36協定届の提出期限とは?有効期間や提出忘れ時の罰則についても解説! |HR NOTE

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36協定届の提出期限とは?有効期間や提出忘れ時の罰則についても解説!

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36協定で重要となる提出期限についてポイントや注意点を紹介

従業員に、法定労働時間を超えた時間外労働・休日労働をさせる場合は、労使間で36協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届出をする必要があります。

36協定届は起算日までに提出しなければなりません。また、有効期限が過ぎたら、再度36協定の締結と届出が必要です。この記事では、36協定の提出期限や、提出忘れの場合の罰則、提出が遅れないためのポイントをわかりやすく解説します。

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介! 

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

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1. 36協定届の提出期限は起算日が始まる前まで

カレンダーを確認している

労働基準法第32条の定めにより、原則、週40時間、1日8時間以上従業員を労働させることは禁止されています。また、労働基準法第35条により、労働者に対して、週1回以上もしくは4週4回以上の法定休日を与えなければなりません。

法定労働時間を超えて働かせる場合や、法定休日に労働させる場合、労使間で労働基準法第36条に関する労使協定を締結し、所轄の労働基準監督署へ届出をしなければなりません。これを36協定といいます。

36協定の届出をする際は、「起算日」を記載することで対象期間を定めます。たとえば、2024年4月から時間外労働や休日労働をさせたい場合、起算日を2024年4月1日とし、この日から残業時間のカウントを始めます。

36協定届の提出期限は、記載した起算日の前日です。提出が起算日から1日でも遅れてしまうと、遅れた分の日数の時間外労働や休日労働はすべて労働基準法違反となるので注意が必要です。

関連記事:時間外労働の上限を左右する36協定の起算日について徹底解説

1-1. 36協定の手続きの流れ

時間外労働や休日労働をおこなわせる場合、労働者の過半数で組織する労働組合(労働組合がない場合は労働者の過半数代表者)と話し合いのうえ、36協定書を作成し、36協定を締結する必要があります。その後、36協定届を作成し、所轄の労働基準監督署に提出して受理されれば、36協定の効力が生じます。

このように、36協定の効力が発生するのは、36協定を締結したタイミングでなく、36協定届を提出して受理されたタイミングです。なお、36協定届の提出方法は「窓口」「郵送」「電子申請」の3種類があります。

関連記事:36協定届はどこに提出すればいい?提出方法や期限、注意点についても解説

1-2. 36協定の有効期間

36協定の有効期間は特別定められていません。しかし、36協定届に1年間の時間外労働の時間数を記載する必要があるため、最短で1年間となります。また、時間外労働や休日労働の上限などは、定期的な見直しが必要だと考えられることから、有効期間は1年とするのが望ましいとされています。なお、労働組合との労働協約による36協定を締結する場合、労働組合法第15条により、有効期間は最長で3年になります。 

36協定の有効期間については、時間外労働の協定においては必ず1年間についての延長時間を定めなければならないことから、短い場合でも1年間となります。また、定期的に見直しを行う必要が考えられることから、有効期間は1年とするのが望ましいものです。

引用:時間外労働・休日労働に関する協定届(労使協定締結と届出の手引)|厚生労働省

(労働協約の期間)
第十五条 労働協約には、三年をこえる有効期間の定をすることができない。
2 三年をこえる有効期間の定をした労働協約は、三年の有効期間の定をした労働協約とみなす。

引用:労働組合法第15条一部抜粋|e-Gov

1-3. 36協定の届出は毎年必要

有効期限を過ぎた後も、時間外労働や休日労働を必要とする場合、36協定の有効期間内に再び労使間で36協定を締結し、所轄の労働基準監督署に提出しなければなりません。そのため、36協定の有効期間を1年と設定すると、36協定届の提出は毎年必要になります。有効期限が切れる前に36協定の更新手続きをおこなうようにしましょう。

なお、事業完了もしくは業務終了までの期間が1年未満の場合、有効期間を1年未満(事業完了または業務終了までの期間)と設定しても問題ありません。 

関連記事:36協定の届出について提出方法や注意点を徹底解説

2. 36協定届が未提出の場合の罰則やペナルティ

ペナルティを表している

36協定の届出をせず、従業員に法定労働時間の上限を超えた時間外労働や休日労働をさせるのは、労働基準法違反として罰則対象となります。労働基準監督署から是正勧告を受けた場合は、速やかに労使間で36協定を締結し、所轄の労働基準監督署に届出をしましょう。労働基準法第119条により、36協定届を未提出の状態で時間外労働や休日労働をおこなわせている場合、6カ月以下の懲役、または30万円以下の罰金の罰則を受ける可能性がります。

従業員に時間外労働が発生してしまう企業は、36協定を締結する必要があるため、起算日までに提出するようにしましょう。ただし提出するうえで、「具体的な届出の提出方法がわからない」「法改正後の労働時間の上限を把握しきれていない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。 当サイトでは、36協定のルールや改定後のポイント、具体的な届出の提出方法までわかりやすく解説した無料で配布しています。 起算日までに、36協定のルールや届出の方法を理解してスムーズに締結を進めたい方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

2-1. 36協定届の提出期限が過ぎても受理される

36協定の届出には、決まった受付期間が設けられているわけではありません。そのため、36協定の届出に記載されている起算日を過ぎてしまった場合でも、所轄の労働基準監督署が届出の受け取りを拒否することはありません。

しかし、起算日から遅れた日数は36協定が無効になります。提出が遅れたことに対して注意を受ける可能性もあります。

多少遅れたからといって即刻罰則の対象になることはありません。ただし、提出忘れにより、未提出の状態が続くと、労働基準監督署による是正勧告の対象となる可能性があります。届出を忘れたことに気づいた場合は、早急に提出するようにしましょう。

2-2. 36協定届の提出忘れによる労働者への影響

36協定届の提出忘れが発生すると、書類の起算日から提出日までの期間については、36協定の効力が生じません。そのため、その期間に時間外労働や休日労働を命じられたとしても、労働者は拒否することができます。

また、その期間に時間外労働や休日労働をおこなっている労働者もいるかもしれません。36協定の効力が生じないからといって、働いた時間に対する賃金が支払われないのは違法です。また、割増賃金も上乗せして支払う必要があります。

関連記事:割増賃金の計算方法を徹底解説!基礎賃金算出時の注意点とは?

3. 36協定届の提出期限に関するポイントや注意点

吹き出しにポイントが書かれている

ここでは、36協定の届出を提出期限内に済ませるために、おさえておきたいポイントや注意点を紹介します。

3-1. 様式の入手方法や作成方法について事前に確認しておく

初めて36協定の届出をする際、様式の入手方法や作成方法などがわからない場合もあるかもしれません。取り決めた起算日までに提出できるよう、事前に確認しておくことが大切です。

様式は所轄の労働基準監督署で入手するか、厚生労働省または所轄労働局のホームページからダウンロードできます。また、厚生労働省のホームページにて、必要事項を入力するだけで簡単に自動作成できる36協定届の作成支援ツールが使用できます。

作成方法についてわからないことがあれば、各労働基準監督署や働き方改革推進支援センターに問い合わせしましょう。担当職員による企業訪問にて、具体的な作成方法について説明を受けることもできます。

なお、2021年4月より36協定届は新様式に変更されています。また、2024年4月より、36協定の時間外労働の上限規制における猶予期間が終了し、新様式の36協定届を使用しなければならない業種・業務もあるため注意が必要です。

関連記事:改定された36協定の新様式とは?記入例や旧様式からの変更点をわかりやすく解説

3-2. 時間がないときは電子申請がおすすめ

年度初めを起算日に設定している企業では、36協定の届出を繁忙期におこなう必要があります。そのため、36協定届の作成や提出をする時間が取りにくい企業もあるかもしれません。

36協定届を作成し、窓口に提出しに行く時間がない場合は、電子申請がおすすめです。わざわざ窓口まで足を運ばなくても、インターネット上で届出を完了できます。郵送よりも受理が早く、届出が提出日ギリギリになったときに便利です。

また、労働基準法施行規則等の一部改正に伴い、電子署名や電子証明書の付与が不要になったことで、以前よりも簡単に申請できるようになった点もメリットです。さらに、電子申請であれば、複数に拠点を持つ企業も本社一括届出により、申請の手間を大きく削減することができます。

関連記事:

3-3. 初回の電子申請の際は早めに環境設定しておく

電子申請を利用するには、推奨ブラウザ環境やアプリのインストールなど、事前設定が必要です。36協定の電子申請を初めて利用する場合は、早めに設定を済ませておきましょう。

電子申請は、書面を窓口に提出するよりも時間をかけずに手続きできる方法ですが、場合によっては事前の設定がスムーズにいかないこともあります。準備に戸惑ったおかげで電子申請が遅れてしまった、ということがないように、初めて電子申請を利用する場合は、早めの対応を心がけましょう。

関連記事:36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説

3-4. 36協定届を提出するだけでなく周知も必要

36協定を締結し、36協定届を提出しても、正しく従業員に周知しなければ、36協定違反になります。労働基準法第106条により、企業には36協定の周知義務があります。違反すると、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金の罰則を受ける可能性があります。

法令に従って適切に周知するようにしましょう。また、36協定の規定を遵守してもらうため、研修やセミナーを用意するのも一つの手です。

(法令等の周知義務)
第百六条 使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、(省略)、第三十六条第一項、(省略)に規定する決議を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない

引用:労働基準法第106条一部抜粋|e-Gov

関連記事:36協定における残業時間の上限を罰則と合わせて正しくチェック

4. 36協定届の作成・提出に関するよくある質問

ここでは、36協定届の作成・提出に関するよくある質問への回答を紹介します。

4-1. 36協定届の日付記載欄の書き方とは?

36協定届には、日付を記載する欄がいくつか設けられています。ここでは、下記の厚生労働省の36協定届(一般条項)の記載例を基に日付欄の書き方について解説します。

引用:36協定届の記載例(様式第9号)|厚生労働省

36協定届の日付記載欄の書き方・記入例は、次の通りです。

日付記載欄

書き方・記入例

協定の有効期間(右上)

36協定の有効期間を記載する

例. 2024年4月1日から1年間

起算日(右上)

1年間の時間外労働の上限時間を計算する際の起算日を記載する(原則として「協定の有効期間」と同一の日付を記載する)

例. 2024年4月1日

協定の成立年月日(左下)

36協定の成立年月日を記載する

例. 2024年3月3日

労働基準監督署の記載の上の箇所(左下)

36協定届を労働基準監督署に提出する日付を記載する

例. 2024年3月10日

「36協定の成立年月日」「36協定届の提出日」「36協定の有効期間の開始日(起算日)」という順序になるように、日付を記載することが大切です。

4-2. 36協定届の記載人数と実際の人数が一致しない場合の対応は?

新規雇用や退職などにより、36協定届に記載した従業員数が実際の人数と一致しなくなるケースはよくあります。その都度、36協定届を作成し直すのは大きな負担となります。

36協定届の記載人数と実際の人数に変化があった場合や、過半数代表者が後に変更になった場合でも、36協定は有効であり、作成・提出し直す必要はありません。次回の更新の際に、従業員数は修正するようにしましょう。

なお、事業所の名称・所在地が変わった場合や、時間外労働の上限や理由に変更がある場合は、再提出が必要になるので注意が必要です。

4-3. 36協定届の保管期間は?

労働基準法109条により、36協定届は「労働関係に関する重要な書類」に該当するため、協定の有効期限満了から5年間保管する必要があります。36協定書も同様の理由で5年間保管しなければなりません。

労働基準法第109条には経過措置が設けられているため、当分の間は3年間の保管でも問題ありません。しかし、経過措置はいつ終了するか未定であるので、5年間保管しておくことが推奨されます。

なお、36協定届と36協定書は兼用することもできます。ただし、署名・捺印の必要性などが変わってくるので注意が必要です。

(記録の保存)
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

引用:労働基準法第109条|e-Gov

関連記事:36協定の協定書について協定届との違いや扱い方について詳しく紹介

5. 36協定の届出は起算日までに済ませる必要がある

注意喚起をあらわしている

36協定の届出に決まった提出期限が設定されているわけではありません。しかし、労使間の話し合いのもと設定した起算日から対象期間となるため、起算日を過ぎて届出をすると、遅れた分の期間は無効となり、労働基準法違反となってしまいます。

また、36協定届には、対象期間とともに、有効期間を定めます。有効期限を過ぎた後も時間外労働や休日労働をさせる場合は、再び36協定の届出が必要です。

 

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