「みなし残業」での違法を防ぐために|知っておきたい正しい運用方法

コスト削減を考える場合、最初に槍玉に上がりやすい費用が「人件費」になるかと思います。

給料や残業代の未払いといった法令違反にならないようにしつつも、人件費の上昇は避けたいところです。

本記事では、残業代を一定額に抑える仕組みとして、すでに導入が広がっている「みなし残業」についてご紹介。正しい運用方法について解説します。

1. 「みなし残業」とは

みなし残業とは「一定の残業時間分の残業代を、最初から給料や手当として払っておく制度」のことで、定額残業代(定額残業制度)、固定残業代(固定残業制度)とも呼ばれています。

みなし残業そのものを明確に規定した法令はありませんが、ある程度の数の企業に導入されている実態が見受けられます。

平成29年3月に公表された東京都産業労働局『労働時間管理に関する実態調査』によると、時間外手当の支給方法を「一定時間数分」「一定額」支払う、あるいは「基本給に含めて支払う」など、固定的に支払っていると考えられる回答の割合は14.7%であり、経団連の『2019 年労働時間等実態調査』においても、「弾力的な労働時間制度の活用状況」に関する設問で「固定残業制」を導入していると回答した企業の割合は20.1%となっています。

本記事の記載における注意事項

みなし残業に似た仕組みは他にもありますが、この記事では除外して記載します。具体的には以下の制度があります。

これらもみなし残業に含めて説明したネット記事も見受けられますが、これらは対象者や要件が法令で明確に規定されており、みなし残業に比べてリスクが低いことから、この記事では触れずにおきます。

2. みなし残業が導入された背景(メリット)

このように導入が広がるみなし残業ですが、なぜ多くの企業で導入されるのか、まずはそのメリットについて整理します。

2-1:給与計算や人件費管理が楽にできる

従業員に毎月同じ給与額を払うだけで良いため、給与計算や人件費の予算管理が楽になります。

最近では勤怠管理システムを導入したり、給与計算自体を外注することで、その負荷の軽減を図っている企業も多いかもしれません。

しかし、そのような金銭的余裕のない中小零細企業にとって、毎月固定額を払えば済むみなし残業は、お金を掛けずに給与計算も人件費予算管理も簡単にできる方法と言うことができるでしょう。

2-2:残業分として支給する金額は割増賃金の算定基礎に入れる必要がない

みなし残業代は割増賃金として支給されているため、割増賃金の計算に含む必要がありません。分かりやすくするために、以下の極端な例を用いて説明します。

【例】

所定労働時間8時間(/日)×20日(/月)の事業場で

  • 基本給16万円+みなし残業代5万円(時間外労働40時間分)の従業員Aさん
  • 基本給16万円+精勤手当5万円(残業代別途支給)の従業員B さん

割増賃金の単価が高いのはどちらでしょうか。当然のことながら、答えはBさんです。B さんの割増賃金の基礎には精勤手当5万円も加える必要がありますが(時間外割増賃金1,642円/時)、Aさんは基本給の16万円だけ(同1,250円/時)となります。

※割増賃金の基礎となる賃金から除外できるものは、家族手当、通勤手当などに限られています(厚生労働省資料:割増賃金の基礎となる賃金とは?)。

毎月の手当として同じ5万円を支給する場合であっても、Bさんのほうが割増賃金の単価が高くなります。

さらに、残業代別途支給(残業時間に比例した残業代を払わなければならないこと)があることを考慮すれば、みなし残業が経営側視点で考えたときにメリットとなる仕組みであることは一目瞭然でしょう。

2-3:残業が少なかった月でも従業員は残業したものとして固定額をもらえる

従業員が早く退社しても給与額を減額されずにもらえることは従業員側だけのメリットにも見えますが、これは労使双方に共通するメリットです。

仕事を早く効率的に済ませる従業員ほど得をする(従業員側のメリット)ということは、裏を返すと、「時間に比例して残業代を払えば仕事が遅い従業員ほどたくさんもらえてしまう」という不条理を回避できる(経営側のメリット)ことにつながります。

経団連の調査における「弾力的な労働時間制度の活用状況」に関する設問で、「固定残業制」が回答の選択肢として用いられていることからも、労使双方に共通するメリットであると認識されていることがわかります。

従業員に業務効率化の工夫を促し、労働時間管理を弾力的に運用すること自体は、昨今の「働き方改革」にも通じる考え方です。

過去は、「みなし残業代」も含めた給与を表記して給与水準を高く見せることができた。
かつては取り締りがルーズだったせいもあり、残業代他いろんな手当を含んだ月収を少しでも大きく見せて、自社に有利な求人広告を出していた手口も見られていました。今は法改正もあり、求人広告にも、定額で支払う残業代の内訳や計算式を表記しなければならなくなりました。(厚生労働省資料:職業安定法の改正(2018年1月1日施行)

3. みなし残業のリスク(デメリット)

みなし残業自体は違法ではなく、上記のようにメリットも多くあります。

しかし、以下に挙げるような、さまざまなリスクをはらんでいることにも注意しておきましょう。

3-1:労働した時間に応じて計算した残業代が定額残業代を上回っていれば、その差分を支払わないと違法となる

仮に、みなし残業を月45時間分と決めていたにもかかわらず、突発的な受注増やトラブル対応で70時間残業したケースにおける残業代の計算方法を説明します。

【例】

割増賃金の基礎になる賃金が1,000円/時(割増賃金1,250円/時)であり、みなし残業代として月45時間分(56,250円)を支給されている従業員が、70時間残業した場合は、実績70時間-みなし残業45時間=25時間分は、残業代が未払いになります。

中小企業だと単に、25時間×1,250円/時=31,250円の未払いですが、大企業の場合は月60時間を超える残業は、割増率を5割以上で計算しなければなりません。この割増率を5割としても、15時間×1,250円/時+10時間×1,500円/時=33,750円の未払いが生じます。

割増賃金の未払いには、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が定められています(労基法第119条)。

前章でみなし残業のメリットの1つに「給与計算が楽になる」と説明しました(2-1)が、従業員の勤怠を管理し、みなし残業以上の労働時間で働いてもらった場合は、適切な給与支払いをおこなわなければなりません。

労働時間管理は確かに手間ですが、設定した残業時間(残業とみなす時間)を超過して残業しているケースを見過ごすと、残業代未払いというリスクが待ち構えています。

3-2:みなし残業代を除く基本給が最低賃金を下回るリスク

【例】

所定労働時間8時間/日×20日/月の事業場(中小企業:割増率2割5分)で、基本給16万円+みなし残業代5万円(時間外労働40時間分)の従業員Aさん。その月に80時間の残業をしたと仮定しましょう。

所定労働時間160時間+残業時間80時間=240時間に対して、合計で21万円しか支払われないのですから、時給換算で約807.69円となり、東京都の最低賃金を大幅に下回ります。(厚生労働省資料:地域別最低賃金

基本給が最低賃金を下回ってしまうと違法です。

違法とならないように、給与体系を各地域ごとに見直しておく必要があるでしょう。

3-3:36協定超過を見過ごすリスク

上記3-1のように「みなし残業45時間/月」などと決めるのは良いのですが、労働時間管理を怠ると、36協定の超過を見過ごし、違法な時間外労働をさせてしまうリスクもあります。

36協定は文字どおり労基法第36条に規定されており、これに違反すると6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が定められています(労基法第119条)。

3-4:安全配慮義務違反に問われかねないリスク

さらに、36協定で協定する時間数にもよりますが、月80時間といった、かなり長い時間で協定しているケースでは、それを上回る違法な残業を放置すると、過重労働による安全配慮義務違反を問われかねないリスクもあります。

労働時間と労災認定基準との関係は、厚生労働省資料「脳・心臓疾患の認定基準」を参照ください。そこには「おおむね月45時間を超えて時間外労働時間が長くなるほど業務と発症との関連が徐々に強まると評価できる」、「発症前1カ月間におおむね100時間または発症前2カ月ないし6カ月間にわたって、1カ月あたりおおむね80時間を超える時間外労働が認められる場合は、業務と発症との関連が強いと評価できる」と記載されています。

3-5:サービス残業の温床になる可能性がある

急な受注増やトラブル対応などにより、みなし残業として設定した時間数を超過してしまうケースも多くあるかと思います。

このような場合、従業員が労働時間に関して疑問に思い、現場の上司や先輩に質問する場合もあるかもしれませんが、彼らが「会社のルールで決まっている」と誤認し、部下・後輩に押し付けてしまうこともよくあることです。

「ウチの会社は●時間以上の残業は認められないんだよ」

「ルールだから残業は●時間以内に収めてね」

「●時間以上の残業申告しないでね」

「残業●時間で収まらないのは、あなたのやり方が悪いんだよ。もっと効率良く」

「毎月長時間の残業があるのに、もらえる手当はその一部分だけ」といった違法な状態であるにも関わらず、上司・先輩がこのような調子であれば、部下・後輩は反論できません。

労働した時間に応じて支払うことが法で決まっているはずの残業代ですが、現場でこのように答えてしまう上司・先輩がいると、人事部がそう思っていなくても、後で大きな代償を支払うことになります。

3-6:人材流失・訴訟のリスク

サービス残業や過重労働が常態化した職場では、「優秀な人材の流出」が起こります。

法令違反自体も問題ですが、昨今の人手不足の中で人材の流出は経営者にとって非常に大きな問題でしょう。

また、辞めていく従業員から

  • 不足の残業代を請求される(過去2年分は支払う義務があります)
  • 監督署へ通報される
  • 労働審判に持ち込まれる
  • 裁判
  • SNSへの投稿(レピュテーションリスク)

といったアクションがあることも考えられます。

近年ではSNSなどの利用が進んでおり、会社名を公表されることで評判が落ちてしまう可能性も多分にあります。

人事労務部門がこのようなトラブルへの対応にかける時間と労力ほどむなしいものはありませんので、事前に対策を立てておくに越したことはありません。

4. みなし残業で違法とされないために

以上のように、みなし残業は正しく運用する必要があります。

便利な制度ではありますが、運用を誤ると法令違反や従業員の士気低下といったリスクがあるので注意が必要です。

では、どのようなことに気をつければ良いのか、以下で整理します。

4-1:労働契約・就業規則に明示する

所定労働時間が何時間あって、それを超える残業が何時間あったとみなして、いくらの残業代(みなし残業代)を定額支給するのか明記する必要があります。

フレックスタイム制を導入している企業でも考え方は同じです。

清算期間内における総労働時間(あるいは法定労働時間)を超える労働時間が何時間あったとみなして固定の手当をいくら支給するのか、明記する必要があります。

みなし残業の時間数(残業とみなす時間数)の設定にあたっては、36協定の限度基準や特別条項の上限に留意しつつ極端な長時間労働にならないような配慮も必要です(3-4:安全配慮義務)。

4-2:従業員への周知・同意が得られている

就業規則は「意見聴取」と「周知」、労働契約は「説明」と「同意」が必要です。

「こっそり書いて従業員に知らせない」といったことは、してはいいけません。

就業規則の作成については、厚生労働省のリーフレットをお役立てください。

4-3:みなし残業分を超えた金額と時間が給与明細で明確にされている

みなし残業を導入する場合は、当然ながら「誰が何時間残業したか」を把握する労働時間管理を徹底する必要があります。

残業時間や残業代を固定すること自体は違法ではありませんが、それを超える時間外労働がおこなわれた場合は、その時間分の割増賃金を正確に計算し支給する必要があります。

フレックスタイム制を導入されている企業でも、考え方は同じです。

5.最後に

みなし残業は「残業時間を管理しなくてよい制度」ではありません。「何時間残業させても一定額以上の残業代を払わなくて済む制度」でもありません。

みなし時間を上回る残業実績があれば割増賃金の支払いをしなければならないため、自社にあった時間数を設定してください。

  • 業務効率化へ向けた従業員の意欲を刺激するような時間設定を探ること
  • 業務改善などと同時並行で取り組むことも必要であること(まずは余計な仕事を減らす努力をする)
  • 労働時間に応じた割増賃金の額を下回らないこと(そのための労働時間管理も適切におこなう)

といったことには、十分注意しましょう。

ご参考までに、最後に関連する裁判例の名称だけ列記します。みなし残業のメリットだけに注目したために、違法な運用でトラブルになっている実態があることを念頭において、運用するようにしてください。

【みなし残業に関する主な裁判例】
  • 関西ソニー販売事件(大阪地判昭和63年10月26日)
  • 高知県観光事件(最高裁平成6年6月13日)
  • トレーダー愛事件(京都地判平成24年10月6日)
  • イーライフ事件(東京地判平成25年2月28日)
  • 日本ケミカル事件(最高裁第一小法廷 平成30年7月19日判決)

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