「みなし残業」での違法を防ぐために｜知っておきたい正しい運用方法

コスト削減を考える場合、最初に槍玉に上がりやすい費用が「人件費」になるかと思います。

給料や残業代の未払いといった法令違反にならないようにしつつも、人件費の上昇は避けたいところです。

本記事では、残業代を一定額に抑える仕組みとして、すでに導入が広がっている「みなし残業」についてご紹介。正しい運用方法について解説します。

関連記事：残業とは｜残業の割増賃金の計算方法や残業規制による対策法も

1. 「みなし残業」とは

みなし残業とは「一定の残業時間分の残業代を、最初から給料や手当として払っておく制度」のことです。

この制度は、みなし労働時間制や裁量労働制で適用されますが、法定労働時間を超えた賃金もあらかじめ給与に含まれているため、時間外労働であっても「残業代」として給与が支払われるわけではありません。

しかし、割り当てられた仕事がどうしても多くて、見込んでいた時間（みなし時間）で終わりそうにない場合は、超過した分に対して追加で時間外手当を払う必要があります。

加えて、みなし労働時間制や裁量労働制であっても深夜・休日労働に対しては割増で給与を払わなければいけません。

みなし残業そのものを明確に規定した法令はありませんが、ある程度の数の企業に導入されている実態が見受けられます。

なお、平成29年3月に公表された東京都産業労働局『労働時間管理に関する実態調査』によると、時間外手当の支給方法を「一定時間数分」「一定額」支払う、あるいは「基本給に含めて支払う」など、固定的に支払っていると考えられる回答の割合は14.7％であり、経団連の『2019 年労働時間等実態調査』においても、「弾力的な労働時間制度の活用状況」に関する設問で「固定残業制」を導入していると回答した企業の割合は20.1％となっています。

1-1：みなし残業と固定残業代制度の違い

みなし残業と混同されがちな固定残業との違いは、適応できる職種になります。

みなし残業は、みなし労働時間制・裁量労働制のもと運用され、適用できる職種に法律上の制限があります。
しかし、固定残業に関しては、適用できる職種に制限はありません。

ただし、固定残業代制度であっても、あらかじめ組み込まれた時間以上に時間外労働が発生した場合は、超過分の残業代を追加で支払う必要があります。

関連記事：みなし残業と固定残業の間違いやすいポイントを徹底解説

2. みなし残業の種類

みなし残業には様々な種類があります。

この章では、みなし残業の3種類について解説します。

2-1：事業場外みなし労働時間制

事業場外みなし労働時間制とは、外回りの営業職や在宅勤務をしている方など、実際の労働時間を把握することが難しい場合に、あらかじめ何時間働いたか決めておく制度です。

参考：事業場外労働に関するみなし労働時間制

2-2：専門業務型裁量労働制

専門業務型裁量労働制は、業務上、時間配分の裁量を大幅に従業員に任せる必要があったときに適応される制度です。

労働基準法で、専門業務型裁量労働制の対象は、ファッションデザイナーや弁護士などで定められており、過半数以上の労働組合、もしくは、過半数以上の代表者との労使協定を結ぶことにより適応できます。

参考：専門業務型裁量労働制

2-3：企画業務型裁量労働制

企画業務型裁量労働制とは、会社経営における重要な意思決定をおこなう部署が対象であり、人事部や広報部などが該当します。

こちらも専門業務型裁量労働制と同様に、労働基準法により対象業務が定められています。

また、企画業務型裁量労働制は専門業務型労働制よりも業務内容が幅広いため、導入する際は労使委員会と対象となる業務範囲や従業員などについて決議し、委員の5分の4以上の賛成が必要となります。

参考：企画業務型裁量労働制

3. みなし残業が導入された背景（メリット）

このように導入が広がるみなし残業ですが、なぜ多くの企業で導入されるのか、まずはそのメリットについて整理します。

3-1：給与計算や人件費管理が楽にできる

従業員に毎月同じ給与額を払うだけで良いため、給与計算や人件費の予算管理が楽になります。

最近では勤怠管理システムを導入したり、給与計算自体を外注することで、その負荷の軽減を図っている企業も多いかもしれません。

しかし、そのような金銭的余裕のない中小零細企業にとって、毎月固定額を払えば済むみなし残業は、お金を掛けずに給与計算も人件費予算管理も簡単にできる方法と言うことができるでしょう。

3-2：残業分として支給する金額は割増賃金の算定基礎に入れる必要がない

みなし残業代は割増賃金として支給されているため、割増賃金の計算に含む必要がありません。分かりやすくするために、以下の極端な例を用いて説明します。

【例】

所定労働時間8時間（/日）×20日（/月）の事業場で

• 基本給16万円＋みなし残業代5万円（時間外労働40時間分）の従業員Aさん
• 基本給16万円＋精勤手当5万円（残業代別途支給）の従業員B さん

割増賃金の単価が高いのはどちらでしょうか。当然のことながら、答えはBさんです。B さんの割増賃金の基礎には精勤手当5万円も加える必要がありますが（時間外割増賃金1,641円/時）、Aさんは基本給の16万円だけ（同1,250円/時）となります。

※割増賃金の基礎となる賃金から除外できるものは、家族手当、通勤手当などに限られています（厚生労働省資料：割増賃金の基礎となる賃金とは？）。

毎月の手当として同じ5万円を支給する場合であっても、Bさんのほうが割増賃金の単価が高くなります。

さらに、残業代別途支給（残業時間に比例した残業代を払わなければならないこと）があることを考慮すれば、みなし残業が経営側視点で考えたときにメリットとなる仕組みであることは一目瞭然でしょう。

3-3：残業が少なかった月でも従業員は残業したものとして固定額をもらえる

従業員が早く退社しても給与額を減額されずにもらえることは従業員側だけのメリットにも見えますが、これは労使双方に共通するメリットです。

仕事を早く効率的に済ませる従業員ほど得をする（従業員側のメリット）ということは、裏を返すと、「時間に比例して残業代を払えば仕事が遅い従業員ほどたくさんもらえてしまう」という不条理を回避できる（経営側のメリット）ことにつながります。

経団連の調査における「弾力的な労働時間制度の活用状況」に関する設問で、「固定残業制」が回答の選択肢として用いられていることからも、労使双方に共通するメリットであると認識されていることがわかります。

従業員に業務効率化の工夫を促し、労働時間管理を弾力的に運用すること自体は、昨今の「働き方改革」にも通じる考え方です。

4. みなし残業のリスク（デメリット）

みなし残業自体は違法ではなく、上記のようにメリットも多くあります。

しかし、以下に挙げるような、さまざまなリスクをはらんでいることにも注意しておきましょう。

4-1：労働した時間に応じて計算した残業代が定額残業代を上回っていれば、その差分を支払わないと違法となる

仮に、みなし残業を月45時間分と決めていたにもかかわらず、突発的な受注増やトラブル対応で70時間残業したケースにおける残業代の計算方法を説明します。

【例】

割増賃金の基礎になる賃金が1,000円/時（割増賃金1,250円/時）であり、みなし残業代として月45時間分（56,250円）を支給されている従業員が、70時間残業した場合は、実績70時間－みなし残業45時間＝25時間分は、残業代が未払いになります。

中小企業だと単に、25時間×1,250円/時＝31,250円の未払いですが、大企業の場合は月60時間を超える残業は、割増率を5割以上で計算しなければなりません。この割増率を5割としても、15時間×1,250円/時＋10時間×1,500円/時＝33,750円の未払いが生じます。

割増賃金の未払いには、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が定められています(労基法第119条)。

前章でみなし残業のメリットの1つに「給与計算が楽になる」と説明しましたが、従業員の勤怠を管理し、みなし残業を超えた労働時間で働いてもらった場合は、適切な給与支払いをおこなわなければなりません。

労働時間管理は確かに手間ですが、設定した残業時間（残業とみなす時間）を超過して残業しているケースを見過ごすと、残業代未払いというリスクが待ち構えています。

関連記事：残業における深夜割増の計算方法や注意点を徹底解説

4-2：みなし残業代を除く基本給が最低賃金を下回るリスク

【例】

所定労働時間8時間/日×20日/月の事業場（中小企業：割増率2割5分）で、基本給16万円＋みなし残業代5万円（時間外労働40時間分）の従業員Aさん。その月に80時間の残業をしたと仮定しましょう。

所定労働時間160時間＋残業時間80時間＝240時間に対して、合計で21万円しか支払われないのですから、時給換算で約875円となり、東京都の最低賃金を大幅に下回ります。（厚生労働省資料：地域別最低賃金）

基本給が最低賃金を下回ってしまうと違法です。

違法とならないように、給与体系を各地域ごとに見直しておく必要があるでしょう。

4-3：36協定超過を見過ごすリスク

上記3-1のように「みなし残業45時間/月」などと決めるのは良いのですが、労働時間管理を怠ると、36協定の超過を見過ごし、違法な時間外労働をさせてしまうリスクもあります。

36協定は文字どおり労基法第36条に規定されており、これに違反すると6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が定められています(労基法第119条)。

4-4：安全配慮義務違反に問われかねないリスク

さらに、36協定で協定する時間数にもよりますが、月80時間といった、かなり長い時間で協定しているケースでは、それを上回る違法な残業を放置すると、過重労働による安全配慮義務違反を問われかねないリスクもあります。

また、2019年に施行された働き方改革にて、残業時間の上限規制が適用されているため、無限に働かせることはできないという点に注意が必要です。

当サイトでは、残業の定義や上限時間、法改正で変更した点などを解説した資料を無料で配布しております。残業の考え方に関して不安な点があるご担当者様は、こちらから「残業ルールBOOK」をダウンロードしてご確認ください。

4-5：サービス残業の温床になる可能性がある

急な受注増やトラブル対応などにより、みなし残業として設定した時間数を超過してしまうケースも多くあるかと思います。

このような場合、従業員が労働時間に関して疑問に思い、現場の上司や先輩に質問する場合もあるかもしれませんが、彼らが「会社のルールで決まっている」と誤認し、部下・後輩に押し付けてしまうこともよくあることです。

「ウチの会社は●時間以上の残業は認められないんだよ」

「ルールだから残業は●時間以内に収めてね」

「●時間以上の残業申告しないでね」

「残業●時間で収まらないのは、あなたのやり方が悪いんだよ。もっと効率良く」

「毎月長時間の残業があるのに、もらえる手当はその一部分だけ」といった違法な状態であるにも関わらず、上司・先輩がこのような調子であれば、部下・後輩は反論できません。

労働した時間に応じて支払うことが法で決まっているはずの残業代ですが、現場でこのように答えてしまう上司・先輩がいると、人事部がそう思っていなくても、後で大きな代償を支払うことになります。

4-6：人材流失・訴訟のリスク

サービス残業や過重労働が常態化した職場では、「優秀な人材の流出」が起こります。

法令違反自体も問題ですが、昨今の人手不足の中で人材の流出は経営者にとって非常に大きな問題でしょう。

また、辞めていく従業員から

といったアクションがあることも考えられます。

近年ではSNSなどの利用が進んでおり、会社名を公表されることで評判が落ちてしまう可能性も多分にあります。

人事労務部門がこのようなトラブルへの対応にかける時間と労力ほどむなしいものはありませんので、事前に対策を立てておくに越したことはありません。

5. 従業員にみなし残業代を払わなかった場合に起こること

みなし残業代を払わないリスクはさまざまあります。

ここでは、主に起こる3つの危険性について紹介します。

 5-1：みなし残業代の清算書が送られる

従業員が弁護士とともに、みなし残業代の請求書を送ってくることがあります。

そのようなことになれば、対処するのに時間がかかることに加えて、会社の評判も下がってしまいます。

 5-2：労働基準監督署からの監査が入る

従業員から労働基準監督署に報告され、行政から対応されることになれば、過去の勤怠記録や賃金台帳を確認されるため対応に時間がとられるほか、今後監査がより厳しくなる可能性があります。

 5-3：労働裁判を起こされる

従業員が法的機関に報告して裁判を起こされる可能性があります。

そうなれば、膨大な時間とお金を失うことに繋がるほか、企業の社会的信用も失われることになります。

6. みなし残業で違法とされないために

以上のように、みなし残業は正しく運用する必要があります。

便利な制度ではありますが、運用を誤ると法令違反や従業員の士気低下といったリスクがあるので注意が必要です。

では、どのようなことに気をつければ良いのか、以下で整理します。

6-1：労働契約・就業規則に明示する

所定労働時間が何時間あって、それを超える残業が何時間あったとみなして、いくらの残業代（みなし残業代）を定額支給するのか明記する必要があります。

フレックスタイム制を導入している企業でも考え方は同じです。

清算期間内における総労働時間（あるいは法定労働時間）を超える労働時間が何時間あったとみなして固定の手当をいくら支給するのか、明記する必要があります。

みなし残業の時間数（残業とみなす時間数）の設定にあたっては、36協定の限度基準や特別条項の上限に留意しつつ極端な長時間労働にならないような配慮も必要です（3-4：安全配慮義務）。

6-2：従業員への周知・同意が得られている

就業規則は「意見聴取」と「周知」、労働契約は「説明」と「同意」が必要です。

「こっそり書いて従業員に知らせない」といったことは、してはいけません。

就業規則の作成については、厚生労働省のリーフレットをお役立てください。

6-3：みなし残業分を超えた金額と時間が給与明細で明確にされている

みなし残業を導入する場合は、当然ながら「誰が何時間残業したか」を把握する労働時間管理を徹底する必要があります。

残業時間や残業代を固定すること自体は違法ではありませんが、それを超える時間外労働がおこなわれた場合は、その時間分の割増賃金を正確に計算し支給する必要があります。

フレックスタイム制を導入されている企業でも、考え方は同じです。

6-4：みなし残業時間の上限は45時間を超えないようにする

みなし残業には明確な定義がないため、上限時間はいくらが適切か判断に迷うことがあるでしょう。

労働基準法に基づく36協定では、残業の上限時間は月45時間・年間360時間以内と定められています。

みなし残業であってもこの規定に基づくのが一般的であるため、みなし残業時間は45時間以内と認識しておきましょう。

また、特別条項を結んだ場合でも月100時間未満、年720時間以内など規制があるため、注意が必要です。

関連記事：残業時間上限について最新ルールを正しく解説

7．最後に

みなし残業は「残業時間を管理しなくてよい制度」ではありません。「何時間残業させても一定額以上の残業代を払わなくて済む制度」でもありません。

みなし時間を上回る残業実績があれば割増賃金の支払いをしなければならないため、自社にあった時間数を設定してください。

といったことには、十分注意しましょう。

ご参考までに、最後に関連する裁判例の名称だけ列記します。みなし残業のメリットだけに注目したために、違法な運用でトラブルになっている実態があることを念頭において、運用するようにしてください。