【社会保険】手続きで迷わない手順マニュアル！

春の定期採用だけでなく、秋採用や中途採用も増え、人事担当者は年間を通して各種事務手続きに追われますね。 このうち「社会保険」は、「健康保険」「厚生年金保険」「雇用保険」などに分けられ、加入手続きは会社に義務付けられています。ただ、手続きにかかる時間は担当者によってまちまち。 なかには健康保険証の交付までに1カ月も待たされる場合もあるようです。人事担当者は「いつ入社してきてもOK」という姿勢で、素早く確実に手続きができるよう、手順をマニュアル化しておきましょう。 「社会保険」を手続きする流れについて、分かりやすくご紹介します。

1.書類を揃える

まず、社会保険の手続きに必要な書類を揃えましょう。新たに採用となった従業員にとって、人事担当者が頼りです。できれば内定日か採用日に直接会い、手続きについて説明しておきましょう。

1-1. 提出してもらう書類

入社にあたり、必要となる主な提出書類をまとめました。

※配偶者を扶養に入れる場合、配偶者の「年金手帳」が必要になります。 年金手帳は「基礎年金番号」、雇用保険被保険者証は「被保険者番号」を知るために必要な書類です。もしも紛失している場合は、それぞれ年金事務所、ハローワークで再交付手続きができます。「再交付申請書」を記入してもらい、提出しましょう。

2.書類に記入する

手続きを早期に済ませるために、できるだけ早く記入しましょう。押印忘れが多いので、注意して下さい。

2-1. 健康保険・年金保険の届け　→　従業員が記入

健康保険・年金保険の手続きは、採用日から5日以内です。両方の保険を1つにまとめた「資格取得届」（下記）を提出します。従業員自身が記入するため、「明日、あさってには提出して下さいね」と念を押しておきましょう。

次のような場合は、「資格取得届」と合わせて書類の提出が必要です。

2-2. 配偶者や子どもなど、被扶養者がいる場合

2-3. 配偶者が20歳以上60歳未満で、年収が130万円未満の場合

2-4. 雇用保険の届け　→　人事担当者が記入

雇用保険の手続きは、採用月の翌月10日までです。従業員に提出してもらった「雇用保険被保険者証」をもとに、人事担当者が記入します。

3.年金事務所・ハローワークへ提出

書類が揃ったら、「健康保険・年金保険」は管轄の年金事務所へ、「雇用保険」は管轄のハローワークへ提出しましょう。持参でも郵送でもOKです。

3-1. 健康保険証が届くまでの対処法

書類の提出後、健康保険証が会社に届くまでにかかる日数は、2週間程度を見ておきましょう。それまでに、従業員や家族が受診する場合は、医療費が全額負担となります。 もしも、従業員本人や家族が通院中であったり、幼い子どもがいて急に受診する可能性があるなら、大変困るでしょう。「2週間程度かかりますが、受診する可能性はありますか？」と確認しておくと親切ですね。 この場合は、あらかじめ、健康保険証の代わりとなる「健康保険被保険者資格証明書」を年金事務所で交付してもらいましょう。発行後20日以内なら保険証と同様の負担で医療機関にて受診ができます。 申請するには、「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」が必要なので、従業員が記入しておきます。これを提出すれば、「証明書」を即日に交付してもらえます。「証明書」は保険証と引き換えに返還が必要なので、しっかり保管するよう伝えて下さい。

3-2. 雇用保険の証書等は必ず本人へ

「雇用保険被保険者資格取得届」をハローワークに提出すると、次の書類が窓口で交付されます。

はじめの「確認通知書」は2通セットになっているので、「被保険者通知用」は従業員へ手渡し、「事業主通知用」は人事で大切に保管して下さい。「被保険者証」も忘れずに従業員へ渡しましょう。

本記事で解説してきた入社時の社会保険手続きに関しましては、提出期限を遅れてしまうと罰則が生じてしまう可能性もあるため、忘れずに手続きを行うようにしましょう。

当サイトでは、本記事で解説した入社・退社時の社会保険手続きの内容や手続き時に担当者が気を付けるポイントなどを解説した資料を無料で配布しております。

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4. 最後に

いかがでしたか。社会保険の手続きは、従業員の生活や健康に関わるため、非常に大切です。手続きについての理解を深め、それぞれの従業員の家族状況などに合わせて対応しましょう。 「困ったときは人事の○○さんに相談しよう」という風に、信頼感もUPするはずです。 その分、業務が増えることになるかもしれませんが、ぜひ「親切な人事」を目指してみて下さい。