有給休暇の年5日取得義務化によって中小企業が取るべき対応をわかりやすく解説 |HR NOTE

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有給休暇の年5日取得義務化によって中小企業が取るべき対応をわかりやすく解説

  • 労務
  • 就業規則

有給休暇の取得義務化で中小企業がとるべき対応2019年に労働基準法が改正されたのをご存じでしょうか。法改正によって、年に10日以上有給休暇が付与された従業員には、有給休暇を年に5日確実に取得させることが義務化されました。本記事では、法改正によって中小企業が取るべき対応について詳しく解説します。

関連記事:有給休暇の基本的なところや発生要件・計算方法を解説

取得義務化に沿った有給休暇の管理、正しくできていますか?

2019年4月より有給休暇の年5日取得が義務化されました。

しかし、以下のような人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

・有給の取得が義務化されたのは知っているが、特に細かい社内ルールを設けて管理はしていなかった…
・どうやって有給を管理していけば違法にならないのかよくわかっていない…
・そもそも義務化の内容について細かいルールを知らない…

そのような人事担当者様に向け、当サイトでは年次有給休暇の義務化についてまとめた資料を無料で配布しております。

この資料では、有給休暇を含め働き方改革によって改正された労働基準法の内容と、それに対して行うべき管理をまとめていますので、社内の勤怠管理に問題がないか確認する際にぜひご利用ください。

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1. 有給休暇の年5日取得義務化とは

はてなの吹き出し有給休暇の年5日取得義務化とは、労働基準法の改正により、年に10日以上有給休暇が付与された従業員に有給休暇を取得させることを義務付けた制度です。

これによって企業は従業員の有給休暇取得状況を管理簿で管理し、対象の従業員に1年間で5日間の有給休暇を確実に取得させなければならなくなりました。

関連記事:年5日の年次有給休暇を正しく取得させるための注意点・ポイントをおさらい

1-1. 有給休暇の年5日取得はいつから義務化?中小企業への猶予は?

2019年4月に労働基準法が改正され、有給休暇の年5日取得が義務づけられました。

施行猶予期間は設けられなかったため、企業規模に関わらず、2019年4月から有給休暇の年5日取得が義務化されています。

関連記事:年5日の有給休暇取得が義務に!労働基準法違反にならないために企業がすべき対応方法とは

1-2. 有給休暇年5日取得義務化の対象者

有給休暇5日取得の対象者となるのは正社員だけではありません。パートやアルバイトで働いている人も含まれるため、従業員の有給休暇管理を正しくおこなう必要があります。

なお、一般的に5日の取得義務の対象者となるのは以下の4つのパターンです。

  • 入社後6カ月が経過している正社員、またはフルタイムの契約社員
  • 入社後6カ月が経過している週30時間以上勤務のパートタイマー
  • 入社後3年半以上経過している週4日出勤のパートタイマー
  • 入社後5年半以上経過している週3日出勤のパートタイマー

なお、週2日勤務のパートタイマーの場合は、有給休暇の付与条件により、10日以上の有給休暇が付与されることがないので、取得義務の対象外となります。

また、年10日以上の有給休暇を付与した時点で義務化の対象となります。保有日数ではなく、付与日数で判断することに注意が必要です。

1-3. 有給休暇5日はいつからいつまでの期間に取得させる?

有給休暇5日の取得義務化は、1年間に5日の有給休暇を取得させるための制度です。1年間とは、10日以上の有給休暇が付与されたタイミングを基準日とし、そこから1年間以内の期間を指します。

一般的に、有給休暇は入社から半年後に付与されます。たとえば、従業員が4月1日入社の場合は10月1日に有給が付与され、そこから1年以内に5日の有給を取得することになります。

2. 有給休暇を付与する条件

有給休暇は以下の2つの条件を満たしている全ての従業員に付与されます。

  • 雇い入れから継続して6カ月以上勤務している
  • 全労働日の8割以上出勤している

付与される有給休暇の日数はフルタイム労働者と短時間労働者で異なります。

2-1. フルタイム労働者の場合

フルタイム労働者に付与される有給休暇の日数は、下記のように継続勤続年数によって異なります。

継続勤続年数

0.5年

1.5年

2.5年

3.5年

4.5年

5.5年

6.5年

付与日数

10日

11日

12日

14日

16日

18日

20日

このように、最低でも10日間の有給休暇が付与されるので、有給休暇付与条件を満たしているフルタイム労働者は全員有給休暇の年5日取得義務の対象者です。

2-2. パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合

有給休暇が10日以上付与されたパート・アルバイトの従業員も、年5日取得義務の対象者になります。ただし、短時間労働者の場合、有給休暇は所定労働日数に応じて付与されます。パート・アルバイトなどの短時間労働者に付与される有給休暇の日数は以下の通りです。

週の所定労働日数

年間の所定労働日数

継続勤続年数

0.5年

1.5年

2.5年

3.5年

4.5年

5.5年

6.5年

4日

169~216日

7

8

9

10

12

13

15

3日

121~168日

5

6

6

8

9

10

11

2日

73~120日

3

4

4

5

6

6

7

1日

48日~72日

1

2

2

2

3

3

3

このように、週所定労働日数が3日かつ勤続年数が5年半以上の従業員と、週所定労働日数が4日かつ勤続年数が3年半以上の従業員は、有給休暇の年5日取得義務の対象者になります。また、パートやアルバイトの従業員でもフルタイム同様に週5日以上勤務している場合は、フルタイム労働者と同じ有給休暇制度が適用されるので注意が必要です。

関連記事:【図解】有給休暇の付与日数と付与のポイントをわかりやすく解説!

3. 有給休暇の年5日取得義務化における注意点

ここでは、有給休暇の年5日取得義務化における注意点について詳しく紹介します。

3-1. 中途入社の場合はどのように対応する?

中途入社で会社に雇用される場合、入社日から6カ月継続して勤務した日に有給休暇が付与されます。たとえば、6月15日に中途入社した従業員の場合、有給休暇が付与されるのは6カ月後の12月15日になります。翌月1日(7月1日)を基準日とはしないので注意が必要です。

3-2. 副業している場合の有給休暇5日義務化は?

パートやアルバイトを掛け持ちしている人や、本業のほかに副業をしている人には、どのように有給休暇の取得義務が適用されるか疑問に感じている人もいるかもしれません。

労働基準法第38条により、労働時間は通算して計算されることになっています。しかし、所定労働時間について通算される決まりはありません。そのため、有給休暇の算定基礎となる所定労働時間は、本業と副業の勤務先それぞれで計算されることになります。

たとえば、A社とB社でそれぞれ週2日ずつ働いているケースを考えてみましょう。この場合、A社、B社ともに年10日の有給休暇の付与対象になることはないので、両社とも年5日の取得義務は適用されません。

このように、副業している従業員がいたとしても、自社の所定労働日数を基に有給休暇の日数を算出する点に気を付けましょう。

3-3. 有給休暇の買取は可能?

有給休暇は労働者の心身のリフレッシュを目的とする制度であるため、原則として、有給休暇の買取は禁止されています。ただし、下記の3つのケースでは、有給休暇の買取が認められています。

  • 法律で決められている有給休暇の日数を上回る場合
  • 退職する際に有給休暇が残っている場合
  • 消滅時効になった有給休暇を買い取る場合

以上から、有給休暇の年5日取得義務を満たすのが難しいために、有給休暇を買い取るのは違法です。そのため、有給休暇を計画的に取得できる体制を整備することが大切です。

関連記事:有給休暇の買取は違法?退職者の対応や計算方法、デメリットを解説!

3-2. 有給休暇を5日取得できなかった場合の罰則・実例

従業員に有給休暇の年5日取得をさせなかった企業は法令違反となります。従業員が1年に取得した有給休暇が5日未満だった場合、従業員1人につき30万円以下の罰金が科されるので注意が必要です。

この罰則は企業に対して課されるものであり、年5日の取得ができなかった従業員数に応じて罰金も増えていくため、漏れなく管理することが求められます。

実際に、罰則を受けた事例は以下の通りです。

2019年4月以降、年5日の年休取得が義務化されましたが、複数の従業員からの有給申請に応じなかったとして、愛知県内の給食管理業者(ただし10人以上規模のみ)と各事業場の責任者である店長3人が書類送検されました。
これは、労働者6人に対して年次有給休暇取得の時季指定を怠ったことによる労働基準法第39条(年次有給休暇)違反であることが理由です。

3-3. 有給休暇を5日取得できなくてもバレない場合は罰則なし?

従業員が有給休暇を5日取得できなくても、すぐに罰則を受けるとは限りません。というのも、すべての従業員が有給休暇を5日取得できているか否かを外部から判断することが難しいためです。

しかし、だからといって有給休暇を取得させないのは違法です。有給休暇の取得を拒否されたり不利益な扱いを受けたりした場合、従業員が労働基準監督署に申告する恐れがあります。そうなれば、罰則が課されるだけでなく社会的信用も失いかねません。

有給休暇5日取得は企業の義務です。罰則の有無にかかわらず、全従業員に確実に取得させましょう。そのためには、有給休暇の管理体制や業務効率の改善など、さまざまな対策を講じる必要があります。

とはいえ、「年5日取得義務化は知っているけど、法律に則って正しい運用ができているか不安がある」「具体的にどう対応すればよいかわからない」という担当者様も多いのではないでしょうか?そのような方に向け、当サイトでは2019年の法改正によって、具体的にどのような勤怠管理が必要になったかを解説したガイドブックを無料で配布しています。

法律に則った有休の取り扱いを詳しく解説しているため、こちらからダウンロードしてご活用してみてください。

3. 義務化によって中小企業で発生する問題と解決策

本章では、義務化によって中小企業で発生しやすい問題とその解決策をまとめましたので、参考にしてみてください。

3-1. 人手不足が加速する

年5日間の有給休暇取得義務が発生したことによって、今まで有給休暇を取得する従業員が少なかった企業では、従業員の有給休暇取得により人手不足が加速する可能性があります。

解決策としては、従業員が有給休暇を取得しても業務が回る体制づくりをすることが挙げられます。たとえば、誰かが休んでも出勤している他の従業員が補えるような人員配置をすることが大切です。また、会社全体や部署・グループ単位で業務を一斉に止めて、休みを導入するのも一つの手です。

3-2. 人事担当者の業務が増える

年5日間の有給休暇取得義務が発生したことによって、今まで以上に有給休暇の取得状況を綿密に管理することが必要になりました。そのため、有給休暇を管理する人事担当者の業務が煩雑になります。

有給休暇を紙で管理している場合、有給休暇の申請の度に申請書を確認し、捺印して承認するようなフローを従業員の人数分おこなわなくてはなりません。解決策としては、勤怠管理システムを導入することが挙げられます。従業員がオンライン上で申請したものをボタン一つで承認することで面倒な手間を省くことができます。

3-3. 計画的に有給休暇を取得させる必要がある

年5日間の有給休暇取得義務が生じたことにより、従業員が有給休暇を計画的に取得できているかを確認し、取得できていない従業員が出ないようにしなくてはなりません。従業員が多ければ多いほど、一人ひとりの有給休暇取得状況を把握するのは膨大な業務量が発生します。

一斉に取得させる計画年休を導入すれば、管理の煩雑さを軽減することができます。しかし、計画年休以外の有休管理は引き続き必要になります。

有給休暇の管理を効率化したい場合は、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。有給休暇の取得状況や残日数を自動で算出して知らせる機能がある勤怠管理システムを使えば、管理者がいちいち従業員の取得状況を確認する必要がありません。

4. 義務化によって中小企業が取るべき対応

中小企業の義務有給休暇の取得義務化によって中小企業が取るべき対応は基本的には大企業と同じです。有給休暇の管理担当者はしっかりと法対応てきているかどうかを確認しましょう。ここでは、有給休暇の年5日取得義務化によって中小企業が取るべき対応について詳しく紹介します。

4-1. 従業員一人ひとりの有給管理簿を作成・保管する

企業には年に10日以上有給休暇が付与された従業員一人ひとりの有給管理簿を作成する義務があります。これは5日の有給休暇を確実に取得させるためのルールです。有給管理簿には基準日、日数、時季(有給休暇を取得した日)を必ず記載しなければなりません。この3つの必須項目が記載されていれば良いため、管理や保管方法は紙・エクセル・管理システムなどから企業が自由に選ぶことができます。

なお、有給管理簿は作成した後、有給休暇を与えた期間中と該当期間満了後3年間は保存しておかなければならないため、注意しましょう。

関連記事:年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある!記載事項や記入例をわかりやすく解説

4-2. 時季指定をする

企業は義務化に伴って取得日数が5日に満たない従業員に有給休暇を取得させることと、取得状況の確認をしなくてはなりません。有給休暇取得日数が年5日未満の従業員がいる場合、企業は従業員と相談しながら時季指定をおこなって有給休暇を取得させましょう。時季指定をする場合には、従業員の意向を聞いたうえで実施する必要があります。

参考:年次有給休暇の時季指定義務|厚生労働省

4-3. 計画年休を導入する

有給休暇を計画的に取得させるため、あらかじめ労使協定を結び就業規則に記載したうえで計画年休を設ける方法があります。なお、計画年休のため締結した労使協定について、労働基準監督署への提出義務はありません。

労使間で事前に合意し、有給休暇の付与日数のうち5日を超える日数の範囲内であれば、企業は指定して従業員に付与させることができます。たとえば、有給休暇が20日付与されている従業員であれば、15日までなら企業が指定して付与することができます。

また、計画年休の導入方法には以下の3パターンがあります。

①一斉付与方式

全従業員に対して一斉に休暇を与える方式です。業務全体を一斉に休みにできる業態で取り入れられています。一斉付与にすることで、担当者は有給休暇取得日の管理がしやすくなります。

②部署・グループ別付与方式

同一の部署やグループごとに休暇を与える方式です。業務全体を一斉に休みにできない業態で取り入れられています。

③個別付与方式

個人の記念日や誕生日などに休暇を与える方式です。従業員によって有給休暇の取得日が異なるため、上記2つの方式よりは管理が複雑になります。

企業や従業員にあった方法で有給休暇の取得を促進していきましょう。

参考:年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説|厚生労働省

4-4. 就業規則にきちんと記載する

労働基準法第89条より、就業規則を作成・届出する義務のある企業は、休暇に関してきちんと就業規則に記載しなければなりません。たとえば、有給休暇の時季指定をおこなうのであれば、対象者や条件、方法などを明確に定め、就業規則に記載する必要があります。

(作成及び届出の義務)
第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

引用:労働基準法第89条一部抜粋|e-Gov

5. 有給休暇の日数を効率よく管理するなら勤怠管理システムを導入しよう

青空とグッド有給休暇の年5日取得義務化によって管理簿を作成して定期的に従業員の有給休暇取得状況を確認しなければならなくなりました。手作業で管理をしていると、従業員数が多いほど担当者の業務量は増えて管理が煩雑になります。有給休暇の管理に困っている担当者は管理方法を見直せば、業務量を抑えられる可能性があります。

ここでは、有給休暇の管理を効率化できる勤怠管理システムの特徴やメリットについて詳しく紹介します。

5-1. 勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間や休憩時間、有給休暇などを効率よく管理するためのシステムです。勤怠管理システムには、有給休暇管理の機能が搭載されており、有給休暇の申請・承認をシステム上でおこなうことができます。また、アラート機能により、法律で定められた有給休暇を取得していない従業員に警告を出して、休暇取得を促進することも可能です。

5-2. 勤怠管理システムを使うメリット

勤怠管理システムを活用すれば、PCやスマホといった端末とネット環境があれば、場所を問わず作業ができるので、業務の効率化が期待できます。また、従業員の有給休暇の取得状況をリアルタイムで確認できるため、残日数を確認して計画的に有給休暇を取得させることが可能です。さらに、法改正があった場合でも、自動でアップデートできるシステムもあります。

このように、勤怠管理システムを導入することで、業務負担の削減につなげることが可能です。ただし、勤怠管理システムには、さまざまな種類があるので、自社のニーズにあわせて適切なツールを選ぶことが大切です。

6. 確実に年5日の有給休暇を取得させましょう

グッドの手 2019年4月から年5日の有給休暇の取得が企業に義務付けられました。有給休暇は従業員の心身のリフレッシュを図るために設けられた制度です。企業の管理者は有給休暇の付与条件と日数を把握して、適切に有給休暇を付与するようにしましょう。有給休暇を取得させると同時に取得できる環境づくりも非常に重要です。人員を増やしたり、労働生産性を上げたりするなどして、従業員が有給休暇を取得しても問題ないように体制を整えましょう。また、この機会に勤怠管理システムを導入して、有給休暇の管理方法を見直すのもおすすめです。

取得義務化に沿った有給休暇の管理、正しくできていますか?

2019年4月より有給休暇の年5日取得が義務化されました。

しかし、以下のような人事担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

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