人事管理システムとは？機能性や導入のメリット、サービスを比較表で解説！

人事管理とは、企業や組織としての目的を達成するために、従業員のデータを一元的に管理し、そのデータを可視化・分析することで、従業員の効果的な人材活用をおこなうことを指します。

人事労務管理やタレントマネジメントと呼ばれることもありますが、この業務は企業経営をする上で無くてはならない大事な業務の1つです。

これまで、従業員の管理をExcelなどの無料ソフトでおこなっていた企業も多いかと思いますが、幅広い領域の業務をカバーする必要があるため、近年では「人事管理システム」「労務管理システム」「タレントマネジメントシステム」と呼ばれるような、最先端のHRTechサービスが出てきています。

そこで、今回は人事管理システムの特徴・メリット・実現できることなどについて、紹介いたします。

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1. 人事管理システムとは

人事管理システムとは一体どのようなものなのでしょうか。

1-1. 人事管理における課題

人事管理を紙ベース、あるいはExcelデータなどで管理している企業では、以下のような課題が挙げられています。

• 書類の回収や入力、確認や更新などの手続きに手間がかかる
• 入力ミスなどにより誤った情報が登録されている、あるいはそれに気づいていない
• 人事評価に時間がかかる上に精度のバラつきがあり、公平性を欠いている

人事管理システムなら、このような課題を解決できます。特に、人事管理にかかる工数を大幅に削減できるため、導入を検討する企業が増えています。

最近主流となりつつある人事管理システムは、コストを抑えたクラウドサービス型です。シンプルで使いやすく、性能も高いので、さまざまな企業のニーズに対応できます。

後ほど、人事管理システムサービスを比較して紹介するので、参考にしてみてください。

1-2. 人事管理システムを導入するメリット

先程も解説しましたが、人事管理システムを導入する最大のメリットは業務の効率化です。入退社時の社会保険の手続きは書類の作成やチェックなどが必要で工数がかかり、その上役所へミスなく提出しなければなりません。

人事管理システムは、さまざまな業務を自動化することができます。システムサービスによっては、雇用契約をオンライン上で完結できたり、そのまま電子申請ができたりする機能を搭載したものもあります。人事管理システムの導入によって効率がアップするだけでなくミスも起こりにくいため、担当者の精神的な負担も軽減できるでしょう。

また、人事管理システムなら従業員の情報を一元化できるため、他のシステムとの連携も可能です。

さらに、人事評価の面でも人事管理システムは大きな役割を果たします。評価シートへの目標・評価の入力、フィードバックまでが共有システム上で完結します。評価の偏りを防ぐ機能などを搭載したシステムサービスなら評価精度がアップし、公平性の高い人事評価を実現できるでしょう。

2. 人事管理システムの機能

人事管理システムは、人事評価や保険・給与などの従業員のデータを一元管理でき、効率的に必要な情報を抽出することができます。

2-1. 人事評価

• システム上で人事評価シート作成や評価方法を自由に設定でき、階級・等級に分けるなど、自社独自の評価シートの作成が簡単におこなえる
• 人事評価シートをExcelで作成し、配布、集計、分析するなど、工数がかかっていた業務がすべてシステム上で完結できる
• データ集計の自動化により、リアルタイムで本人・上司・人事間でデータを共有することができる

2-2. 従業員データ管理

• 従業員の入社時期、異動履歴、取得資格、評価結果、社会保険、マイナンバー、給与などの詳細情報がシステムで管理・確認できる
• 組織、プロジェクトメンバー、研修対象者、抜擢候補、社内サークルなど、各セグメントに分けてメンバーの把握が簡単にできる
• 住所や扶養家族、マイナンバーなどの手続き・変更が手軽にでき、状況に応じて共有が可能
• 入社/退職時における社会保険の手続きが、システム上で作成・管理できる
• 給与計算に関する業務がすべてシステム上で行えます。給与明細の自動作成から、所得税の計算、年末調整、保険更新などの手続きが簡単になる

3. 人事管理システムの導入により実現できること

3-1. 人事評価

今までは人事評価シートを書類で作成し管理していたものが、すべてシステム上で行え、簡単に把握することができます。

そのため、従業員個人の評価の昨年対比、従業員同士での比較、従業員の仕事の経験値などがひと目でわかるので、公平で的確な評価ができ、従業員の状況、特性に応じた適材適所での配置、異動・抜擢の人事もスピーディに実行に移せます。

また、マネージャーの人事評価業務の負担軽減にもつながり、評価フロー、サイクルがより円滑に回るようになります。

3-2. 従業員データ管理

従業員がいつ入社して、どこの部署に配属されていたか、いつ異動したか、いつ退職したか、退職理由は何であったか、といった情報がシステムで管理できます。

平均勤続年数や離職数も把握できるため、離職率低下の施策を打つことにもつなげることができます。

あらゆる切り口でセグメント分けができるので、組織ごとの人員構成を俯瞰して見ることができます。組織ごとの傾向や問題の発見にもつなげることが可能です。

また、マイナンバー、社会保険、雇用保険、給与計算などの手続き・管理がすべてシステム上で行えます。

煩雑な書類作成をPC上で完結でき、個人情報の収集・管理も簡単に行うことができるため、経営者や人事担当は、ほかの業務に時間を使うことができます。

4. 人事管理システムのタイプと選び方

人事管理システムと言っても実にさまざまなサービスがあります。ここからは、選ぶ際に知っておきたい人事管理システムのタイプと選び方を紹介します。

4-1. 人事管理システムの3つのタイプ

人事管理システムは、導入の目的に応じて3つのタイプに分類できます。

4-2. 人事管理システムを選ぶポイント

人事管理システムを選ぶ際は、まずは導入の目的を明確にし、上記で紹介した3つのタイプから自社にマッチしそうなものを選びます。そのあとは、これから紹介する4つのポイントに沿ってシステムサービスを比較しましょう。

4-2-1. 対応している業務の範囲

人事管理システムの導入目的は企業によって異なります。人事労務においては、雇用契約や保険手続き、年末調整や源泉徴収票の発行など、おこなわなくてははらない業務は実にさまざまです。また、労務管理においては電子申請の有無や対応できる保険の種類など、細部にわたって確認する必要があります。

システムサービスによって対応できる業務の範囲が異なるので、「自社のやりたいこと」を実現してくれるサービスか否かを見極めることが大切です。

4-2-2. 他システムとの連携性

人事管理システムを導入する際に忘れてはならないのが、他システムとの連携性です。すでに勤怠システムなどを導入している場合は、それらのシステムと人事管理システムが連携できることを確認しましょう。

というのも、人事情報は企業にとって重要なデータです。他のシステムと連携できれば、人事業務だけでなくさまざまなバックヤード業務の効率化を実現できます。

4-2-3. 操作性の高さ

新たにシステムを導入する場合、操作に慣れるまでに一定の時間がかかります。操作性の高いシステムなら感覚的に操作できるため、操作の負担を軽減できます。

また、人事担当者だけでなく、従業員にとっても操作性が高いことを確認しましょう。個人情報を自ら更新できるか、スマホに対応しているかなど、実用性かつ利便性の高いシステムを導入するのがおすすめです。

4-2-4. 権限設定の範囲

人事管理システムでは、個人情報や給与情報などの重要な情報を取り扱います。多くの人が閲覧・操作できるシステムほど、セキュリティ性能を重視する必要があります。

そこで権限設定の有無を確認しましょう。ただし、権限設定機能があっても柔軟性が低い場合、必要な時に情報を得られないなど業務に支障をきたす可能性があります。そのため、きめ細やかな権限設定ができるシステムを選びましょう。

5. 【比較表】おすすめの人事管理システム9選

先ほど紹介した人事管理システムのタイプ別に、おすすめのシステムサービスを紹介します。

5-1. 人事労務の手続きに強いタイプ

5-2. 人事情報の集約や一元化に強いタイプ

5-3. 人事評価に強いタイプ

6. セキュリティ対策万全の人事管理システムで業務の効率化を図ろう！

人事管理システムを活用することで、業務工数の削減はもちろん、従業員の業績・評価を一元管理でき、個人の能力や状況に応じて人材の最適な配置を行うことが可能になります。