雇用保険被保険者証とは？発行方法や再発行のやり方、退職日・転職の際の手続きを紹介！

雇用保険被保険者証とは、就職・転職により雇用保険に加入した従業員にハローワークから発行される証明書です。パートやアルバイトでも雇用保険の加入条件を満たせば取得が可能です。毀損・紛失があったら、再発行することもできます。

ただし、退職日から一定期間経過すると、有効期限により被保険者番号が失われるので、再度手続きが必要になるケースもあります。この記事では、雇用保険被保険者の発行・再発行のやり方や、雇用保険被保険者証が必要になるケースについて解説します。

1. 雇用保険被保険者証とは？

雇用保険被保険者証とは、従業員が雇用保険の加入状況を証明するために、公共職業安定所（ハローワーク）から交付される書類です。雇用保険被保険者証は、失業保険などの手続きで用いられるので重要書類の一つです。ここでは、雇用保険被保険者証の記載項目や、雇用保険被保険者証が発行される条件について詳しく紹介します。

1-1. 雇用保険被保険者証の記載内容

引用：雇用保険の具体的な手続き（雇用保険被保険者証）｜ハローワーク

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入している（加入していた）ことを証明する書類です。雇用保険被保険者証には、次のような項目が記載されています。

項目	記載項目
被保険者番号	全加入者に割り当てられる重複のない番号
被保険者氏名	被保険者の氏名
生年月日	被保険者の生年月日

1-2. 雇用保険被保険者証が発行される要件

雇用保険被保険者証が発行されるためには、雇用保険に加入することが必要です。雇用保険は、次の要件をすべて満たせば加入することができます。

• 週の所定労働時間が20時間以上であること
• 31日以上雇用される見込みがあること
• 学生でないこと（例外あり）

会社は、これらの加入要件を満たしている労働者を雇用保険に加入させなければなりません。

1-3. 雇用保険被保険者証が発行されない具体的なケース

雇用保険被保険者証は、雇用保険の加入条件を満たした労働者に発行されます。そのため、加入要件を満たしていない次のようなケースに該当する場合、雇用保険被保険者証は発行されません。

• 所定労働時間が20時間未満の人
• 31日以上雇用される見込みがない人
• 昼間学生
• 公務員
• 家事使用人
• 臨時的に雇用される人
• 会社と委任関係にある人（法人の取締役や役員など）
• 日雇い労働者 など

昼間学生は原則として雇用保険に加入できませんが、通信教育や夜間、定時制の学生は雇用保険に加入することが可能です。また、公務員は基本的に雇用保険の適用対象外です。前職が公務員であった人は雇用保険被保険者証が発行されていないケースもあるので、転職先の会社などは注意が必要です。

関連記事：雇用保険とは？加入条件や手続き方法・注意点をわかりやすく解説！

2. 雇用保険被保険者証と間違えやすい書類の違い

雇用保険被保険者証と似た書類がいくつかあります。正しく手続きできるよう、雇用保険被保険者証と混同しがちな書類の違いを把握しておくことが大切です。ここでは、雇用保険被保険者証と間違えやすい書類の違いについて詳しく紹介します。

2-1. 雇用保険受給資格者証との違い

引用：雇用保険の具体的な手続き（雇用保険受給資格者証）｜ハローワーク

雇用保険受給資格者証とは、従業員が失業し再就職を目指す際に、基本手当を受け取るための証明書のことです。従業員が基本手当の受給手続きをおこなった後、受給者説明会でハローワークより交付されます。

2-2. 雇用保険未加入証明書との違い

引用：離職状況証明書（雇用保険未加入者用）｜厚生労働省

雇用保険未加入証明書とは、「離職状況証明書」や「退職証明書」などと併用されることもあり、雇用保険に加入していないことを証明するための書類です。雇用保険の二重加入を防ぐ目的などで使用されるケースがあります。

2-3. 離職票との違い

引用：雇用保険の具体的な手続き（離職票-1）｜ハローワーク

離職票（雇用保険被保険者離職票）は「離職票-1」と「離職票-2」から構成され、雇用保険に加入している従業員が退職した際にハローワークより交付される書類です。離職票は失業保険の手続きをする際に必要になります。従業員が退職する際は、離職票の必要の有無を確認しましょう。離職票が必要な場合、従業員の退職後、「雇用保険被保険者資格喪失届」だけでなく、「雇用保険被保険者離職証明書」もハローワークに提出しなければならないので注意が必要です。

関連記事：退職者に「離職票」の発行を求められたらどうする？企業側の対応をまとめて解説

2-4. 健康保険証との違い

引用：健康保険証（被保険者証）の交付｜全国健康保険協会（協会けんぽ）

健康保険証（健康保険被保険者証）とは、健康保険に加入していることを証明する書類です。医療機関にかかるときに必要になります。また、身分証明書として用いられるケースもあります。

3. 雇用保険被保険者証の発行手続きのやり方

初めて労働者（雇用保険の加入条件を満たす）を雇うことになった場合、事業主は雇用保険に加入申請し、労働者に雇用保険被保険者証を発行しなければなりません。ここでは、雇用保険被保険者証の発行手続きのやり方について詳しく紹介します。なお、既に事業主の労働保険関係成立に関する手続きが完了している場合、「従業員が雇用保険の加入条件を満たすかどうか確認する」の手順から始めれば問題ありません。

3-1. 労働保険関係成立の手続きをする

従業員を一人でも雇用した場合、雇用主には労働保険に関する保険関係成立の手続きをおこなうことが義務付けられています。「保険関係成立届」を保険関係が成立した日の翌日から10日以内に所轄の所轄の労働基準監督署もしくは公共職業安定所（ハローワーク）に提出しなければならないので注意が必要です。また、労働保険料の概算額を支払うため、「労働保険概算保険料申告書（納付書）」を労働保険関係が成立した日の翌日から50日以内に提出して納付する必要があります。

関連記事：労働保険の加入手続きの流れや必要書類を詳しく紹介

3-2. 事業所設置届を提出する

雇用保険適用事業所として届け出が必要になるので、保険関係成立届の提出後、「雇用保険適用事業所設置届」を適用事業に該当した日の翌日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格取得届」とともに、事業所の所轄のハローワークに提出が必要です。この際、「労働保険保険関係成立届」の写しを添付しなければならないので注意が必要です。

3-3. 従業員が雇用保険の加入条件を満たすかどうか確認する

新しく従業員を雇い入れた場合や、従業員の雇用条件を変更した場合には、その従業員が雇用保険の加入条件を満たしているかどうか確認しましょう。事業主は労働者が要件を満たしている場合、雇用保険に加入させなければなりません。

3-4. 雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出する

引用：雇用保険被保険者資格取得届｜ハローワーク

従業員が雇用保険の加入条件を満たしていることが確認できたら、雇用保険被保険者資格届をハローワークに提出する必要があります。雇用保険被保険者資格届は、ハローワークのサイトからダウンロードすることで、入手することができます。

関連記事：雇用保険被保険者資格取得届とは？記入例や提出先を詳しく紹介

3-5. ハローワークから雇用保険被保険者証の交付を受ける

引用：雇用保険被保険者資格等確認通知書（被保険者通知用）｜厚生労働省

雇用保険被保険者資格届を提出し、ハローワークが資格の有無を確認したら、「雇用保険被保険者証」が交付されます。また、「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書」が被保険者通知用と事業主通知用の2通交付されます。会社は原則として、従業員に「雇用保険被保険者証」と「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（被保険者通知用）」を送付します。しかし、雇用保険被保険者証は重要な書類であるため、本人の同意を得たうえで、会社が退職日まで預かっているケースも少なくないようです。

4. 雇用保険被保険者証を発行する際の注意点

雇用保険被保険者証の発行に関していくつかの注意点があります。ここでは、雇用保険被保険者証を発行する際の注意点について詳しく紹介します。

4-1. 雇用保険被保険者資格取得届には提出期限がある

雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は、被保険者となった事実のあった日の属する月の翌月10日までです。仮に労働者が10月1日に被保険者の要件を満たした場合、11月10日までに資格取得手続きをおこなう必要があります。

雇用保険被保険者資格届の提出方法には「窓口」「郵送」「電子申請」の種類があります。窓口や郵送の場合、時間やコストがかかります。電子申請であれば、24時間365日場所を問わず手続きができるので、業務負担を減らすことが可能です。この機会に、雇用保険関係の手続きを電子化してみるのもおすすめです。なお、電子申請は「e-Gov（イーガブ）」よりおこないます。

4-2. 雇用保険被保険者証には有効期限がある

労働者が雇用保険に加入し続けている限り、雇用保険被保険者証が有効期限を迎えることはありません。そのため、転職によって職場が変わったとしても、前の職場で発行された雇用保険被保険者証を引き続き使用し続けることになります。

ただし、離職などによって雇用保険の加入資格を喪失してから7年以上が経過すると、労働者に割り当てられていた被保険者番号がハローワークのデータベースから抹消されます。雇用保険に7年以上加入していない労働者を企業が雇用する場合、雇用保険被保険者資格取得届の「取得区分」は、これまで雇用保険に加入したことがない新卒者などと同様に、「新規」となるので注意が必要です。また、有効期限を迎えた雇用保険被保険者証は効力を失うので破棄して問題ありません。

5. 雇用保険被保険者証が必要になるケース

雇用保険被保険者証の発行方法は理解できたけれど、雇用保険被保険者証をいつ使用するのかわからないという人もいるかもしれません。ここでは、雇用保険被保険者証が必要になる具体的なケースについて詳しく紹介します。

5-1. 新たに従業員を雇い入れる場合

新たに従業員を雇い入れる場合、雇用保険加入の手続きが必要になります。これまでに雇用保険に加入した経験のある人を雇用する場合、「雇用保険被保険者資格取得届」を作成する際に、その人の被保険者番号を記載しなければなりません。そのため、従業員から雇用保険被保険者証を提出・提示してもらうなどして、被保険者番号を確認する必要があります。また、この場合「雇用保険被保険者資格取得届」の「取得区分」の項目には「2」（再取得）を記載します。

5-2. 従業員が退職する場合

引用：雇用保険被保険者資格喪失届｜ハローワーク

従業員が退職する場合、雇用保険から外れるため、手続きが必要になります。この場合、従業員が退職した日の翌々日から起算して10日以内に「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出が必要です。「雇用保険被保険者資格喪失届」を作成する際も、被保険者番号が必要になるので、雇用保険被保険者証をチェックして記載しましょう。

この際、「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（事業主通知用）」でも確認することができます。また、離職票の発行も必要になる場合、「雇用保険被保険者資格喪失届」に加えて、「雇用保険被保険者離職証明書」も一緒に提出しなければならないので注意が必要です。

5-3. 従業員が転職する場合

従業員が転職する場合も、退職する場合と同様で、「雇用保険被保険者資格喪失届」の提出が必要です。ただし、既に転職先が決まっており、退職後にすぐ入社するのであれば、失業保険の手続きが不要になるので、離職票の発行は必要ありません。

そのため、転職を検討している人に確認し、離職票を交付しなくてもよければ「雇用保険被保険者離職証明書」の提出は不要です。なお、59歳以上に該当する労働者に対しては、希望に関わらず離職票の発行しなければならないので注意が必要です。また、転職する予定のある従業員には、雇用保険被保険者証を転職先から提出を求められる可能性があることも周知しておくと丁寧な対応だといえます。

5-4. 教育訓練給付の支給申請をする場合

引用：教育訓練給付制度｜厚生労働省

教育訓練給付制度とは、働く人の主体的な能力開発の取り組みを支援し、雇用の安定と再就職の促進を図ることを目的に整備された、雇用保険の給付制度です。厚生労働大臣の指定する教育訓練を受講して修了した場合、教育訓練給付の支給申請をおこなうことで、教育訓練施設に支払った経費の一部を給付金として支給してもらうことができます。教育訓練給付金支給申請書に被保険者番号の記載が必要になるので、雇用保険被保険者証は大切に保管しておきましょう。

5-5. 65歳未満の方が厚生年金保険の決定請求をする場合

65歳未満の人で特別支給の老齢厚生年金の決定請求をする場合、年金請求書とともに雇用保険被保険者証が必要になるケースもあります。雇用保険被保険者証がない場合、「雇用保険受給資格者証」「雇用保険受給資格通知」などの他の書類で代替することも可能です。まずは手続きに関して最寄りの年金事務所などに問い合わせてみましょう。

〇紛失などの理由によって「雇用保険被保険者証」をお持ちでない方
ハローワークから被保険者証の再交付を受け、老齢年金の年金請求書に添えて提出してください。また、被保険者証に替えて「雇用保険受給資格者証」、「雇用保険受給資格通知」または「高年齢雇用継続給付支給決定通知書」を添えることもできます。

〇雇用保険に加入したことのない方
雇用保険の被保険者証を添えることができない旨の事由書を記入のうえ提出してください。事由書は年金事務所または街角の年金相談センターに用意しています。

引用：厚生年金保険の決定請求をする際の雇用保険被保険者証を持っていないのですが、どうすればいいですか。｜日本年金機構

6. 雇用保険被保険者証の再発行のやり方

引用：雇用保険被保険者証再交付申請書｜ハローワーク

雇用保険被保険者証が毀損してしまったり、紛失してしまったりするケースもあるかもしれません。雇用保険被保険者証は、雇用保険被保険者証再交付申請書をハローワークに提出することで、再発行することが可能です。ここでは、雇用保険被保険者証の再発行のやり方について詳しく紹介します。

6-1. 労働者本人で手続きする方法（原則）

労働者本人が手続きをする場合、「窓口」「郵送」「電子申請」のいずれかの方法で、雇用保険被保険者証を再発行することができます。

「窓口」の場合、最寄りのハローワークの窓口に赴き、雇用保険被保険者証再交付申請書を作成し、本人確認書類（マイナンバーカードや運転免許証など）を持参して提出することで、雇用保険被保険者証を再発行することができます。個人番号通知カードや公的医療保険の被保険者証で本人確認する場合、2種類の身元確認書類が求められるので注意が必要です。

「郵送」の場合、「雇用保険被保険者証再交付申請書」「本人確認書類の写し」「返信用封筒（切手貼付）」を添えて、最寄りのハローワークに郵送することで、雇用保険被保険者証を再発行することが可能です。なお、記録が残る方法での郵送が推奨されています。また、郵送の場合、交付までに2週間程度かかるため、急ぎの場合は他の方法を選択しましょう。

「電子申請」の場合、「e-Gov（イーガブ）」から申請することで、雇用保険被保険者証を即時再発行することが可能です。郵送費用や手数料もかからないのでおすすめの方法といえます。

6-2. 労働者に代わって会社が手続きする方法

仕事に追われているなどの理由で、労働者本人で手続きすることが難しい場合、会社や他の人が代理で雇用保険被保険者証の再発行の手続きをすることもできます。この場合、委任状や代理人の本人確認書類も必要になります。

6-3. 【注意】退職日から7年経過すると再発行できない

雇用保険に加入した会社から退職して、再度雇用保険に加入せず、被保険者でなくなった日（退職日の翌日）から7年経過すると、被保険者番号のデータがなくなってしまうので、再発行できなくなります。雇用保険の資格を喪失してから7年以上経過した後に、新たな会社に入社し、雇用保険の加入手続きをする場合、新規の場合と同様の方法で手続きすることになります。その際、新たに雇用保険被保険者証が発行されるため、大切に保管しておきましょう。

7. 雇用保険被保険者証に関してよくある質問

ここからは、雇用保険被保険者証に関してよく生じる疑問について解説します。

7-1. 従業員から雇用保険被保険者証をもらっていないと言われたら？

雇用保険加入後、従業員から雇用保険被保険者証をもらっていないと言われるケースもあります。この場合、企業側は雇用保険被保険者証が重要な書類であるため、会社が預かっていることをきちんと伝えましょう。なお、従業員が雇用保険被保険者証を手元に置いておきたいと言われたら、速やかに従業員に交付するようにしましょう。

また、退職後は、雇用保険被保険者証を会社で預かっていた場合、従業員に返却する必要があります。転職手続きや教育訓練給申請手続きなどで必要になることもあるので、迅速かつ確実に返却をおこないましょう。

7-2. パート・アルバイトや派遣社員にも雇用保険被保険者証は発行される？

パート・アルバイトや派遣社員でも、雇用保険の加入条件を満たせば、雇用保険被保険者証は発行されます。雇用形態に関係なく、雇用保険の加入者には雇用保険被保険者証が発行されることを押さえておきましょう。ただし、公務員やフリーランスなど、雇用保険の適用対象外の人には発行されないので注意が必要です。

8. 雇用保険被保険者証は重要なシーンで必要な書類！

雇用保険被保険者証とは、雇用保険の加入状況を証明するための重要な書類の一つです。初めて雇用保険に加入する従業員を雇用した場合、雇用保険被保険者証が発行されます。雇用保険被保険者証を毀損・紛失してしまった場合、再発行することも可能です。雇用保険被保険者証の手続きを効率化するために、労務管理システムの導入や、電子申請の推進を検討してみるのもよいかもしれません。