皆さんは残業が減らない原因と、その施策・対策法についてご存知でしょうか？
残業はもちろん社員にとっては敬遠されがちですが、割増賃金が発生するため経営者サイドにとっても削減したい重要案件です。そこで今回は、残業の原因と、その削減のための施策をまとめてみました。
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残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
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1. 残業が減らない4つの原因
残業が減らない原因として主に以下の4つがあげられます。
1-1. 上司の問題
まず、上司の残業に対する考え方や、部下への仕事の与え方が考えられます。
「残業は社会人の日課だから」という考えを持っている上司の方も中にはいて、残業に対して特に疑問に思っていない可能性があります。
また、こちらの事情はお構いなしに終業間近で急ぎの仕事を振られ、やむを得なく残業するなんてことも・・・。
1-2. 社員個人の問題
業務を遂行するにあたっての能力不足や経験不足、ひとつの仕事に対してこだわりすぎてしまうなど、生産性高く仕事ができずについつい時間が過ぎてしまうことがあります。
「今日も残業すればいいや」といったように、残業時間を含めたうえで仕事の時間配分をしているのであればやめるべきです。「どうすれば効率よく仕事ができるか？」ということについて考える時間をとってみるのもよいかもしれません。
1-3. 仕事自体の問題
そもそも仕事量が多い、非効率な仕組みができている、顧客の無理な要望が多い、作業環境が悪く生産性が下がる、などが原因で遅くまで仕事をすることになっていることもあります。
これらは、すぐに解決できないものもあるかもしれませんが、見直すことができるものがあれば、1度立ち止まって見直すことも大切です。
1-4. 残業しないことを引け目に思うような風潮の存在
「残業をすることが偉い、正しい」という社風がある場合、誰もが定時で「お先に失礼します」と言い出せないことがあります。
仮に早く帰ろうとするものなら、「え、もう帰るの？」といったように一生懸命仕事に取り組んでいないように見られてしまうこともあるでしょう。
このように、ここまで残業が減らない4つの原因について解説してきましたが、残業時間には上限があることも勤怠管理の担当者は覚えておかなければなりません。
万が一36協定を結んでいない企業がありましたら、そもそも残業をさせてはならず、罰則になってしまうので注意が必要です。
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2. 残業を減らすための施策・対策法4つ
では、実際にどう対策していくかということについて説明していきます。1人ですぐにおこなえる改善方法はもちろん、残業を削減できるような環境を自分から作っていくという考え方もご紹介します。
2-1. 優先順位をつける
この方法は多くのビジネス書に書いてあることです。どの本でも書いてあるということは、基本であり重要だということです。前日または当日の朝、あるいは一週間ごとなど単位時間を決め、その間の業務内容と量を書き出して優先順位を付けて時間配分を決める方法です。
優先順位の高低が洗い出されるため、優先順位の低い仕事は残業してまでおこなわないなどを考えることができるので、直接的に残業を削減することができます。
2-2. 周りを説得する
バブル以前のバリバリ残業していた世代が上にいる場合、彼らの意識改革が不可避です。
残業するよりも定時内のパフォーマンスを上げて時間内で完遂することの方が、労務費の観点からも明らかに合理的ということを理解させることが必要です。
ある程度実績があり、それなりに上から認められている人などを筆頭に粘り強く説得しましょう。また、それなりに発言権があるのであれば、あらかじめ自分のスケジュールを公開し「この日とこの日は定時で上がらせてください。前後の日程のノルマは完遂して、周りに迷惑はかけませんから」などと交渉してみるのも、ひとつの手かもしれません。
ややハードルが高いかもしれませんがやってみる価値はあると思います。
2-3. 貸しをつくる
やや策略的なあざとさも感じますが、これも大事な場合はあります。
具体的には、まずは普段から日々の自己の業務ノルマを完遂し、恒常的に周りへの無駄な迷惑や負担をかけないことです。
さらに、可能なら手隙の時間に忙しそうな人を手伝う、成約率や納期遵守率、良品率など数字化できる実績をできるだけ引き上げ、隙を見て上司にアピールするなどのこともできればなおよいかもしれません。
また、手伝える仕事の幅を広げるためにも普段から知識や技能をさらに習得すべく資格試験勉強や研修など積極的におこなえれば理想的ですね。自己研鑽にもなりますし、一石二鳥ではないでしょうか。
2-4. 効率化の徹底
ショートカットキーを使いこなすことや、エクセル作業であれば関数やマクロの活用、さらに情報収集アプリや名刺管理ルーツ、タスク管理ツールなど、業務を効率化できるツールがあれば、それらを使用して生産性の向上をはかっていきましょう。
採用関連であればデータを簡単に一元管理できるHRTechサービスの活用などが近年注目を集めています。
また、それ以外の観点でいくと仕事以外の無駄な時間を削ることです。具体的には空ぶかしの時間を減らして即行動し、なおかつ無駄なおしゃべりは控えて集中する時間はしっかりと集中することです。また、ダラダラ仕事をしないように集中力が落ちているときには、可能ならあえて一度作業を中断することもときには効果的です。
3. まとめ
いかがでしたしょうか。
原因も対策もいろいろありましたが、参考になれば幸いです。
職場環境によってはデリケートな施策もありましたので、それらを実行に移す際は、自分の職場環境や立ち位置、上司や周囲との力関係や根回しなどを十分考慮したうえで掛け合ってみるのがよいでしょう。
残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
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