人員配置とは?目的、適材適所な人員配置をおこなうポイントをご紹介 | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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人員配置とは?意味や最適化のポイントをわかりやすく紹介

  • 組織
  • タレントマネジメント

近年、人手不足の影響で採用が難しく、従業員一人ひとりの生産性を高めることや離職率を下げることが重要視されています。

適材適所な人員配置をおこなうことで、従業員がそれぞれ適切な場所で自分のスキルを発揮できるようになり、組織全体としても生産性の高い組織を構築することができます。これらはタレントマネジメントとも呼ばれ、日本だけでなく海外でも主流な人事施策の1つです。

本記事では、人員配置の目的や実施するうえでのポイント、役立つツールなどを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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1. 人員配置とは?意味や目的を紹介

人員配置とは、従業員一人ひとりのスキルや適性、モチベーション、人間関係などの特性を踏まえ適材適所に配置し、組織全体の業務効率化や経営戦略に向けた人事マネジメントの一つです。

採用や配属、異動、昇降格などの際に発生する人員計画は、管理部門にとって代表的なミッションといえるでしょう。

以下、人員配置の目的について詳しく見ていきます。

1-1. 人員配置を最適化する目的

人員配置の大きな目的は、組織全体の生産性や売上を向上させ、事業目標を達成することです。少子高齢化による労働力不足が課題となっているなか、少ない人員で目標を達成するためには、それぞれが能力を発揮できるような人員配置を検討することが欠かせません。

従業員ごとの特性やスキルを把握したうえで人員配置を最適化すれば、ミスマッチによるモチベーションの低下を防止しつつ、それぞれが持つ能力を最大限発揮してもらえます。また、従業員個人のことだけではなく、部署やチーム全体を考えることで、より適切な協力体制を構築でき、組織全体を強化できるでしょう。

2. 人員配置の具体的な方法

人員配置には、採用による配置や異動による配置など、さまざまな方法があります。各手法について詳しく見ていきましょう。

2-1. 採用による人員配置

全く新しい風を組織内に取り入れるために既存社員ではなく新規の人材を採用し、配置する方法です。

主に新卒と中途で採用の目的は変わりますが、どちらも欠員補充だけではなく、継続的に採用をおこなうことで組織の鮮度を保ち、存続させていくことが可能となります。

既存社員との兼ね合いもあるため、新規の人材を採用した際にはしっかりと配置を考える必要があります。

2-2. 異動による人員配置

異動は、部署や就業場所が変わるもので、仕事内容や職場環境も大きく変わることがあります。

目的としては、従業員に新たな環境でのステップアップを期待するというのが一般的です。ジョブローテーションとも呼ばれ、適材適所の人員配置をするために従業員の適性、ポテンシャル、スキルなどを分析・考慮したうえで、部署間と調整しながら進めていきます。

しかし、「玉突き人事」と言われるように欠員補充のため、意図せずに起こってしまう異動もあるため注意が必要です。

2-3. 昇進・雇用形態変更による人員配置

昇進の目的の一つとして、社内での職位を上げて従業員のモチベーションを向上させることが挙げられます。

従業員にとっては、会社からの評価を目に見える形で受けることができます。仕事上の責任が増え、難易度の高い仕事を受け持つことでさらにやりがいを感じ、モチベーションを維持することができるでしょう。

また、派遣社員から正社員、フルタイム出勤から時短勤務など雇用形態に変更に伴い、異動が発生するケースもあります。

2-4. リストラ・雇い止めによる人員配置

組織活性や従業員の成長などポジティブな方法ではなく、ネガティブな面を持つ人員配置がリストラや雇い止めです。

企業の業績悪化や従業員の就業態度の悪さなど合理的な理由がある場合は、やむを得ず従業員を退職させることがあります。

これに伴い、リストラや雇い止めとなる本人のみならず、周りの従業員も異動になることもあります。急な異動を実施すると現場が混乱することも多いため、できる限り計画的に進めることが大切です。

3. 人員配置を最適化するメリット

人材配置の際に適材適所を意識することには大きなメリットがあります。とくに、早期離職を防ぎやすくなるのは大きなメリットといえるでしょう。また、従業員の得意分野を見極めた人材配置を実施すれば、生産性も飛躍的に向上します。
ここからは、人材配置を適切におこなうことのメリットについて考えていきましょう。

3-1. 早期離職の防止

適材適所の人材配置には、早期離職を防いで定着率をアップさせるという大きな意義があります。
せっかく優秀な人材を採用しても、ミスマッチな業務に就かせては十分なパフォーマンスを発揮してもらえません。その人材が不得手としている業務を任せてしまうと、プレッシャーやストレスにつながってしまう可能性もあります。また、業務への積極性が低下したり、自信を喪失したりといった問題が起きやすくなるのも、ミスマッチな人材配置の問題点です。
ミスマッチによる早期離職が起きたときには、企業は新たな人材を補充しなければなりませんが、従業員の採用には大きなコストがかかります。また、早期離職による人手不足によって既存の従業員に大きな負担がかかり、さらに退職者が増えてしまうこともあるでしょう。
適材適所の人材配置をおこなえば従業員がストレスやプレッシャーを感じにくくなり、早期離職という大きな損失を防ぐことができます。

3-2. 従業員の生産性向上

人材配置を適切におこなえば、生産性を大きく向上させることもできます。
従業員にとって不得意な業務を任せてしまうと、十分なパフォーマンスを発揮することができなくなります。また、従業員が業務内容に慣れるまでに時間がかかってしまったり、モチベーション低下によって作業効率が下がったりするケースも少なくありません。
個々の人材の適性や能力を十分に考慮して人材配置を実施すれば、従業員は本来の能力を発揮しやすくなります。最大のパフォーマンスを発揮できる業務を任せれば、モチベーションやエンゲージメントも向上しやすくなるものです。
人材を適切な部署に配置すれば作業効率や生産性が高まるため、少ない人数で業務を遂行できるようになります。適材適所の人材配置が結果としてコストダウンにつながるケースも多いでしょう。

3-3. 人件費の最適化

人件費を最適化できることも、適切な人員配置をおこなう大きなメリットです。従業員のパフォーマンスを最大化できるような人員配置をおこなえば、少ない人員で業務を進めることができるため、人件費を削減できます。

また、社内での人事異動により部署の欠員をうまく補充すれば、外部から人材を確保するコストを抑えることも可能です。現状の組織体制を見直すこと自体が、人件費を削減するきっかけにもつながるため、定期的に実施するとよいでしょう。

4. 人員配置を最適化するための流れ

人員配置を最適化する際は、以下のような流れで進めましょう。

4-1. 現状の組織体制や人員配置を把握する

新しい人員配置を検討する前に、現状の組織体制や課題を把握することが重要です。目的を明確にしないまま人員配置をおこなっても現場が混乱するばかりで、よい結果を得られません。

まずは部署やチームごとの人数や抱えている課題を把握しましょう。チームリーダーや責任者などにヒアリングして、現状を具体的に知ることが大切です。

4-2. 組織や従業員の情報を整理する

ヒアリングなどを通して集めた情報を整理しましょう。人員配置を最適化するためには、従業員ごとの能力や資格、キャリアなどをできる限り正確に把握しておく必要があります。

ただ、多くの従業員の情報を把握したり記録したりすることには手間がかかるため、後ほど紹介するような人事管理システムを活用するのがおすすめです。それぞれの従業員に入力してもらうことができ、情報を一元管理できるため、情報収集や整理を大幅に効率化できます。

4-3. 従業員ごとのキャリアプランを検討する

人員配置を成功させるためには、できるだけ従業員の希望を考慮することが大切です。今の業務内容に満足しているのか、今後どのような仕事を担当したいのかなど、従業員のキャリアプランを聞いてみましょう。

もちろん、すべての従業員の希望に沿うことは難しいのですが、可能な配慮をおこなうことでモチベーションや生産性の向上につながります。

4-4. 人事異動や人材採用を進める

部署ごとの補充すべき人数や従業員ごとのキャリアプランを把握したら、実際に再配置を進めましょう。現場が混乱しないよう、情報共有をしながら計画的に進めることが大切です。必要に応じて外部からの人材採用も進めます。

また、人事異動後のフォローや効果の検証も重要です。新しい部署でうまく能力を発揮できているか、チーム全体の生産性が向上しているか、といった点を把握して、次の人材配置につなげましょう。

5. 人員配置をうまく進めるためのポイント

人員配置を成功させるためには、以下のポイントをおさえておく必要があります。

5-1. 一人ひとりの従業員データをしっかり把握する

よくありがちでとても危険なのが、現場の監督者しか従業員データをもっていない状況です。

この場合、全社的な適材適所の実現が難しくなり、部分最適の配置しかできないという状況になってしまいます。

人員配置だけでなく、人材管理の効果測定にも悪影響を及ぼします。現場の監督者しか従業員データを把握していないと、人事部が評価できず、現場の監督者の意見しか通らないという事象が発生するため注意しましょう。

これを解決するためには人事部において従業員の情報を一元管理し、分析できる環境を整えることが必要です。

たとえば、採用時の面談情報、研修の受講履歴、資格取得履歴、毎期の評価と評価面談のログ、人事面談のログ、異動・昇降格履歴などの情報を、必要なときに必要な部分だけ抽出することができると、現場の意見や感覚に左右されていた人員配置が科学的に説得力を持っておこなえるようになります。

5-2. 事前に組織図をしっかりシュミレーションする

計画的な人員計画をおこなうには、部署ごとのニーズと会社としてのニーズを両方から把握する必要があります。

部署からのニーズとしては、欠員補充、定型業務対応、高負荷業務対応、高度技術対応などを把握しましょう。

一方、会社としてのニーズは事業計画、事業展開、人員構成の是正(年齢、性別など)が挙げられます。

これらを把握した後は、現状の組織図と照らし合わせながら、人員配置のシュミレーションをおこないます。採用やジョブローテーションなどニーズの内容によってもかかる期間や難易度は変わるため、計画的に進めることが重要です。

また、従業員個人のタイミングと組織のタイミングも合わせなければなりません。

これら諸々の事情を考慮したうえで意思決定をおこなっていくことが重要なポイントの一つです。

5-3. 人材配置後の効果検証をおこなえるようにしておく

実際に人員配置をおこなった後、実施した人員配置が適切だったのかそうではなかったのか、効果を検証する必要があります。

現状あるニーズや課題を明確にし、その課題が解決できたかを確認することが重要です。

そのため、きちんと現状かかえている課題やニーズを拾いあげる仕組みを整え、目的とゴールのある人材配置をおこないましょう

6. 人員配置に人事管理システムが役立つ理由

人員配置をおこなう際に、人事管理システムを活用している企業が多いようです。

人事管理システムといってもさまざまま種類があるため、自社に合ったものを導入しましょう。ここでは、人員配置に活用できるツールが役立つ理由を解説します。

6-1. 従業員データが一目でわかるので人員配置を効率化できる

従業員データは多種多様で格納場所がバラバラになっていることが多いのではないでしょうか。

人員配置の際は、このようなデータを同時に確認し、多角的に分析・評価する必要があります。

人事管理システムを活用すれば、すべての従業員データを一つのシステムに格納することができるので、従業員データが必要になったときに、必要なものを必要な分だけ取り出し、効率的に使用することができるようになります。

6-2. 組織図をシミュレーションすることができる

人事管理システムでは、現在の組織状態はもちろん変更した際の組織図を視覚的にシミュレーションすることができます。

ホワイトボードを使わなくてもディスプレイ上で平均年齢、勤続期間などの推移や人件費など、さまざまな数値を持たせることで、より複雑なシミュレーションも実現できるので、人員配置を考えるうえで非常に役立ちます。

また、従業員の顔写真がアイコン化されたもので、直感的な操作でシミュレーションできるツールもあります。

6-3. 全従業員データを可視化できる

人事管理システムでは、組織情報、異動情報、履歴情報、報酬、福利厚生、教育研修などの人的資源における人事データを一元管理できます。

また、入退社の推移や役職や年齢の構成比、従業員のパフォーマンスもグラフなどで可視化することができます。

従業員情報はリアルタイムに登録され、どこにいてもシステムにログインすることで閲覧が可能です。

 

このように人事管理システムには、人員配置に役立つ機能がたくさん備わっています。下記で、人員配置をおこなううえで役立つ人事管理システムをいくつか紹介します。

7. 人員配置に役立つ5つの人事管理システムを紹介!

ここでは、人員配置をする際に役立つ人事管理システムを紹介します。5つのサービスの特徴や料金をまとめましたので、比較してみてください。

7-1. ジンジャー人事労務|人事管理に必要な機能がオールインワン

 

▼サービスの特徴 ・「入退職の推移」「従業員のパフォーマンス」などの人事データを可視化できる ・人事データを一元管理できるので、確認の手間がかからず、多角的な分析のもと経営判断ができる ・従業員を顔写真でアイコン化しているので、直感的な操作で組織シミュレーションが可能

 ▼料金 ・月額料金:500円~/1ユーザー

サービス名:ジンジャー人事労務 提供会社:jinjer株式会社 URL:https://hcm-jinjer.com/jinji/

7-2. カオナビ | 顔写真が並ぶクラウド人材管理ツール

▼サービスの特徴 ・人材データベースとして入力項目のカスタマイズ性が高い ・ロール毎に細かい閲覧/編集権限を設定できる ・OKRやMBO、360度評価などあらゆる評価制度を簡単な操作で作成可能

▼料金 ・39,800円〜/月

サービス名:カオナビ 提供会社:株式会社カオナビ URL: https://www.kaonavi.jp/

7-3. ESI | 設定した目標と連動したスキル向上計画・実行を実現

▼サービスの特徴 ・戦略に沿った社員ごとの目標を管理してスキルと連携できる ・会社の強み/弱みを可視化し事業目標を明確化 ・タスクモデル・スキルセット・人材モデルなどを管理

 ▼料金 ・クラウド版:月額80,000円(ユーザ数:100名~) ・オンプレミス版:一括400万円(ユーザ数:200名~)

サービス名: Enterprise Skills Inventory (総合人材管理クラウドサービス) 提供会社:株式会社ワン・オー・ワン URL: https://www.101s.co.jp/

7-4. タレントパレット |  人事に必要なマーケティング思考をサポート

▼サービスの特徴 ・全社員無料の適性検査で社員の適性を見える化 ・採用時のエントリーシートをテキストマイニングし優秀な人材の特徴を抽出 ・在籍者の働き方、言動をもとに離職者との類似傾向を分析し、離職予兆者を抽出

 ▼料金 ・都度お問い合わせ

サービス名:タレントパレット 提供会社:株式会社プラスアルファ・コンサルティング URL:https://www.talent-palette.com/

7-5. HuTaCT |  人事情報を集約し、組織の成長を促進するクラウドシステム

▼サービスの特徴 ・「良いチーム」をモデルケースとし、不足している要素を補う要員の配置シミュレートが可能 ・細かい従業員情報は個人ポータル機能で社員自身が更新 ・データの移行時にまとまった時間的コストを割けない場合は、必要な機能をピックアップして簡易なシステムから開始できる

 ▼料金 都度お問い合わせ

サービス名:HuTaCT 提供会社:TDCソフト株式会社 URL: https://www.tdc.co.jp/solutions/service/cloud/hutact/welcome/

8. 人員配置を最適化して組織力を強化しよう!

ここまで解説してきた通り、人員配置とは経営戦略の一つの手法です。

ゴールである経営計画を達成していくために、まずは人材戦略を明確にする必要があります。そこで初めて適切な人材配置が実行できるのです。

人事は必要に応じて社内の人材活用、従業員の定着や能力開発、業務の仕組化といった課題を同時に取り組んでいかなければなりません。そのためには、正確なデータベースによる現状把握と分析は欠かせないタスクです。

タレントマネジメントシステムを導入すれば業務を効率化でき、戦略人事の立案に役立つでしょう。

【関連記事】人事管理システム比較50選|クラウド|価格・機能|おすすめのシステムをご紹介

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