人員配置とは？メリット・デメリットや最適化のポイントをわかりやすく解説！

近年、人手不足の影響で採用が難しく、従業員一人ひとりの生産性を高めることや離職率を下げることが重要視されています。人員配置を最適化することも重視されており、従業員がそれぞれ適切な場所で自分のスキルを発揮できるように配慮することで、組織全体としても生産性の高い組織を構築することが可能です。

本記事では、人員配置とは何か、目的やメリット・デメリットを踏まえてわかりやすく解説します。また、人員配置を実施するポイントや、役立つ人事管理ツールも紹介します。

 

1. 人員配置とは？

人員配置とは、従業員一人ひとりのスキルや適性、モチベーション、人間関係などの特性を踏まえ適材適所に配置する、組織全体の業務効率化や経営戦略に向けた人事マネジメントの一つです。採用や配属、異動、昇降格などの際に発生する人員計画は、管理部門にとって代表的なミッションともいえます。ここでは、人員配置と似た用語の違いや、人員配置が注目されている理由、その目的について詳しく紹介します。

1-1. 人員配置は「人材配置」「人員調整」とも言い換えられる

人員配置は「人材配置」「人員調整」とも言い換えることができます。ビジネスの場面では、ほとんど同じ意味合いで用いられているでしょう。

ただし、 福祉・介護業界で使用される「人員配置基準」は国が定めており、「人材配置基準」「人員調整基準」などと言い換えられません。このように、場合に応じて、適切に使い分けることが求められます。

1-2. 人員配置は「適所適材」「適材適所」の2つに分けられる

人員配置は「適所適材」「適材適所」の2つに分けられます。適所適材とは、空いている部署やポジションに合わせて適した人材を選ぶことです。空席が先にあり、そこに人材を当てはめる方法といえるでしょう。

一方の適材適所は、人材のスキルや経験を把握したうえで、適した部署やポジションへ異動させることです。人材が先にあり、適した場所を探す方法といえるでしょう。どちらの方法を選ぶべきかは、企業の目的や状況によって異なります。

1-3. 人員配置が注目されている理由

近年では少子高齢化の影響により、労働人口が減少しています。また、働き方改革などの影響で、終身雇用や年功序列といった制度が崩壊しつつあり、人材の流動化も高まっています。

このような背景もあり、人材の獲得・定着といった人材確保に課題を抱えている企業が増えてきました。限られた人材で大きな成果を出すためには、人員配置の最適化が求められます。

1-4. 人員配置を最適化する目的

人員配置の大きな目的は、組織全体の生産性を向上させ、事業目標を達成することです。従業員ごとの特性やスキルを把握したうえで人員配置を最適化すれば、モチベーションを高め、それぞれが持つ能力を最大化することができます。また、従業員個人だけではなく、部署やチーム全体を考えることで、より適切な協力体制を構築し、強固な組織作りをおこなうことが可能です。

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2. 人員配置の具体的な方法

人員配置には、採用による配置や異動による配置など、さまざまな方法があります。ここでは、人員配置の具体的な手法について詳しく紹介しますので参考にしてください。

2-1. 採用による人員配置

採用による人員配置とは、新しい風を組織に取り入れるため、新規の人材を採用し、配置する手法を指します。新卒と中途で採用の目的は変わりますが、どちらも欠員補充だけではなく、継続的に採用をおこなうことで組織の鮮度を保ち、存続させていくことが可能です。既存社員との兼ね合いもあるため、新規の人材を採用した際には適切な人員配置が求められます。

2-2. 異動による人員配置

異動による人員配置とは、既存社員を人事異動することで人員配置をおこなう手法です。異動が実施されると、部署や就業場所が変わり、仕事内容や職場環境も大きく変わることになります。

目的としては、従業員に新たな環境でのステップアップを期待するのが一般的です。ジョブローテーションとも呼ばれ、適材適所の人員配置をするために従業員の適性やポテンシャル、スキルを分析・考慮したうえで、部署間と調整しながら進めていきます。しかし、「玉突き人事」と言われるように欠員補充のための異動をおこなう場合、正しくフォローをしないと、従業員のエンゲージメントが下がり、組織の生産性が低下する恐れもあるので注意が必要です。

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2-3. 昇進・昇格による人員配置

昇進・昇格による人員配置とは、会社が定めた職位・役職が上がると同時に配置換えをおこなう手法のことです。昇進や昇格と同時に人員配置を実施することで、従業員にとっては会社からの評価を目に見える形で受け取ることができます。仕事上の責任が増え、難易度の高い仕事を受け持つことで、よりやりがいを感じ、モチベーションを向上させることが可能です。

2-4. 雇用形態の変更による人員配置

雇用形態の変更による人員配置とは、「業務委託から正社員に変更」「フルタイム勤務から時短勤務に変更」などのように、雇用形態が変更するタイミングで人員配置を実施することです。雇用形態が変わる場合、労働時間や給与体系などの条件も変更されることが多いでしょう。正しく人員配置を実施しなければ、法令違反につながることもあるので注意が必要です。

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2-5. リストラ・雇い止めによる人員配置

リストラ・雇い止めによる人員配置とは、会社の業績悪化や従業員の就業態度の悪さなど、合理的な理由がある場合に、やむを得ず人員配置をおこなうことです。リストラや雇い止めが発生する場合、当事者だけでなく、周囲の従業員の異動も検討しなければなりません。急な異動を実施すると現場が混乱することも多いため、できる限り計画的に進めることが大切です。

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3. 適切な人員配置を実施するメリット

人員配置を適切に実施すれば、さまざまなメリットが得られます。ここでは、人員配置のメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 早期離職を防止できる

せっかく優秀な人材を採用しても、ミスマッチな業務に就かせては、十分な能力・スキルを発揮することができません。また、不得意な仕事を任せてしまうと、プレッシャーやストレスにつながり、モチベーション低下による離職が生じる恐れもあります。

このような理由で早期離職が生じると、新たな人材を補充するため、採用コストが増加します。また、早期離職による人手不足によって既存の従業員に大きな負担がかかり、さらに退職者が増えてしまう可能性もあります。従業員の得意・不得意を見極めたうえで、適材適所の人員配置を実施すれば、早期離職を未然に防止し、離職率を低下させることが可能です。

3-2. 従業員の生産性が向上する

従業員が苦手な業務を担当する場合、十分なパフォーマンスを発揮することができません。また、従業員が業務内容に慣れるまでに時間がかかってしまったり、モチベーション低下によって作業効率が下がったりするケースも少なくありません。

個々の人材の適性や能力を考慮して人員配置を実施すれば、従業員は本来のパフォーマンスを発揮しやすくなります。また、従業員エンゲージメントも向上し、生産性アップが期待できます。結果として、組織全体の生産性向上へとつながるでしょう。

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3-3. 人件費を最適化できる

従業員のパフォーマンスを最大化できるような人員配置をおこなえば、少ない人員で業務を進められるため、人件費を削減することができます。また、社内での人事異動により部署の欠員をうまく補充すれば、外部から人材を確保するコストを抑えることも可能です。現状の組織体制を見直すこと自体が、人件費を削減するきっかけにもなるので、定期的に人員配置を実施することが推奨されます。

3-4. 成果を最大化する

成果の最大化につながることも適切な人員配置を実施するメリットです。従業員のスキルや経験に合ったポジションに配置すれば、能力を存分に発揮してくれるでしょう。

前述の通り、従業員の生産性やモチベーションが向上することも期待できます。組織全体の生産性が高まれば、より大きな成果を出すことができます。

4. 人員配置のデメリットや注意点

人員配置は正しく実施しなければ、デメリットが生じる可能性もあります。ここでは、人員配置により発生する恐れのあるデメリットや、人員配置を実施するうえでの注意点について詳しく紹介します。

4-1. 従業員のストレスにつながる

人員配置を最適化することで、従業員の特性を活かし、生産性を高めることができます。しかし、人員配置をおこなうことで人間関係や職場環境に変化が生じ、従業員にストレスがかかるケースもあるでしょう。

新しい環境に適応することを苦手としている従業員にとっては大きな負担となる恐れもあります。人員配置を実施したら、従業員の適応度などを測定し、必要に応じて元の環境への再異動を検討するなど、配慮をおこなうことが大切です。

4-2. 頻度が多いとスキルが伸びにくくなる

人員配置を最適化することで、人件費を減らしたり、組織の生産性を向上させたりすることが可能です。しかし、人員配置の頻度が多くなると、仕事に慣れてきたタイミングで異動が生じ、従業員の成長機会を奪ってしまう可能性もあります。

従業員のスキルが伸びていく時期に人員配置をおこなうと、従業員の不満へとつながり、モチベーションが低下する原因にもなりえます。人員配置は定期的に検討すべきですが、頻度には注意が必要です。

4-3. ミドルパフォーマーの人員配置が後回しにされやすい

ミドルパフォーマーとは、平均的な人事評価を得ており、会社の中核戦力となっている層のことです。人員配置をおこなうにあたり、多くの場合、ハイパフォーマー（生産性の高い人材）やローパフォーマー（生産性の低い人材）に目を向けがちです。そのため、ミドルパフォーマーの人員配置が後回しにされやすい傾向にあります。

しかし、ミドルパフォーマーの人員配置を後回しにし、放置していると、仕事に慣れて「マンネリ化」が生じ、パフォーマンスが低下するでしょう。ミドルパフォーマーは会社の大半を占めるため、ハイパフォーマーやローパフォーマーの人員配置が上手くいっても、組織全体の生産性は低下してしまう恐れがあります。そのため、会社におけるミドルパフォーマーの重要性について正しく理解し、人員配置を適切なタイミングで検討することが大切です。

4-4. 中長期的視点で考える必要がある

人員配置をおこなうときは、中長期的視点で考えなければなりません。人員配置の大きな目的として、適材適所を実現して、組織の目標達成を目指すことが挙げられるからです。

人員配置を実施しても、目標達成につながらなければ意味がありません。中長期的なキャリア形成や事業拡大計画を理解したうえで、人員配置を決めるようにしましょう。

5. 人員配置を最適化するための流れ

人員配置は正しいステップで実施することで、スムーズに進めることができます。ここでは、人員配置を最適化するための流れについて、理解を深めておきましょう。

5-1. 現状の組織体制や人員配置を把握する

新しい人員配置を検討する前に、現状の組織体制や課題を把握することが重要です。目的を明確にしないまま人員配置をおこなっても現場が混乱するばかりで、よい結果を得られません。まずは部署やチームごとの人数や抱えている課題を把握しましょう。チームリーダーや責任者などにヒアリングして、組織の現状を正しく理解することが大切です。

5-2. 組織や従業員の情報を整理する

人員配置を最適化するためには、従業員ごとの能力や資格、キャリアなどをできる限り正確に把握しておく必要があります。また、収集した情報が散らばっていると、管理が煩雑になり、人員配置業務の効率が下がってしまうでしょう。組織や従業員の情報をデータ化して、システムで一元管理すると、管理効率が向上します。

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5-3. 従業員ごとのキャリアプランを検討する

人員配置を成功させるためには、できる限り従業員の希望を考慮することが大切です。今の業務内容に満足しているのか、今後どのような仕事を担当したいのかなど、従業員のキャリアプランを聞いてみましょう。

もちろん、すべての希望を受け入れることは難しいですが、可能な範囲で配慮をおこなうことで、従業員のモチベーションや生産性の向上へとつなげることができます。

5-4. ギャップを分析する

現状の課題や従業員ごとのキャリアプランを把握できたら、ギャップを分析しましょう。ギャップとは、現在の状況と理想的な状況の差のことです。

会社が抱えている課題を解決し、理想的な状況に近づけるよう、必要な人材をピックアップします。また、従業員ごとのキャリアプランも考慮しながら、適切な人材を見つけ出すことが大切です。

5-5. 人事異動や人材採用を進める

部署ごとの補充すべき人数や従業員ごとのキャリアプランを把握したら、実際に再配置を進めましょう。現場が混乱しないよう、情報共有をしながら計画的に進めることが大切です。必要に応じて外部からの人材採用も進めます。

また、人事異動後のフォローや効果の検証も重要です。新しい部署でうまく能力を発揮できているか、チーム全体の生産性が向上しているか、といった点を把握して、次の人員配置につなげましょう。

6. 人員配置をうまく進めるためのポイント

人員配置を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。ここでは、人員配置を最適化するためのポイントについて詳しく紹介します。

6-1. 一人ひとりの従業員データをしっかり把握する

人員配置のよくありがちな課題として、現場の監督者しか従業員データをもっていない状況が挙げられます。この場合、全社的な適材適所の実現が難しくなり、部分最適の配置しかできない可能性もあるでしょう。また、現場の監督者しか従業員データを把握していないと、人事部が正しく評価できないため、人員配置だけでなく、人事評価にも悪影響を及ぼします。

このような課題を解決するためには、人事部において従業員の情報を一元管理し、分析できる環境を整えることが大切です。たとえば、採用時の面談情報、研修の受講履歴、資格取得履歴、毎期の評価と評価面談のログ、人事面談のログ、異動・昇降格履歴などの情報を、必要なときに必要な部分だけ抽出できると、効率よく客観的に合理的な判断ができるようになります。

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6-2. 人員配置表や人員配置図を作成する

人員配置を成功させるためには、人員配置表や人員配置図を作成することが重要です。部署ごとに必要な人数や発生する人件費、それぞれの従業員の年齢や雇用形態などを一目で把握できるような図表を作成しておけば、スムーズに人員配置を進められます。

また、社内で情報共有をしたり、人事異動を検討したりする際にも役立つため、ぜひ作成しておきましょう。

6-3. 事前にしっかりシュミレーションする

計画的な人員計画をおこなうには、部署ごとのニーズと会社としてのニーズを両方から把握することが大切です。部署からは、欠員補充、定型業務対応、高負荷業務対応、高度技術対応などのニーズを把握しましょう。一方、会社としてのニーズは事業計画、事業展開、人員構成の是正（年齢、性別など）が挙げられます。

これらを把握した後は、現状の組織図と照らし合わせながら、人員配置のシュミレーションをおこないましょう。採用やジョブローテーションなど、必要な内容によってもかかる期間や難易度は変わるため、計画的に進めることが重要です。また、従業員個人と組織のタイミングも合わせなければなりません。これら諸々の事情を考慮したうえで、意思決定をおこなっていくことが人員配置を成功させるためのポイントの一つです。

6-4. 人員配置後の効果検証をおこなえるようにしておく

実際に人員配置をおこなった後、実施した人員配置が適切だったのかそうではなかったのか、効果を検証し、改善につなげることで、より精度の高い人員配置を実施することができます。まずは現状あるニーズや課題を明確にし、人員配置によりその課題が解決できたかを確認することが重要です。効果検証がしやすいように、目標は定性的でなく、定量的な項目を設定することが推奨されます。

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6-5. 社内公募制度を活用する

人員配置は人事担当者が主導となって進めることが一般的です。しかし、場合によっては従業員の希望が反映されない人員配置により、モチベーション低下につながる可能性があります。

そこで社内公募制度を導入すれば、従業員と組織の希望がマッチした場合に適切な配置換えを実施できるので、人員配置の最適化を図ることが可能です。ただし、社内公募対象外の従業員のエンゲージメント低下を招く恐れもあるため、社内公募制度の導入は慎重に進めることが大切です。

6-6. 人員配置後のフォローも忘れない

人員配置は、実施して終わりではありません。想定している効果が得られているかをチェックし、改善を繰り返すことで、成果を最大化することができます。また、人員配置はやむを得ずしなければならない場合もあり、従業員の希望に沿った配置をおこなえないこともあるかもしれません。そのような場合、人員配置を実施した理由や目的を伝え、モチベーションが低下しないよう、フォローをきちんとおこなうことが大切です。

7. 人員配置に人事管理システムが役立つ理由

人員配置を効率よくおこなうには、人事管理システムの導入がおすすめです。人事管理システムといってもさまざままな種類があるため、自社に合ったものを導入することが大切です。ここでは、人員配置に人事管理システムが役立つ理由について詳しく解説します。

7-1. データを一元管理できる

従業員データを部署・部門ごとに管理していると、必要な情報をすぐに取り出せず、管理が煩雑になる可能性があります。人事管理システムを利用すれば、組織情報、異動情報、履歴情報、報酬、福利厚生、教育研修などの人的資源における人事データを一元管理することができます。

そのため、人員配置に活用したい情報を必要なときに必要なだけ取り出すことが可能です。また、リアルタイムで情報が更新されるので、最新の情報を使って人員配置をおこない、配置精度を高めることができます。

7-2. 情報をスムーズに共有できる

従業員に関する情報をスムーズに共有できることも人事管理システムのメリットです。各部署でしか従業員のスキルや経験を把握していないと、理想的な人員配置を実現できません。人事管理システムを導入すれば、会社全体で人材情報を共有できるため、より最適な人員配置が可能となるでしょう。

7-3. 組織図をシミュレーションできる

人事管理システムを活用すれば、現在の組織状態だけでなく、変更した際の組織図を視覚的にシミュレーションすることができます。ホワイトボードを使わなくてもディスプレイ上で平均年齢、勤続期間などの推移や人件費など、さまざまな数値を持たせることで、より複雑なシミュレーションも実現することが可能です。システムによっては、従業員の顔写真がアイコン化されたもので、直感的な操作でシミュレーションすることもできます。

7-4. データの収集・分析ができる

人員配置を最適化するには、情報の収集や分析も大切です。人事管理システムを活用すれば、アンケート機能などで必要な情報を適宜簡単に収集することができます。また、収集したデータを基に分析機能を使って、データ分析をおこない、結果をグラフで可視化することも可能です。データが可視化されることで、情報共有がしやすくなり、意思決定スピードを早めることができます。

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8. 人員配置に役立つ人事管理システムの選び方

人事管理システムを選ぶときは、以下のようなポイントに注意しましょう。

8-1. 人員配置に役立つ機能が搭載されているか

人事管理システムを選ぶときは、必要な機能が搭載されているかチェックしておきましょう。搭載されている機能は、システムによって大きく異なります。

人員配置を最適化するためにシステムを導入するなら、単純に人材情報を一元管理できるだけではなく、人事異動をシミュレーションできたり、データの収集・分析ができたりするシステムを選びましょう。

8-2. 誰でも簡単に操作できるか

操作性も人事管理システムを選ぶときの重要なチェックポイントです。従業員の顔写真を見ながら、直感的に操作できるシステムもあります。システムに慣れていない担当者が操作する可能性も考え、導入する前に操作のしやすさを確認しておきましょう。

また、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからでも操作できるシステムであれば、より便利に活用できます。

8-3. 既存のシステムと連携できるか

すでに給与管理システムなどを導入している場合は、連携が可能かを確認しておきましょう。たとえば、人事管理システムと給与管理システムを連携すれば、勤怠情報を共有し、給与計算を自動化できるケースもあります。連携性が高いほど業務効率化につながるため、同じシリーズのシステムを導入するなど、さまざまな視点から検討しましょう。

9. 人員配置に役立つ人事管理システム5選！

ここでは、人員配置をする際に役立つおすすめの人事管理システムを紹介します。自社の課題や目的にあわせて複数のツールを比較し、最適なツールを導入するようにしましょう。

9-1. ジンジャー人事労務｜人事管理に必要な機能がオールインワン

▼サービスの特徴・「入退職の推移」「従業員のパフォーマンス」などの人事データを可視化できる ・人事データを一元管理できるので、確認の手間がかからず、多角的な分析のもと経営判断ができる ・従業員を顔写真でアイコン化しているので、直感的な操作で組織シミュレーションが可能

 ▼料金・初期費用+月額費用（月額料金：300円～/1ユーザー）

9-2. カオナビ | 顔写真が並ぶクラウド人材管理ツール

▼サービスの特徴・人材データベースとして入力項目のカスタマイズ性が高い ・ロール毎に細かい閲覧／編集権限を設定できる ・OKRやMBO、360度評価などあらゆる評価制度を簡単な操作で作成可能

▼料金・初期費用+月額費用（具体的な料金については問い合わせ）

9-3. ESI | 設定した目標と連動したスキル向上計画・実行を実現

▼サービスの特徴・戦略に沿った社員ごとの目標を管理してスキルと連携できる ・会社の強み/弱みを可視化し事業目標を明確化 ・タスクモデル・スキルセット・人材モデルなどを管理

 ▼料金・標準機能 + 利用人数（サポート費用は無料）

9-4. タレントパレット |  人事に必要なマーケティング思考をサポート

▼サービスの特徴・全社員無料の適性検査で社員の適性を見える化 ・採用時のエントリーシートをテキストマイニングし優秀な人材の特徴を抽出 ・在籍者の働き方、言動をもとに離職者との類似傾向を分析し、離職予兆者を抽出

 ▼料金・初期費用 + 月額費用（月額費用は利用人数により変動）

9-5. HuTaCT |  人事情報を集約し、組織の成長を促進するクラウドシステム

▼サービスの特徴・「良いチーム」をモデルケースとし、不足している要素を補う要員の配置シミュレートが可能 ・細かい従業員情報は個人ポータル機能で社員自身が更新 ・データの移行時にまとまった時間的コストを割けない場合は、必要な機能をピックアップして簡易なシステムから開始できる

 ▼料金・都度お問い合わせ

10. 人員配置を最適化して組織力を強化しよう！

今回は、人員配置の重要性や実際に実施する方法などを紹介しました。人員配置は経営戦略の一つです。人材戦略を明確にし、人員配置を最適化することで、ゴールである経営計画の達成に近づけることができます。

また、人事は必要に応じて社内の人材活用、従業員の定着や能力開発、業務の仕組化といった課題にも取り組んでいかなければなりません。そのためには、正確なデータベースによる現状把握と分析が不可欠です。戦略人事を実現するためにも、人事管理システムの導入を検討してみましょう。