入社手続きの通知メールを作成する際は、必要事項を正確に記載するだけでなく、メールの文面にも気を配りましょう。
件名は簡潔でありながら、本文の内容がわかるような具体的なものが望ましいでしょう。誤字脱字がないように注意することはもちろん、相手にわかりやすく書く工夫が大切です。
今回は、入社手続きメールの基本的な書き方ほか、気をつけたいポイントや例文を紹介します。また、入社手続きメールを効率化する方法も紹介するので、参考にしてみてください。
関連記事：入社手続きで必要な書類や準備とは？案内方法や業務フローを紹介
入社手続きは社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など、対応しなくてはならない項目が多くあります。
そのため、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、遅れ等が発生してしまうと、該当の従業員に迷惑をかけてしまうだけでなく、会社への不信感を抱かせてしまうことに繋がりかねません。
そのため、確実に滞りなく入社手続きを進める必要があるでしょう。
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目次
1. 入社手続きメールの基本的な本文内容
入社手続きメールの本文に記載する基本的な内容は、下記の通りです。
- 挨拶
- 面接結果の通知
- 入社日
- 郵送（添付）書類について
- 提出書類について
- 問い合わせ先
- 備考
まず本文の冒頭は、挨拶から入ります。採用募集への応募や面接会場に足を運んでくれたことへのお礼、感謝の気持ちを伝えましょう。
挨拶のあとは、面接結果の通知として、内定が決定した旨とともに、入社日を記載します。
続いて、内定採用者に郵送した、またはメールに添付した書類について記載します。
入社手続きに必要な提出書類については、提出期限や持参場所（内定説明会など）を記載し、不明点がある場合は気軽に問い合わせをしてもらえるよう一言添えておきましょう。
最後に結びの挨拶を書いて本文の作成は終了です。
2. 入社手続きの通知メールの書き方5つのポイント
内定者に入社への意思を固めてもらうためにも、入社手続きの通知メールは丁寧な文面を心がけることが大切です。ここでは、会社の印象を上げるメールの書き方についてご紹介します。
2-1. 件名は具体的かつ簡潔にする
内定者にメールを確実に読んでもらうには、件名の書き方が重要なポイントとなります。件名は、用件がすぐに分かるよう簡潔に記載します。
例えば「入社手続きのご案内」や「採用試験結果のお知らせ」といったように、受信者がパッと見てメールの概要が分かるような書き方が良いでしょう。分かりづらい件名は、迷惑メールと間違われたり、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
重要なメールを送る際は、件名の最初に「※重要」と記載するなどの工夫をするだけで、相手により伝わりやすくなるでしょう。
2-2. 宛名・差出人・署名は正確に書く
宛名は内定者の名前をフルネームで記載しますが、誤字・脱字が無いよう注意しましょう。続いて差出人を記載しますが、会社名だけでなく部署名、担当者名までを必ず入れます。
その後に挨拶文と続きますが、ビジネス文書で使うような形式ばったものではなく、採用試験や面接に足を運んでくれたことに対するお礼などを伝えると良いでしょう。
文末の差出人については、企業名だけでなく、担当者の部署名や氏名を書きます。
署名には「企業名」「所属部署」「担当業務」「担当者の氏名」「メールアドレス」「住所」「問い合わせ先（電話番号・内線・FAX番号など）」を正確に記載しましょう。
2-3. 用件
用件についても、分かりやすく端的に記載することが重要です。長い文章でダラダラと書いてしまうと要点が分かりづらくなり、相手に伝わらない可能性があります。
入社手続きの通知メールであれば、まずは採用が決定したことを伝えましょう。それから、入社手続きに必要な書類の内容、提出方法と期限、入社予定日などを具体的に記載します。
また、入社手続きに関して不明点があった際の問い合わせ先についても合わせて記載しておきましょう。
2-4. 結びの挨拶
用件をすべて書き終えたら結びの挨拶文で締めます。
単に「何卒宜しくお願い申し上げます」といった簡潔な終わり方でも構いませんが、内定者に安心感を与えるような一文を添えるのもおすすめです。例えば、「〇〇様と働く日を社員一同、心待ちにしております」といったような一文を入れることで、会社に良い印象や親近感をもってもらえる効果が期待できます。
2-5. 送信前に最終チェックをおこなう
メールを送信する前に、必ず最終チェックをおこないましょう。メールの内容の不備や誤り、添付ファイルの漏れ、宛先のアドレスが正しいかなどを入念に確認します。送信前の最終チェックを怠ったことで、万が一メールに不備や誤りがあった場合、後々大きなトラブルに発展する可能性もあります。
不要なトラブルを避けるためにも、送信前のチェックは忘れずにおこないましょう。
3. 入社手続きの案内メールの例文
ここからは、メールの書き方における5つのポイントをふまえた案内メールの例文を紹介します。上記の注意ポイントとともに、例文も参考にご活用ください。
新卒入社の社員に事前に採用報告が完了している場合や、中途入社の社員の場合には、前書きや提出書類部分を変更し、ご活用ください。
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件名：入社手続きのご案内 ○○○○様 お世話になっております。 先日は、弊社面接にご参加いただき誠にありがとうございました。 厳正な選考の結果、○○様の採用内定が決定いたしました。 つきましては、入社に際し必要な書類の提出をお願いいたします。 雇用契約書と身元保証書は後日郵送いたしますので、必要事項をご記入いただき、押印のうえ、 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー １．提出書類 ・雇用誓約書 ２．提出期日 令和○○年○○月○○日 ３．提出先 〒○○○‐○○○○ ４．注意事項 ・期日までの提出に不備や経歴の詐称等が発覚した場合、 ・期限内に提出物が揃わない事情がある場合は、 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー なお、今後の流れといたしましては、○○様の内定のご承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めてまいります。 手続きに関してご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 改めまして、この度は誠に内定おめでとうございます。 今後ともよろしくお願いいたします。 ******************************************** |
あくまでも一例なので、形式は同じでなくても問題ありませんが、入社予定者がメールを読んで入社準備等をきちんとおこなえるような内容である必要があります。内容に不備があった場合、企業側も手続きができなかったり従業員が社会保険に加入できなかったりとトラブルにつながることもあるため、しっかりと確認しておきましょう。
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3-1. 入社手続きの案内メールに記載する必要書類の確認
入社手続きに必要な書類は、多岐にわたります。入社日までに会社側から送付すべき書類、事前に提出してもらう書類、入社日に回収する書類など、あらかじめ期限と合わせて把握しておくことが重要です。
また新卒社員、中途社員かによって追加で提出を求める書類もあります。入社手続きが滞りなく済むように、内定者ごとに必要となる書類を確認し、漏れなく回収できるように準備を整えておきましょう。
4. 入社手続きの案内メールで使ってはいけない文例や注意点
入社手続きメールには、使ってはいけない文例がいくつかあります。会社のイメージダウンにもなりかねませんので、次の4つのポイントをしっかり押さえておきましょう。
4-1. 文中の誤字脱字
基本的なことですが、文章に誤字脱字には注意しましょう。とくに内定採用者の氏名を間違えるのは失礼にあたります。メールの作成が終わったら、送信する前に一度読み返し、誤字脱字チェックを行いましょう。
4-2. 長くて読みづらい文面
ダラダラと長い文章で書かれている文面は、相手がメールを見た瞬間に読みづらそうな印象を与えてしまいます。
また、読み進めていかないと、メールの趣旨が一向に分からないような文章も同様です。相手に読みやすい印象を与えるには、次の点に気を付けて文章を作成すると良いでしょう。
- 適度に改行や行間を入れる
- 一文に複数の情報を入れない
- 伝えたい用件やポイントが複数ある場合は箇条書きにする
これらを意識してメールを作成するだけでも、読みやすさは変わってくるでしょう。ただし、長さを意識するあまり短くしすぎてしまうのも、逆効果となってしまう場合がありますので注意が必要です。
4-3. 命令・指示口調のなどの上から目線の文章
入社手続きの通知メールを送る際は、採用側と採用される側が対等な立場で契約することを認識したうえで、ビジネスの相手として文面を作成することが大切です。
相手に何かを依頼する際に「〜して下さい」を文末で使うのは、命令口調に受け取られてしまい冷たい印象を相手に与えてしまう可能性があります。内定者は、これから自社で活躍してくれるであろう大切な仲間になる人物です。安心して入社してもらうためにも、上から目線の表現は使わず、相手を尊重した丁寧な文面にする必要があります。
書類の返信など相手に何かを依頼する場合には、「〜して下さい」といった命令・指示口調ではなく、「〜願います」といった表現を使うのがベターです。
4-4. 不適切な敬語の使用
不適切な敬語が散見される文章は、場合によっては相手に誤解や不快感を与える恐れもありますので注意が必要です。よくあるケースとして、尊敬語と謙譲語の混同や二重敬語などが挙げられます。
会社の品位を問われないよう、ビジネスマナーに則り正しい敬語で文面を作成するよう心がけましょう。
4-5. ビジネスメールの範疇を逸脱した砕けた文章
事務的すぎるメールは冷たい印象を与え、内定採用者を萎縮させてしまうことがありますが、あまりに砕けた文章や文末に顔文字を使用したりするのはビジネスメールとしてふさわしくありません。
親しみを込めた文章を意識するあまり、距離感の近すぎる文面のメールを送ってしまう担当者が稀に存在します。しかし、そういったメールの文面は、「馴れ馴れしい」「きちんとした企業ではないのかもしれない」など、マイナスな印象を与えてしまう可能性があります。
入社手続きメールはあくまで「ビジネス相手に送るメール」であることを理解することが大切です。
4-6. メールは就業時間内に送信するよう注意
メールを日中のうちに送信することは、一般常識的にも当たり前のルールです。
加えて、就業時間外にメールが送られてきた場合、過度な時間外労働が発生しているのではと思われたり、常識のない企業かもしれないと判断されたりと、企業の印象を悪くしてしまうかもしれません。
就業時間外にメール対応しないように徹底することをおすすめします。
5. 通知メールを送信したあとのフォロー
入社手続きの通知メールを送信したあとも、内定者が安心して入社の日を迎えられるようにフォローし続けることが大切です。具体的にどのようなフォローができるのか、ここでは一般的な内定者フォローの一例をご紹介します。
5-1. 内定者面談
内定者の入社の意思確認や入社への不安を解消する意味合いから、内定者面談を実施している企業も少なくありません。面談の内容は、人事担当者が内定者へ事業の概要や業務内容、労働条件、給与、福利厚生などを説明したり質疑応答をおこなったりします。
また、配属先などの希望があるかどうかのヒアリングをおこなっている企業もあります。内定者面談を重ねることによって信頼関係の構築ができ、入社後の育成がスムーズになるなどのメリットも期待できます。
5-2. 内定者懇親会
内定者懇親会とは、内定者同士や先輩社員との親睦を深める目的から実施されるイベントのことです。
具体的には内定者同士で自己紹介をしたり、先輩社員との交流や食事会、グループワークなどをおこないます。入社前に自分の同期や先輩社員と知り合えることで、入社前の不安を解消する一助にもなります。
5-3. 内定者研修
特に新卒である場合、内定者の中には、入社前までに必要なビジネスマナーやスキルを身につけておきたいと考えている人も少なくないでしょう。そのため、企業によっては、入社前に内定者研修をおこなっているところもあるようです。
たとえば、Eラーニングなどの通信教育を受講させたり、合同研修を実施したり、入社前にアルバイトという形で実際に働く機会をつくったりなど、企業によってさまざまな研修が実施されています。
ただ、内定者は入社前の段階なので、就労を前提とした業務命令に従う義務はなく、研修の参加も強制することはできません。また、内定者研修に参加して業務をおこなった場合は給与が発生します。
雇用契約が成立しているとはいえ、無給の研修は違法であるため、入社後のトラブルに発展しないように適切に実施しましょう。
関連記事：人材採用後の入社手続きマニュアル！基本的な流れとおさえておくべき2つのポイント
6. 入社手続きメールの管理はクラウドサービスで効率化できる
ペーパーレス化などを理由に、入社手続きをメールでおこなう企業の増えてきているようです。しかし、入社手続きは必要書類も多く、内定者が多いほど管理が複雑になります。また、文面の作成やメールのやり取りに時間がかかり、業務の負担が大きくなるケースも少なくないでしょう。
入社手続きメールの管理は、労務管理システムなどのクラウドサービスで効率化できます。クラウドサービスに備わっている「メール機能」を利用すれば、内定者とのメールのやり取りをツールのフロー内でおこなうことができます。
これにより、情報共有やメールのやり取りを一元化することが可能です。また、一度情報を入力すれば、フロー上でメールのやり取りができるので、送信先を間違えたり送信が漏れたりすることがありません。
入社手続きメールをクラウドサービスでおこなえば、書類作成の手間が省けたり管理の煩雑さが解消したりするなど、さまざまなメリットがあります。導入コストはかかりますが、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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7. 入社手続きメールは「分かりやすさ」と「丁寧さ」を意識して作成することが大切
内定者にメールを送る際は、入社手続きに必要な内容がしっかりと伝わるよう、メールの文面は分かりやすく簡潔に書くことが大切です。また、内定者は入社を控えて色々と不安を抱えているものです。少しでも不安を払拭できるよう、内定者の気持ちに寄り添った丁寧な文面を意識して作成しましょう。
内定者に入社の意志固めをしてもらうためにも、メール送信後のフォローも大切です。問い合わせメールが届いたら、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。
入社手続きメールを効率化する方法として、労務管理システムなどのクラウドサービスがあります。業務の負担軽減や正確な業務遂行のために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
入社手続きは社会保険の資格取得手続きや雇用契約の締結など、対応しなくてはならない項目が多くあります。
そのため、漏れや遅れが発生してしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、遅れ等が発生してしまうと、該当の従業員に迷惑をかけてしまうだけでなく、会社への不信感を抱かせてしまうことに繋がりかねません。
そのため、確実に滞りなく入社手続きを進める必要があるでしょう。
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