36協定の届出について提出方法や期限を徹底解説

企業が法定労働時間を超えて労働者を働かせるときには、36協定の届出が必須となります。届出がない状態で時間外労働や休日出勤などをさせたときには、法律違反とみなされることがあるので注意しましょう。

法定労働時間を超えた時間外労働や休日労働をさせるときには、労使間で36協定を締結し、正しい方法で届出をしておく必要があります。36協定の届出は毎年必要となるので、期限切れなどの問題が起きないよう対処することが重要です。この記事では、36協定の届出をするときのポイントを紹介します。

関連記事：36協定について、わかりやすく解説！｜特別条項や新様式の届出記入方法も紹介！ 

1. 36協定の届出義務について

まずは、36協定の概要や、届出の必要があるケース・ないケースを確認しておきましょう。

1-1. 36協定とは？

労働基準法に定められる36協定届は、正式には「時間外・休日労働に関する協定届」と呼ばれます。労働基準法第36条には、会社が1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える勤務を命じるときには協定を結び、36協定届を労働基準監督署長に届け出ることが必要と明記されています。

1-2. 36協定の届出義務があるケース・ないケース

業務上、法定労働時間を超える労働や休日労働がないというときには36協定の締結は不要です。そのため、法定内の残業であれば36協定を結ばなくてもさせることができます。 たとえば、社内規定で1日7時間勤務を設定していた場合、1時間残業させても法定労働時間の8時間以内におさまるので届出の必要はありません。

届出の義務があるのは、時間外労働や法定休日に従業員を働かせる場合です。法定外の残業がある職場だけでなく、変形労働を採用している企業にも36協定の届出が必要です。 また、労働基準法では少なくとも週1回あるいは4週間を通じて4回以上の休日を付与する旨が定められています。繁忙期などの理由で休日に労働が必要となるなどの就業形態があるときには、36協定の届出を忘れずにしておきましょう。

1-3. 特別条項付き36協定の届出義務

36協定を締結して届出をした場合、認められる時間外労働の上限時間は月45時間以内、年360時間以内です。しかし、企業によっては予見ができない大幅な業務量の増加などで、上限時間を超過せざるをえない状況が発生するケースもあるでしょう。

具体的には決算業務やバーゲンやボーナス商戦による繁忙、納期の逼迫やクレーム対応などが挙げられます。

このような場合には、特別条項付き36協定を締結して、特別条項付き36協定届を労働基準監督署長に提出する義務があります。

特別条項付き36協定を結んだ場合の上限は、以下の通りです。

• 時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満
• 2～6カ月の時間外労働と休日労働の平均が1カ月あたり80時間以内
• 休日労働を除いた時間外労働の合計が年720時間以内
• 時間外労働が月45時間を超えてもいいのは年間で6カ月まで

1-4. 36協定の届出に期限はある？

36協定の届出に明確な期限は設けられていません。ただし、注意すべきことが2点あります。

1点目は、時間外労働や休日労働をさせるまでに確実に締結・届出をしておく必要があるということです。

2点目は、前回結んだ36協定の有効期間が過ぎる前に、次の36協定を締結・届出する必要があるということです。36協定は有効期間を1～3年の間で定めておく必要があり、1年ごとに締結・届出をするのが望ましいとされています。そのため、有効期間を1年間で定めている場合、前回提出してから1年間が経過するまでに、翌年締結しなおした36協定を届け出る必要があります。このような場合、実質届出の期限は前回提出してから1年間が経過するまでということになるため、注意が必要です。

関連記事：36協定で重要となる提出期限についてポイントや注意点を紹介

2. 36協定の届出を忘れた場合の罰則

36協定の締結・届出ができていないにもかかわらず、従業員に時間外労働や休日労働をさせた場合、以下の3つの罰則が科されます。

2-1. 刑事罰

36協定は労働基準法に基づくものであり、36協定の届出を怠ると労働基準法に違反したことになります。これは労働基準法第32条と第36条にて定められている内容です。

違反が判明した場合、労働基準監督署などの行政機関が違反事実を調査し、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。

2-2. 民事的制裁

労働基準法に違反する行為によって労働者に損害が生じた場合、労働者は労働基準法に基づいて、企業に対して損害賠償を請求することができます。

企業は労働基準法の規定に従って、有効期間が切れる前に36協定を届け出なければなりません。届出違反によって従業員に損害を生じさせた場合、民事的な制裁として損害賠償を支払うことが求められます。

2-3. 企業名の公表

労働基準監督署などの行政機関は、36協定の届出を怠った企業に対して行政処分をおこなうことがあります。月80時間以上の時間外労働や、従業員からの労災請求など、とくに悪質な事例が処分に該当するため注意が必要です。

その際、違反企業の企業名や違反内容は、厚生労働省のWebサイトに公表されてしまいます。企業名の公表は、他の企業や一般の人々に対して、労働基準法の遵守を促すための措置です。

3. 36協定の届出の提出方法

労働時間を超えて労働者を働かせる企業は、36協定の届出が毎年必要となります。届出がない状態や不備のある状態で働かせると大きなトラブルが起きることもあるので細心の注意を払いましょう。
36協定の届出方法は、主に以下の3つです。それぞれの方法についてチェックしていきましょう。

3-1. 労働基準監督署で手続きをする 

36協定の届出は管轄の労働基準監督署でおこなえます。届出には専用の用紙が必要となりますが、これは窓口で受け取るか、厚生労働省または労働基準監督署のホームページからプリントアウトして使います。

社内で書類を作成し提出すれば、届出をすることが可能です。また、書類作成に関する不明点を窓口で直接質問し解決できることは、労働基準監督署に足を運んで手続きするメリットです。
ただし、労働基準監督署で手続きができるのは平日日中のみであることや、労働基準監督署に行く必要があること、3～4月は大変混み合い手続きに時間がかかることなどはデメリットともいえるでしょう。

3-2.  郵送で提出する 

36協定の届出書類を管轄の労働基準監督署に郵送するという方法もあります。

郵送の際には、封筒に36協定届の原本と写しの計2部を封入します。さらに、控えを返送するための封筒と切手、同封した書類とその枚数について記載した送付状が必要となります。返送用の封筒には返送先を明記しておきましょう。

36協定について社会保険労務士などに代行依頼する際には、届出書類に社会保険労務士の名前を記載しておきます。また、返信用封筒の宛名も社会保険労務士の住所や氏名としておきましょう。

窓口申請は労働基準監督署が開いている時間にしかおこなえませんが、郵送申請であれば時間を問わず手続きができ便利です。ただし、郵送申請には数日から1週間程度の時間がかかるケースが多いため、余裕を持って提出準備をおこなう必要があります。

3-3. 電子申請する

最近では、36協定の届出をオンラインでおこなう企業が増加しています。厚生労働省や労働基準監督署側も、感染症の拡大防止策の一環として電子申請を推奨しています。

電子申請には、国の各府省の電子申請や届出を総括しているe-Govのアカウントが必要となります。ほかの電子申請でe-Govアカウントを取得した場合には、そのアカウントを使用します。電子申請を初めておこなう際には、新規でアカウントを取得しましょう。

続いて、電子申請アプリケーションをインストールします。アプリケーションは利用しているOSに応じたものを選びます。なお、ポップアップブロックなどの設定をしているときには解除設定が必要となることがあります。

e-Gov電子申請アプリケーションにはさまざまな申請手続きが設定されています。そのなかから36協定届を選び、入力フォームを表示しましょう。
あとは、フォーム内に必要事項を入力して書類を作成し、システム内から提出すれば届出が完了します。

関連記事：36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説

3-4. 電子申請の場合、本社一括届出が可能

複数の事業所がある企業の場合、事業所ごとに36協定を締結して、事業所ごとに労働基準監督署長に提出する必要があります。ただし、電子申請の場合、届出を本社一括でまとめておこなうことができます。届出はまとめておこなうことができますが、締結は事業所ごとにする必要があるので注意しましょう。
本社一括届出をする場合は、届け出る事業場の情報をExcelの一覧形式にして添付する必要があります。
届出の提出業務にかかる時間や負担を電子申請の本社一括届出を用いることで軽減できるため、複数の事業所がある企業の場合、積極的に活用すると良いでしょう。

関連記事：36協定の本社一括について電子申請やメリット・デメリットを解説

4. 36協定の届出用紙 

36協定の届出用紙は、厚生労働省のホームページで公開されています。一般条項か特別条項かによって様式が異なるため、必要な様式を確認して記載のうえ、提出しましょう。

36協定届の一般条項と特別条項は、以下のURLからダウンロードすることが可能です。

関連記事：改訂された36協定の新様式を変更内容から詳しく徹底解説

5. 36協定の届出を提出するまでの流れ

36協定を締結し届出をおこなうまでの流れを確認しましょう。また、届出後には労働者への周知も忘れずにおこなうことが大切です。

5-1. 36協定を締結する

まずは労働者の代表と企業が協議をおこない、労働者の権利や労働条件、労働時間に関する36協定を締結しましょう。協議に参加する代表労働者は、労働者の過半数で組織される労働組合、または労働者の過半数を代表する従業員のいずれかです。

同一企業にどちらも存在する場合は、労働組合が優先して協議に参加します。また、管理監督者に該当する労働者は代表者になることはできません。

5-2. 36協定書を作成する

締結された36協定の内容を書面にまとめて、36協定書として作成・保存しましょう。協定書には以下の項目を記載する必要があります。

• 労働時間の短縮または柔軟な労働時間制度の導入
• 36協定の有効期間
• 36協定の解除条件や解除手続き
• 労働者の代表者や労働組合の関与
• 36協定の適用範囲や適用条件
• 労働者に対する情報提供や説明義務
• 36協定の履行状況や評価方法

この36協定書は、後に労働基準監督署に提出する「労働関係に関する重要な書類」となり、最低3年間の保存が義務付けられています。

5-3. 労働基準監督署に提出する

労働者の代表と企業が合意した内容に基づいて36協定書を作成したら、管轄の労働基準監督署に提出するための「36協定届」を作成します。36協定届の様式は厚生労働省が配布していますが、条件を満たせば36協定書との兼用も可能です。

提出方法は郵送・電子申請・窓口に提出の3種類があります。提出の際には控え（原本のコピー）をとり、会社で保存しましょう。労働基準監督署は、提出された届出を審査し、適切な労働条件が確保されているか確認をおこないます。

5-4. 労働者へ周知する

36協定の内容は、全労働者がいつでも確認できる形で周知しなければなりません。厚生労働省は、適切な周知の方法として「作業場の見やすい場所への掲示や備え付け、書面の交付など」を挙げています。

周知義務を怠ると、刑事罰の対象となる可能性があります。届出後には必ず周知をおこないましょう。

6. 36協定の届出をする際に注意すべきポイント

36協定の提出方法は複数あり、企業に合った方法を選べます。ただし、それぞれの方法には注意すべきポイントが複数あります。また36協定を締結するにあたり、これらのポイントと同時に36協定で法改正後に設けられた時間外労働の上限や、罰則内容も理解しておくとスムーズに手続きが進むでしょう。

36協定の届出を提出するうえで、「36協定や特別条項の中身自体をおさらいしたい」「法改正後の上限や罰則内容も把握したい」といった方は、当サイトで無料配布している「36協定締結の手順書」をご活用ください。 資料では36協定と特別条項の概要やルール、違反した場合の罰則などについて図やイラストを用いてわかりやすく解説していますので、こちらからダウンロードしてご活用ください。

ここからは、36協定届出の際の注意点を紹介します。

6-1. 電子申請の初回手続きには時間がかかる場合がある

近年ではデジタル化やペーパーレス化の観点から、また感染病のまん延防止という観点からも、電子申請を選択する企業が増加しています。電子申請をすれば社内にいながらにして申請を済ませることができるため便利です。

36協定の電子申請にはe-Gov電子申請のツールを使います。しかし、これまで各種電子申請をしたことのない企業にとっては、電子申請の準備は煩雑に感じるかもしれません。

電子申請にはブラウザ環境やインターネット環境が必要となり、事前の設定も必要となります。初めて電子申請をおこなう際には、余裕のあるスケジュールで対応を進めるようにしましょう。

6-2. 電子申請以外の申請の際には書類が2部必要となる

36協定を窓口手続きするときや郵送で提出するときには、届出用紙を2部用意する必要があります。そのうち1部を提出し、もう1部は企業側の控えとなります。

社内で36協定に関する周知をする際に活用するなどして、社内に提出した36協定の写しを確実に保管しておきましょう。

6-3. 郵送での手続きには時間がかかる

36協定の届出を郵送でおこなう場合には、郵便のタイムラグについて考えておきましょう。一般的に、郵送での手続きには数日から1週間程度の時間がかかります。
万が一、郵送手続き中に36協定の有効期限が過ぎてしまった場合、36協定が無効となる期間が発生します。この期間に法定労働時間を超えて時間外労働や休日出勤をさせた場合、違反になってしまうため十分注意しましょう。
トラブルを避けるためにも、郵送で36協定の届出をするときには早めに対応しておくことが重要です。

7. 時間外労働や休日労働をさせる際には必ず届出を済ませよう！

36協定に基づいて法定労働時間を超える労働や休日労働をさせるときには、必ず届出をしておきましょう。届出のない状態で時間外労働や休日出勤をさせると違反となり、罰則が科されることもあるので注意が必要です。

36協定の届出は窓口のほか、郵送申請や電子申請で済ませることも可能です。とくに近年では手間がかからず感染症予防の効果も期待できる電子申請が推奨されています。毎年の申請を手軽に済ませたい方は、電子申請ができる環境を整えるのがおすすめです。