固定残業代を40時間分に設定する場合の注意点 |HR NOTE

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固定残業代を40時間分に設定する場合の注意点

急いでいる社会人

固定残業代は基本給とは別に一定の残業代を加えて支払うものです。時間や金額は会社や対象となる従業員によって異なりますが、36協定との関係もあるため月45時間以内に設定する必要があります。

では40時間に設定した場合、特に問題はないのでしょうか。

本記事では固定残業代を40時間に設定する場合のメリットや注意点に加えて、固定残業代が違法となるケースや解決方法について解説します。

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1. 固定残業代を40時間に設定することは会社・従業員ともにメリットがある

メリットと書かれた木のブロック

固定残業代を40時間に設定するということは、月40時間までの残業代に基本給を加えたものを月給として支払うことです。

実労働時間が40時間より少ない場合でも残業代は減額されず、40時間分の残業代が支払われますし、40時間を超えた場合は超過した分に対して割増賃金が別途支払われます。

会社は残業40時間までであれば、残業の時間管理コストが抑えられます。
従業員は残業代を稼ぐために無駄に残業をする必要がなくなります。

どちらにとってもメリットが得られるでしょう。

2. 固定残業代を40時間に設定する際に注意すべき点は3つ

3本指を出す女性

労使ともにメリットがある固定残業代40時間設定ですが、注意すべき点もあります。

  1. 労働基準監督署に36協定の届出をしていること
  2. 固定残業代を上回る割増賃金が発生した場合は別途支給する
  3. 固定残業代を設定する際は、従業員に固定分に含まれる残業時間と賃金を書面で周知させる

2-1. 36協定の届出がないと残業自体が違法になる

固定残業代の上限は月45時間ですが、これは36協定で残業の上限が月45時間(年360時間)まで認められているからです。

2019年以前は特別条項つきの36協定を結ぶことで残業の上限は設けられていませんでしたが、働き方改革関連法施工によって上限が設けられました。

36協定は従業員に残業させるなら必ず届け出てください。36協定の届出がないと残業自体が違法となるからです。懲役・罰金が科せられる可能性もあるので、注意が必要です。

2-2. 固定残業代を上回る残業が発生した場合は割増賃金を別途支給する

固定残業代を40時間を設定した場合、月40時間を超えた残業がある時、会社は超えた分に対して割増賃金を別途支払わなくてはなりません。

固定残業代はある程度までの残業代が定額になるものですが、40時間を超えて残業しても追加で支払わないのは違法となります。

2-3. 固定残業代を設定する際は、含まれる残業時間と賃金について書面で明示

固定残業代を正しく設定するためには、制度を導入する従業員それぞれに固定残業に含まれる残業時間と賃金について、雇用契約書や就業規則などの書面で以下のことを明示する必要があります。

  • 固定残業代は残業手当の定額払いであり、それ以外の賃金と区別されること
  • 固定残業代に含まれる残業の時間数を明らかにすること
  • 固定残業分の時間外労働を超過した場合は時間外手当を支払うこと

3. 固定残業代が違法となる5つのケース

虹色の5

固定残業代はトラブルが発生すると違法とみなされるケースもありますが、固定残業代自体が違法というわけではありません。

ここでは違法とみなされた5つのケースについてご紹介します。

3-1. 残業時間が固定残業分を大幅に超過しても割増賃金が支払われない

固定残業代として40時間を設定した場合、40時間を超えた分の差額を追加で支払う必要があります。

しかし、なかには追加の賃金を支払わない会社もあり、違法とみなされるケースがあります。

3-2. 固定残業代が基本給に含まれている

固定残業代は基本給と分けて表示するよう厚生労働省が基準を示しています。

固定残業代は基本給と分けていないと、固定残業代に含まれる残業時間と賃金がどのくらいあるのかわかりにくくなります。

固定残業代の具体的な内容がわからなければ、固定残業分を超えたかどうかもわかりにくく、割増賃金の支払いと認められない可能性が高くなるでしょう。

3-3. 雇用契約書や就業規則に固定残業代に関する規定がない

固定残業代を違法にしないためにも、固定残業代に関する規定を雇用契約書や就業規則に明示する必要があります。

固定残業代に含まれる割増賃金の範囲(時間外労働・休日労働・深夜労働など)も明確にしましょう。

固定残業代に関する規定を明示しないままでは、固定残業代が割増賃金の支払いと認められず、違法とみなされるでしょう。

3-4. 固定残業代を除いた基本給が最低賃金を下回るほど少額

固定残業代を除いた基本給が少なすぎるのは、会社が長時間の残業をカバーすることを想定しているとみなされます。

このように長時間労働を前提とする割増賃金は不合理として、割増賃金の支払いとして認められない可能性があるでしょう。

また、基本給の部分が最低賃金を下回ると違法になります。
最低賃金法違反として罰則や行政処分が科せられる可能性もあります。

3-5. 固定残業が月45時間以上に設定されている

従業員に残業をさせるには会社は36協定を締結する必要があり、労働基準法で1ヵ月あたりの残業時間の上限は45時間と定められています。
この上限を超えた残業を前提としたような固定残業代の設定は、違法であり無効とされる可能性が高いでしょう。

4. 固定残業代の問題を解決するために押さえておきたいポイント

ポイントと書かれた黒板

固定残業代が違法や無効とならないためにはどうすればいいのか、押さえておきたいポイントは以下のとおりです。

  1. 雇用契約書や就業規則に固定残業代に関する規定を細かく具体的に明示する
  2. 採用時の求人広告や労働条件通知書にも明示する
  3. 各従業員の実労働時間を把握し、固定残業を超えた分について正しく割増賃金を支払う
  4. 従業員の平均的な残業時間を把握し、適切な時間を固定残業代に設定する
  5. 固定残業代制度の活用には最新の裁判例に詳しい弁護士に相談する

 

固定残業代を導入する会社はそれに関する規定を従業員に明示する必要があります。雇用契約書や就業規則だけではなく、採用時の求人広告などにも的確な表現で具体的に表記することをおすすめします。

また、固定残業代でもっともトラブルになりやすいのが、超過分の割増賃金の未払いです。これを防ぐには、各従業員の実労働時間を把握し、固定残業から超えた分は正しく賃金を支払いましょう。

さらに、固定残業代は決められた時間より実労働時間が大幅に少ない場合、会社にとって人件費の負担が大きくなります。定期的に従業員の平均的な残業時間を確認し、実労働時間と大きく乖離しない範囲で固定残業の時間を設定しましょう。

固定残業代に関する裁判例を知ることは固定残業代制度を有効に活用するためにも重要です。最新の裁判例に詳しい弁護士に相談することも1つの方法です。

固定残業代制を導入していても、超過分の労働に対しては割増賃金の支払う必要があるため、従業員が実際にどのくらい勤務したのかを把握しておきましょう。

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5. 固定残業代を40時間に設定する場合は実労働時間との差に注意

注意喚起する標識が立っている固定残業代を40時間に設定すること自体は違法ではありませんが、労働基準法でも残業(時間外労働)は月45時間以内と定められています。

40時間に設定することは、上限に近い残業を想定しているとみなされる可能性が高いでしょう。
また、実労働時間が40時間より大きく下回ったとしても、固定残業代を減額することはできません。逆に超えた場合は、その分の割増賃金を正しく支払う必要があります。

固定残業代を40時間に設定すれば、40時間の残業までは固定で割増賃金を支払うことになるため、賃金計算の手間は軽減されますが、実際の残業時間と比較してあまり乖離しないことがトラブル発生を防ぐにはおすすめです。

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