残業を減らすことは、多くの企業が抱えている課題です。人件費を減らしつつ、従業員の健康を維持するためにも残業削減は重要ですが、なかなか残業が減らなくて困っているという企業も多いでしょう。
この記事では、残業が減らない原因や適切な対策についてまとめました。残業を減らして働きやすい環境を構築したい場合は、ぜひ参考にしてください。
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残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
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1. 残業が減らない6つの原因
残業が減らない原因として、主に以下の6つが挙げられます。
1-1. 上司の問題
まず、上司の残業に対する考え方や、部下への仕事の与え方が挙げられます。
「残業は社会人の日課だから」という考えを持っている上司は、残業に対してとくに疑問に思っていない可能性があります。「残業をしている = 仕事に対する熱意がある」と判断するような管理職がいると、なかなか残業を減らせないため、意識改革を促す必要があるでしょう。
1-2. 従業員個人の問題
従業員個人の問題により、残業が減らないケースもあります。業務を遂行するにあたっての能力不足や経験不足、一つの仕事に対してこだわりすぎてしまうなど、生産性が低く、ついつい時間が過ぎてしまうこともあるでしょう。
「今日も残業すればいいや」といったように、残業時間を含めたうえで仕事の時間配分をしているのであれば、指導して改善すべきです。「どうすれば効率よく仕事ができるか？」ということについて一緒に考える時間を取ってみるのもよいかもしれません。
1-3. 勤怠管理方法の問題
勤怠管理方法に問題があり、残業が発生していても、正確に把握できていないケースもあります。残業が多い部署や従業員を把握できていなければ、対策の立てようがありません。
従業員の勤怠状況を把握することは企業の義務です。タイムカードや勤怠管理システムを活用して、出退勤時刻や残業時間を正確に把握したうえで、適切な対策を検討していきましょう。
1-4. コミュニケーションの不足
コミュニケーション不足が原因で、残業がなかなか減らないケースもあるでしょう。上司と部下の会話や、他部署との連携が不足すると、仕事の進め方がわからなくなり、生産性が低下することもあります。調整不足によりミスが発生したり、修正の手間が増えたりすることもあるかもしれません。
その結果、残業をすることになってしまい、疲労やストレスが蓄積されることもあります。
1-5. 仕事自体の問題
そもそも仕事量が多い、非効率な仕組みができている、顧客の無理な要望が多い、作業環境が悪く生産性が下がる、といった原因で遅くまで仕事をすることになっているケースもあります。
これらは、すぐに解決できないものもあるかもしれませんが、見直せるものがあれば、1度立ち止まって考え直すことも大切です。
1-6. 残業しないことを引け目に思うような風潮の存在
「残業をすることが偉い、正しい」という社風がある場合、誰もが定時で「お先に失礼します」と言い出せないことがあります。
仮に早く帰ろうとするものなら、「え、もう帰るの？」といったように一生懸命仕事に取り組んでいないように見られてしまうこともあるでしょう。
ここまで残業が減らない6つの原因について解説してきましたが、残業時間には上限があることも勤怠管理の担当者は覚えておかなければなりません。万が一36協定を結んでいない場合、そもそも残業をさせてはならず、罰則になってしまうので注意が必要です。
当サイトでは、上記のような残業に関する定義や上限時間などの基礎知識、法改正によって変更した内容などを解説した資料を無料で配布しております。自社の残業管理が問題ないか不安なご担当者様は、こちらから「残業ルールBOOK」をダウンロードしてご確認ください。
2. 残業が減らないときの6つの対策
では、実際にどう対策していくべきか説明していきます。さまざまな対策があるため、以下を参考にしながら自社に合った方法を取り入れてみましょう。
2-1. 残業の事前申請ルールをつくる
事前申請ルールをつくることは、残業削減のための効果的な方法の一つです。従業員が自由に残業できる状態の場合、とくに急ぎではない仕事をするために遅くまで残っていたり、残業代を稼ぐためにゆっくり仕事を進めたりするケースもあります。
事前申請ルールを導入した場合、上司の承認がなければ残業をすることはできません。本当に必要な仕事かどうか、上司が判断できるため、無駄な残業を排除できるでしょう。また、残業を許可する際にも、どの程度の残業が発生しているのか把握しやすくなります。
2-2. ノー残業デーを設定する
ノー残業デーを設定することも有効な方法です。まったく残業せずに帰るべき日を決めておくことで、会社全体の残業時間を削減できます。
ただし、従業員全員が一斉に帰宅するとクライアントに迷惑がかかったり、納期に間に合わなくなったりするケースもあるため、部署ごとにノー残業デーの曜日を変えるなどの対応も重要です。
関連記事：ノー残業デーの効果とは？メリット・デメリットや成功のコツをわかりやすく解説！
2-3. 優先順位を考えさせる
従業員に仕事の優先順位を考えさせることも大切です。この方法は多くのビジネス書に書いてある内容で、仕事を進めるうえでの基本といえるでしょう。
前日または当日の朝、あるいは1週間ごとなど単位時間を決め、その間の業務内容と量を書き出して優先順位を付けるよう指示します。
優先順位の高低が洗い出されるため、優先順位の低い仕事は残業してまでおこなわないなどと判断できるので、直接的に残業を削減することができます。
2-4. 残業に対する意識改革を図る
社内の意識改革を図る必要もあります。とくにバブル以前のバリバリ残業していた世代が上にいる場合、彼らの意識改革は不可避です。
残業するよりも定時内のパフォーマンスを上げて時間内で完遂することのほうが、労務費の観点からも明らかに合理的ということを理解してもらう必要があります。
また、残業によって評価が上がることがないよう、評価制度を見直すことも重要です。成果によって評価する仕組みに変えるなど、残業が減る方向に制度を修正していきましょう。
2-5. 上司や経営陣が率先して残業を減らす
「残業をするな」と指示しても、なかなか残業が減らないケースもあるでしょう。上司が残業しているから帰りにくい、と感じる従業員も多いからです。
この場合は、上司や経営陣が率先して早く帰る姿勢を見せるとよいでしょう。時間がかかるかもしれませんが、繰り返し行動を見せることで、残業をしない文化ができあがることを期待できます。
2-6. 業務効率化を図る
そもそも業務量が多すぎたり、非効率な進め方をしていたりすると、残業を削減することはできません。従業員の業務量が多い場合は、作業の再配分や人材の補充、アウトソーシングの検討などをおこなう必要があります。
また、新しいシステムを導入して業務効率化を図ることも重要です。たとえば、情報収集アプリや名刺管理ツール、タスク管理ツールなど、業務を効率化できるツールがあれば、それらを使用して生産性の向上を図っていきましょう。手間のかかる人事部門の業務を効率化するためには、勤怠管理システムや給与計算システムを導入するのがおすすめです。
3. 残業が減らない理由を把握して適切な対策を講じよう！
今回は、残業が減らない理由と、残業削減のための適切な対策を紹介しました。業務量が多すぎる、仕事の進め方が効率的ではない、人員が不足している、といった原因があると残業を削減することは難しいでしょう。まずは従業員個人や部署の残業時間をしっかりと把握したうえで、どのような原因があるのかを明確にすることが重要です。
残業削減対策としては、事前申請ルールを導入することやノー残業デーを設けることなどが挙げられます。ただし、ルールを導入しても従業員や上司の意識が変わらなければ、残業を減らすことはできません。長く働くことが美徳であるような雰囲気があると、仕事が終わっても帰りにくいため、社内全体の意識を変えていくことも大切です。
残業時間を削減するには、まず残業時間を可視化することが大切です。そもそも残業時間が各従業員でどれくらいあるのかが分からなければ、削減しなければならない残業時間数や、対象の従業員が誰かが分からないためです。
現在、残業時間を正確に把握できていないなら、勤怠管理システムを導入して残業時間を可視化することをおすすめします。
具体的な残業時間数が把握できるようになったことで、残業の多い従業員とそうでない従業員を比較して長時間労働の原因をつきとめ、残業時間を削減した事例もあります。
システムが便利なのは分かったけど、実際に効果があるのか知りたい」という方に向け、当サイトでは勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、システムでは残業管理をどのように行えるかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。
