代休に取得期限はある?しっかりと管理するためのポイント |HR NOTE

代休に取得期限はある?しっかりと管理するためのポイント |HR NOTE

代休に取得期限はある?しっかりと管理するためのポイント

代休の取得期限

代休とは、従業員が休日出勤した後に、他の勤務日へ休日の変更をすることを言います。

代休は先に休日を取得する日を指定しないため、未消化のまま放置されることがあります。

未消化の場合、いつまでに代休を取得させなければいけないでしょうか。

今回は、代休の取得期限や管理する上でのポイントについて紹介します。

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1. 代休の取得期限について

代休の期限の規定

代休には法律上で定められた取得期限があります。

一方で、就業規則で代休を規定することで、会社で自由に取得期限を設けることもできます。

ここでは、それぞれ詳しく解説します。

1-1. 法律上の取得期限は2年

労働基準法上では代休の取得期限についての事項はありませんが、同法115条の「賃金その他の時効」が2年と定められていますので、代休の取得期限も2年と一般的には考えられています。[注1]

そもそも、代休自体が労働基準法によって定められた休日ではないため、従業員へ与えなくても違法性を問われることはありません。

しかし、就業規則に代休に関する規定を定めている場合は、規定に則って代休を運用する必要があります。

1-2. 会社独自で取得期限を規定することが可能

法律上の取得期限は2年となっていますが、長期間に渡って代休を管理するのは労務管理する上では望ましく無いでしょう。代休は法律上で定められたものではないため、取得期限は会社が自由に設定することができます。

そのため、事前に代休の取得期限をルール化して、就業規則へ明記している企業は少なくありません。一般的に、代休の取得期限は1か月~2か月以内で定めているところが多いようです。

代休を与えないことも可能ですが、会社としては多く給料を支払うことになりますので、長い目でみると人件費の増加に繋がる可能性があります。

また、従業員にとっても健康上のリスクが生じる恐れもあります。代休の取得を従業員に促す意味でも、代休の取得期限を事前に規定しておいたほうが良いと言えるでしょう。

2. 代休の取得期限を過ぎてしまった場合の対処方法

期限を過ぎている人

法律上あるいは会社の就業規則上の取得期限を過ぎてしまった場合は、原則従業員は代休を取得することができません。

従業員から代休取得の請求があったとしても、会社はこれを拒否することができます。

ですが、業務多忙などやむを得ない事情がある場合は、労使合意のもと取得期限を延長させることもできます。

代休の取得期限を過ぎてしまった場合でも、休日勤務の割増賃金の支払いは必要です。支払いを怠った場合は、労働基準法の違反となりますので注意しましょう。

休日勤務の割増賃金の計算方法については、法定休日と法定外休日とで扱いが異なります。法定休日に休日出勤した場合は、基礎賃金に35%以上を乗じた割増賃金を計算して支払います。[注2]

また、法定外休日に休日出勤した場合は、法定労働時間の上限「週40時間」を超えている場合は、超過した時間に対して25%以上の割増賃金の支払いが必要です。

代休の期限が過ぎてしまったとしても、休日勤務の割増賃金を支払はなくてはいけませんので、会社としては人件費が増加することになります。代休の取得期限までに従業員へ代休取得させるよう労務管理を適切に行うことが必要となるでしょう。

3. 代休を与える際の注意点

注意事項

効率よく労務管理をする上でも、代休は早めに取得を促すことが大切です。

ここでは、代休を実際に与える際の注意点についていくつか紹介します。

3-1. 従業員の了承なく欠勤を代休で相殺できない

急な体調不良など従業員の個人的な事業によって欠勤となった場合、未消化の代休と欠勤を相殺することは、従業員の承諾が無い限りできません。

欠勤を代休で処理する場合は、必ず従業員の承諾を得てから処理を行うようにしましょう。欠勤に関しては、ノーワーク・ノーペイの原則が適用となり、賃金を支払わなくても良いものとされています。

しかし、雇用契約などで欠勤日に対しても賃金の控除はしないなど定めている場合は、賃金を支払わなくてはいけません。

その場合でも、欠勤を代休で相殺はできませんので注意しましょう。

3-2. 代休ではなく有給の申請は拒否できない

従業員の中には、代休ではなく有給を先に消化させたいと考える人も少なくないでしょう。従業員が代休ではなく有給を先に申請してきた場合、原則会社は拒否することができません。

有給に関しては、労働者が希望する日に取得させるよう労働基準法によって雇用主に義務付けられています。
そのため、会社が代休ではなく有給を申請してきた際に拒否してしまうと、労働基準法に違反することとなり罰則の対象となります。

4. 代休や有給を適切に管理する方法

休みの管理

代休や有給を適切に管理することは、従業員の健康面やコスト面において非常に重要となります。

代休や有給の管理は、従業員数が多くなってくると非常に大変な作業となってきます。

紙などと勤怠管理を行っていると、誰が代休や有給を取得済みで、誰が未取得であるのか把握するのにかなりの時間を要してしまうでしょう。

ここでは、3つの管理方法について紹介します。

4-1. 勤怠管理システムを導入する

 

勤怠管理システムを導入することで、全従業員の代休や有給の取得状況を可視化して、すぐに把握することができるようになるため、未取得の従業員に取得を促すことができるようになります。

勤怠管理システムは、代休や有給の未消化を減らすにも大変役に立つツールです。

4-2. 休日出勤日より近い日にちで取得を促す

代休が未消化のまま累積されていくと、人件費が増加するだけでなく、社員の健康上の問題や労務管理の煩雑化など様々なデメリットが生じます。

就業規則上では数か月単位で取得期限を設定してあったとしても、休日出勤日のすぐ後、できれば同一賃金計算期間内で代休を取得してもらうよう促した方が良いでしょう。

そのためには、業務が忙しくて取得ができない従業員に対して部署内で業務調整を行う、上司が声かけをして従業員へ代休取得の意識づけするなどの取り組みをすることが大切です。

4-3. 代休ではなく振替休日で対応する

振替休日とは、事前に休日を別の勤務日に振り替えることです。事前に休日をずらしておくため、休日出勤の割増賃金を支払う必要がありません。

代休は事後に休日の変更をするため、未取得の従業員に取得を促すといった労務管理上の手間が生じます。

しかし、振替休日は予め休日を決めておくため、代休のような休日の未取得が起こりづらく、労務管理の手間を省くことができます。

また、休日手当の支払いも不要となるため、代休と比べて人件費を抑えることもできます。

代休と振替休日は賃金以外にも付与の方法や従業員が申請をおこなうタイミングが異なります。休日出勤が滅多に発生しないため、細かな違いについてしっかりと理解できているか不安だという方に向けて、当サイトでは「休日・休暇ルールBOOK|割増賃金の計算など休日労働への対応も解説!」を無料でお配りしています。

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5. 労務の適正管理のために代休の取得を促そう

取得を促す女性

代休の取得期限は法律上では2年ですが、就業規則で代休を規定する場合は会社側で取得期限を決めることができます。

代休を取得させないと、従業員の健康面が危ぶまれるリスクや、人件費のコスト増といったデメリットが生じる可能性があるため、普段から代休取得を促す取り組みが必要となってきます。

とはいえ、従業員数が多ければ、代休管理も大変な作業となります。代休を効率よく管理していくためにも、勤務管理システムなどの導入がおすすめです。

 

[注1]e-Gov法令検索|労働基準法

[注2]厚生労働省|しっかりマスター労働基準法「割増賃金編」

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