36協定の協定書について協定届との違いや扱い方について詳しく紹介 |HR NOTE

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36協定の協定書について協定届との違いや扱い方について詳しく紹介

  • 労務
  • 勤怠管理

日本では、労働者保護を目的とした労働基準法があります。1日8時間、1週間40時間の法定労働時間が定められていますが、労働基準法の第36条に基づいて手続きをおこなうことで、時間外や休日での労働が認められるようになります。これが36協定です。

本記事では、36協定における協定書について、協定届との違いや扱い方、作成する際の流れについて詳しく解説いたします。

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介! 

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1. 36協定の協定書とは

36協定の書類を記載している手元

36協定書とは、36協定の協定を結ぶ際に労使間の合意の証拠となる書類です。

時間外労働や休日出勤をするためには、労働基準法第36条に基づいて届出を提出する必要があります。この際、労働者のうち半数以上によって組織される労働組合、あるいは半数以上の労働者が合意した代表者と書面で協定を結び、提出することで認められます。

このなかで協定をおこなうための書面が、36協定において協定書と呼ばれるものです。この書面のなかには、36協定において必要となる事項がまとめて記載されており、使用者と労働組合、あるいは代表者と双方で抜け目がないよう確実にチェックし、合意のうえで締結されます。

以下5点の項目について定めていれば、書式や様式は問わないものとしています。

2. 36協定に記載すべき事項 

36協定書に記載すべき事項36協定に記載すべき事項は主に5つあります。

  • 時間外や休日労働をさせる労働者
  • 時間外労働や休日労働をさせる期間
  • 時間外労働や休日労働をさせる条件
  • 時間外労働や休日労働をさせる日数
  • 時間外労働や休日労働を適したものにするための事項 

それぞれ、内容を詳しく確認していきましょう。

2-1. 時間外労働や休日労働をさせる労働者

まずは、時間外労働や休日労働をさせる対象となる労働者についてです。業務の種類や労働者の数を明記します。記載する業務の種類については、設計や検査、経理事務といったようにその範囲を細分化することが必要です。

2-2. 時間外労働や休日労働をさせる期間

36協定は、届出を1回提出することで、基本的に1年間有効となります。有効期間が切れる前に、再度届出を提出しなければいけません。有効となる最初の日を、起算日といいます。この起算日については決めるルールがあるわけではなく、協定書を作成する際に自由に決めることができます。

しかし、決めてから変更することは原則できません。慎重に決めるようにしましょう。

2-3. 時間外労働や休日労働をさせる条件

本来、法定労働時間を超えて労働させることは、認められていません。届出を提出したからといって、どのような場合でも時間外労働や休日労働をさせられるわけではないのです。例外を認める正式な理由が必要です。

時期によって仕事数が大幅に前後するような業種であれば、「急な受注や納期の変更に対応するため」といった理由となります。正当で明確な理由を記載しましょう。

2-4. 時間外労働や休日労働をさせる日数

36協定を結ぶ際には、日、週、月、年それぞれで時間外労働と休日労働をさせる上限を定めておく必要があります。労働基準法には、時間外労働の上限は月45時間・年360時間以内と定められています。日、週あたりの上限はありませんが、月、年の上限に合わせて36協定の上限を定めましょう。

ただし、臨時的な特別の事情がある場合に限って、特別条項付き36協定をあらかじめ結んでおくことで月45時間、年360時間の上限を超えて残業をさせることができます。
2019年までは特別条項付き36協定を結べば事実上何時間でも残業をさせられる状態でしたが、大企業は2019年4月、中小企業の場合は2020年4月から時間外労働に上限規制が設けられるようになりました。
特別条項付き36協定の上限規制は以下の通りです。

  • 時間外労働が年720時間以内

  • 時間外労働と休⽇労働の合計が⽉100時間未満

  • 時間外労働と休⽇労働の合計について、「1ヵ月平均」「3ヵ月平均」「4ヵ月平

    均」「5ヵ月平均」「6ヵ月平均」が全て80時間以内

  • 時間外労働が⽉45時間を超えることができるのは、年6ヵ月が限度

引用:時間外労働の上限規制 わかりやすい解説|厚生労働省

時間外労働や休日出勤をさせる日数は法律の上限の範囲内で定めるように注意しましょう。

関連記事:36協定の休日出勤に必要な届出と休日出勤の上限について詳しく解説

2-5. 時間外労働や休日労働を適したものにするための事項

労働基準法施行規則第17条に基づいて、7つの「厚生労働省で定める事項」について明記する必要があります。

一 法第三十六条第一項の協定(労働協約による場合を除く。)の有効期間の定め

二 法第三十六条第二項第四号の一年の起算日

三 法第三十六条第六項第二号及び第三号に定める要件を満たすこと。

四 法第三十六条第三項の限度時間(以下この項において「限度時間」という。)を超えて労働させることができる場合

五 限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置

六 限度時間を超えた労働に係る割増賃金の率

七 限度時間を超えて労働させる場合における手続

引用:労働基準法施行規則(昭和二十二年厚生省令第二十三号)

前述の4項目と似た部分もありますが、そのほかに労働者の健康や福祉を確保するための措置、時間外労働に対する割増賃金の割合などが該当します。

3. 36協定書と36協定届の違い

協定書と協定届の違いを考える人

36協定の協定書と協定届には、内容の違いはほとんどありません。一方で、明確に異なる点が2つあります。

3-1. 36協定書と36協定届を作成する目的

ほとんど内容が同じ36協定の協定書と協定届ですが、それぞれ作成する目的が異なります。

労働基準法第36条に基づき、36協定を書面で締結するために作成するのが協定書です。一方で協定届は、使用者と労働者側で締結した協定を、管轄の労働基準監督署長に提出するために作成するものを指します。

協定書については、提出する必要がありません。しかし、協定届は確かに提出して受理される必要があります。協定届が受理されることで、それ以降の日付で定めた起算日から、書面で定めた時間外労働や休日労働が認められるようになります。

3-2. 署名や押印の有無

使用者と労働者側で合意したうえで締結する協定書には、前者と後者の代表で双方の署名や押印が必要です。

協定届についても、以前までは署名や押印が必要でした。しかし、2021年4月からは基本的には不要となりました。協定書を作成していない状態で協定届の控えを協定書として扱いたい場合は、使用者と労働者側の代表の署名や押印が必要です。

協定届の用紙データは厚生労働省や労働基準監督署のホームページから入手できますが、すでに署名や押印についての項目が削除されているため、控えを協定書として扱いたいのであれば、自分で記入欄を設ける必要があります。

 このように協定届と協定書は、作成目的と押印の必要性が異なります。また昨今の働き方改革関連法を受けて、他にも36協定で改定された箇所がいくつか存在します。刷新された36協定書の様式や特別条項の上限規制を、詳しくご存じでない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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関連記事:不要となった36協定の押印について必要な対応をわかりやすく紹介

4. 協定書を作成する流れ

36協定を締結する労働者と使用者

36協定の協定書を作成する流れについて見ていきましょう。協定書は、以下のような流れで作っていくとスムーズです。

  1. 36協定の原案を使用者が作成
  2. 労働者側の代表者を選定する方法を決定
  3. 労働者側の代表者を決定
  4. 締結内容について双方で確認
  5. 同意のうえで締結し署名および押印をおこなう

関連記事:36協定で労働者代表を選定するケースやその条件を徹底解説

4-1. 36協定書の用紙とサンプル

36協定書に関しては特別な指定の用紙やフォーマットがあるわけではありません。そのため、記載すべき事項をすべて記載したうえで、使用者と労働者代表の署名・捺印があれば問題ありません。

4-2. 36協定書と36協定届を兼ねる場合

36協定書は36協定届と兼用することが可能です。36協定書を作成する際に、36協定届のフォーマットを用いることができます。

ただし、36協定書と36協定届を兼用する際には、36協定届にも労使間で合意したことの証明となる署名・捺印が必要となるため、注意が必要です。

36協定届のフォーマットとサンプルは厚生労働省のホームページで公開されているので、ダウンロードして活用してみてください。

【36協定届のフォーマット】

・時間外労働・休日労働に関する協定届

(一般条項)

様式第9号

・時間外労働・休日労働に関する協定届

(特別条項)

様式第9号の2

参照:時間外・休日労働に関する協定届(36協定届)|厚生労働省 東京労働局

 

36協定届のサンプルは以下からダウンロードすることができます。

参照:36協定届の記載例|厚生労働省

5. 36協定書の内容は周知しなければならない

36協定を準備する男性

協定書は、協定届のように提出する必要がありません。締結したあとは、いつでもその内容が確認できるように管理しておく必要があります。

また、使用者はすべての労働者に対して36協定の内容がわかるように提示、または交付し、周知させておくことが義務付けられています。

厚生労働省からは、協定書の取り扱いについて、いずれかの方法ですべての労働者が確認できるようにすることを推奨しています。

  • 常時各作業場(※)の⾒やすい場所へ掲示する、又は備え付ける。
  • 書面で労働者に交付する。
  • 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する。

引用:36協定・就業規則は周知が必要です|厚生労働省

6. 36協定を締結する際は協定書と協定届を正しく作成しましょう

36協定を締結し終えた男性

36協定の協定書や協定届は、使用者と労働者側の双方が納得したうえで、法に基づいて働くために必要なことです。協定書については労働基準監督署などに提出する必要はありませんが、労働者側が周知できるようにしておかなければいけません。

36協定書と36協定届の違いを理解し、それぞれについて正しく扱うようにしましょう。

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