人事管理とは？目的や具体的な業務内容、エクセル・システム活用の方法を紹介

近年、企業が従業員のデータを可視化して、一元的に管理する「人事管理」に注目が集まっています。

これまで企業の中でバラバラに管理されていた従業員の基本情報から、勤怠や給与、人事評価や業績といったさまざまな情報を一箇所に集約することができれば、情報を確認するために掛かっていた無駄な時間を大幅に短縮することができます。

また、さまざまな従業員データをもとにした多角的なデータ分析により、「残業時間が長い人は生産性が悪い」といった傾向がデータとして得られるようになり、効果的な人材マネジメントにも活用することが可能です。

本記事では、人事管理の目的や重要性、人事管理システムを用いることで得られるメリットや注意点についてお伝えします。

また、いくつかの人事管理システムの特徴や価格を比較しているので、参考にしていただけると幸いです。

1. 人事管理とは

人事管理とは、企業や組織としての目的を達成するために、従業員のデータを一元的に管理し、そのデータを可視化・分析することで、従業員の効果的な人材活用をおこなうことを指します。

従業員全員が働きやすい環境を整えるためにある「労務管理」の業務に加えて、従業員一人ひとりに対して個別のマネジメントをおこなうこと、またはおこなえる環境を整えることが、人事管理の主な業務になります。

1-1. 人事管理の具体的な業務内容

人事管理に関する具体的な業務は、大きく分けると5つの項目があります。

①人事評価

人事評価は、従業員の「成果」「能力」「人間性」などから決まりますが、各従業員の今後の仕事内容や人材配置に影響する大事な業務の1つです。

近年では「360度評価」といった、周りの従業員がその従業員の人間性を評価する評価方法も注目されています。

人事部や上司の感覚や経験による評価ではなく、客観性のある評価が求められているといえるでしょう。

こうした人事評価はスポットのデータではなく、蓄積していくことで、従業員一人ひとりの成長度を可視化することにつながります。

②採用管理

求職者の応募から採用までのプロセスを、採用情報として管理することも重要です。

これまでに自社で採用活動をおこなってきた際の求職者データを蓄積することで、その傾向を分析し、「この求職者は、以前辞退をした求職者と傾向が似ているから面談を多く入れよう」といったように、内定辞退防止策や一人ひとりにあった選考フロー構築に活用できます。

入社後の従業員データと結びつけることができれば、「どのような人を採用すれば、成長する可能性が高いのか」がわかります。これにより、採用活動の最適化も図れるようになるでしょう。

③人材配置

人材配置によって、従業員のパフォーマンスや生産性は変わるものです。また、割り当てられた部署や取り組む仕事内容が合わなければ、離職につながる可能性もあり、人材配置の最適化は企業にとっては重要な問題といえます。

人材配置は、成績や勤務態度、スキルだけでなく、性格などをもとに決めることもあります。

過去の人材配置のデータが蓄積されていれば、「この部署で成績を残せたのであれば、隣のこの部署で近しい業務を経験してもらったほうが、このメンバーのスキルアップにつながりそうだ」というような、より良い人材配置を考えることができるでしょう。

④人材開発

日々の業務で身につく能力もありますが、従業員がよりハイパフォーマーになるためには、業務外の知識や経験も必要です。

人材開発においても、一人ひとりの従業員の現状の課題や、今後任せることになる業務などに合わせて研修や成長プログラムを提供することができれば、従業員の能力は飛躍的に向上するでしょう。

⑤モチベーション管理（従業員コンディション）

モチベーション管理は、従業員のモチベーションデータを収集・蓄積して、従業員コンディションを健全に保つことを目的としています。

そのデータ分析を通してフォローアップをしたり、キャリア相談をおこなうことに有用な施策です。結果的には生産性向上や離職防止につながります。

モチベーション管理は、従業員の組織エンゲージメントに直結し、組織運営が健康か不健康かの指標にもなります。

 

1-2. 人事管理と労務管理の違い

ここで、人事管理と労務管理の違いについて詳しく紹介します。

労務管理は人事管理の一部であり、人事管理の中でも特に従業員の勤怠や給与、社会保険や福利厚生に関して、安全衛生、労働組合とのやり取りなど、労使間で取り決めた雇用関係や労働条件に特化した分野を管理することを指します。

人事管理では、各従業員にフォーカスを当てた柔軟性のある対応をおこなっていくことが可能ですが、労務管理は法律や雇用契約書で定められている条件を適正に遂行することが求められます。

従業員1人ひとりを対象とする人事管理と比較して、組織全体を対象にした対応をおこなう必要のある労務管理ですが、会社によっては1人の担当者が兼任していることも多いため、とても近しい関係にあると言えるでしょう。

2. 人事管理が重要視される理由

ここまで、「そもそも人事管理とは具体的にどのような業務をするのか」について説明してきました。

人事管理は、近年の働き方改革を含めた労働環境の変化の中で、とても多くの企業から重要視されるようになっています。

なぜならば、上図のように企業や組織は「ヒト」を中心として成り立っており、恒常的な人手不足が続く中で、「ヒト」を中心とした経営をおこなう重要性が再確認されているからです。

つまり、現在の厳しい社会環境の中で企業力を高めるためには、ただ優秀な人材を採用するだけに注力するのではなく、採用した人材のスキルや能力を向上させ、100%、時には120%の力を出してもらうことが必要不可欠となります。

それができなければ、企業力の最大化を図ることは難しいでしょう。

3. 人事管理における課題とは

人事管理担当者は、人材の採用に加えて育成や評価、環境構築や労務全般など幅広い仕事を担当しなければなりません。これらの業務において、人事管理者は大きな課題に直面することがあります。
とくに悩ましいのは、適切な人員の配置をおこなう必要があるという点です。最適な配置ができなければ、社内の人材を有効活用できず、生産性の低下やモチベーションダウンが起きてしまいます。リモートワークや時差出勤など働き方が多様化するなかでは、人事管理の難しさに悩まされるケースも少なくないようです。
人材育成の難しさに悩む人事管理担当者もいます。適切な人材育成を行わなければ、高度な仕事を実施できる後継者が十分に育たなくなってしまいます。
こういった人事管理の課題をまとめて解決するためにも、人事管理に適したシステムを導入するなどの対策が必要です。

4. エクセルによる人事管理は可能？

人事管理に携わる上で悩ましいのが管理の方法です。担当者の中には、日頃使い慣れたエクセルによる管理を検討している人もいるかもしれませ。そこで、ここではエクセルによる人事管理が可能か否かを判断するための情報を共有します。

4-1. エクセルでできる人事管理業務

エクセルで人事管理をおこなう場合、以下のような業務であれば対応が可能です。

人事業務の種類	概要や注意点
勤怠管理	事前に、始業時刻・終業時刻を入力すれば勤怠時間が計算できるような計算式を組み込んでおけば勤怠管理は可能 勤怠管理システムなどと比べると機能性は劣るものの、手計算で管理・集計するよりも正確かつ迅速な管理が可能
採用管理	応募者の情報や選考状況、保有するスキルなどを入力すればエクセルによる管理が可能 面接担当者や結果通知日などを入力しておけば、連絡漏れも防止できる
目標の管理と評価	従業員ごとに設定した目標や進捗状況、実績・課題や評価などを管理することが可能 チームごとの目標や評価を一覧で確認できるので利便性も高い 期ごとにシートを分けることで管理もしやすくなる
資格管理や研修履歴管理	研修の受講履歴や保有資格をエクセルで管理すれば、人材育成状況を把握しやすい 従業員の年齢や職位なども入力しておけば、研修受講候補者などの抽出も簡単におこなえる

4-2. エクセルで人事管理をおこなうメリット・デメリット

エクセルによる人事管理にはメリットもありますが、デメリットがないわけではありません。メリット・デメリットを比較して、自社にとって本当に最適な方法か判断しましょう。

4-2-1. メリット

エクセルによる人事管理のメリットは以下の通りです。

• コストがかからない
• 使い慣れているので操作性の心配がない
• 他のシステムとも共有できる

エクセルは、CSVで保存すれば、給与計算システムなどの他のシステムとも共有できます。拡張性が高いので、業務効率をアップさせることも可能です。

4-2-2. デメリット

エクセルによる人事管理のデメリットには以下のようなものが挙げられます。

• 人的ミスが生じやすい
• セキュリティ対策が十分ではない
• 対応できる業務が限定される

エクセルは手入力でおこなうため、対策を講じてもヒューマンエラーが起こりやすくなります。また、セキュリティが万全とまでは言えないので、不正アクセスや情報漏えいなどが起こる可能性もあります。

エクセルは、人事管理システムに比べ機能性が乏しく、対応できる業務が限定的です。そのため、工数が多くなったり必要な機能を追加できなかったりと、業務効率を低下させる可能性があります。

人事管理をエクセルでおこなうことは可能ですが、上記のようなリスクが伴うことを十分に理解しておきましょう。

4-3. エクセルで人事管理をおこなう場合の運用手順や注意点

エクセルで人事管理をおこなう場合の運用手順やルール作りについて解説します。

4-3-1. 必要な機能を洗い出す

人事管理に必要なエクセルファイルを作成する場合は、事前に必要な機能を洗い出しておきましょう。あとから機能を追加すると使いにくくなったり、計算式を新たに設定するなどの手間がかかります。

4-3-2. 編集ルールを決める

エクセルファイルは複数人で同時に編集・共有することができます。しかし、最新ファイルがどれなのかを見失うことがあり、運用を難しくしてしまう可能性があります。

事前に、誰が・いつ・どのように編集するのかをルール化し、周知してから運用を開始しましょう。

4-3-3. データ管理のルールを決める

人事管理をエクセルでおこなう場合、ファイルには多くの個人情報が含まれることになります。エクセルはセキュリティ面が脆弱なため、管理方法をルール化して厳守することが大切です。

悪意がなくても、人事管理の情報が社内・外に漏れるようなことがあれば社会的信用を失う可能性もあります。エクセルによる人事管理は、万全のセキュリティ対策を講じた上で運用を開始しましょう。

エクセルでの人事管理が難しいと感じた場合は、他の方法を検討することをおすすめします。

5. 人事管理を効率化する「人事管理システム」の導入メリット

人事管理をおこなうためには、従業員データを一元的に管理する必要がありますが、これをシステム上でおこなえるものが人事管理システムです。

データとして散らばっていた情報を一元管理することで、さまざまな情報を結び付けた多角的な分析や、今まで把握できていなかった傾向を発見することができます。

本章では、人事管理をおこなう上で、人事管理システムの機能、および活用するメリットについてまとめたいと思います。

5-1. 人事データを一元管理できるため、多角的な分析が可能になる

先ほどお伝えした通り、人事管理システムは人事に関するデータを一元管理することができます。評価や人材配置など、さまざまなデータから多角的に分析をおこない、判断することができます。

また、一元管理することには、従業員データの管理がしやすい面もあります。データが異なる場所にあるとそれぞれの場所を確認し、時には付け合わせるなどの手間が発生します。クラウド型人事管理システムは、一つのシステム上ですべての情報を確認することができるので、こうした確認作業にも手間がかかりません。

5-2. 人事データを可視化することで、情報の共有がスムーズに

人事データの可視化には3つの効果があります。

人事データの一元管理によって、さまざまな情報を一つの画面で見れるようになります。

しかし、見れるようになっただけでは意味がなく、さまざまな情報の中から、問題の傾向を見つけ出し、問題を解決するための施策の実行まで実施しなければいけません。

人事データの可視化は、数字だけではわからない問題の傾向にも気づきやすくなります。

5-3. 分析結果をグラフや表にまとめてくれるため、現状が直感的にわかりやすい

人事データの把握は煩雑です。これまでの管理方法では、「こちらから送ったメールは確認されているのか」「提出必須書類は提出済みなのか」などの情報をすぐに確認することは難しいことが多いと思います。

しかし、人事管理システムは、従業員に関する情報が一箇所にまとめられているので、すぐに確認することができます。

上記の画像のように、システム上では表示されます。このように従業員に関わることをすべてデータを蓄積し、直感的にわかりやすく管理できるのが、人事管理システムの大きな特徴であり、導入のメリットでもあります。

6. 人事管理システムを導入・運用する前に注意したいポイント

以上のように、人事管理をおこなう上で人事管理システムの導入はセットで考えるべきポイントです。

しかし、「あまり運用に掛かる工数やコストを掛けることができない」「どのようなシステムを選べば良いかわからない」「導入後にうまく運用できるかどうか不安」といった悩みを抱える方も多いかと思います。

本章では、人事管理システムを導入・運用する前に注意したいポイントについて解説します。

6-1. 人事管理システムを導入する目的を明確化する

まずは、人事管理システムを導入・運用するに当たって、自社で解決したい課題や実現したいことを明確にしておくようにしましょう。

人事管理の具体的な業務内容として、「人事評価」「採用管理」「人材配置」「人材開発」「モチベーション管理」の5つの項目があることを前述しました。

この中で、あらかじめ取り組みたい分野について決めておくことで、導入する際にシステムを見るべきポイントがかなり絞られてくるでしょう。

もちろん、多くのことができる人事管理システムは魅力的です。

しかし、人事管理システムに必要な機能を見失った状態で導入を決めてしまうと、システムを使うこと自体が目的になってしまいがちです。

最悪の場合、「本来活用したかった機能が、導入した人事管理システムに実装されていない」といったケースもあるかもしれません。

導入目的によって選ぶべきシステムは少しずつ異なりますので、人事管理システムを導入するときは、どのような機能があるかを選ぶ基準にすると良いでしょう。

6-2. 人事管理システムは導入の難易度が高い

そもそもの話になりますが、人事管理システムの導入や運用は簡単に進められるものではなく、導入難易度が高いことは覚えておきましょう。

導入前には従業員データの移行作業をおこなったり、各部署への利用方法を周知したりと、従業員が慣れるまでにかかる時間が非常に多くなってしまいます。

そのため、導入のタイミングだけでなく、その後の運用に乗せるスケジュール感までを見通しておくことが望ましいでしょう。

「システムの移行作業なんてやったことないから、大変そう」と感じている人事担当者の方は、システム提供企業のサポートの手厚さをシステムの選定基準に加えても良いかもしれません。

6-3. セキュリティ対策も万全に！「オンプレミス型」と「クラウド型」の違いにも着目

人事管理システムには、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの種類があります。

コストの問題から、多くの企業でクラウド型のシステムを導入することになるケースが多いと思います。

クラウド型は、各拠点にバラバラになった人事データをリアルタイムで一元管理できますが、セキュリティ上のリスクも発生しやすくなります。

企業側がセキュリティ対策をおこなっていても、従業員がセキュリティの弱い無線LANでデータのやり取りをしたり、IDやパスワードを漏えいしたりすると、人事情報が盗まれてしまうケースもあります。

このような事態を防ぐために、無線LANを有線LANに変えたり、IDやパスワードをしっかり管理したりする必要があります。

7. 【編集部おすすめ】人事管理システム

編集部がおすすめする人事管理システムを紹介しますので、人事管理システムを比較検討する際の参考にしてみてください。

また、システムの比較に関しては、こちらの記事も参考にしていただければと思います。

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8. 人事管理をおこなう上で抑えておきたい法律

最後に、これから人事管理をおこなう上で抑えておいた方が良い法律について紹介します。

法律の種類（参考サイト）	概要
労働基準法	労働時間、休日、賃金など、労働条件の最低基準を定めており、全従業員に適用される法律
労働組合法	労働者が使用者との交渉において対等の立場となるよう、労働者の地位を向上させることを目的とする法律
最低賃金法	賃金の最低額を保障する法律
労働契約法	個別労働紛争の防止しなどを目的に労働契約についての基本的なルールを明らかにし、個別の労働関係の安定を目指す法律
労働安全衛生法	職場での労働者の安全・健康を確保し、快適な職場環境の形成を目的とする法律
育児・介護休業法	育児・介護が必要な労働者が、仕事と両立できるよう配慮し、働き続けることを支援する法律
男女雇用機会均等法	職場での男女の差別を禁止し、採用、昇給、昇進などの人事管理面で男女とも平等に扱うことを定める法律
高年齢者雇用安定法	高年齢者の雇用安定のため、事業主が定年の引き上げなどの措置を講じたり、高年齢者の再就職の促進や定年退職者などの就業機会を確保する措置の充実を要請する法律
パートタイム・有期雇用労働法	短時間労働者・有期雇用労働者に対する労働条件差別撤廃や均衡の取れた処遇の実現を目的とした法律で、事業主の義務や国の援助を定めている
労働災害補償保険法	業務上の事故や通勤途上の事故により負傷したり病気になったりした労働者に対して必要な給付をおこなうよう定める法律
雇用保険法	失業した労働者などの生活の安定を保障し、再就職を支援するために給付をおこなうことを定める法律
健康保険法	業務とは関係のないケガや病気などに対して、療養の給付や休業期間中の現金給付をおこなうことを定める法律
厚生年金保険法	高齢、傷害、死亡などで働けなくなったとき、従業員本人または遺族に必要な給付をおこなうことを定める法律
介護保険法	一定の年齢以上になって介護が必要になったとき、医療や福祉サービスを提供することを定める法律

働き方改革が進む中で、企業として従業員が働きやすい環境を作ることは必須です。

政府主導で法律でも少しずつ明確になり始めていますが、人事担当者の方が法改正などに対し迅速に情報収集・対応することが大事です。

9. 人事管理を徹底して人材活用や企業の成長につなげよう！

人事管理の具体的な業務内容は、「人事評価」「採用管理」「人材配置」「人材開発」「モチベーション管理」の5つに分けることができました。

これらに関する従業員データを一元的に管理するためには、人事管理システムを活用することが望ましいでしょう。

また、人事管理システムを導入して各々のデータを連携することで、組織全体の現状を数値で把握し、多角的に分析することができます。

人事管理の目的は、従業員データを一元的に管理しつつ、従業員一人ひとりと最適なコミュニケーションを取ることで、効果的な人材活用および企業の力を最大化することです。

これまでデータ分析のしにくかった人事領域も数値で可視化し、より芯の強い組織づくりに役立てていきましょう。