有給休暇の年5日取得義務化によって中小企業が取るべき対応をわかりやすく解説

2019年に労働基準法が改正されたのをご存じでしょうか？法改正によって、年に10日以上有給休暇が付与された従業員には、有給休暇を年に5日確実に取得させることが義務化されました。本記事では、法改正によって中小企業が取るべき対応について詳しく解説します。

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1. 有給休暇の5日取得義務化とは

有給休暇の5日取得義務化とは、労働基準法が改正されて年に10日以上有給休暇が付与された従業員に有給休暇を取得させることが義務付けられたことです。これによって企業は従業員の有給休暇取得状況を管理簿で管理し、対象の従業員に1年間で5日間の有給休暇を確実に取得させなければならなくなりました。なお、ここで言う1年間は、毎年の有給休暇が付与された日（基準日）から1年間を指します。

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1-1. いつから義務化されたの？

2019年の4月に労働基準法が改正されて、有給休暇の年5日取得が義務づけられました。施行猶予期間が設けられなかったため、企業規模に関わらず、2019年4月から有給休暇の年5日取得が義務化されています。

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1-2. 守らなければ罰則がある

従業員に有給休暇の年5日取得をさせなかった企業は法令違反となります。従業員が1年に取得した有給休暇が5日未満だった場合、従業員1人につき30万円以下の罰金が科されます。年5日の取得ができなかった従業員数に応じて、罰金も増えていくため、漏れなく管理する必要があります。

とはいえ、「年5日取得義務化は知っているけど、法律に則って正しい運用ができているか不安がある」「具体的にどう対応すればよいかわからない」という担当者様も多いのではないでしょうか？そのような方に向け、当サイトでは2019年の法改正によって、具体的にどのような勤怠管理が必要になったかを解説したのガイドブックを無料で配布しています。法律に則った有休の取り扱いを詳しく解説しているため、こちらからダウンロードしてご活用してみてください。

2. 有給休暇の付与条件と日数

従業員に有給休暇の年5日取得をさせるためには、まず有給休暇の付与条件と日数を把握する必要があります。以下で有給休暇の付与条件と付与日数を確認しましょう。

2-1. 有給休暇を付与する条件

有給休暇は以下の2つの条件を満たしている全ての従業員に付与されます。

• 雇い入れから継続して6か月以上勤務している
• 全労働日の8割以上出勤している

付与される有給休暇の日数はフルタイム労働者と短時間労働者で異なります。

2-2. フルタイム労働者の場合

フルタイム労働者に付与される有給休暇の日数は以下の通りです。

有給休暇付与条件を満たしているフルタイム労働者は全員有給休暇の年5日取得義務の対象者です。

2-3. パート・アルバイトなどの短時間労働者の場合

パート・アルバイトなどの短時間労働者に付与される有給休暇の日数は以下の通りです。

有給休暇が10日以上付与されたパート・アルバイトの従業員も年5日取得義務の対象者になるため、週所定労働日数が3日かつ勤続年数が5年半以上の従業員と週所定労働日数が4日かつ勤続年数が3年半以上の従業員は有給休暇の年5日取得義務の対象者です。

パートやアルバイトの従業員でもフルタイム同様に週5日以上勤務している場合は、上の表が適用されるので注意が必要です。

関連記事：【図解】有給休暇の付与日数と付与のポイントをわかりやすく解説！

3. 義務化によって中小企業で発生する問題と解決策

本章では、義務化によって中小企業で発生しやすい問題とその解決策をまとめましたので、参考にしてみてください。

3-1. 企業によっては人手が足りなくなる

5日間の有給休暇取得義務が発生したことによって、今まで有給休暇を取得する従業員が少なかった企業では、従業員が有給休暇を取得することで人手不足になるような状況が生まれる可能性があります。

解決策としては、従業員が有給休暇を取得しても業務が回る体制づくりをすることが挙げられます。例えば、誰かが休んでも出勤している他の従業員が補えるような人員配置をすることです。

あるいは、会社全体か部署やグループ単位で業務を一斉に止めて、休みを導入することも1つの方法です。

3-2. 人事担当者の業務が増える

5日間の有給休暇取得義務が発生したことによって、今まで以上に有給休暇の取得状況を綿密に管理することが必要になりました。そのため、有給休暇を管理する人事担当者の業務が煩雑になります。有給休暇を紙で管理している場合、有給休暇の申請の度に申請書を確認し、捺印して承認するようなフローを従業員の人数分行わなくてはなりません。

解決策としては、管理システムなどを使うことが挙げられます。従業員がオンライン上で申請したものをボタン一つで承認することで面倒な手間を省くことができます。

3-3. 計画的に有給休暇の管理をする必要がある

5日間の有給休暇取得義務が発生したことによって、従業員が有給休暇を計画的に取得できているかを確認し、取得できていなければ取得させなければならなくなりました。従業員が多ければ多いほど、一人ひとりの有給休暇取得状況を把握するのは膨大な業務量が発生します。

一斉に取得させる計画年休を導入すれば、管理の煩雑さを軽減することができます。しかし、計画年休以外の有休管理は引き続きしなくてはならないので、そちらも簡単に管理したい場合は、管理システムなどを導入することがおすすめです。有給休暇の取得状況や残日数を自動で算出して知らせる機能がある管理システムを使えば、管理者がいちいち従業員の取得状況を確認する必要がありません。

4. 義務化によって中小企業が取るべき対応

有給休暇の取得義務化によって中小企業が取るべき対応は基本的には大企業と同じです。有給休暇の管理担当者はしっかりと法対応てきているかどうかを確認しましょう。本章では、義務化によって中小企業が取るべき対応をまとめました。

4-2. 従業員一人ひとりの有給管理簿を作成・保管

企業には年に10日以上有給休暇が付与された従業員一人ひとりの有給管理簿を作成する義務があります。これは5日の有給休暇を確実に取得させるためのルールです。有給管理簿には基準日、日数、時季（有給休暇を取得した日）を必ず記載しなければなりません。この3つの必須項目が記載されていれば良いため、管理や保管方法は紙・エクセル・管理システムなどから企業が自由に選ぶことができます。

なお、有給管理簿は作成した後、有給休暇を与えた期間中と該当期間満了後3年間は保存しておかなければならないため、注意しましょう。

関連記事：年次有給休暇管理簿には作成・保存義務がある！記載事項や記入例をわかりやすく解説

4-3. 時季指定をする

企業は義務化に伴って取得日数が5日に満たない従業員に有給休暇を取得させることと、取得状況の確認をしなくてはなりません。有給休暇取得日数が年5日未満の従業員がいる場合、企業は従業員と相談しながら時季指定を行って有給休暇を取得させましょう。時季指定をする場合には、従業員の意向を聞いた上で行う必要があります。

参考：年次有給休暇の時季指定義務｜厚生労働省

4-4. 計画年休を導入する

有給休暇を計画的に取得させる手段として、事前に労使協定を結び就業規則に記載したうえで計画年休を設ける企業もあります。計画年休のために結んだ労使協定は労働基準監督署への提出義務はありません。

労使間で事前に合意し、有給休暇の付与日数のうち5日を超える日数の範囲内であれば、企業は指定して従業員に付与させることができます。例えば、有給休暇が20日付与されている従業員であれば、15日までなら企業が指定して付与することができます。

また、計画年休の導入方法には以下の3パターンがあります。

①一斉付与方式

全従業員に対して一斉に休暇を与える方式です。業務全体を一斉に休みにできる業態で取り入れられています。一斉付与にすることで、担当者は有給休暇取得日の管理がしやすくなります。

②部署・グループ別付与方式

同一の部署やグループごとに休暇を与える方式です。業務全体を一斉に休みにできない業態で取り入れられています。

③個別付与方式

個人の記念日や誕生日などに休暇を与える方式です。従業員によって有給休暇の取得日が異なるため、上記2つの方式よりは管理が複雑になります。

企業や従業員にあった方法で有給休暇の取得を促進していきましょう。

参考：有給休暇ハンドブック｜厚生労働省

5. 効率的に有給休暇の日数管理ができるツール

有給休暇の取得義務化によって管理簿を作成して定期的に従業員の有給休暇取得状況を確認しなければならなくなりました。手作業で管理をしていると、従業員数が多いほど担当者の業務量は増えて管理が煩雑になります。有給休暇の管理に困っている担当者は管理方法を見直せば業務量が抑えられる可能性があります。

5-1. 勤怠管理システムを導入する

有給休暇を効率的に管理できるツールの1つが勤怠管理システムです。出勤退勤の管理というイメージが強い勤怠管理システムですが、有給休暇の管理ができる勤怠管理システムがほとんどです。勤怠管理システムを使うことで紙管理が不要になり、捺印不要で有給休暇の申請・承認が全てシステム内で行えるため、大幅に業務量を削減することができます。

5-2. 勤怠管理システムを使うメリット

勤怠管理システムを使うことで、業務量が削減できること以外にもメリットがあります。

①クラウドの勤怠管理システムの場合、法改正があった場合、法改正の内容に沿ったアップデートが行われる。→法違反のリスクが低減できる。

②管理者のみならず、従業員も有給休暇の取得状況が随時確認できる。→有給休暇の取得状況が把握できるため、従業員が残日数を確認して取得計画を立てることができる。また、勤怠管理担当者に有給の残日数を逐一問い合わせる必要がない。

6. 確実に年5日の有給休暇を取得させましょう

2019年4月から年5日の有給休暇の取得が企業に義務付けられました。有給休暇は従業員の心身のリフレッシュを図るために設けられた制度です。企業の管理者は有給休暇の付与条件と日数を把握して、適切に有給休暇を付与するようにしましょう。有給休暇を取得させると同時に取得できる環境づくりも非常に重要です。人員を増やしたり、労働生産性を上げたりするなどして、従業員が有給休暇を取得しても問題ないように体制を整えましょう。