【例文つき】入社手続きメールの企業側の書き方・NG例を詳しく解説 |HR NOTE

【例文つき】入社手続きメールの企業側の書き方・NG例を詳しく解説 |HR NOTE

【例文つき】入社手続きメールの企業側の書き方・NG例を詳しく解説

  • 労務
  • 労務・その他

PCにメールが来ている入社手続きの通知メールを作成する際は、必要事項を正確に記載するだけでなく、メールの文面にも気を配りましょう。

件名は簡潔でありながら、本文の内容がわかるような具体的なものが望ましいでしょう。誤字脱字がないように注意することはもちろん、相手にわかりやすく書く工夫が大切です。

今回は、入社手続きメールの基本的な書き方ほか、気をつけたいポイントや例文を紹介します。

関連記事:入社手続きで必要な書類や準備とは?案内方法や業務フローを紹介

入社手続きマニュアルを無料配布中!

入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

当サイトでは、入社手続きに必要な書類や入社手続き業務のフローをまとめた「入社手続き完全マニュアル」を無料配布しております。

「チェックしながら抜け漏れや遅滞なく入社手続きを行いたい」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

【社労士監修】HR関連法改正トレンドBOOK 2024年版

2023年は一部企業を対象に人的資本開示が義務化されたほか、HR関連での法改正に動きが見られました。
2024年では新たな制度の適用や既存のルールの変更・拡大がおこなわれます。
人事担当者として知っておきたいHR関連の法改正に関する情報ですが、その範囲は幅広く、忙しい業務の中でなかなか網羅的に把握することは難しいのではないでしょうか。

  • 忙しい中でも要点をまとめて情報収集をしたい
  • 社労士が監修した正確な情報を知りたい
  • HR関連の法改正を把握しておきたい

という方はぜひご確認ください!

1. 入社手続きメールの基本的な本文内容

入社手続きメールの本文に記載する基本的な内容は、下記の通りです。

  • 挨拶
  • 面接結果の通知
  • 入社日
  • 郵送(添付)書類について
  • 提出書類について
  • 問い合わせ先
  • 備考

まず本文の冒頭は、まず挨拶から入ります。採用募集への応募や面接会場に足を運んでくれたことへのお礼、感謝の気持ちを伝えましょう。

挨拶のあとは、面接結果の通知として、内定が決定した旨とともに、入社日を記載します。

続いて、内定採用者に郵送した、またはメールに添付した書類について記載します。

入社手続きに必要な提出書類については、提出期限持参場所(内定説明会など)を記載し、不明点がある場合は気軽に問い合わせをしてもらえるよう一言添えておきましょう。

最後に結びの挨拶を書いて本文の作成は終了です。

2. 入社手続きの通知メールの書き方5つのポイント

PCにメールが届いている内定者に入社への意思を固めてもらうためにも、入社手続きの通知メールは丁寧な文面を心がけることが大切です。ここでは、会社の印象が良くなるようなメールの書き方についてご紹介します。

2. 件名は具体的かつ簡潔にする工夫が大切

内定者にメールを確実に読んでもらうには、件名の書き方が重要なポイントとなってきます。件名は、用件がすぐに分かるよう簡潔に記載します。

例えば「入社手続きのご案内」や「採用試験結果のお知らせ」といったように、受信者がパッと見てメールの概要が分かるような書き方が良いでしょう。分かりづらい件名は、迷惑メールと間違われたり、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

重要なメールを送る際は、件名の最初に「※重要」と記載するなどの工夫をするだけで、相手により伝わりやすくなるでしょう。

2-2. 宛名・差出人・署名は正確に書く

宛名は内定者の名前をフルネームで記載しますが、誤字・脱字が無いよう注意しましょう。続いて差出人を記載しますが、会社名だけでなく部署名、担当者名までを必ず入れます。

その後に挨拶文と続きますが、ビジネス文書で使うような形式ばったものではなく、採用試験や面接に足を運んでくれたことに対するお礼などを述べると良いでしょう。

文末の差出人については、企業名だけでなく、担当者の部署名や氏名を書きます。

署名には「企業名」「所属部署」「担当業務」「担当者の氏名」「メールアドレス」「住所」「問い合わせ先(電話番号・内線・FAX番号など)」を正確に記載しましょう。

2-3. 用件

用件についても、分かりやすく端的に記載することが重要です。長い文章でダラダラと書いてしまうと要点が分かりづらくなり、相手に伝わらない可能性があります。入社手続きの通知メールであれば、まずは採用が決定したことを述べましょう。それから、入社手続きに必要な書類の内容、提出方法と期限、入社予定日などを具体的に記載します。

また、入社手続きに関して不明点があった際の問い合わせ先についても合わせて記載しておきましょう。

2-4. 結びの挨拶

用件をすべて書き終えたら結びの挨拶文で締めます。

単に「何卒宜しくお願い申し上げます」といった簡潔な終わり方でも構いませんが、内定者に安心感を与えるような一文を添えるのもおすすめです。例えば、「〇〇様と働く日を社員一同、心待ちにしております」といったような一文を入れることで、会社に良い印象や親近感をもってもらえる効果が期待できます。

2-5. 送信前に最終チェックをおこなう

メールを送信する前に、必ず最終チェックをおこないましょう。メールの内容の不備や誤り、添付ファイルの漏れ、宛先のアドレスが正しいかなどを入念に確認します。送信前の最終チェックを怠ったことで、万が一メールに不備や誤りがあった場合、後々大きなトラブルに発展する可能性もあります。

不要なトラブルを避けるためにも、送信前のチェックは忘れずにおこないましょう。

3. 入社手続きの案内メールの例文

メールを開いている

ここからは、メールの書き方における5つのポイントをふまえた案内メールの例文を紹介します。上記の注意ポイントとともに、例文も参考にご活用ください。

新卒入社の社員に事前に採用報告が完了している場合や、中途入社の社員の場合には、前書きや提出書類部分を変更し、ご活用ください。

件名:入社手続きのご案内

○○○○様

お世話になっております。
○○株式会社 人事部の ○○です。

先日は、弊社面接にご参加いただき誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、○○様の採用内定が決定いたしました。

つきましては、入社に際し必要な書類の提出をお願いいたします。

雇用契約書と身元保証書は後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、
同封いたします返信用の封筒で下記提出先へご返送くださいますようお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

1.提出書類

・雇用誓約書
・身元保証書
・医療機関で過去3ヶ月以内に受診した健康診断書
・卒業証明書

2.提出期日

 令和○○年○○月○○日

3.提出先

 〒○○○‐○○○○
東京都○○区○○1-1-1

4.注意事項

・期日までの提出に不備や経歴の詐称等が発覚した場合、
 内定を取り消すことがありますので、ご承知おきくださいませ。

・期限内に提出物が揃わない事情がある場合は、
 事前にご連絡のほどお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

なお、今後の流れといたしましては、○○様の内定のご承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めてまいります。

手続きに関してご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

改めまして、この度は誠に内定おめでとうございます。
○○様と一緒に働ける日を楽しみにしております。

今後ともよろしくお願いいたします。

********************************************
○○株式会社 ○○部 ○○
<氏名>
<メールアドレス>
住所:
電話: / FAX番号:
URL:
********************************************

あくまでも一例なので、形式は同じでなくても問題ありませんが、入社予定者がメールを読んで入社準備等をきちんとおこなえるような内容である必要があります。内容に不備があった場合、企業側も手続きができなかったり従業員が社会保険に加入できなかったりとトラブルにつながることもあるため、しっかりと確認しておきましょう。

当サイトでは、入社の際に必要な手続きの流れからメールを送る際の注意点まで解説した入社手続きマニュアルを無料で配布しています。入社手続きを漏れなく適切におこないたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3-1. 入社手続きの案内メールに記載する必要書類の確認

入社手続きに必要な書類は、多岐にわたります。入社日までに会社側から送付すべき書類、事前に提出してもらう書類、入社日に回収する書類など、あらかじめ把握しておくことが重要です。

また新卒社員、中途社員かによって追加で提出を求めるものも存在します。

4. 入社手続きの案内メールで使ってはいけない文例や注意点

赤いびっくりマークが注意を促している入社手続きメールには、使ってはいけない文例がいくつかあります。会社のイメージダウンにもなりかねませんので、次の4つのポイントをしっかり押さえておきましょう。

4-1. 文中の誤字脱字

基本的なことですが、文章に誤字脱字には注意しましょう。とくに内定採用者の氏名を間違えるのは失礼にあたります。メールの作成が終わったら、送信する前に一度読み返し、誤字脱字チェックを行いましょう。

4-2. 長くて読みづらい文面

ダラダラと長い文章で書かれている文面は、相手がメールを見た瞬間に読みづらそうな印象を与えてしまいます。

また、読み進めていかないと、メールの趣旨が一向に分からないような文章も同様です。相手に読みやすい印象を与えるには、次の点に気を付けて文章を作成すると良いでしょう。

  • 適度に改行や行間を入れる
  • 一文に複数の情報を入れない
  • 伝えたい用件やポイントが複数ある場合は箇条書きにする

これらを意識してメールを作成するだけでも、読みやすさは変わってくるでしょう。ただし、長さを意識するあまり短くしすぎてしまうのも、逆効果となってしまう場合がありますので注意が必要です。

4-3. 命令・指示口調のなどの上から目線の文章

入社手続きの通知メールを送る際は、採用側と採用される側が対等な立場で契約することを認識したうえで、ビジネスの相手として文面を作成することが大切です。

相手に何かを依頼する際に「〜して下さい」を文末で使うのは、命令口調に受け取られてしまい冷たい印象を相手に与えてしまう可能性があります。内定者は、これから自社で活躍してくれるであろう大切な仲間になる人物です。安心して入社してもらうためにも、上から目線の表現は使わず、相手を尊重した丁寧な文面にする必要があります。

書類の返信など相手に何かを依頼する場合には、「〜して下さい」といった命令・指示口調ではなく、「〜願います」といった表現を使うのがベターです。

4-4. 不適切な敬語の使用

不適切な敬語が散見される文章は、場合によっては相手に誤解や不快感を与える恐れもありますので注意が必要です。よくあるケースとして、尊敬語と謙譲語の混同や二重敬語などが挙げられます。また、内定者に親近感をもってもらおうとし、砕けた表現を使ってみたり、文末に顔文字を使用したりするのもNGです。会社の品位を問われかねますので、ビジネスマナーに則り正しい敬語で文面を作成するよう心がけましょう。

4-5. ビジネスメールの範疇を逸脱した砕けた文章

事務的すぎるメールは冷たい印象を与え、内定採用者を萎縮させてしまうことがありますが、あまりに砕けた文章はビジネスメールとしてふさわしくありません。

親しみを込めた文章を意識するあまり、距離感の近すぎる文面のメールを送ってしまう担当者が稀に存在します。しかし、そういったメールの文面は、「馴れ馴れしい」「きちんとした企業ではないのかもしれない」など、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。入社手続きメールはあくまで「ビジネス相手に送るメール」であることを理解することが大切です。

4-6. メールは就業時間内に送信するよう注意

メールを日中のうちに送信することは、一般常識的にも当たり前のルールです。

加えて、就業時間外にメールが送られてきた場合、過度な時間外労働が発生しているのではと思われたり、常識のない企業であると判断されかねません。就業時間外には、メール対応しないよう徹底することをおすすめします。

5. 通知メールを送信したあとのフォロー

フォローをされて喜んでいる

入社手続きの通知メールを送信したあとも、内定者が安心して入社の日を迎えられるようにフォローし続けることが大切です。具体的にどのようなフォローができるのか、ここでは一般的におこなわれている内定者フォローの一例をご紹介します。

5-1. 内定者面談

内定者の入社の意思確認や入社への不安を解消する意味合いから、内定者面談を実施している企業があります。人事担当者が内定者へ事業の概要や業務内容、労働条件、給与、福利厚生などの説明や質疑応答をおこないます。また、配属先などの希望があるかどうかのヒアリングをおこなっている企業もあります。内定者面談を重ねることによって、信頼関係の構築ができるといったメリットも期待できます。

5-2. 内定者懇親会

内定者懇親会とは、内定者同士や先輩社員との親睦を深める目的から実施されるイベントのことです。具体的には内定者同士で自己紹介をしたり、先輩社員との交流や食事会、グループワークなどがおこなわれているようです。入社前に自分の同期や先輩社員と知り合えることで、入社前の不安を解消する一助にもなります。

5-3. 内定者研修

特に新卒である場合、内定者の中には、入社前までに必要なビジネスマナーやスキルを身につけておきたいと考えている人も少なくないでしょう。企業によっては、入社前に内定者研修をおこなっているところもあるようです。たとえば、Eラーニングなどの通信教育を受講させたり、合同研修を実施したり、入社前にアルバイトという形で実際に働く機会をつくったりなど、企業によってさまざまな研修が実施されています。

ただ、内定段階で内定者は、就労を前提とした業務命令に従う義務はなく、研修の参加も強制することはできません。

万が一、参加して業務をおこなった場合は給与が発生します。

雇用契約が成立しているとはいえ、無休の研修は違法であるため、入社後にトラブルになる可能性も考えられます。

関連記事:人材採用後の入社手続きマニュアル!基本的な流れとおさえておくべき2つのポイント

6. 入社手続きメールは「分かりやすさ」と「丁寧さ」を意識して作成することが大切

腕組みをしてこちらを見ている

内定者にメールを送る際は、入社手続きに必要な内容がしっかりと伝わるよう、メールの文面は分かりやすく簡潔に書くことが大切です。また、内定者は入社を控えて色々と不安を抱えているものです。少しでも不安を払拭できるよう、内定者の気持ちに寄り添った丁寧な文面を意識して作成しましょう。

また、内定者に入社の意志固めをしてもらうためにも、メール送信後のフォローも大切です。問い合わせメールが届いたら、迅速かつ丁寧な対応を心がけてください。

入社手続きマニュアルを無料配布中!

入社手続きは確実に対応する必要がありますが、社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など対応しなくてはならない項目が多く、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。

当サイトでは、入社手続きに必要な書類や入社手続き業務のフローをまとめた「入社手続き完全マニュアル」を無料配布しております。

「チェックしながら抜け漏れや遅滞なく入社手続きを行いたい」という方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

--------------------

\【2024年最新版】HR関連法改正トレンドBOOK/

▼無料ダウンロードはこちら▼
https://hrnote.jp/document/?did=148030

人事業務に役立つ最新情報をお届け!メールマガジン登録(無料)

HR NOTEメールマガジンでは、人事/HRの担当者として知っておきたい各社の取組事例やリリース情報、最新Newsから今すぐ使える実践ノウハウまで毎日配信しています。

メルマガのイメージ

関連記事

ワークフローシステムの機能一覧!基本から便利機能まで解説

ワークフローシステムの機能一覧!基本から便利機能まで解説

近年では、ワークフローシステムが注目されています。システムを導入することで、紙の申請書を使うデメリットが解消できるため、業務負担の軽減が期待できます。ワークフローシステムには、さまざまな機能があります。当記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく紹介します。ワークフローシステムの機能について興味がある方は、ぜひこの記事を参考にしてください。

  • 労務
  • 労務・その他
2024.04.08
HR NOTE 編集部
法定労働時間の意味や上限を超えないためのポイントを解説

法定労働時間の意味や上限を超えないためのポイントを解説

法定労働時間とは1日8時間、週40時間であり、これを超える労働時間数に対しては割増賃金の支給が必要です。ただし、近年導入が進むフレックス制度をはじめとする複数の労働制度では、上記の条件とは少し異なる場合もあります。本記事 […]

  • 労務
  • 勤怠管理
2024.03.29
HR NOTE 編集部
通らない稟議書に共通する特徴やうまく通すコツを徹底解説

通らない稟議書に共通する特徴やうまく通すコツを徹底解説

稟議書が通りやすい人と、通りにくい人では書き方に大きな違いがあります。 どうしても通したい稟議がある場合は、読み手のことを考えた構成や文章にすることが大切です。本記事では通らない稟議書に共通する原因や、稟議書が通すコツな […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.28
HR NOTE 編集部
雇用契約とは?雇用契約書作成時の注意点・業務委託との違いも解説!

雇用契約とは?雇用契約書作成時の注意点・業務委託との違いも解説!

雇用契約とは、労働の対価として賃金を与えることを約束した契約のことです。本記事では、雇用契約の定義から、雇用契約書と労働条件通知書との違い、違反やトラブルを防いで雇用契約を締結するための注意点について解説します。労使トラ […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.27
HR NOTE 編集部
ワークフローを効率化するには?システム導入やフロー改善のポイントも!

ワークフローを効率化するには?システム導入やフロー改善のポイントも!

ワークフローに無駄がなければ、業務を効率的かつスムーズにおこなうことが可能です。本記事では、ワークフロー改善のポイントから、ワークフローシステムを見直すことによって効率化が図れる理由、ワークフローシステム導入のメリットま […]

  • 労務
  • 労務・その他
2024.03.26
HR NOTE 編集部

人事注目のタグ