36協定届はどこに提出すればいい?提出方法や期限、注意点についても解説 |HR NOTE

36協定届はどこに提出すればいい?提出方法や期限、注意点についても解説 |HR NOTE

36協定届はどこに提出すればいい?提出方法や期限、注意点についても解説

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使用者が労働者に対して法定労働時間を超えた労働をさせる場合には、労使間での時間外労働や休日労働における協定「36協定」を締結したうえで残業をさせる必要があります。

この記事は、36協定や特別条項付き36協定の概要、また、36協定における時間外労働の上限を中心に解説します。

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

当サイトでは、そもそも36協定とは何で残業の上限規制はどうなっているかや、届出作成~提出の流れまで36協定の届出について網羅的にまとめた手順書を無料で配布しております。

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1. 36協定とは?

36協定とは、労働基準法36条を根拠とする労使協定です。

労働基準法32条では、企業では1日8時間、1週間で40時間を法定労働時間と定めており、法定労働時間を超えて従業員を働かせてはならないと規定しています。[注1]

ただし、36協定を従業員と企業の間で結んでいる場合には、企業は従業員に法定労働時間を超えた時間外労働や休日労働させることが可能となります。

36協定を締結する際には月45時間以内で設定することができます。注意すべきなのは、時間外労働についての規定は36協定の内容に準じるということです。36協定を結べば、必ずしも月45時間分の時間外労働をさせてよいというわけではなく、36協定で45時間に上限を設定しなければ、45時間の時間外労働をさせることはできません。

1-1. 特別条項付き36協定

繁忙期など、通常の36協定で定められた時間を超えて残業をしなければならない場合などは「特別条項付き36協定」を締結することで、時間外労働が認められるようになります。

「特別条項付き36協定」で上限時間を超えた時間外労働が認められるのは、次の条件がある場合となります。

上限を超えた労働時間が認められるのは1年のうち6回まで

特別条項付き36協定が使用できるのは、1年のうち6ヵ月までとなっています。

そのため、残りの半分は、36協定の上限である「月45時間以内」の残業におさめる必要があります。

適用は特別な事情があるときのみ

特別条項付き36協定を使用する際には、届出をおこなわなければなりません。

理由には、上限を超えた時間外労働が必要となる具体的な理由を書く必要があります。

上限を超えた労働時間が認められる特別な事情には、急なトラブル対応や業務量が一時的に増える繁忙期、といったものが挙げられます。

1-2. 36協定を違反したときの罰則

36協定で定められた時間を超えて企業が従業員に残業させた場合、労働基準法違反となり、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金という内容の罰則が科される可能性があります。

1-3. 36協定の対象者

36協定が適用される対象者は、労働基準法上で「労働者」と認められる従業員です。労働者の中には、正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトの従業員も含みます。

36協定の対象外となる人は、労働基準法で定められている「管理監督者」に該当する人です。

管理監督者とは、「監督もしくは管理の地位にある者」のことです。監督もしくは管理の地位にあると認められると、社内での役職名や部下の数などにかかわらず、管理監督者として認められます。

管理監督者は名前だけでなく、実態もともなっている必要があります。役職のみ与えられていて、実際は監督や管理をおこなっていない場合、管理監督者とは認められないので、労働者扱いとなり、36協定の対象者となります。

1-4. 派遣社員の36協定

派遣社員の場合は、派遣元と36協定を締結するため、派遣先で締結する必要はありません。ただし、派遣社員が働く派遣先で派遣元と結んだ36協定が守られていなかった場合、罰則を受けるのは派遣先です。そのため、派遣社員を雇っている企業は、派遣社員の派遣元の36協定をしっかりと把握しておく必要があります。

2. 36協定における時間外労働の上限

2019年の労働基準法改正により、時間外労働の上限は以下のように定められました。

法律上、時間外労働の上限は原則として⽉45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができなくなります。

臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合(特別条項)でも、以下を守らなければなりません。

・時間外労働が年720時間以内

・時間外労働と休⽇労働の合計が⽉100時間未満

・時間外労働と休⽇労働の合計について、「2か⽉平均」「3か⽉平均」「4か⽉平均」「5か⽉平均」「6か⽉平均」が全て1⽉当たり80時間以内

・時間外労働が⽉45時間を超えることができるのは、年6か⽉が限度

上記に違反した場合には、罰則(6か⽉以下の懲役または30万円以下の罰⾦)が科されるおそれがあります。

引用:時間外労働の上限規制 わかりやすい解説|厚生労働省

2-1. 【労働基準法改正前】36協定における時間外労働の上限

労働基準法改正前は、36協定の一般条項においてのみ、時間外労働の上限が定められていました。

時間外労働の上限時間は「固定労働時間制をとる一般労働者」と「変形労働時間制をとる労働者」とで異なり、次の表の通りとなります。

期間 固定時間労働制 変動時間労働制
1週間 15時間 14時間
2週間 27時間 25時間
4週間 43時間 40時間
1ヶ月 45時間 42時間
2ヶ月 81時間 75時間
3ヶ月 120時間 110時間
1年 360時間 320時間

2-2. 特別条項付き36協定における時間外労働の上限

2019年の法改正により、特別条項付き36協定にも上限時間が設けられました。

特別条項付き36協定における時間外労働の上限は以下の通りです。

  • 1ヶ月の時間外労働と休⽇労働の合計が100時間未満
  • 2ヶ月~6ヶ月の時間外・休日労働の平均は月80時間以内
  • 1年の中で時間外労働が⽉45時間を超えることができるのは、6ヶ月が限度
  • 1年の上限は720時間以内

この条件をすべて満たしている必要があります。また、上限に休日労働を含むのは、

  • 月100時間未満
  • 2ヶ月~6ヶ月それぞれの月平均が80時間以内

です。

逆に年720時間以内には休日労働の時間は含まれません。

どれかひとつでも満たしていない条件があった場合、違反となり、罰則を科される可能性があります。1ヶ月、2ヶ月~6ヶ月の平均、1年間、それぞれの労働時間と1年間で時間外労働が45時間を超えた月の回数をすべて算出して上限を超えていないか確認する必要があります。

このほかにも、36協定に関する法改正が行われているため、理解に不安のある方は、ぜひ当サイトで無料配布している「36協定締結の手順書」もご確認ください。本資料では、36協定の上限時間から法改正の内容、締結方法まで網羅的に解説しているため、法律に則って勤怠管理をしたい方は、こちらのフォームから資料をダウンロードしてご覧ください。

3. 36協定の締結方法

36協定を締結するには、いくつかのステップを踏む必要があります。本章では36協定を労使間で締結する方法を解説します。

3-1. 労働組合の代表か労働者代表を選出する

36協定を締結するには、まず労働者側を代表する人を決める必要があります。企業に過半数の労働者が参加した労働組合がある場合は、労働組合の代表を労働者側の代表とします。労働組合がない企業の場合、労働者の中から労働者代表を選出します。ただし、労働者代表になれる人には以下のようないくつかの条件があります。

  • 過半数以上の労働者から選出されている(正社員だけでなく、パート・アルバイトも含む)
  • 管理監督者でない
  • 使用者の意向により選ばれていない者

3-2. 労働者代表と36協定を締結する

労働者側の代表が決まったら、あらかじめすべての労働者に周知した上で、使用者(企業)側と労働者代表が36協定を締結し、労使それぞれが36協定書に署名と押印をします。36協定書は36協定と兼用することが可能です。

3-3. 労働基準監督署長に提出する

労使間で36協定を締結したら、締結した36協定書の内容に基づいて、36協定届を作成し、労働基準監督署長に提出をします。36協定届を36協定書とは別に作成した場合は押印不要ですが、36協定届を36協定書と兼用した場合は、署名・押印が36協定届にも必須となるので注意が必要です。

届出が完了したら、36協定届に記載された起算日から36協定の内容が適用可能となり、従業員に時間外労働や休日労働をさせることができるようになります。

次章では36協定の具体的な届出方法を解説します。

4. 36協定の届出方法

36協定の届出を提出する方法には、次の3つがあります。

4-1. 管轄の労働基準監督署窓口で届け出る

36協定の届出用紙を作成し、労働基準監督署の窓口で提出する方法です。

届出用紙は、窓口での受け取り後に記入し、作成することも可能ですが、厚生労働省または管轄の労働基準監督署のホームページからダウンロードしておくと、事前に書類の作成ができるため大変便利です。

以下のURLから厚生労働省が公開している36協定届のWordファイルをダウンロードできるので、必要に応じてお使いください。

<厚生労働省が公開する36協定のフォーマット(Wordファイル)>

時間外労働・休日労働に関する協定届(一般条項)
様式第9号

時間外労働・休日労働に関する協定届(特別条項)
様式第9号の2

なお、労働基準監督署の窓口への届出可能時間は、原則平日日中のみとなっているため、注意しましょう。

4-2. 郵送で届け出る

事業所がある所轄の労働基準監督署に記入された36協定の届出用紙を郵送し、届出をする方法です。届出時には、36協定届出書の原本および写し、そして切手を貼付し返送先を記入した返送用の封筒を同封します。

勤務時間外でも届出ができますので、日中になかなか時間がとれない場合におすすめの方法ですが、労働基準監督署への書類到着までに数日の時間を要するため、時間に余裕をもって届出をおこなう必要があります。

4-3. 電子申請で届け出る

「e-Gov(電子政府の総合窓口)」を利用した申請では、インターネットを利用した届出が可能となるため、24時間365日いつでも場所を選ばず36協定届の提出が可能です。

初めてe-Govを利用した申請をおこなう場合には、e-Govのアカウントを取得するところから始めましょう。

その後ブラウザの設定をおこない、e-Govの電子申請アプリケーションをインストールします。

電子申請アプリケーションからアカウントを入力後、マイページへログインして「36協定届」に必要事項を入力し、送信して申請します。

また、電子申請の場合、複数の事業所の36協定届を本社が取りまとめて提出することが可能になります。本社一括届出については「6-2. 電子申請に限って本社一括届出が可能」で詳しく解説します。

4-4. 36協定の届出に必要な書類

36協定の届出に必要な書類は、36協定届です。36協定届は2021年の4月に新様式となりました。新様式になってから、36協定と特別条項付き36協定で提出する書類が異なるため、自社に必要な書類を確認し、正しい様式の書類を提出するようにしましょう。

5. 36協定の上限を守るための取り組み

36協定の上限を守るためには、社内で次のような取り組みをおこなっていくとよいでしょう。

5-1. 時間外労働をおこなう際のルールを再確認する

労働者が時間外労働をおこなう場合には、基本ルールに基づいたものであるということを再確認するようにしましょう。

あくまでも時間外労働は「管理者からの命令に基づいた時間外労働であること」また、「時間外労働をおこなう際には、管理者への事前申請をおこなうこと」などのルールを徹底していきます。

また、毎日の労働時間について記録をとり、確認することにより労使間でルールを再確認していくのもよいでしょう。

5-2. 定時退社日やノー残業デーを設定する

長時間の労働を解消することを目的とした、定時退社日やノー残業デーの設定をおこなうとよいでしょう。

オンオフの切り替えを上手におこなえる働き方を日頃から意識することで、労働時間管理の意識が高まり、労働者の業務効率化にもつながります。

5-3. 36協定締結内容の再確認

36協定の締結をおこなっているものの、なかには管理者側がその内容について十分に理解していないという会社も存在します。

36協定の上限を守るためにも、いま一度36協定の内容を再確認し、管理者に対して周知・徹底することが重要です。

6. 36協定に関しておさえておくべきポイント

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