人材採用後の入社手続きマニュアル!基本的な流れとおさえておくべき2つのポイント |HR NOTE

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人材採用後の入社手続きマニュアル!基本的な流れとおさえておくべき2つのポイント

社員が笑顔でこちらを向いている入社手続きをマニュアル化するには、まず基本的な流れを把握することが大切です。必要書類の作成と採用内定者への送付、採用内定者に提出依頼していた必要書類の回収、法定三帳簿の作成、社会保険や雇用保険の加入手続き、税金関係の手続きなど、入社手続きには多くの書類や届出の提出が必要です。

今回は、人材採用後の入社手続きマニュアルとして、基本的な処理の流れや押さえておくべき2つのポイントを解説します。

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入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

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1. 入社手続きを行う手順と抑えておきたいポイント

2人がオフィスから出てくる入社手続きを行う手順と抑えておきたいポイントは次のとおりです。

1-1. 入社手続きを行う際の4つの手順

入社手続きをする際は、次の4つの手順で処理していきます。

①必要書類を作成して送付する

まずは雇用契約書、労働条件通知書、採用通知書(入社手続き案内)、入社承諾書、誓約書を作成しましょう。

雇用契約書には就業規則などを記載し、使用者と労働者双方の署名・押印欄を作成します。

労働条件通知書には、労働時間や日数、休日、給与、雇用形態などの労働条件を記載します。雇用契約書同様、使用者と労働者双方の署名・押印欄を作成しましょう。

入社手続き労働条件通知書と雇用契約書をひとつにまとめて作成することも可能です。

採用通知書には、はじめの挨拶(応募に対するお礼)、「内定決定の通知」「入社日」「同封(添付)書類について」「提出書類と提出期限」「問い合わせ先」を記載し、入社承諾書と誓約書を同封(メールの場合はデータの添付、または別途郵送)します。

② 法定三帳簿を作成する

法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿のことで、労働基準法の定めにより、作成・保管が義務付けられています。[注1]

作成した帳簿は原則3年間の保存が義務付けられており、違反した場合は罰則対象となる可能性があります。[注2]

[注1]労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう~労働関係法令上の帳簿等の種類と保存期間について(簡易版)~|厚生労働省

[注2]労働基準法第百二十条|e-Gov法令検索

③ 社会保険や雇用保険の加入手続きをする

厚生年金保険、健康保険といった社会保険の加入手続きを行います。加入対象は常時雇用で70歳以下の従業員です。

手続きをする際は、管轄の年金事務所と健康保険組合に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。(協会けんぽの場合は年金事務所)

提出方法には窓口に直接足を運ぶ、郵送、電子申請の3つがあります。

「31日以上の雇用継続」「週20時間以上の所定労働時間」という2つの条件を満たした従業員には、雇用保険の加入手続きが必要です。

窓口は管轄のハローワークです。法定三帳簿とともに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。

④ 税金に関する手続きをする

続いて、所得税と住民税といった、税金に関する手続きを行います。

まずは所得税の手続きをします。入社の際に提出してもらった「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をもとに、源泉徴収簿を作成しましょう。前職を退職した年に再就職した従業員に関しては、前職の源泉徴収票を提出してもらう必要がありあす。

住民税には自分で納める普通徴収と企業側が従業員に給与から本人に代わって納める特別徴収があります。特別徴収の場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を所轄の市区町村に提出しなければなりません。

1-2. 入社手続きで押さえておきたい2つのポイント

入社手続きを適切かつ迅速に行うためのポイントは、次の2つです。

  • 提出期限のある手続きを優先的に進める
  • 入社手続きを電子化して業務を効率化する

社会保険と雇用保険の加入手続きには、届出の提出期限が設けられています。期限を過ぎた場合、入社日から手続きをした日までの賃金台帳と出勤簿を提出しなければならなかったり、遅延理由書を作成して提出する必要があったりと、余命な手間がかかってしまいます。

社会保険の加入手続きは雇用開始から5日以内、雇用保険の加入手続きは雇を開始した日の翌月10日までです。

さまざまな書類の準備や手続きなど、細かい業務が多い入社手続きですが、書類を電子化し、人事管理システムを導入することで、業務を効率化することが可能です。書類の作成・管理の手間が減るだけでなく、社会保険や雇用保険の加入手続きをオンラインで済ませることができます。

また、人事管理システムの管理機能を活用すれば、ヒューマンエラーによる記入漏れや提出遅れなどを防げます。

2. 入社手続きに必要な書類

書類の中身を確認している入社手続きに必要な書類は次のとおりです。

  • 年金手帳
  • 住民票
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • マイナンバー
  • 健康診断書
  • 個人情報保護法に基づく誓約書
  • 雇用保険被保険者証(中途採用者のみ)
  • 源泉徴収票(中途採用者で、前職があった場合)
  • 雇用契約書、入社承諾書(署名・捺印が済んだもの)
  • 健康保険被扶養者(異動)届、国民年金第3号被保険者資格取得届(必要に応じて)
  • 給与振込先申請書、身元保証書(必要に応じて)
  • 資格免許証、合格証明書類(必要に応じて)

以上の入社の際に必要な書類はもれなく回収しましょう。漏れや不備があった場合は入社手続きに想定以上の時間がかかり社会保険の手続きに間に合わない可能性がでてくるため、事前にしっかり確認することや入社予定者に伝達しておくことが重要です。当サイトでは、入社手続きをする際に企業がすべきことを入社手続きの注意点とともにまとめた資料を配布しています。漏れや遅滞なく入社手続きをおこないたい方は、こちらから資料をダウンロードして、お役立てください。

3. 入社手続きに当たる各機関への届出

ドキュメントで確認している雇用保険の加入手続きは、必要事項を記入した「雇用保険被保険者資格取得届」に法定三帳簿などの確認資料を添付し、所轄のハローワークに提出します。

内定者が中途採用の場合は、前職の「雇用保険被保険者証」も必要です。

社会保険の加入手続きでは、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届の提出が必要です。

なお、従業員に配偶者や子どもがいる場合は「健康保険被扶養者(異動)届」、配偶者が「国民年金の第3号被保険者」に該当する場合は「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認(3号該当)届」を併せて提出します。

住民税を特別徴収で納付する場合は、納付先の市町村に「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。

4. 入社手続きの基本的な流れを把握し、適切で迅速な対応を心がけよう

腕組みをしている社員がこちらを見ている必要書類の準備や各機関への届出の提出など、入社手続きに関わる業務は多岐に渡ります。社会保険や雇用保険、税金関係の手続きが遅れてしまうと、従業員の生活に大きな影響を与えます。業務をマニュアル化・フロー化することで効率化を図り、書類の提出漏れや期限遅れを防ぎましょう。

入社手続きに関する業務をより迅速に、適切に処理できるよう効率化するには、電子化に対応したシステムの導入がおすすめです。

社会保険や雇用保険の加入手続きを電子申請することで、入社手続きにかかる時間を大幅に削減しながらも、ヒューマンエラーの防止やコストの削減にもつながります。

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