもらうことが大切です。

7-2. 有給休暇の取得方法を就業規則に明記しておく

有給休暇の取得方法は、誰が見てもわかるように就業規則に明記しておきましょう。正社員の場合と同様、アルバイトやパートの従業員は所属する上司に申請を出して、承認を得るのが一般的です。

必要に応じて申請書類のフォーマットや申請するためのシステムを整え、承認ルートを明確にしておきましょう。

7-3. 有給休暇を事前に買い取ることはできない

正社員やアルバイト・パート従業員が退職する際に、使い切れなかった有給休暇を企業側が買い取ることは可能です。有給休暇を買い取った場合は、基本的には給与ではなく賞与として支払います。

ただし、有給休暇を事前に買い取ることはできません。適切な休みを取ることで心身の健康を維持する、という有給休暇の趣旨に反するからです。あくまでも使い切れなかった日数分のみを買い取るよう注意しましょう。

8. 有給休暇の日数や賃金は正しく計算しよう！

今回は、有給休暇の日数や賃金の計算方法について解説しました。パートやアルバイトの従業員でも条件を満たしていれば、有給休暇を付与しなければなりません。

また、2019年から働き方改革によって労働基準法の改正がなされ、有給休暇を年10日以上付与した従業員に対して、年5日以上確実に取得させることが企業に求められています。

有給休暇に関する労働基準法に違反すると、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される場合もあるため、パート・アルバイトの従業員も含め、有給休暇の日数管理を適切におこなう必要があります。

有給休暇を取得させた際には、賃金計算も必要です。ミスのないように計算方法や注意点を確認したうえで、正しい有給休暇の賃金計算をおこないましょう。