休日出勤した従業員を代休なしにさせないためには？振替休日との違いも解説

休日出勤した従業員に代わりの休日を取得させるために「代休」を与えることがあります。

代休は法律で定められたものでないため、必ずしも従業員に与える必要のある休日ではありません。

しかし、従業員の健康面を考慮して、休日出勤をさせた場合は代休を与えて取得させるよう労務管理をおこなうのが望ましいでしょう。

今回は、代休と振替休日との違いを交えながら、休日出勤した従業員に代休を取得させる方法や注意点を解説します。

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1. 休日出勤とは

そもそも休日出勤とは、「法定外の所定休日に出勤させること」もしくは「法定休日と法定外の所定休日に出勤させることの総称」を指します。

法定休日に出勤させることは正確には「休日労働」といいます。

休日労働と休日出勤を使い分ける理由は、法定休日に労働させた場合と法定外に労働させた場合の割増賃金などの取り扱いが異なるからです。

次章で休日出勤した際の代休の扱いについて詳しく解説します。

関連記事：休日出勤の定義｜支給すべき賃金やルールについて詳しく解説

2. 休日出勤後の労働日に休む「代休」

代休とは、休日出勤した後に、代わりとなる休日を別の労働日に取得させることをいいます。

代休は法律で定められている制度ではないため、法定休日の要件を遵守していれば、休日出勤をした後に代休を与えなくても違法とはなりません。

法定休日に出勤させた場合、休日労働に対しては割増賃金を支払う必要があるため、代休を与えないことは、人件費の増加につながります。また、法定外休日に出勤させた場合、時間外労働や深夜労働をしない限り割増賃金を支払う必要はありませんが、代休を与えないことで労働日が増えるので同様に人件費が増えます。

また、代休を与えないことは、従業員の健康状態の悪化や仕事に対するモチベーション低下などの悪影響を及ぼす恐れもあります。

そのため、休日出勤をさせた後は、代休を取得させるのが望ましいでしょう。

関連記事：代休の定義とは？振休・有給の違いなど基本的なところを詳しく解説

2-1. 代休の取得期限はある？

代休は法律に定められた休みではないため、付与自体が任意となっています。そのため、代休の取得期限は法律上で明確に定められていません。付与する場合は労働基準法において「賃金その他の請求期限」が2年と定められているため、代休の取得期限についても2年が適用されます。

しかし、代休の取得期限を2年とするのは、長期間に及んで従業員の代休管理をしなければならず、労務管理をする上で望ましくありません。

そのため、就業規則などで代休の取得期限を設けるのが一般的です。

会社が取得期限を自由に設定することができますが、繁忙期なども考慮して1～2か月と長めに期限を設けている会社が多いようです。

ただし、賃金計算する上で、同一月（同一賃金支払期間）内で代休を処理した方が煩雑とならないため、社内で休日出勤後速やかに代休を取得するようよびかけをするなどして、早めに取得させるようにした方が良いでしょう。

2-2. 代休は時間単位や半日で取得させることができる 

代休は1日単位でなく、時間単位や半日で取得させることも可能です。

代休は法律上で決められた休みではないため、時間単位や半日単位に分割して与えても問題はありません。

例えば3時間だけ休日出勤したので、ほかの労働日に3時間分代休を取るということが可能です。

一方、振替休日は、時間単位や半日単位での付与は法律上認められていませんので、注意が必要です。

業務が多忙などの理由で、なかなか代休を取得できない従業員は、時間単位や半日単位で取得させても良いでしょう。

2-3. 休日出勤は代休で相殺できる？

休日出勤の中でも、法定外休日に出勤させた場合、代休を取得させることで休日出勤の代わりにほかの労働日の労働義務を免除することができます。ただし、すでに休日労働は発生しているので、代休を与えることで休日労働の割増賃金を相殺できるわけではありません。

また、時間外労働や深夜労働が発生した場合、その分の割増賃金を支払う必要があります。代休を与えたからといって割増賃金をなかったことにはできないため注意しましょう。

また、法定休日に出勤させた場合は休日労働となり、代休を取得させたとしても休日労働分の割増賃金は相殺できません。

割増賃金は労働者にとって負担の大きい労働に対して支払われる賃金であるため、代休を与えたとしてもその分の賃金は支払う義務があります。

3. 休日出勤の代休をなしにするのは違法？

休日出勤の代休をなしにすること自体は違法ではありません。ただし、労働基準法で定められた週1日もしくは4週に4日の法定休日を確保せずに代休を与えない場合は違法となります。
法定休日に労働させる場合には36協定の締結と届出が必要となり、休日労働に関する36協定を結んでいる場合は、休日を週1日もしくは4週に4日与えていなくても違法ではありません。
ただし、代休を与えないことには精神面・肉体面での健康に悪影響が出ることもあるため、できるだけ休日を確保できるような労働環境の整備に努めたいところです。
以下では、これに関連して、休日出勤と代休に関しての気になるポイントを解説します。

3-1. 休日手当が支払われずない場合は違法となるケース

代休は、休日出勤をした日よりも後の労働予定日を後から休日にすることです。一方、振替休日は休日出勤をする日よりも前に労働予定日を休日にしておくことです。

つまり、「休日を後から決める＝代休」「休日を前に決めておく＝振替休日」と覚えておくと良いでしょう。

代休は本来休日であった日に出勤をし、その後に代わりの休日を決めるため、休日出勤をしたとして休日手当が支払われます。休日手当が支払われない場合は違法となります。

しかし、振替休日は事前に出勤日と休日を入れ替えているため、休日手当が支払われなくても違法にはなりません。

3-2.振替休日の取得の強制は違法にならない

同じ休日出勤でも、事前に代休予定にするか振替休日にするかによって休日手当の支払いに違いがあるのであれば、休日手当の出る代休にしたいと考える人もいるでしょう。

しかし、そんな時に会社が「今週の日曜日は出勤してもらうから、その分の振替休日をとってください」と、振替休日の取得を強制した場合、違法にはならないのでしょうか。

答えとしては、違法にはなりません。従業員の休日出勤に対して、基本的に代休ではなく振替休日を取得してほしいと考えるのであれば、就業規則や雇用契約書などに休日の振替についての決まりを設けておくべきでしょう。

4. 休日出勤後に代休を取得した場合の割増賃金

休日出勤をして代休を取得した場合、休日出勤した分については割増賃金の支給が必要となることがあります。

代休の割増賃金額については、休日出勤した日が「法定休日」または「法定外休日」かによって扱いが変わってきます。

次にそれぞれどのような取り扱いとなるのか、詳しく解説します。

関連記事：休日出勤は割増賃金になる？ケース別にそれぞれ詳しく紹介

4-1. 法定休日に休日労働した場合

法定休日とは、労働基準法で義務付けられている「週に1回または4週に4回」の休日のことです。［注1］

法定休日に休日出勤した場合、法律上の休日労働に該当するため、35％以上の割増賃金を支払わなくてはいけません。［注2］

後日、代休取得させた場合は、割増賃金ではなく通常賃金で控除します。

つまり、代休を取得させた後に、通常賃金で相殺して処理することになるため、35％分の割増分のみ支給することになります。

また、深夜労働をした場合は、深夜手当として25％の割増賃金が別途必要となります。

4-2. 法定外休日に休日出勤した場合

法定外休日は法律上の休日には該当しないため、休日労働に対する割増賃金の支給は不要です。

しかし、法定労働時間の上限「1日8時間、週40時間」を超えている場合は、時間外労働の25％の割増賃金を支払わなくてはいけません。

 例えば、法定外休日が土曜日の会社で、月曜～金曜までに40時間働いていたとします。

土曜日に7時間の勤務をした場合、週の労働時間が47時間となり、7時間が法定労働時間の超過となります。

超過した7時間分は時間外労働の25％の割増賃金を支払わなくてはならず、後日代休を取得させ賃金を相殺した場合も25％の割増分は残ります。

なお、法定外休日に深夜勤務した場合も、深夜手当の25％の割増賃金が別途必要となるので注意しましょう。

休日出勤が発生した際の割増賃金計算は、従業員が事前に振替休日を取得しているか、該当の週、該当日にその従業員が何時間勤務したのかなどの要素によって計算方法が変化します。

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5. 労働基準法における代休と振替休日の違い

代休と混同しやすい休日に「振替休日」があります。

代休と振替休日は休日を入れ替えるという点では同じですが、労働基準法における扱いに違いがあります。

代休と振替休日には、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

本章で詳しく解説します。

関連記事：振替休日と代休の違いとは？計算方法の違いや注意点を解説

5-1. 振替休日と代休はタイミングの違いがポイント

振替休日とは、休日出勤する際に、事前に休日と別の労働日を入れ替えておくことをいいます。

つまり「今週の日曜日の休日を、来週の月曜日の労働日と入れ替える」など、どの労働日と休日を交換するかを、休日出勤する前日までに決めておかなくてはなりません。

代休が「事後」に休日を付与するのに対して、振替休日は「事前」に休日を付与するといった大きな違いがあります。

代休と振替休日の違いをまとめると以下のようになります。

なお、割増賃金については次の項目で詳しく解説します。

5-2. 振替休日では割増賃金が発生しない

前述しましたが、振替休日は事前に休日を入れ替えて、休日出勤した休日を労働日として処理するものです。そのため、入れ替える前が法定休日だった日に労働させても休日労働にはあたらず、割増賃金を支払う必要がありません。

しかし、代休に関しては、事後に休日を入れ替えるため、法定休日に労働させた場合は、休日労働した日に対して35％以上の割増賃金を支払わなくてはいけません。

振替休日と代休では、法律で定められている休日手当の割増賃金が発生するか否かの違いがあります。

ただし、振替休日は休日の割増賃金が発生しなくても、時間外労働の割増賃金が発生するケースがあります。

振替休日を取得させる代わりに出勤させた日に時間外労働や深夜労働が発生した場合、割増賃金の支払いが必要です。

また、週またぎで振替休日を取得させる場合、振替休日の入れ替え先の週で、法定労働時間の上限「1日8時間、週40時間」を超えている場合は、超えた労働時間に対して時間外労働の25％割増賃金が発生するので注意しましょう。

6. 休日出勤や代休を運用する際の注意点

休日出勤や代休、振替休日は、たとえ人事担当者や労務担当者であっても混同しやすいものであり、従業員においてはさらによく理解していないケースも珍しくありません。

ここからは、トラブルを起こさずスムーズに休日出勤や代休を運用する際の注意点を紹介します。

6-1. 休日出勤や代休について就業規則に記載する

代休や振替休日の制度を円滑に運用するためには、就業規則や雇用契約書など、あらかじめ書面に決まりを明記しておくことが大切です。

代休は、就業規則や雇用契約書に記載していなくても取得させることは可能ですが、制度として設けるのであれば、取得に関する条件や賃金の支払いなどのルールを定め、記載しておきましょう。また、記載するだけではなく、従業員に対してあらかじめ周知させておくことも大切です。

一方、振替休日については就業規則や雇用契約書などに規定を設けておく必要があります。

6-2. 休日出勤後の代わりの休日は必ず代休扱いにする

繰り返しになりますが、休日出勤が発生した後で代わりの休日を設定する場合には必ず「代休」扱いとなります。また、休日出勤に対しても基礎賃金の35％の割増賃金が発生します。

割増賃金を支払いたくないからといって本来代休であるはずの休日を振替休日扱いにすることは認められず、従業員から未払い賃金として請求を受ける可能性もあります。

納期が迫っているといった理由から、急遽休日出勤が必要となる場合は、後日代休として休日をとることはやむを得ません。しかし、確実に休日出勤となることが事前にわかっているのであれば、割増賃金を発生させないためにも、事前に振替休日を決めておく方がよいでしょう。

6-3.休日出勤や代休は基本的に会社側から強制できない

基本的に、休日出勤や残業は会社から命じることは可能でも、強制できるものではありません。いずれも従業員が拒否をしたからといってペナルティを課すこともできません。

また、代休の取得についても同様に、会社の指示により付与できる場合や、従業員の裁量に委ねられる場合、一定の規則に従って付与される場合など、ケースはさまざまです。どのような方法で代休を付与するかについては、やはり就業規則や雇用契約書の定めが重要となります。

仮に、就業規則や雇用契約書に「代休の取得は従業員の裁量に委ねられる」とされているのであれば、会社が従業員に強制的に代休を取得させることはできません。

7. 代休について正しく理解し従業員へ早めの取得を促そう

代休とは、休日出勤した後に、別の労働日に休日を入れ替えることです。

代休の取得期限は会社が自由に決めることができるため、従業員への代休の取得を促す意味でも、早めに期限を設けておくと良いでしょう。

業務量が多く代休を取得できない従業員は、1日単位ではなく半日や時間単位で取得を促すことも可能です。

また、代休扱いにした際は、休日出勤した日に対して休日手当の割増賃金を支払わなくてはいけません。

この際、休日出勤した日が法定休日か法定外休日かで、賃金計算が異なるので、事前にしっかり確認しておくようにしましょう。

［注1］厚生労働省｜労働時間・休日

［注2］厚生労働省｜しっかりマスター労働基準法「割増賃金編」