人事管理とは、企業や組織としての目的を達成するために、従業員のデータを一元的に管理し、そのデータを可視化・分析することで、従業員の効果的な人材活用をおこなうことを指します。
人事労務管理、タレントマネジメントと呼ばれることもありますが、この業務は企業経営をする上で無くてはならない大事な業務の1つです。
これまで、従業員の管理はExcelなどの無料ソフトを活用しておこなっていた企業も多いかと思いますが、幅広い領域の業務をカバーする必要があり、近年では、この領域において「人事管理システム」「労務管理システム」「タレントマネジメントシステム」と呼ばれるような、最先端のHRTechサービスが出てきています。
そこで、今回は人事管理システムの特徴・メリット・実現できることについて、ご紹介いたします。
取り組みに向けたファーストステップを事例中心に解説！
上場企業における人的資本の情報開示が既に義務化された中、全ての企業において人的資本に関する情報開示を進めていく必要性が叫ばれ始めています。しかし、まだ具体的に何から始めたら良いかイメージできていない企業のご担当者の方も多いのではないでしょうか。本講演では、人的資本経営に関する多数の発信をおこなっているUnipos株式会社の田中氏に、「人的資本経営」に取り組むメリットや自社で実現するための方法に関してご紹介いただきます。
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1. 人事管理システムに必要な機能
人事管理システムは、人事評価や保険・給与などの従業員のデータを一元管理でき、効率的に必要な情報を抽出することができます。
以下では、「人事評価」と「従業員データ管理」の2つに分けて機能の特徴を挙げていきます。
1-1. 人事評価
- システム上で人事評価シート作成や評価方法を自由に設定でき、階級・等級に分けるなど、自社独自の評価シートの作成が簡単に行えます。
- 人事評価シートをExcelで作成し、配布、集計、分析するなど、工数がかかっていた業務がすべてシステム上で完結できます。
- データ集計の自動化により、リアルタイムで本人・上司・人事間でデータを共有することができます。
1-2. 従業員データ管理
- 従業員の入社時期、異動履歴、取得資格、評価結果、社会保険、マイナンバー、給与などの詳細情報がシステムで管理・確認できます。
- 組織、プロジェクトメンバー、研修対象者、抜擢候補、社内サークルなど、各セグメントに分けてメンバーの把握が簡単にできます。
- 住所や扶養家族、マイナンバーなどの手続き・変更が手軽にでき、状況に応じて共有が可能です。
- 入社/退職時における社会保険の手続きが、システム上で作成・管理できます。
- 給与計算に関する業務がすべてシステム上で行えます。給与明細の自動作成から、所得税の計算、年末調整、保険更新などの手続きが簡単になります。
2. 人事管理システムの導入により実現できること
2-1. 人事評価
今までは人事評価シートを書類で作成し管理していたものが、すべてシステム上で行え、簡単に把握することができます。
そのため、従業員個人の評価の昨年対比、従業員同士での比較、従業員の仕事の経験値などがひと目でわかるので、公平で的確な評価ができ、従業員の状況、特性に応じた適材適所での配置、異動・抜擢の人事もスピーディに実行に移せます。
また、マネージャーの人事評価業務の負担軽減にもつながり、評価フロー、サイクルがより円滑に回るようになります。
2-2. 従業員データ管理
従業員がいつ入社して、どこの部署に配属されていたか、いつ異動したか、いつ退職したか、退職理由は何であったか、といった情報がシステムで管理できます。
平均勤続年数や離職数も把握できるため、離職率低下の施策を打つことにもつなげることができます。
あらゆる切り口でセグメント分けができるので、組織ごとの人員構成を俯瞰して見ることができます。組織ごとの傾向や問題の発見にもつなげることが可能です。
また、マイナンバー、社会保険、雇用保険、給与計算などの手続き・管理がすべてシステム上で行えます。
煩雑な書類作成をPC上で完結でき、個人情報の収集・管理も簡単に行うことができるため、経営者や人事担当は、ほかの業務に時間を使うことができます。
3. 最後に
人事管理システムを活用することで、業務工数の削減はもちろん、従業員の業績・評価を一元管理でき、個人の能力や状況に応じて人材の最適な配置を行うことが可能になります。
一方で、従業員な大切な個人情報を扱うことにつながるため、個人情報漏洩リスクを考えることも忘れてはなりません。
自社で検討する際に、候補として導入を考えているシステムサービスのセキュリティ対策は万全かという観点も持つことが大事でしょう。
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