【文例つき】入社手続きメールの基本と気をつけたいポイントを解説 |HR NOTE

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【文例つき】入社手続きメールの基本と気をつけたいポイントを解説

PCにメールが来ている入社手続きの通知メールを作成する際は、必要事項を正確に記載するだけでなく、メールの文面にも気を配りましょう。

件名は簡潔でありながら、本文の内容がわかるような具体的なものが望ましいでしょう。誤字脱字がないように注意することはもちろん、相手にわかりやすく書く工夫が大切です。

今回は、入社手続きメールの基本的な書き方ほか、気をつけたいポイントや例文を紹介します。

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1. 入社手続きの通知メールの書き方における基本

PCにメールが届いている入社手続きの案内をメールで通知する際、メール作成時に押さえておきたい基本や注意点があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1-1. 件名は具体的かつ簡潔にする工夫が大切

入社手続きを含め、社外メールを作成する際は、具体的で簡潔な件名をつけることで、本文の内容がひと目でわかるようにすることです。

重要なメールを送る際は、件名の最初に「※重要」と記載するなどの工夫をするだけで、相手により伝わりやすくなるでしょう。

1-2. 宛名・差出人・署名は正確に書く

宛名は採用内定者の氏名をフルネームで書きます。漢字に間違いがないようしっかり確認しましょう。「宣」と「宜」など、間違いやすい漢字にはとくに注意が必要です。

差出人については、企業名だけでなく、担当者の部署名や氏名を書きます。

署名には「企業名」「所属部署」「担当業務」「担当者の氏名」「メールアドレス」「住所」「問い合わせ先(電話番号・内線・FAX番号など)」を正確に記載しましょう。

1-3. 入社手続きメールの基本的な本文内容と書き方

入社手続きメールの本文に記載する基本的な内容は、下記の通りです。

  • 挨拶
  • 面接結果の通知
  • 入社日
  • 郵送(添付)書類について
  • 提出書類について
  • 問い合わせ先
  • 備考

まず本文の冒頭は、まず挨拶から入ります。採用募集への応募や面接会場に足を運んでくれたことへのお礼、感謝の気持ちを伝えましょう。

挨拶のあとは、面接結果の通知として、内定が決定した旨とともに、入社日を記載します。

続いて、内定採用者に郵送した、またはメールに添付した書類について記載します。

入社手続きに必要な提出書類については、提出期限持参場所(内定説明会など)を記載し、不明点がある場合は気軽に問い合わせをしてもらえるよう一言添えておきましょう。

最後に結びの挨拶を書いて本文の作成は終了です。

2. 入社手続きのメールを送る文例を紹介

メールを開いているここでは、入社手続きのメールを作成する際に役立ててほしい文例を紹介します。

件名:入社手続のご案内

〇〇 〇〇様

お世話になっております。先日はお忙しいなか最終面接にご足労いただき誠にありがとうございました。

株式会社○○○ ○○部の○○です。

選考の結果、○月○日付けで○○様の内定が決定いたしました。

つきましては、入社に際し必要な書類を本日郵送いたします。

必要事項を記入し、押印のうえ、下記の提出書類とともに、○月○日までにご返送くださりますようお願いいたします。

提出書類

  • 同封の雇用誓約書
  • 同封の身元保証書
  • 医療機関で過去3ヶ月以内に受診した健康診断書
  • 卒業証明書

今後の流れといたしましては、○○様の内定のご承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めてまいります。

手続きについてご不明な点がありましたら、担当までお気軽にお尋ねください。

改めまして、この度は数ある企業のなかから弊社募集に応募してくださいましてありがとうございました。

○○様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後ともよろしくお願いいたします。

********************************************

会社名

所属部署 <メールアドレス>

担当業務 氏名 <メールアドレス>

郵便番号

住所

電話番号 FAX番号

********************************************

あくまでも一例なので、形式は同じでなくても問題ありませんが、入社予定者がメールを読んで入社準備等をきちんとおこなえるような内容である必要があります。内容に不備があった場合、企業側も手続きができなかったり従業員が社会保険に加入できなかったりとトラブルにつながることもあるため、しっかりと確認しておきましょう。当サイトでは、入社の際に必要な手続きの流れからメールを送る際の注意点まで解説した入社手続きマニュアルを無料で配布しています。入社手続きを漏れなく適切におこないたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3. 入社手続きをメールで送る際に気をつけたい事例

赤いびっくりマークが注意を促している入社手続きをメールで送る際は、次の4つに注意しましょう。

3-1. 誤字脱字や文章の長さに注意

基本的なことですが、文章に誤字脱字には注意しましょう。とくに内定採用者の氏名を間違えるのは失礼にあたります。メールの作成が終わったら、送信する前に一度読み返し、誤字脱字チェックを行いましょう。

また、文章の長さにも注意が必要です。1つの文章が長すぎると、読みづらいだけでなく、文章の意図が伝わらない場合があります。

箇条書きを使うなど、相手が読みやすくなるような工夫が大切です。

3-2. 対等ではない上から目線の文章

入社手続きの通知メールを送る際は、採用側と採用される側が対等な立場で契約することを認識したうえで、ビジネスの相手として文面を作成することが大切です。

メールを作成する担当者に少しでも「採用する側が上」という認識があると、上から目線な文体になってしまう場合があります。メールを受け取った相手は、「対等に見られていない」ということを敏感に察知するものです。相手を尊重した丁寧なメールを作成しましう。

3-3. ビジネスメールの範疇を逸脱した砕けた文章

事務的すぎるメールは冷たい印象を与え、内定採用者を萎縮させてしまうことがありますが、あまりに砕けた文章はビジネスメールとしてふさわしくありません。

親しみを込めた文章を意識するあまり、距離感の近すぎる文面のメールを送ってしまう担当者が稀に存在します。しかし、そういったメールの文面は、「馴れ馴れしい」「きちんとした企業ではないのかもしれない」など、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。入社手続きメールはあくまで「ビジネス相手に送るメール」であることを理解することが大切です。

3-4. メールの送信は定時までに行う

入社手続きメールを送信した時点では、内定採用者はまだ入社を辞退する可能性があります。複数の企業に内定をもらっているかもしれないからです。

内定採用者は、入社手続きメールの内容や担当者の対応を判断材料に、入社するかどうかを決める場合もあります。

メールは遅い時間に送信せず、定時までに行いましょう。

4. メールを送った後のフォローも大切

フォローをされて喜んでいる入社手続きメールの送信後、提出書類や内定説明会、入社までの流れについて採用内定者から問い合わせが来る場合があります。

問い合わせメールはできるだけ迅速に返信する、問い合わせ内容に対してわかりやすく説明するなど、メールを送ったあとも丁寧に対応することが大切です。

5. 入社手続きメールは受け取り側のことを考えて作成することが大切

腕組みをしてこちらを見ている入社手続きメールを送る際は、必要事項を漏れなく記載すること、誤字脱字がないようにチェックするといった基本的なことに注意するほか、受け取り側の気持ちを考えて作成することが重要です。

採用する側とされる側は、対等な立場で契約をするビジネス相手であることを念頭に文章を作成しましょう。

また、メール送信後のフォローも大切です。問い合わせメールが届いたら、迅速かつ丁寧な対応を心がけてください。

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