36協定の協定書について協定届との違いや扱い方について詳しく紹介

36協定の書類が机に置かれている

日本では、労働者の生存権の保障を目的とした労働基準法があります。1日8時間、1週間40時間の法定労働時間が定められていますが、労働基準法の第36条に基づいて手続きを行うことで、時間外や休日での労働が認められるようになります。これが36協定です。

本記事では、36協定における協定書について、協定届との違いや扱い方、作成する際の流れについて詳しく解説いたします。

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36協定は毎年もれなく提出しなくてはなりませんが、慣れていないと届出の記載事項や作成において踏むべき手順も分からないことが多いのではないでしょうか。

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1. 36協定の協定書とは

36協定の書類を記載している手元

時間外労働や休日出勤をするためには、労働基準法第36条に基づいて届出を提出する必要があります。この際、労働者のうち半数以上によって組織される労働組合、あるいは半数以上の代表者と書面で協定を行い、提出することで認められます。

このなかで協定を行うための書面が、36協定において協定書と呼ばれるものです。この書面のなかには、36協定において必要となる事項がまとめて記載されており、雇う側と労働組合、あるいは代表者と双方で抜け目がないよう確実にチェックし、合意のうえで締結されます。

以下5点の項目について定めていれば、書式や様式は問わないものとしています。

1-1.時間外労働や休日出勤をさせる労働者

まずは、時間外労働や休日出勤をさせる対象となる労働者についてです。業務の種類や労働者の数を明記します。記載する業務の種類については、設計や検査、経理事務といったようにその範囲を細分化することが必要です。

1-2.時間外労働や休日出勤をさせる期間

36協定は、届出を1回提出することで、1年間有効となります。有効期間が切れそうになったら、再度届出を提出しなければいけません。有効となる最初の日を、起算日といいます。この起算日については決めるルールがあるわけではなく、協定書を作成する際に自由に決められます。

しかし、決めてから変更することは原則できません。慎重に決めるようにしましょう。

1-3.時間外労働や休日出勤をさせる条件

本来、法定労働時間を超えて労働させることは、認められていません。届出を提出したからといって、どのような場合でも時間外労働や休日出勤をさせられるわけではないのです。例外を認める正式な理由が必要です。

時期によって仕事数が大幅に前後するような業種であれば、急な受注や納期の変更に対応するため、といった理由となります。正当で明確な理由を記載しましょう。

1-4.時間外労働や休日出勤をさせる日数

36協定の届出を提出したからといって、無限に時間外労働や休日出勤をさせられるわけではありません。大企業は2019年4月、中小企業の場合は2020年4月から時間外労働をさせるのに上限規制が設けられるようになりました。

現在では、時間外労働や休日出勤をさせるにしても、原則として1ヵ月45時間、年間で360時間までを上限となります。特別な理由がない限り、この上限を超えてはいけません。

上限規制を守るために、36協定の協定書を作成する際は、時間外労働や休日出勤をする日数を明記する必要があります。

なお、この上限規制を超えて労働するにしても、以下4つの条件が課せられます。

  • 時間外労働が年720時間以内
  • 時間外労働と休⽇労働の合計が⽉100時間未満
  • 時間外労働と休⽇労働の合計について、「1ヵ月平均」「3ヵ月平均」「4ヵ月平
    均」「5ヵ月平均」「6ヵ月平均」が全て1⽉当たり80時間以内
  • 時間外労働が⽉45時間を超えることができるのは、年6ヵ月が限度

引用:厚生労働省|時間外労働の上限規制 わかりやすい解説

1-5.時間外労働や休日出勤を適したものにするための事項

労働基準法第17条に基づいて、7つの「厚生労働省で定める事項」について明記する必要があります。

先述の4項目と似た部分もありますが、そのほかに労働者の健康や福祉を確保するための措置、時間外労働に対する割増賃金の割合などが該当します。

2. 協定書と協定届の違い

協定書と協定届の違いを考える人36協定の協定書と協定届には、内容の違いがほとんどありません。一方で、明確に異なる点が2つあります。

2-1.作成する目的

ほとんど内容が同じ36協定の協定書と協定届ですが、それぞれ作成する目的が異なります。

労働基準法第32条に基づき、36協定を書面で締結するために作成するのが協定書です。一方で協定届は、雇う側と労働者側で締結した協定を、管轄の労働基準監督署に提出するために作成するものを指します。

協定書については、提出する必要がありません。しかし、協定届は確かに提出して受理される必要があります。協定届が受理されることで、それ以降の日付で定めた起算日から、書面で定めた時間外労働や休日出勤が認められるようになります。

2-2.署名や押印の有無

雇う側と労働者側で合意したうえで締結する協定書には、前者と後者の代表で双方の署名や押印が必要です。

協定届についても、以前までは署名や押印が必要でした。しかし、2021年4月からは基本的には不要となりました。協定書を作成していない状態で協定届の控えをそのように扱いたい場合は、雇う側と労働者側の代表の署名や押印が必要です。

協定届のデータは厚生労働省や労働基準監督署のホームページから入手できますが、すでに署名や押印についての項目が削除されているため、控えを協定書として扱いたいのであれば、自分で記入欄を設ける必要があります。

 このように協定届と協定書は、作成目的と押印の必要性が異なります。また昨今の働き方改革関連法を受けて、他にも36協定で改定された箇所がいくつか存在します。刷新された36協定書の様式や特別条項の上限規制を、詳しくご存じでない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 当サイトでは、法改正後の36協定の解説から、締結までの手順をわかりやすく解説した資料を無料で配布しております。法改正に対応して適切に36協定の届出をしたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

3. 協定書の取り扱い

36協定を準備する男性協定書は、協定届のように提出する必要がありません。締結したあとは、いつでもその内容が確認できるように管理しておきます。
また、雇う側はすべての労働者に対して内容がわかるように提示、または交付し、周知させておくことが義務付けられています。

厚生労働省からは、協定書の取り扱いについて、いずれかの方法ですべての労働者が確認できるようにと推奨しています。

  • 常時各作業場(※)の⾒やすい場所へ掲示する、又は備え付ける。
  • 書面で労働者に交付する。
  • 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する。

引用:厚生労働省|36協定・就業規則は周知が必要です

4. 協定書を作成する流れ

36協定を締結する労働者と使用者

36協定の協定書を作成する流れについて見ていきましょう。協定書は、以下のような流れで作っていくとスムーズです。

  1. 36協定の原案を雇う側が作成
  2. 労働者側の代表者を選定する方法を決定
  3. 労働者側の代表者を決定
  4. 締結内容について双方で確認
  5. 同意のうえで締結し署名および押印を行う

5. 36協定を締結する際は協定書と協定届を正しく扱うことが大切

36協定を締結し終えた男性36協定の協定書や協定届は、雇う側と労働者側の双方が納得したうえで、法に基づいて働くために必要なことです。協定書については労働基準監督署などに提出する必要はありませんが、労働者側が周知できるようにしておかなければいけません。

それぞれについて正しく扱うようにしましょう。

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