【入社手続き】会社側で必要な準備や書類は?保険の加入や税金の対処法を紹介 |HR NOTE

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【入社手続き】会社側で必要な準備や書類は?保険の加入や税金の対処法を紹介

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入社書類が重なっている

入社手続きには、住民票や年金手帳、雇用保険被保険者証、マイナンバーなどの多くの書類を準備してもらわなくてはなりません。また、書類を集めた後も法定三帳簿の作成や保険・税金関係の手続きなど、さまざまな対応が求められます。

新入社員が入社後すぐに活躍できるよう、また、安心して業務に取り組むためにも、入社手続きは迅速かつ適切におこなうことが大切です。

今回は、入社手続きに必要な書類や準備のほか、入社手続きの案内方法や業務フローについて解説します。

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複数のオフィスビルがそびえたつ入社手続きは、企業にとって新しい従業員を受け入れる際の重要な業務です。

入社手続きは給与の振り込みや税金徴収、年金など従業員の生活に直結します。漏れや遅れなどが発生した場合、給与や振り込まれない、税金・社会保険料が徴収されない、病院を受診した際に全額自費負担になるなど従業員の生活に支障をきたすため、誤りのないように進めなくてはなりません。

まずは、入社手続きに必要な書類を確認していきましょう。

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1. 【入社前】入社手続きに必要な書類

入社にあたって必要な書類は企業によって異なります。ここでは、入社で必要になる一般的な書類を会社側・内定者側に分けて紹介します。

1-1. 【会社側】入社手続きに必要な書類

会社側の主な必要書類は以下の通りです。

書類の種類 概要や注意点

雇用契約書・労働条件通知書

  • 使用者と従業員で取り交わす労働条件を記載したもの
  • 雇用契約書には双方の署名、もしくは記名押印が必要
  • 労働条件通知書は交付が義務化されている
  • 使用者の署名または記名押印が必要
  • 雇用契約書と労働条件通知書の2つをまとめて「労働条件通知書兼雇用契約書」とすることも可能
扶養控除等申告書
  • 税金関係や社会保険の手続きに必要な書類
  • 扶養者の有無に関係なく提出してもらうもの
  • 副業などで2社以上から雇用されている場合でも提出できるのは本業となる1事業所のみ

健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届

  • 社会保険加入手続きの際に必要な書類
  • 扶養者がいる場合のみ提出が必要
採用通知書(内定通知書)

  • 内定者に対して正式な採用の旨を通知する書類
  • 交付義務はないが、採用通知書を交付した後に会社都合で採用を取り消した場合は違法となるので注意
入社誓約書・承諾書

  • 就業規則や服務規律、秘密保持に関することを記載する書類
  • 入社の意思を確認するため、入社承諾書と兼ねるケースもある
  • 入社後の労使トラブルを回避するためにも作成しておくのが無難

1-2. 【内定者側】入社手続きに必要な書類

内定者側で必要となる種類は以下の通りです。

書類の種類 概要や注意点

雇用保険被保険者証番号

  • 11桁の番号(構成は「4桁-6桁-1桁」)
  • 前職で雇用保険加入履歴していた場合に提出してもらう
  • 紛失してもハローワークに問い合わせれば確認できる
基礎年金番号
  • 社会保険の手続きに必要な10桁の番号(構成は「4桁-6桁」)
  • 年金手帳や基礎年金番号通知書から確認可能
  • 2022年4月以降は年金手帳の交付が廃止されたため、それ以降は基礎年金番号通知書を確認する

給与の振込先口座情報

  • 提示方法は会社側で指定できる
  • 口座情報を記載してもらうか、通帳の口座情報が載っているページのコピーを提出してもらうのが一般的
源泉徴収票

  • 年末調整で必要になる書類
  • 前職で源泉徴収票の交付を受けている内定者に提出を求める
マイナンバー

  • 日本に住民票があるすべての人に交付されている固有の番号
  • 税金や保険手続きのために利用される
  • 個人番号カードや個人番号通知カード、住民票から確認可能

その他にも、以下のような書類の提出が必要になるケースがあります。

  • 健康診断書(入社前に健康診断を受けてもらう場合)
  • 卒業証明書(新卒の場合)
  • 個人情報保護法に基づく誓約書
  • 通勤手当支給申請書、住宅手当支給申請書
  • 資格を証明する書類(資格が必要な採用の場合)

入社手続きに必要な書類には、新卒・中途に関わらず提出が必要な書類、新卒のみに必要な書類、中途のみに必要な書類のほか、必要に応じて用意してもらう書類の4つがあります。

内定者それぞれで提出書類が異なるケースも出てくるので、提出漏れがないようにしっかり確認しましょう。

関連記事:入社手続きに必要な書類一覧|手続きの流れや覚えておきたいポイント

2. 入社前に企業が済ませておくべき手続き

ここまで、会社側で用意するべき入社手続きの書類を紹介しました。これらの書類の中には、入社日よりも前に内定者に送付しておくのがよい書類も含まれています。

企業によっては入社日に配布・回収するケースもありますが、内定者の企業に対する安心感・信頼感を高めるために、以下の書類は事前に送付するのがよいでしょう。

  • 採用通知書(内定通知書)
  • 雇用契約書・労働条件通知書
  • 入社承諾書、誓約書

    なお、採用通知書には以下のような項目を記載するのが一般的です。内定者からの質問を受けられるように、担当部署の連絡先なども忘れずに記載しましょう。

    • 採用応募についての御礼
    • 採用内定のお知らせ
    • 同封する書類の内容
    • 提出が必要な書類と提出期限
    • 入社日(未定の場合は、別途連絡する旨を記載しておく)
    • 問い合わせ先(人事担当者の連絡先、担当者名など)
    • 勤務地や配属先など、労働条件などを記載するケースもある

    3. 入社手続きの手段と注意点

    ポイントを指示している

    入社手続きの案内は、書類を郵送するか、メールで通知するかの2つの方法があります。

    送付状や通知メールに記載すべき内容や作成時の注意点は次のとおりです。

    関連記事:人材採用後の入社手続きマニュアル!基本的な流れとおさえておくべき2つのポイント

    3-1. 郵送で入社手続きをおこなう

    入社手続きに関連する書類を内定者に郵送して、記入後返送してもらうなどして入社手続きを進める方法があります。

    具体的には、①入社手続きで記入してもらう必要がある書類を準備する②返送用封筒と一緒に書留などの追跡可能な方法で郵送する③記入して返送してもらうという流れです。

    郵送する場合は封筒に「社名」「問い合わせ先」を必ず明記し、送付先の住所や氏名に間違いがないか確認してから送付しましょう。

    ただし、雇用保険被保険者証や年金手帳など社会保険に関する書類の返送は避けてください。どちらも万が一紛失すれば個人情報漏洩などの問題に発展する重要な書類であるため、出社したときに提出してもらうか、コピーを送ってもらうようにしましょう。

    3-2. メールなどの電子ツールでおこなう

    入社手続きに関連する書類はメールやその他電子ツールを用いることが可能です。2019年4月に一定の条件を満たせば、労働条件通知書の電子メールなどを用いた交付が可能になりました。つまり、入社手続きに関連する書類はほぼすべて電子化することが可能になったのです。

    メールやチャットで書類のやり取りをしたり、人事管理システムに登録してもらい、その登録情報を用いて入社書類を自動作成して電子申請することができます。

    電子ツールをおこなうことで、書類のやり取りや紙での管理がなくなるため、従業員数が多い企業や従業員の出入りが多い企業などでは、人事業務にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。

    メールなどで通知する場合は、送付先のメールアドレスとメール本文に記載している内定者の氏名が間違っていないか必ず確認し、誤送信を防ぎましょう。

    3-3. 入社手続きの案内文をメールなどで送付する際の注意点

    送付状を添えて書面を郵送する場合は、冒頭拝啓、本文の最後に敬具と記載します。

    また、繰り返しになりますが、本文は面接に足を運んでくれことへのお礼を添えた挨拶から始め、下記のような内容を記載しましょう。

    • 結果の通知
    • 内定式の日程・場所・時間
    • 必要書類提出のお願い
    • 提出期限
    • 問い合わせ先

    通知メールを作成する際は、入社手続きのご案内など、簡潔でありながら本文内容がわかるような件名をつけましょう。

    【重要】などと明記すると、よりわかりやすいでしょう。

    宛名には内定者の氏名をフルネームで、差出人には「会社名」「部署名」「担当者の氏名」を記載します。

    メールの本文は挨拶からはじめ、「結果の通知」「内定式の日程・場所・時間」「必要書類提出のお願い」「提出期限」を明記します。なお、冒頭や文末に「拝啓」や「敬具」を記載する必要はありません。

    送付状、通知メールともに、適切な敬語を使うことを意識して作成しましょう。また、文章は長すぎず短すぎず、読みやすい長さを心がけることがポイントです。

    関連記事:【文例つき】入社手続きメールの基本と気をつけたいポイントを解説

    4. 【入社後】入社に伴って必要となる各種手続き

    書類が重ねて置いてある採用内定者の入社時、会社がおこなう手続きや業務フローは次のとおりです。

    4-1. 法定三帳簿の作成

    法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つを指します。労働基準法によって、会社に作成・保管することが義務付けられている書類です。

    労働者名簿は、従業員の氏名や住所、生年月日など、個人情報を記載した書類のことで、。雇用保険や助成金の申請をする際に必要となります。

    資金台帳は、賃金計算期間や労働日数、労働時間数、基本給や手当などを記載した帳簿です。労働基準法第108条法定によって記載事項と保存期間(原則5年)が定められています。

    出勤簿は、従業員の出勤日や出勤日数、労働時間数、出退勤の時刻などを記載した帳簿です。[注1]

    [注1]労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう ~労働関係法令上の帳簿等の種類と保存期間について(簡易版)~|厚生労働省

    4-2. 入社時の社会保険(健康保険・厚生年金保険)の加入手続き

    採用内定者が加入条件を満たしている場合、健康保険や厚生年金保険といった社会保険の加入手続きをしましょう。

    まずは「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を管轄の年金事務所に提出し、社会保険の資格取得手続きをおこないます。期限は雇用開始から5日以内です。

    資格取得手続きが済んだら、協会けんぽから送られてくる「健康保険被保険者証(健康保険証)」を、従業員本人に渡しましょう。

    なお、社会保険への加入が必要となる従業員の条件は以下の通りです。

    加入条件
    正社員などの一般労働者 所定労働時間・所定労働日数が正社員の4分の3以上、かつ、契約期間が2か月以上

    パート・アルバイトなどの

    短時間労働者

    ・週の所定労働時間が20時間以上
    ・賃金が月額8.8万円以上
    ・学生以外(定時制や夜学等を除く)
    ・2か月以上継続して雇用が見込まれる
    ・従業員が101人以上の事業所

    ※上記5つをすべて満たしていることが加入の条件

    厚生年金への加入は、70歳未満の方が対象となります。70歳以上の方を雇用する場合は、健康保険と介護保険飲みの加入となるので注意してください。

    4-3. 雇用保険の加入手続き

    採用内定者が雇用保険の加入条件を満たしている場合は、雇用開始月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出し、資格取得手続きを済ませましょう。手続きの際は提出の際は、法定三帳簿や雇用契約書なども一緒に提出するケースがあります。

    資格取得手続完了後、ハローワークから送られてくる「雇用保険被保険者証」および「雇用保険資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」を、従業員本人に渡します。

    なお、雇用保険に加入が必要となる要件は以下の通りです。

    週の所定労働時間が20時間以上、かつ31日以上継続して雇用される見込みがある

    4-4. 入社時の労災保険の加入手続き

    労災保険とは、通勤時におけるけがや業務中の負傷を補償するもので、正式名称は「労働者災害補償保険」です。雇用保険と合わせて労働保険と呼ばれます。

    従業員を1人でも雇用していれば加入の対象となります。大まかな手続きの流れは以下の通りです。

    1. 管轄の労働基準監督署へ出向いて保険関係成立届を提出する
    2. 概算保険料申告書を提出する
    3. 労働保険番号が発行されてことを確認する
    4. 「納入済通知書」を受け取って金融機関にて保険料を納付する

    雇用保険の資格取得対象者がいる場合は、事業所の所在地を管轄するハローワークへ行き、「雇用保険適用事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。

    4-5. 入社時の税金に関する手続き

    入社時は、主に2つの税金に関する手続きが必要になります。

    まずは、住民税です。住民税の納付方法には、「普通徴収」と「特別徴収」の2種類あります。普通徴収は従業員本人が納税しますが、特別徴収は会社が従業員の毎月の給与から本人に代わって住民税を納付します。

    中途入社した従業員が特別徴収での納税を希望する場合は、納税先の自治体に給与所得者異動届書を提出する必要があります。

    次に、所得税です。所得税については、内定者から提出してもらう「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をもとにして源泉徴収簿を作成します。年末の源泉徴収票発行を不備なくおこなうための手続きなので、滞りなく済ませましょう。
    このように入社手続きは対応すべき事項が多く、一連の流れをよく理解していなければ、手続きに時間がかかって書類提出の期日に遅れたり、漏れが発生したりしてしまいます。当サイトでは、入社手続きの流れとおこなうべきことが確認できるマニュアルを無料で配布しています。漏れや遅れが発生することなく入社手続きをおこないたい方は、こちらから資料をダウンロードして、スムーズな入社手続きにお役立てください。

    4-6. マイナンバーの取り扱いについて

    社会保険などの各種手続きをおこなう上で、内定者にマイナンバーの提供を求める必要があります。マイナンバーの普及・浸透は不透明なため、場合のよっては「マイナンバーとはなんですか?」という質問を受けることもあるかもしれません。

    マイナンバーは以下のいずれかの方法で確認することができます。

    • 個人番号カード
    • 個人番号通知カード
    • 住民票

    個人番号カードは、運転免許証などと同様に本人確認書類としての利用が認められています。そのため、個人番号カードのみの提出で構いません。

    一方、個人番号通知カードと住民票の場合は、本人確認のために別途運転免許証やパスポートなどの身分証明書の提出が必要となります。口頭やメモなどによる提供は認められていないので注意が必要です。

    なお、内定者に扶養家族がいる場合は、本人以外のマイナンバーも提出してもらいます。

    マイナンバーは特定個人情報に該当するため、取り扱いにも注意が必要です。マイナンバーの取り扱いを誤ると、最大4年以下の懲役または200万円以下の罰金が課される可能性があります。

    内定者からマイナンバーを提供してもらう際は、利用目的を明らかにした上で適切に管理しましょう。

    4-7. 備品の支給など実務上必要なその他の入社手続き

    入社後、従業員が円滑に業務を行えるよう、必要な備品を支給します。デスクやパソコンなどの業務環境を整え、備品の準備は入社前に済ませておきましょう。入社日当日に内定者に必要なものをすべて渡せるよう準備しておくことと、会社に対する信頼が生まれモチベーションにつながります。

    また、会社で使用するメールアドレスの取得・設定や、社内ネットワークにアクセスするためのIDやパスワードの設定についても、あわせておこなっておきましょう。

    給与計算システムや人事システムを利用している場合は、そちらへの登録も事前に済ませておきます。まだ使用していない場合は、人事業務の効率化などを目的としてこれらのシステムの導入を検討してもよいかもしれません。

    5. 入社手続きでよくあるトラブルと対処法

    最後に、入社手続きでよくあるトラブルの事例とその対処法を紹介します。

    5-1. 期日までに手続きが間に合わない

    社会保険などの手続きに期限があります。しかし、期限に間に合わないケースも少なくありません。
    基本的に期限を過ぎてからの提出でも受理してもらうことは可能です。しかし、追加書類を求められることがあり、事務処理の手間が増えるので注意してください。
    企業として、手続きの遅れはあまり好ましくありません。期限に間に合わない要因を明らかにする必要があります。
    特に健康保険は、入社直後に使用する可能性もあるので、可能な限り早く書類を提出するように心がけましょう。してあげましょう。
    このような事態を繰り返し起こさないためには、人事業務フローの見直しや人事システムの導入など、迅速かつ正確な入社手続きをおこなえるような対策を取ることが大切です。

    5-2. 内定者から必要な書類を回収できない

    入社手続きでは、内定者に提出を求める書類も少なくありません。中でも、以下の書類は紛失などを理由に提出が遅れる可能性があります。

    • 雇用保険被保険者証書
    • 年金手帳

    雇用保険被保険者証は、本人に前職の会社へ問い合わせてもらうか、ハローワークに行って本人確認書類と前職の企業名および住所が分かるものを提出すれば再交付が受けられます。

    年金手帳は、本人による再交付手続きが必要です。再交付については日本年金機構のホームページを確認しましょう。

    5-3. 外国人を雇用した

    労働者不足を理由に、外国人を雇用するケースも増えています。外国人の入社手続きには以下のような書類が必要になります。

    • 在留カード(国内居住者の場合)
    • パスポート
    • 卒業見込みまたは卒業証明書(留学生を雇用する場合)
    • 職務経歴書

    国外に住んでいる外国人を雇用する場合は、「ビザ申請」も必要です。

    国内に住んでいる外国人の場合は、必ず「在留カード」を確認し、ハローワークに「外国人雇用状況届出書」を提出します。外国人の入社手続きは煩雑になりますが、適切に対応しましょう。

    6. 電子化やシステムの導入で入社手続きをより迅速に

    パソコンと携帯を持ち作業をしている入社手続きには、法で定められた書類の作成・管理ほか、各種保険や税金の手続き、備品支給など、細かい業務が必要です。とくに社会保険や雇用保険の加入手続きには期限があるため、迅速な対応が求められます。

    電子申請対応のシステムやクラウドサービスを導入することで、大切な従業員情報を高いセキュリティで管理したり、窓口に足を運ぶことなく申請を済ませたりすることが可能です。また、ヒューマンエラーによる手続き漏れなどを防ぐこともできます。

    業務を効率化して入社手続きをより迅速に行い、新たに入社する従業員が安心して仕事ができる環境を整えましょう。

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