休日出勤した従業員に代休を取得させるには|振替休日との違いについても解説 |HR NOTE

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休日出勤した従業員に代休を取得させるには|振替休日との違いについても解説

代休の日程を決める

休日出勤した従業員に代わりの休日を取得させるために「代休」を与えることがあります。

代休は法律で定められたものでないため、必ずしも従業員に与える必要のある休日ではありません。

 

しかし、従業員の健康面を考慮して、代休を与えて必ず取得させるよう労務管理を行った方が良いでしょう。

 

今回は、振替休日との違いを交えながら、休日出勤した従業員に代休を取得させる方法について解説します。

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1. 休日出勤後の代休について

代休を取っている人

代休とは、休日出勤した後に、代わりとなる休日を別の労働日に振り替えることを言います。
代休は法律で定められている制度ではないため、法定休日の要件を遵守していれば、休日出勤をした後に代休を与えなくても違法とはされません。

 

しかし、休日出勤した分に対しては割増賃金を支払う必要があるため、代休を与えないことは、人件費のコスト増につながります。

また、代休を与えないことは、従業員の健康やメンタルヘルスに悪影響を及ぼす恐れもあります。

 

そのため、休日出勤をさせた後は、必ず代休を取得させた方が良いでしょう。

1-1. 代休の取得期限とは

代休の取得期限は法律上で明確に定められていませんが、労働基準法において「賃金その他の請求期限」が2年と定めてられているため、代休の取得期限についても2年が適用されます。

しかし、代休の取得期限を2年とするのは、長期間に及んで従業員の代休管理をしなければならず、労務管理をする上で望ましくありません。

 

そのため、就業規則などで代休の取得期限を設けるのが一般的です。

会社が取得期限を自由に設定することができますが、繁忙期なども考慮して1~2か月と長めに期限を設けている会社が多いようです。

 

ただし、賃金計算する上で、同一月内で代休を処理した方が煩雑とならないため、社内で休日出勤後速やかに代休を取得するよう呼びかけをするなどして、早めに取得させるようにした方が良いでしょう。

1-2. 代休は時間単位で取得させることができる

代休は1日単位でなく、時間単位で取得させることも可能です。

代休は法律上で決められた休みではないため、時間単位や半日単位に分割して与えても問題はありません。

 

一方、振替休日は、時間単位や半日単位での付与は法律上認められていませんので、注意が必要です。
業務が多忙などの理由で、なかなか代休を取得できない従業員は、時間単位や半日単位で取得させても良いでしょう。

2. 代休の手当額を紹介

割増計算

休日出勤をして代休を取得した場合、休日出勤した分については休日手当てを一旦支給しなくてはいけません。

代休の手当額については、休日出勤した日が「法定休日」または「法定外休日」かによって扱いが変わってきます。

 

次にそれぞれどのような取り扱いとなるのか、詳しく解説します。

2-1. 法定休日に休日出勤した場合

法定休日とは、労働基準法で義務付けられている「週に1回または4週に4回」の休日のことです。[注1]

法定休日に休日出勤した場合、法律上の休日労働に該当するため、35%の割増賃金を支払わなくてはいけません。[注2]

 

後日、代休取得させた場合は、割増賃金ではなく通常賃金で控除します。

つまり、代休を取得させた後に、通常賃金で相殺して処理することになるため、35%分の割増分のみ支給することになります。

 

また、休日出勤日に深夜勤務した場合は、深夜手当の25%の割増賃金が別途必要となります。

2-2. 法定休日に休日出勤した場合

法定外休日は法律上の休日には該当しないため、休日手当の支給は不要です。
しかし、法定労働時間の上限「1日8時間、週40時間」を超えている場合は、時間外労働の25%の割増賃金を支払はなくてはいけません。

 

たとえば、法定外休日が土曜日の会社で、月曜~金曜までに40時間働いていたとします。

土曜日に7時間の勤務をした場合、週の労働時間が47時間となり、7時間が法定労働時間の超過となります。

 

超過した7時間分は時間外労働の25%の割増賃金を支払わなくてはならず、後日代休を取得させ賃金を相殺した場合も25%の割増分は残ります。

なお、法定外休日に深夜勤務した場合も、深夜手当の25%の割増賃金が別途必要となりますので注意しましょう。

休日出勤が発生した際の割増賃金計算は、従業員が事前に振替休日を取得しているか、該当の週、該当日にその従業員が何時間勤務したのかなどの要素によって計算方法が変化します。

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3. 労働基準法における代休と振替休日について

労働基準法における規定

代休と混同しやすい休日に「振替休日」があります。

代休と振替休日は休日を入れ替えるという点では同じですが、労働基準法における扱いに違いがあります。

 

代休と振替休日には、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

次で詳しく解説します。

3-1. 振替休日は必ず取得させなくてはいけない

振替休日とは、休日出勤する際に、事前に休日を別の労働日に入れ替えておくことをいいます。

つまり「今週の日曜日の休日を、来週の月曜日の労働日と入れ替える」といったことを、休日出勤する前日までに行わなくてはいけません。

 

代休が「事後」に休日を変えるのに対して、振替休日は「事前」に休日を変えるといった大きな違いがあります。

 

また、振替休日では、入れ替えた休日を必ず取得させなくてはいけません。

なぜなら、休日出勤した日は「休日」ではなく「労働日」となるため、振替休日を取得しないと休日を取得したことにならず、労働基準法に抵触する恐れがあるためです。

 

一方、代休の場合は事後に休日を入れ替えますが、休日出勤した分は割増賃金を一旦支給するため、代休を与えなかったとしても労働基準法に抵触することはありません。

3-2. 振替休日では割増賃金が発生しない

前述でも解説しましたが、振替休日は事前に休日を入れ替えて、休日出勤した休日を労働日として処理するため、割増賃金を支払う必要がありません。

しかし、代休に関しては、事後に休日を入れ替えるため、休日出勤した日に対して割増賃金を支払わなくてはいけません。

 

振替休日と代休では、法律で定められている休日手当の割増賃金が発生するか否かの違いがあります。

ただし、振替休日は休日の割増賃金が発生しなくても、時間外労働の割増賃金が発生するケースがあります。

 

振替休日の入れ替え先の週で、法定労働時間の上限「1日8時間、週40時間」を超えている場合は、時間外労働の25%割増賃金が発生しますので注意しましょう。

4. 代休について正しく理解し従業員へ早めの取得を促そう

取得を促す

代休とは、休日出勤した後に、別の労働日に休日を入れ替えることです。

代休の取得期限は会社が自由に決めることができるため、従業員への代休の取得を促す意味でも、早めに期限を設けておくと良いでしょう。

 

業務量が多く代休を取得できない従業員は、1日単位ではなく半日や時間単位で取得を促すことも可能です。

また、代休扱いにした際は、休日出勤した日に対して休日手当の割増賃金を一旦支払はなくてはいけません。

 

この際、休日出勤した日が法定休日か法定外休日かで、賃金計算が異なってきますので、事前にしっかり確認しておくようにしましょう。

[注1]厚生労働省|労働時間・休日

[注2]厚生労働省|しっかりマスター労働基準法「割増賃金編」

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