固定残業代とは?手当型と組込型の違いや就業規則・労働条件通知書への記載についてわかりやすく解説 |HR NOTE

固定残業代とは?手当型と組込型の違いや就業規則・労働条件通知書への記載についてわかりやすく解説 |HR NOTE

固定残業代とは?手当型と組込型の違いや就業規則・労働条件通知書への記載についてわかりやすく解説

  • 労務
  • 勤怠管理

固定残業代について周知の義務や上限など基本を優しく解説

固定残業代制(みなし残業代制)とは、企業が一定時間の残業を想定し、あらかじめ月給に固定の残業代を含めて支給することで、残業時間を計算せずに済む制度です。

毎月の残業計算が不要な便利な制度ですが、固定残業時間を超えた場合に、該当時間に対する残業代を支払わないなどのトラブルも少なくありません。本記事では、固定残業代の上限や労働条件通知書の記載例などについてわかりやすく解説します。

関連記事:残業とは|残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も

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1. 固定残業代とは残業代を固定給に含んだもの

金貨を手に持っている様子

固定残業代とは「みなし残業代」ともよばれ、一定の残業代があらかじめ固定給に含まれたものです。会社にとっては毎月従業員ごとの残業代の計算が不要という大きなメリットがありますが、従業員にとってはどれだけ残業しても給料が変わらないというマイナスの印象が強いかもしれません。

固定残業代は企業と従業員の双方にメリットもありますが、会社は厳しい条件を満たさなければならないため、導入や運用は決して簡単ではありません。ここでは、固定残業代の理解を深めるため、固定残業とみなし残業の違いや、固定残業代の種類について紹介します。

1-1. 固定残業とみなし残業の違い

固定残業とみなし残業は同じ意味で用いられることが多いです。しかし、異なる意味で使用されるケースもあります。固定残業代制とは、あらかじめ残業時間をみなし、そのみなし残業時間に対してみなし残業代を支払う制度です。

一方で、みなし残業には、「みなし残業代制」における残業と、「みなし労働時間制」における残業の2種類があります。みなし残業代制と固定残業代制は同義ですが、みなし労働時間制は事業場の外での勤務など、労働時間を把握することが難しい場合に、すべての労働時間を勤務しているものとみなして賃金計算をおこなう制度です。そのため、この場合のみなし残業は、固定残業代制と異なるものを指します。

関連記事:みなし残業と固定残業の間違いやすいポイントを徹底解説

1-2. 固定残業代には「手当型」と「組込型」の2種類がある

固定残業代は「手当型」と「組込型」の2種類に区分することができます。「手当型」の固定残業代とは、基本給に加えて、固定残業代を支給するタイプです。「手当型」という名称の通り、通勤手当や住宅手当など、他の手当と同様で「基本給30万円、固定残業代5万円」のように、基本給と固定残業代が明確に区別されます。

一方、「組込型」の固定残業代とは、基本給に固定残業代を含めて支給するタイプです。求人票や労働条件通知書・雇用契約書には「基本給30万円(固定残業時間〇時間分として5万円を含む)」のように記載されます。

「組込型」の場合、一見すると給与が高く見えます。しかし、基本給から固定残業代を差し引くと、通常の給与と変わらないケースも少なくありません。そのため、誤解によるトラブルに発展しないよう、書類には正しく記載することが大切です。

関連記事:固定残業代の計算方法について手当型・組込型・超過分を詳しく解説

2. 固定残業代(みなし残業代)のメリット・デメリット

メリットとデメリット

ここでは、固定残業代(みなし残業代)を導入するメリット・デメリットについて詳しく紹介します。

2-1. 固定残業代のメリット

固定残業代を導入することの企業側のメリットは、賃金計算の手間が省けることです。残業代を1人ずつ計算する必要がなくなるため、人件費の計算がしやすくなったり、給与計算にかかる時間を削減したりすることが可能です。また、従業員は効率的に仕事をすれば、みなし残業時間に満たなくても固定残業代が支払われるので、残業時間を減らすほど得します。そのため、労働の生産性向上が期待できます。

2-2. 固定残業代のデメリット

固定残業代を導入することによる企業側のデメリットは、必要以上に人件費がかかる可能性があること、誤った認識で未払い残業代が発生するリスクがあることです。あまり残業が発生しない会社の場合、実際の残業時間がみなし残業時間の上限に届かなくても残業代を含んだ給与を支払うことになるため、結果的に人件費が上昇する可能性があります。

また、固定残業代は、残業代を支払わなくてよいという制度ではありません。みなし残業時間を超過した分は、追加で残業代を支払う必要があります。しかし、これを見落として残業代が未払いとなれば、労働トラブルに発展する恐れがあります。固定残業代制であっても、従業員が実際にどのくらい勤務しているのか、労働時間を把握し、残業代の未払いが発生しないよう管理を徹底しましょう。

関連記事:固定残業代を設ける2つのメリットと押さえておきたいデメリット

3. 固定残業時間(みなし残業時間)と実労働時間の関係性

違いを考える女性

固定残業代を適用する場合、あらかじめ残業のみなし時間を定めますが、実際に働いた時間は必ずしも同じにはなりません。ここでは、固定残業時間が実労働時間より多い場合、少ない場合それぞれのケースでの対応について紹介します。

3-1. 固定残業時間が実労働時間よりも短い場合

固定残業時間が実労働時間よりも短い場合でも、固定残業代として定めた金額は全額支払わなくてはなりません。残業が少ない月でも、固定残業代の減額はできないので注意が必要です。

3-2. 固定残業時間よりも実労働時間が長い場合

固定残業時間よりも実労働時間が長い場合は、追加で残業代を支払わなければなりません。固定残業代を支払っていても、実労働時間が固定残業時間を超えた分は別途残業代の支払い義務が発生するので注意しましょう。

4. 固定残業代(みなし残業代)の計算方法

残業代の計算をする人

固定残業代は、支給方法が「手当型」「組込型」のいずれであっても計算方法は同じです。

固定残業代 = 1時間あたりの基礎賃金 × 固定残業時間 × 1.25

1時間あたりの基礎賃金の計算式は次の通りです。

1時間あたりの基礎賃金 = 月給 ÷ 月平均所定労働時間
※月平均所定労働時間 = (年間暦日数 – 年間休日数)÷ 12 × 1日の所定労働時間数

なお、年俸制や歩合制、月給制、週休制などで基礎賃金の計算式は変わるケースもあるので注意が必要です。

4-1. 固定残業代は基礎賃金から除外される

割増賃金の基礎となる賃金(1時間あたりの基礎賃金)には、原則として手当を含める必要があります。しかし、労働基準法第5条、労働基準法施行規則第21条により、下記の手当は除外することが可能です。

  • 家族手当
  • 通勤手当
  • 別居手当
  • 子女教育手当
  • 住宅手当
  • 臨時に支払わる賃金
  • 一カ月を超える期間ごとに支払われる賃金(賞与・ボーナスなど)

固定残業代は除外される手当に含まれていません。しかし、固定残業代は割増賃金の実質を有するため、原則として、基礎賃金の計算から除外されます。

第一項及び前項の割増賃金の基礎となる賃金には、家族手当、通勤手当その他厚生労働省令で定める賃金は算入しない

引用:労働基準法第39条一部抜粋|e-Gov

第二十一条 法第三十七条第五項の規定によつて、家族手当及び通勤手当のほか、次に掲げる賃金は、同条第一項及び第四項の割増賃金の基礎となる賃金には算入しない。
一 別居手当
二 子女教育手当
三 住宅手当
四 臨時に支払われた賃金
五 一箇月を超える期間ごとに支払われる賃金

引用:労働基準法施行規則第21条|e-Gov

関連記事:割増賃金の基礎となる賃金について割増や労働基準法から解説

4-2. 所定労働時間7時間半の場合は注意が必要

所定労働時間が「7時間」「7時間半」など、法定労働時間(1日8時間)よりも所定労働時間を短くしている場合、固定残業代の計算には注意が必要です。所定労働時間とは、会社が独自で定める労働時間のことです。

所定労働時間を超えると、残業代が発生します。しかし、所定労働時間を超えるけれど、法定労働時間を超えない場合、その時間分については、割増賃金を上乗せする必要がなく、通常の賃金を支払えば問題ありません。

このように、所定労働時間を法定労働時間よりも短く設定している場合、法定内残業と法定外残業を区分したうえで、固定残業代を計算する必要があります。

関連記事:所定労働時間とは?法定労働時間との違いや残業代計算について解説

4-3. 固定残業代の具体的な計算方法

ここでは、下記の場合を想定して、固定残業代の具体的な計算方法を紹介します。

  • 月給:40万円
  • 年間暦日数:365日(閏年ではない)
  • 年間休日数:125日
  • 1日の所定労働時間:8時間
  • 固定残業:30時間

年間勤務日数は240日と算出できるので、月平均所定労働時間は160時間(= 240日 ÷ 12カ月 × 8時間)と計算することができます。1時間あたりの基礎賃金は2,500円(=40万円 ÷ 160時間)と算出されるため、固定残業代は93,750円(= 2,500円 × 30時間×1.25)となります。

手当型の場合は40万円の基本給と93,750円の残業手当をそれぞれ支給し、組込型の場合は給与として493,750円を支給します。ただし、組込型の場合、就業規則や労働条件通知書・雇用契約書において「給与493,750円(固定残業代93,750円を含む)」のように基本給と固定残業代を分けて明記する必要があります。

5. 固定残業代を適用させるために会社がクリアすべき3つの条件

3本の指

固定残業代を適用するためには、以下の条件を満たす必要があります。

  1. 労働条件通知書・雇用契約書や就業規則で従業員に周知する
  2. 1の書面で固定残業代の金額・時間を明確に記載する
  3. 36協定を正しく締結する

会社は従業員に対して固定残業代制度を導入していることを知らせなければなりません。口頭での説明ではなく、労働条件通知書や雇用契約書などの書面で周知することが大切です。

上記3つの条件以外にも押さえておくべきポイントがあります。

  • 固定残業代は基本給に含めない
  • 平均的な残業時間を確認し、実際の残業時間数との乖離を避ける
  • 基本給と諸手当など所定労働時間に対応する賃金の合計が最低賃金を下回らない
  • 深夜労働・休日残業については別途賃金を支払う
  • 超過した場合は別途残業代を支給する
  • 給与明細にも適切な表記をする
  • 固定残業代の適用後に基本給部分を減額する場合は個別に必要な同意を得る
  • 求人募集でも適切な表記をする

ここでは、特に注意すべきポイントについて詳しく紹介します。

5-1. 固定残業代を適用するには労働条件通知書への記載が必須

固定残業代を適用させるには、従業員と合意のうえで労働条件通知書への明記が必須です。労働条件通知書で明記されていない固定残業代は法的に無効となるので注意が必要です。また、労働条件通知書だけでなく、雇用契約書を交わして、労使双方の合意があったことを証拠として残しておくようにしましょう。

労働条件通知書や雇用契約書には「月給27万円(45時間分の固定残業代5万円を含む)」や「月給30万円(基本給25万円・固定残業代5万円)」のように、固定残業代の金額と残業時間数の両方を基本給と分けて明記しなくてはなりません。

また、役職手当や営業手当などを固定残業代として支払うケースでは「○○手当は固定残業代として支払う」と但し書きをします。金額と時間、両方の記載が難しい場合、少なくともどちらか一方だけは記載しましょう。

関連記事:労働条件通知書とは?雇用契約書との違いや書き方・記入例をわかりやすく解説!

5-2. 深夜手当や休日出勤手当は別途支払う

固定残業代はあくまでも時間外労働にあてるものとし、労働条件通知書・雇用契約書や就業規則にも「固定残業代が割増賃金の支払いの旨で支給されるものである」と明記しましょう。

従業員が22時から5時までの間に労働した場合や、法定休日に労働をおこなった場合は、固定残業代とは別に深夜労働・休日労働の割増賃金を支払う必要があります。割増率は深夜労働が25%以上、休日労働が35%以上です。また、法定休日に夜勤をおこなうと、深夜労働と休日労働の両方が適用されるので、割増率は60%以上になります。

固定残業代制を採用していても、深夜手当や休日出勤手当を支払わなければ、労働基準法違反となるため注意が必要です。

関連記事:深夜労働は何時から?深夜時間帯に勤務した際の割増賃金の計算方法も解説

5-3. 求人の際にも募集要項に固定残業代を明示する

固定残業代を適用する会社は、今後雇用する従業員に対しても募集要項などで周知するよう厚生労働省などから指針が公表されています。募集要項に記載する場合は、以下の内容をすべて明示しましょう。

  • 固定残業代を除いた基本給の金額
  • 固定残業代に関する労働時間数
  • 固定残業時間を超える時間外労働・休日労働・深夜労働に対して割増賃金を支払う旨

ここまで説明してきた3つの他にも、「基本給が最低賃金を下回らないようにする」「固定残業代の減額には従業員の同意が必要」など、固定残業代制を導入する際の注意事項は複数あります。

当サイトでお配りしている無料のガイドブック「固定残業代制度ルールBOOK|残業代の計算方法や導入する際の注意点を解説!」では、固定残業代の2種類の設定方法「手当型」と「組込み型」のそれぞれの計算方法や、固定残業代を設定する際に下回ってはならない数値についても解説しています。

固定残業代制に関する情報がこれ1冊にまとまっていますので、自社の固定残業代制が法律に則った制度になっているか確認したい方は、こちらから「固定残業代制度ルールBOOK」をダウンロードしてご活用ください。

6. 固定残業代に関する就業規則・労働条件通知書の記載例

人差し指と電球

就業規則や労働条件通知書の固定残業代に関する記載例は以下のとおりです。

第△条(固定残業手当)

  1. 従業員には時間外労働に対する賃金および時間外労働割増賃金の支払いにあてるものとして固定残業手当を毎月定額支給することがある
  2. 会社が固定残業手当を支給する際は、1カ月の時間外労働に対する賃金および時間外労働割増賃金の合計額が固定残業手当額を超えた場合に限り、超過分を別に支給する。また深夜労働や休日労働に対する賃金発生時には、固定残業手当を別にこれを支給する
  3. 会社は従業員の時間外労働に対する賃金及び時間外労働割増賃金の合計額が固定残業手当額を下回る期間が続いたとき、固定残業手当の減額または廃止ができる

雇用契約書を交わす場合は、上記の内容に加えて、署名・押印欄を設けるようにしましょう。

関連記事:雇用契約書の書き方とは?明示しておくべき事項を詳しく紹介

    7. 固定残業代制の上限は原則1カ月45時間

    ビックリマーク

    固定残業時間は特に上限がなく、固定残業時間に対する固定残業代が最低賃金を上回っていれば問題はないように思えるかもしれません。しかし、36協定によって1カ月の時間外労働の上限は45時間とされているため、固定残業代もそれにならい45時間を上限とすることがほとんどです。

    関連記事:固定残業代を40時間分に設定する場合の注意点

    7-1. 36協定の時間外労働の上限

    労働基準法第36条により、法定労働時間を超えて働かせる場合や法定休日に労働させる場合には、36協定を締結する必要があります。ただし、36協定を結んでも、原則として「月45時間・年360時間」を超えて働かせることはできません。

    しかし、臨時的な特別の事情がある場合に限り、特別条項付き36協定を締結することができます。この場合、下記を満たす範囲で時間外労働や休日労働をさせることが可能です。

    • 時間外労働:年720時間以内
    • 時間外労働+休日労働:月100時間未満、2~6カ月平均80時間以内
    • 月45時間の上限を超えられる回数:年6回まで

    そのため、特別条項付き36協定を結べば、月45時間超えの固定残業も認められます。しかし、長時間労働は従業員の労働生産性を下げるだけでなく、健康にも悪影響を及ぼす可能性があります。残業が発生しない社内体制を構築できるよう努めることが大切です。

    関連記事:固定残業代の45時間超が認められる場合と認められない場合をケース別に解説

    7-2. 固定残業時間は平均的な残業時間を確認してから決める

    固定残業時間が実労働時間と大きく乖離している状態は好ましくありません。これが原因で労使間のトラブルが発生した場合、固定残業代を残業代の支払いとして認めてもらえない判例もあるため注意が必要です。このようなリスクを防ぐためにも、固定残業代を決める際に、その従業員の平均的な残業時間を確認し、それを考慮して固定残業代を設定するとよいでしょう。

    8. 固定残業代が「やめとけ」「やばい」と言われる理由とは?

    違法な固定残業代

    固定残業代は、正しく運用すれば会社・従業員の双方にとってメリットのある制度ですが、あまりよくない評判を耳にすることもあるかもしれません。固定残業代をよく思わない人がいるのは確かですが、それには理由があります。

    固定残業代の運用には注意すべき法規制が複数あります。ここでは、固定残業制が敬遠される理由や違法になるケースについて詳しく紹介します。

    8-1. 基本給が最低賃金より低い上に、それに基づいて固定残業代が設定されている

    固定残業代を含めた給与額は、含めない給与額に比べ、額面上の賃金が高く見えます。しかし、固定残業代を差し引いた給与額が最低賃金を下回るケースも珍しくありません。固定残業代を除いた基本給は、都道府県や職種ごとに定められている最低賃金を上回っている必要があります。

    また、固定残業代は残業に対する手当であるため、基本給に対して2割5分以上の割増率で算出し設定します。最低賃金を下回る基本給で固定残業代が設定されていた場合も違法です。固定残業代を導入する場合は、最低賃金を下回っていないことを確認し、もし下回っていた場合は最低賃金を上回るように設定しましょう。

    固定残業代は労使間で合意して初めて運用されます。従業員に不利益とならないよう、合意内容を書面に残しておきましょう。固定残業代をめぐって労使間のトラブルが生じた場合は、これらの書面に基づいてどちらの主張が正しいかを判定することになります。会社側の正当性を主張する資料となるので、適切に取り扱いましょう。

    8-2. 固定残業代と基本給の区分が明確に提示されていない

    労働基準法第15条第1項では、下記のように労働条件の明示を規定しています。

    第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

    引用:労働基準法第15条|eGov法令検索

    そのため、固定残業代制を導入している場合、基本給のうちいくらが通常の賃金で、いくらが固定残業に対する割増賃金分の手当なのかを就業規則や雇い入れ時の労働条件通知書で明記しておかなければ、この規定に違反することになります。

    8-3. 超過分の残業代を支払っていない

    固定残業代は残業時間を事前にみなして、定額を残業代として支給する制度です。ただし、想定時間よりも多く残業をおこなわせた場合は、従業員に追加で残業代を支払う必要があります。計算を怠って未払い賃金が発生すると違法になるだけでなく、従業員とのトラブルに繋がります。

    労働基準法第115条により、給料日から5年間(当分の間は3年間)さかのぼって未払い賃金を請求する権利が労働者に与えられています。従業員からの未払い賃金請求の訴訟を受けた際に、未払い残業代が企業の経営を傾ける額に上っていた事例もあります。

    残業代計算の手間を省く目的で導入される制度ですが、実労働時間の集計と確認は必ずおこない、もし固定残業時間を超過した場合には、該当時間分の残業代の支給を忘れずにおこないましょう。また、従業員の残業時間がみなし残業時間に及ばなかった場合でも固定残業代を減額することはできません。「残業時間が一定以上に満たない場合は固定残業代を支給しない」など、支給条件を設けることも禁止されています。

    (時効)
    第百十五条 この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から五年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)はこれを行使することができる時から二年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

    引用:労働基準法第115条|e-Gov

    8-4. 固定残業時間が労働基準法の残業上限時間に反している

    残業の上限時間は36協定締結時で「月45時間、年360時間」、特別条項を締結している場合でも「年720時間」です。また、特別条項の締結時でも、月45時間を超えて残業をさせることができるのは年6回までであるため、仮に月50時間の固定残業代を設定し、年間7回50時間の残業が発生してしまうと労働基準法に違反してしまいます。実労働時間が上記の残業の上限時間を超過しなければ違法にはなりません。しかし、運用に注意が必要であるため、固定残業時間は45時間以内で設定するのがよいでしょう。

    8-5. 従業員への周知をおこなっていない

    労働基準法第106条により、企業には就業規則や36協定などの周知義務があります。固定残業代制を導入するにあたって、従業員への周知は口頭でなく書面でおこなう必要があります。金額と同様、何時間分の固定残業時間を設け、どのように支給するのかを就業規則や労働条件通知書に記載し、きちんと通知しましょう。

    (法令等の周知義務)
    第百六条 使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、(省略)、第三十六条第一項、(省略)に規定する決議を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない。

    引用;労働基準法第106条一部抜粋|e-Gov

    8-6. 固定残業代を理由に定時退社を認めない

    固定残業代制は残業を強制するものではありません。「残業時間がみなし残業の上限を満たすまで残業を強制する」「残業をせずに定時退社することを許可しない」などの行為は認められません。

    もし、毎月の残業時間が固定残業時間に大きく満たない場合は、固定残業時間の設定に問題がある可能性もあります。また、業務が残っているにも関わらず、特別な理由もなく繰り返し残業を断る従業員がいる場合は、警告や懲戒免職などの処罰を与えることも可能です。

    いずれにせよ、企業は固定残業代を正しく理解し、適切に運用することが求められます。

    9. 固定残業代制は便利な勤怠管理ツールを使って法令遵守で運用しよう!

    書類の保管

    固定残業代はあらかじめ残業時間がどのくらいかをみなしたうえで、基本給に加えて支払うものです。固定残業代を適用するには、従業員にその金額と時間について労働条件通知書などの書面で周知すること、36協定を正しく締結することが必須です。

    固定残業時間が実労働時間より少ない場合は超過分を別途支払う必要があります。逆に、多い場合はその分を減額することができません。

    トラブルを防ぐためにも固定残業代を決める際は、その従業員の平均的な残業時間を確認することをおすすめします。また、固定残業時間を超える分は追加で残業代を支払う必要があるため、徹底した勤怠管理が必要です。固定残業代制の管理には、勤怠管理システムを利用しましょう。

    関連記事:勤怠管理システム53サービス比較!特徴・料金・機能・メリットを紹介

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