残業問題とは|残業時間削減に向けた対策・取り組みの注意点まとめ | 人事部から企業成長を応援するメディアHR NOTE

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残業問題とは|残業時間削減に向けた対策・取り組みの注意点まとめ

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企業で働く上で切っても切り離せない社会問題が「残業」です。「残業」がきっかけとなって、過労死や自殺、精神的な病気など人の命に影響を与えるような問題が多く発生しています。

今回はそんな残業について、問題になっている理由、残業による弊害、そして残業を減らすための残業対策や注意点などをご紹介します。

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残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。
そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。

現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。

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1. 残業が問題視される理由とは

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まずはじめに、「残業」という言葉は法律用語ではありません。残業とは一般に労働基準法における「時間外労働」のことを指します。具体的には「1日の実労働時間-8時間(法定労働時間)」がこれにあたります。

この時間外労働をおこなった社員に対して、その分の報酬が支払われていないことが、問題とされることがしばしばあります。

実際は時間外労働をしているにも関わらず、その分の報酬が支払われないという「サービス残業」という言葉をよく耳にすることがあると思います。では、どうしてサービス残業という事態が生じてしまうのでしょうか。そこには大きく分けて2つの理由があります。

  • 企業体質
  • 法律の抜け道

この2つが重なり残業が問題視され、自殺や過労死、またストレス性の病気にかかる方々を次から次へと生み出しています。

関連記事:残業とは|残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も

1-1. 企業体質が生み出すサービス残業

社員が時間外労働をした場合には、企業は必ず割増賃金を支払わないといけないと法律により決まっています。

しかし、企業からすると割増賃金を払うとその分、人件費がかさんでしまうため、企業はなるべく残業代を払いたくはないと考えてしまうでしょう。このような考え方から、サービス残業という体質が企業に根深く残ってしまっているのです。

そもそもタイムカードを用意していなかったり、定時にタイムカードを押させた上で残業をさせたりといった慣習が続いている企業もあるようです。しかし企業は残業をさせた分の割増賃金を社員に支払わなければいけません

労働基準法を理解している社員は残業時間を把握するために、手帳やアプリなどで退社時間を記録し、急に残業代を請求する、最悪のケースとして民事訴訟になる可能性もあるので、そのようなことが起こらないように人事の方はちゃんと残業について把握しておく必要があります。

1-2. サービス残業を生み出す3つの法律の抜け道

サービス残業がおこなわれる理由として、残業を規制する法律に少しの抜け道があることも大きな問題点の1つです。その代表的な法的制度を3つご紹介いたします。

1-2-1. 固定残業代制

「固定残業代制」は残業時間に関わらず、一定の金額を支給するという制度です。

この制度は一定額を払えばいくらでも働かせてよい、という制度ではありません。あらかじめ残業時間を決め、これを超えた場合には追加の残業代を支払う必要があります。しかし企業の中にはこの制度を把握せず、低額な残業代で長時間労働をさせている場合があるかもしれません

関連記事:固定残業代について周知の義務や上限など基本を優しく解説

1-2-2. みなし労働時間制

「みなし労働時間制」は実働時間にかかわらず、一定時間労働したこととみなす制度です。なぜこのような制度があるのかというと、職場での時間管理が難しい人が存在するからです。

例えば、外回りの営業マンやツアーガイドなどの特殊な勤務形態の方々を考えてみると良いでしょう。みなし労働時間制を採用するためには厳しい要件をクリアする必要があるのですが、中には賃金を払うべき労働時間を短縮できるとあって、悪用される可能性もある制度の1つです

関連記事:「みなし残業」での違法をしないために|知らなければならない正しい運用方法

1-2-3. 残業代の対象から外れる「管理監督者」

「管理監督者」(労基法41条3号)にあたるとして、残業代の対象から外すという方法もあります。

法律上、「管理監督者」には残業代を支払う必要はありません。使用者同様人事を統べることができ、立場上給与も高いことからこういった運用が認められています。しかし「管理監督者」の認定には厳しい要件をクリアする必要があり、誰でもなれるわけではありません。

店長、マネージャー、支店長など役職の名前はたくさんありますが、管理職というだけでは認められず、職務や給与の内容から総合的に判断する必要があります。

このように、残業が問題視される理由をあげてみました。この他にも納期が決まっている業務に関しては、前日の夜にどうしても残業をしなければいけないといった体制を取らざるを得ない職種及び業界もたくさんあるかと思います。

時代の流れもあり、寝ずに徹夜をして仕事を完遂させるような働き方から、業務時間内の生産性を上げて時間の逆算をおこなって納期を設定するといった働き方が主流になってきています。残業をする社員が多い企業は根本的な部分から見直していく必要があるでしょう。

2. 残業が発生してしまう原因とは

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残業が問題視されているなかで、残業がなかなか減らなくて頭を悩ませている方や企業も多いのではないかと思います。ここでは、なぜ残業が減らないのかをまとめてみましたのでご紹介します。

2-1. 上司の問題

まず、上司の残業に対する考え方や、部下への仕事の与え方が考えられます。「残業は社会人の日課だから」という考えを持っている上司の方も中にはいて、残業をすることに対して特に問題を感じていない可能性があります

また、こちらの事情はお構いなしに上司から終業間近で急ぎの仕事を振られ、やむを得なく残業するなんてことも多いのではでしょうか?

2-2. 社員個人の問題

業務を遂行するにあたっての能力不足や経験不足、ひとつの仕事に対してこだわりすぎてしまうなど、生産性の高い仕事ができずについつい時間が過ぎてしまうことがあります。

「今日も残業すればいいや」といったように、残業時間を含めたうえで仕事の時間配分をしているのであればやめるべきです。「どうすれば効率よく仕事ができるか?」ということについて考える時間をとって解決策を考えてみるのも良いかもしれません。

2-3. 仕事自体の問題

そもそも仕事量が多い、非効率な仕組みができている、顧客の無理な要望が多い、作業環境が悪く生産性が下がる、などが原因で遅くまで仕事をすることになっていることもあります。

これらは、すぐに解決できないものもあるかもしれませんが、見直すことができるものがあれば、1度立ち止まって見直すことも大切です。

2-4. 残業しないことを引け目に思うような風潮の存在

「残業をすることが偉い、正しい」という社風がある場合、誰もが定時で「お先に失礼します」と言い出せないことがあります。

仮に早く帰ろうとするものなら、「え、もう帰るの?」といったように一生懸命仕事に取り組んでいないように見られてしまうこともあるでしょう。このような場合は、企業内の働き方についてマネージャ-や管理職以上の方に勉強会などをおこなうべきかもしれません。

3. 残業が減らないと企業と社員の両者に弊害を与える

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残業が引き起こされる原因をご紹介しましたが、企業や部署によってはいくつか当てはまる原因があったのではないでしょうか。もし残業が常習的に発生しているのであれば、社員の心身が崩れてしまったり、社員だけでなく企業の根幹的部分から崩れてしまったりといった弊害が起こる可能性があります。

関連記事:残業が減らない理由とその対策|残業削減をする環境は自分で作る

3-1. 残業が社員に及ぼす弊害とは

残業を続けることによって社員たちの体や心にどのような弊害が起こるのかをまとめてみました。

3-1-1. 残業によって生活リズムが狂う

残業をすることによって私生活の時間が奪われ、家族との時間や睡眠・食事・家事・睡眠などに費やす時間が減少してしまいます。また、残業時間によって自分の時間が変動するため、日々の生活リズムはバラバラになり心身ともに悪影響を及ぼす可能性があります。

自殺や過労死などは、残業が引き起こし得る最悪の弊害だといえるでしょう

3-1-2. クライアントや上司の「これくらいできるだろう」という期待値が上がる

残業をして、長時間働いたおかげで成し得た成果であるにもかかわらず、クライアントや上司が「いつでもこれくらいできる」と勘違いしてしまう場合があります。

その結果、彼らからの要望が定時内でできる業務量を超えることになり、さらなる残業の上乗せが引き起こされます。

3-1-3. 社員の間に「長時間労働する者が企業に貢献している」という誤解が生まれる

「昨日は残業で終電帰りだったよ」などと残業自慢をする者がいる場合、「残業をする社員はえらい」という誤解が社内に蔓延するようになります。

このような勘違いをしている社員が他人よりも長時間働くことにより自尊心を満たし、自身の評価が上がっているかのような言動をとり、周囲に悪影響を与えることもあります。効率よく仕事をこなし定時で帰る社員が、自分の仕事のやり方に疑問を抱いてしまう可能性があります。

3-2. 残業が企業に及ぼす弊害とは

残業が及ぼす弊害というのは、対社員だけに起こるわけではありません。企業側にも弊害が起こり企業の評判が落ちたり、業績に関わってくるようなことも増えてくるかもしれません。ここで企業に及ぼす弊害をまとめてみました。

3-2-1. 長時間労働が日常化している企業という評判が広まり人材が集まらない

残業の多い職場は心身の健康に問題を抱える社員が多く、離職率も高くなります。求職者は長時間残業の有無には非常に敏感です。悪い評判が出回ってしまうと人材の採用にも問題が発生し、常時人手不足という状況になりかねません。

3-2-2. 管理職のリーダーシップ・マネジメント力が発揮されない

いつも残業ありきの納期で仕事がおこなわれているということは、クライアントと対等な立場で交渉ができていない可能性があります。同時に、チームメンバーに対しても適切な役割分担や時間配分をできていないことも明らかで、管理職のリーダーシップ・マネジメント力が機能していない証明でもあります。

このような状態が続くと、管理職はチームメンバーの信頼を失っていき、ますます組織のマネジメントは難しいものになっていきます

3-2-3. 生産性を上げることができない

長時間労働によって単純な生産量はあがりますが、生産性はあがりません。長時間働くことがストレスにつながり、また集中力が落ちて時間あたりの生産量は減っていきます。

クリエイティブなアイデアが必要な仕事においても、時間がかかるようになりアイデアの質も下がってしまいます。また、残業が日常化すると業務計画も残業を前提として立てられるようになり、効率を上げるために工夫するという発想が失われます。

本章で解説したような弊害は、勤怠管理の担当者が従業員の残業時間を正しく把握していないことが原因で起きることが多いです。

タイムカードや出勤簿などを使用している場合は、従業員が不正打刻をする可能性もあり、残業時間を正しく把握すること自体がとても難しくなっています。

そこで当サイトではjinjer勤怠を参考に、残業時間を正しく把握するための方法や、上述したもの以外の残業管理でよく起きる問題などをまとめた資料を無料で配布しております。残業管理に関して不安な点があるご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4. 残業削減するための対策とは

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ここまでもお伝えしてきたように、残業とは社員に負担をかけてしまうことになり、企業側からするとその人件費がコストになってしまい、両者にとっては望ましくありません。

社員の働き方を効率化でき、モチベーションを高く保つことができるような仕組みがあれば、残業削減につながる取り組みになるかもしれません。効率化することがここではそんな両者の負担やリスクを解消できる、残業を削減するための対策をご紹介します。

4-1. 「ノー残業デー」の導入

ノー残業デーとは、毎週水曜日など、企業が定めた曜日に社員を一斉に退社させることで残業を減らし、業務の効率化を進める取り組みです。残業対策として、かなり知名度のある取り組みです。

社員にとっては、残業が減ることや、早く帰れるためモチベーションのアップにつながるといったメリットがあります。モチベーションが上がることで、社員一人ひとりの生産性がアップしたり、翌日に気持ちをリフレッシュできた状態で出勤できるといった相乗効果も考えられます。また、企業にとっては人件費削減のメリットが考えられます。

関連記事:ノー残業デーを設けるメリットとデメリット

4-2. 残業を事前申請制にする

残業をおこなう際に本人が上長や管理職へ残業申請をおこない、それが認められた場合のみ残業をおこなうことができる制度です。これにより不要な残業が削減されるだけでなく、どの部門で、どのような理由により、どの程度の残業が発生しているかといった実態を把握することができます

残業の実態を把握することで、社員の一人ひとりの業務改善策を打ち出すことができたり、残業削減に向けたさまざまな打ち手を生み出すことができます。

関連記事:残業の申請ルールを設けるメリットと導入方法を解説

4-3. 人事評価制度と残業時間の連動

管理職の人事評価の項目に「部下の残業時間」を組み込むことにより、残業時間も考慮に入れて管理職の評価を決めるという制度です。部下の残業時間が多すぎると管理職の評価にも影響するので、管理職は部下の残業時間に気を配るようになり、一人ひとりの残業時間の削減に取り組むようになるというものです。

また、管理職だけでなく、一般社員の人事評価にも「自分の残業時間」を組み込んでいる企業もあります。

4-4. 業務のローテーション化

社員一人ひとりが別の仕事を受け持つのではなく、各社員がさまざまな業務に携われるように担当の仕事をローテーション化します。その結果、分かる範囲であれば自分の担当以外の仕事をフォローできるようになり、特定の社員に残業がかたよるということを防止することができます。
また、社員同士のコミュニケーションが活発になるので、チームワークの向上につながり、業務の効率化が図れるというメリットにもつながります

5. 残業削減で業績が上がった企業の取り組みとは

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実際に残業を削減して業務効率や生産性の向上、業績アップを目指している企業はどのような取り組みをおこなっているのでしょうか。実際に業績がアップした企業の事例も含めて、残業削減に向けた取り組みをご紹介します。

5-1. 朝に自分の予定退社時刻を宣言|ビッグローブ株式会社

自分の仕事を終えたものの、周囲の人に遠慮して帰れないということは誰もが経験したことがあるでしょう。

ビックローブでは、全員が集まる朝のミーティングで一人ひとりがその日の予定退社時刻を宣言をしているそうです。あらかじめ自分の退社時刻を認知してもらうことで、気兼ねなく退社することができます。また、ほかの人の宣言時刻に感化されて、自分の退社時刻を早めようとする効果も期待できそうです。

5-2. 決まった時刻に全員退社|株式会社クラシコム

女性社員が中心のクラシコムでは18時に全員が退社する対策を取っています。近年、女性の社会進出が増えたことにより、社員が結婚後も仕事と家庭の両立ができるように配慮することで、長期的な企業の利益にもつながります。

18時に退社すれば、残りの時間を好きなことに当てられるので、リフレッシュが可能になり、仕事の能率をアップさせることが期待できます。実際にクラシコムでは、この対策を導入して売り上げが160%も成長したみたいです。

5-3. 会議は立っておこなう|SCSK株式会社

残業時間そのものでなく、ひとつひとつの業務時間を見直すことで結果的に残業を減らすことができるでしょう。たとえば大勢の人数が働く企業では、会議は必要不可欠なものですが、一同が集まることで無駄な話をしてしまうこともあります。

そのためSCSKでは会議を座っておこなうのではなく、立っておこなうことにしているそうです。立ちながらの会議では足も疲れるので、内容も必要な要点を抑えるように意識することができます。

5-4. 決まった曜日は19時に消灯|株式会社カヤック

企業が残業対策をしていても、社員の意識によって効果がなかなか出ないケースもあります。カヤックでは毎週水曜日には19時に強制消灯がされる対策が取られております。

これは、水曜日の残業そのものを減らすことよりも、週に1度業務時間を制限することで、仕事の能率アップを意識させるものです。

6. 残業削減に向けた対策を失敗させないための注意点

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ここまでお伝えした残業削減に向けた対策や企業の取り組みですが、注意点として必ずしもすべての企業の残業が削減されて、すべての社員の業務が効率化されるわけではありません

残業がおこなわれている根本的な原因をまずは突き止めたうえで解決をするための手段を選ばないと、建前上は残業が減ったように見えるかもしれませんが、実際は何も解決していません。

以下のように残業削減の対策をおこなうことで、弊害が起こる可能性もあります。

【残業時間を減らすことで起こり得る注意点】

  • 残業禁止にすると仕事がまわらなくなってしまう/結局家で仕事をすることになる
  • 社内コミュニケーションがなくなる可能性がある
  • 休憩時間も仕事をしてしまうことになる
  • 教育に時間をつくれず、マネジメント放棄となってしまう
  • 残業禁止する前よりも、疲弊してしまうことがある

詳しくはこちら:残業禁止は計画的に|むやみな残業削減が招く新たな弊害とは?

これらの注意点に気をつけて残業時間の削減を目指す必要があります。
企業側も残業削減に向けた何かしらの仕組みを導入してサポートをすることが重要ではないでしょうか。

その際に、以下のようなツールやシステムなどを検討してみてはいかがでしょうか。

6-1. 業務効率化ツールの導入を検討する

営業での売上入力や、開発における進捗状況の共有、名刺交換をした取引先へのメールなど、それぞれの役職に応じておこなうべき業務がたくさんあります。毎日各社員がおこなわなければいけない業務を把握しているのであれば、業務効率を上げることができるツールの導入を検討してみましょう。

テクノロジーの発達が進み、多くの管理ツールが普及してきています。エクセルへの数値入力を手打ち入力されている方は、営業管理ツールを用いたり、名刺の情報を管理するには名刺管理アプリやソフトを用いてなるべく社員の業務時間を短縮できる仕組みなどを提供してみてはいかがでしょうか。

6-2. 勤怠管理システムと給与計算ソフトの導入を検討する

社員一人ひとりの出勤時間、退勤時間が本当に正しいものなのかをしっかりと把握するとともに、必要であれば勤怠管理システムの導入などを検討するべきです。サービス残業が起こらない仕組みづくりをするためにも、最新の勤怠管理システムを用いて出勤時間、退勤時間をきちんと把握し、時間外労働の報酬を支払える体制をつくっておくことも大事です。

直行、直帰における打刻などもスマートフォンやタブレット端末などからできるので、きちんとした労働時間を把握することができます。また給与システムとの連携をおこなえば、時間外労働手当の金額なども簡単に計算してくれるので、バックオフィス業務の効率化も可能になります。

 勤怠管理システムについてもっと詳しく見る

7. 最後に

いかがでしたでしょうか。

2016年には大手企業の働き方が問題となり、自殺(過労死)という形で命が奪われてしまう事件がありました。このことを受けて2017年に改正が予定されいる労働基準法では時間外労働時間がさらに厳しく規制されるのではないかといわれています。

現状の労働基準法では、あいまいな線引がされていましたが、時間外労働の賃金の割合の引き上げがさらに厳しくなることや、一人あたりの月間残業時間の上限がさらに厳しくなる可能性があります。

企業のカルチャーや、歴史によっては社員全体に企業に合わせた働き方があるかと思いますが、この時代の流れにあわせて働くスタンスを少し見直す必要があるといえるでしょう。ぜひ残業時間の削減に向けた対策を取り入れる際に参考にしてみてください。

 

「残業削減したいけど、どうすればいいか分からない」…という方へ
残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。
そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。

現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
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