有給休暇の基準日とは?管理簿への記載が必須!統一するメリットや考え方を解説 |HR NOTE

有給休暇の基準日とは?管理簿への記載が必須!統一するメリットや考え方を解説 |HR NOTE

有給休暇の基準日とは?管理簿への記載が必須!統一するメリットや考え方を解説

有給休暇の基準日とは

企業は有給休暇を従業員に付与するにあたって、適切に基準日を管理しなければなりません。基準日が正しく設定・管理されているか確認しましょう。本記事では、有給休暇の基準日や基準日を変更する際の注意点などについてわかりやすく解説します。

関連記事:有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

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1. 有給休暇の基準日とは

有給休暇の基準日有給休暇の基準日とは、有給休暇を付与した日のことです。以下の2つの条件を満たしている場合、有給休暇が発生します。

  • 入社日から6か月継続して勤務している
  • 労働日の8割以上出勤している

例えば、4月1日に入社の従業員が、6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤している場合、10月1日が有給休暇の基準日となります。

1-1. 中途入社の場合の基準日はいつ?

中途入社の場合の基準日も基本的には入社日から6カ月となります。例えば、2022年6月15日入社の場合は、有給休暇が最初に付与されるのは12月15日となり、基準日もこの日になります。ただし、企業独自で有給休暇を前倒して付与する場合は、付与日が有給休暇の基準日となります。入社と同時に付与した場合、入社した日が基準日となります。

基準日が4月1日入社の社員と異なる場合があること以外は、扱いは新卒入社も中途入社も同じです。

1-2. 基準日から1年以内に5日の有給休暇取得が義務化

2019年4月から、有給休暇が年10日以上付与された従業員に対して、1年以内に最低5日の有給休暇を取得させることが企業に義務付けられました。

1年以内とは基準日から1年間ということです。そのため、企業は従業員の基準日を把握しておく必要があります。

関連記事:年5日の有給休暇取得が義務に!労働基準法違反にならないために企業がすべき対応方法とは

1-3. 基準日は管理簿に記載必須

企業は従業員ごとに有給休暇の管理簿を作成し、3年間保管しなければなりません。

また、管理簿には、①基準日②取得日数③時季(有給休暇を取得した日付)を記載する義務があります。

参照:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省

関連記事:年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある!記載事項や記入例をわかりやすく解説

2.基準日は前倒しであれば、変更可能

管理をしましょう

有給休暇の基準日は原則雇い入れをしてから6か月経過した日となりますが、前倒して付与することは可能です。また、一度基準日を設定した後でも、前倒して変更することは可能です。前倒し付与には3通りあります。本章では前倒し付与の方法を解説します。

2-1. 基準日を入社日にする

上述の通り、有給休暇は原則雇い入れから6か月経過した日に付与し、その日が有給休暇の基準日となります。しかし、会社独自に有給休暇の付与を前倒して入社日にすることは可能です。

ただ、注意すべきなのは、前倒して入社日に有給休暇を付与した場合、基準日は入社日になるということです。有給休暇は基準日から1年ごとに付与されるため、入社日を基準日とした場合、翌年の同じ日に2回目の有給休暇を付与することになります。

2-2. 有給休暇を分割付与する

会社独自に有給休暇を分割して、一部を前倒し付与することも可能です。ただ、分割付与した場合は注意すべき点が2点あります。
1つ目の注意すべき点は、前倒し付与した日が基準日となることです。

基準日は最初に有給休暇を付与した日が適用されるため、例えば10日の有給休暇を5日と5日に分割し、それぞれ4月1日と10月1日に付与した場合、基準日は4月1日になります。

2つ目の注意すべき点は、有給休暇の5日取得義務が発生するのは10日付与した時点であるということです。例えば、2022年4月1日に入社した従業員に本来10月1日に10日付与される有給休暇を5日分割して4月1日に前倒し付与した場合、有給休暇を10日付与した日は10月1日になるため、有給休暇の5日取得義務が発生するのは、10月1日となります。

基準日は有給休暇を付与した日となりますが、取得義務が発生する日は10日以上付与した日となるため、この場合必ずしも「基準日=取得義務が発生する日」ではないので注意しましょう。

2-3. 2年目の有給休暇を前倒して基準日を統一する

中途入社などで基準日が他の従業員と違う場合、他の従業員と基準日を揃えるために前倒して基準日を設定することが可能です。例えば、4月1日が基準日の従業員が多く、一部従業員が5月1日の場合、5月1日の基準日を前倒して4月1日に変更することができます。

3. 有給休暇の基準日を効率的に管理する方法

有給休暇の管理有給休暇の基準日は従業員ごとに異なるため、人事担当者は管理に手間がかかります。しかし、管理方法を工夫すれば、効率的に管理することもできます。以下では、基準日を効率的に管理する方法を2つ紹介します。

3-1. 基準日を統一する

有給休暇の基準日を統一することで、従業員の有給休暇を付与する日をまとめて管理することができます。基準日を統一する方法はいくつかあり、基準日を年に1回にする、年に2回にするなど、企業によって管理しやすい方法を選ぶのが良いでしょう。

3-2. 勤怠管理システムを導入する

有給休暇を効率的に管理できるツールの1つに勤怠管理システムがあります。出退勤の管理というイメージが強い勤怠管理システムですが、ほとんどの勤怠管理システムで有給休暇の管理ができます。勤怠管理システムを使うことで、申請と承認のフローが捺印不要でおこなえるため、大幅に業務量を削減できます。

また、有給休暇を取得した日数や残日数が自動でカウント・表示されるため、従業員も把握できます。5日の有給休暇取得ができていない従業員がいる場合、アラートが出るものもあるため、法違反のリスクを削減できるのもメリットです。

有給休暇の管理に工数がかかっている場合は、勤怠管理システムの導入も検討してみましょう。

4. 有給休暇の基準日を統一した場合の運用例

運用の例有給休暇の基準日を統一することで、従業員の有給休暇が管理しやすくなります。有給休暇の基準日を統一した場合の運用例を紹介します。

4-1.基準日を年1回に統一した例

<基準日を年1回の4月1日に統一する場合>

4月入社の新卒入社Aさん:本来入社して6か月目の10月1日に付与だが、前倒して4月1日に付与。後ろ倒しにして翌年の4月1日に1回目の有給休暇を付与することはできない。

6月入社の中途入社Bさん:本来入社して6か月目の12月1日に付与だが、前倒して4月1日に付与。後ろ倒しにして翌年の4月1日に1回目の有給休暇を付与することはできない。

基準日を年1回に統一することで、従業員によっては有給休暇の付与日が早くなるため、多少不公平に感じる場合がありますが、管理側からすれば有給休暇の残日数の計算などが非常に楽になります。

4-2.基準日を年2回に統一した例

<基準日を年2回の4月1日と10月1日に統一する場合>

有給休暇の基準日を4月1日か10月1日の中で一番近い日に前倒す

4月入社の新卒入社Aさん:本来入社して6か月目の10月1日に有給休暇が付与なので、そのまま10月1日に付与。

6月入社の中途入社Bさん:本来入社して6か月目の12月1日に付与だが、前倒して10月1日に付与。後ろ倒しにして翌年の4月1日に1回目の有給休暇を付与することはできない。

1月入社の中途入社Cさん:本来入社して6か月目の7月1日に付与だが、前倒して4月1日に付与。

4-3.基準日変更によってダブルトラックが発生した場合の特例

有給休暇を前倒し付与したなど、基準日を変更したことによって、入社した年とその翌年とで有給休暇の付与日が異なる場合、年5日の時季指定義務の履行期間に重複が生じる、いわゆる「ダブルトラック」が発生する場合があります。ダブルトラックが発生すると、有給休暇の取得状況の管理が複雑になる可能性があります。

有給休暇の前倒し付与した場合の取得義務期間

この場合の取得義務日数の算出方法は、以下の2通りが特例で認められています。

有給休暇の取得義務日数の算出方法

①ダブルトラックの期間の月数÷12×5をして比例按分する方法

②ダブルトラックの期間のそれぞれの期間で5日取得する方法

②の方法を用いると、計算が煩雑になってしまうため、多くの企業で①が取り入れられています。

<比例按分する場合>

4月入社の新卒入社Aさん:4月1日に有給休暇5日が前倒して分割付与され、10月1日に残りの5日が付与された。

①10月1日~翌10月1日

②翌4月1日(基準日)~翌々4月1日

→翌4月1日から翌10月1日が重複

比例按分して計算すると、10月1日から翌々4月1日の月数÷12×5=18÷12×5=7.5なので、

10月1日から翌々4月1日までの間で7.5日与えていれば良いということになる。
7.5日のように有給休暇日数に1日未満の端数が発生してしまった場合、半日単位で有給休暇取得を認めている場合は0.5日に切り上げ、1日単位でしか取得を認めていない場合は、1日に切り上げて取得させる必要があります。
切り捨てをした場合、5日の有給休暇取得義務をはたしていないとみなされる場合もあるため、注意しましょう。

このように、基準日を統一した場合の扱いは取得義務化もあわせて考えると複雑になりがちです。基準日に関して「自社の有休管理や運用ルールが法律的に問題ないか確認したい」という方に向け、当サイトでは法律に則った有給休暇の付与ルールと管理方法を解説した資料を無料で配布しております。法律に則った有休管理をおこないたい方はこちらから資料ダウンロードしてご活用ください。

参照:年休を前倒しで付与した場合の年休時季指定義務の特例について|厚生労働省

5. 有給休暇の基準日設定に関する注意点

注意するべきこと

有給休暇の基準日設定をする際にはいくつかの注意点があります。

5-1. 基準日統一をする場合、就業規則に記載して労働基準監督署に提出

有給休暇の基準日を統一する場合は、事前に労使間で合意したうえで就業規則を変更する必要があります。また、その内容を労働基準監督署に提出しなければなりません。

5-2. パートやアルバイトの基準日は正社員と同じ

有給休暇の基準日は就業形態に関わらず、正社員・パート・アルバイト全て原則入社して6か月経過した日、もしくは会社独自で設定した日となります。

関連記事:アルバイトの有給休暇取得も義務?アルバイトへの対応を徹底解説

6. 有給休暇の基準日は管理簿に記載して適切に管理しましょう

5人が喜ぶ様子有給休暇の基準日は有給休暇を付与した日です。2019年の労働基準法の改正によって、年10日以上有給休暇が付与された従業員に5日確実に取得させる義務が発生したため、企業は従業員一人ひとりの有給休暇の管理をしなくてはなりません。

手作業で従業員一人ひとりの基準日を把握・管理していると、膨大な業務が発生します。有給休暇が管理できるシステムなどを使って、有給休暇の楽な管理方法を探すのも良いでしょう。適切に有給休暇の管理をして、従業員にもれなく有給休暇を付与しましょう。

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