36協定の届出について提出方法や注意点を徹底解説

企業が法定労働時間を超えて労働者を働かせるときには、36協定の届出が必須となります。届出がない状態で時間外労働や休日出勤などをさせたときには違反とみなされることがあるので注意しましょう。法定労働時間を超えた時間外労働や休日労働をさせるときには、労使間で36協定を締結し、正しい方法で届出をしておく必要があります。36協定の届出は毎年必要となるので、期限切れなどの問題が起きないよう対処することが重要です。この記事では、36協定の届出をするときのポイントを紹介します。

関連記事：36協定について、わかりやすく解説！｜特別条項や新様式の届出記入方法も紹介！ 

1. 36協定の届出義務について

労働基準法に定められる36協定届は正式には「時間外・休日労働に関する協定届」とよばれます。労働基準法第36条には、会社が1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える勤務を命じるときには協定を結び、36協定届を労働基準監督署長に届け出ることが必要と明記されています。

業務上、法定労働時間を超える労働や休日労働がないというときには36協定の締結は不要です。そのため、法定内の残業であれば36協定を結ばなくてもさせることができます。 例えば、社内規定で1日7時間勤務を設定していた場合、1時間残業させても法定労働時間の8時間以内におさまるので届出の必要はありません。

届出の義務があるのは、時間外労働や法定休日に従業員を働かせる場合です。法定外の残業がある職場だけでなく、変形労働を採用している企業にも36協定の届出が必要です。 また、労働基準法では少なくとも週1回あるいは4週間を通じて4回以上の休日を付与する旨が定められています。繁忙期などの理由で休日に労働が必要となるなどの就業形態があるときには、36協定の届出を忘れずにしておきましょう。

1-1. 特別条項付き36協定の届出義務

36協定を締結して届出をした場合に認められる時間外労働の上限時間は月45時間以内、年360時間以内です。しかし、企業によっては予見ができない大幅な業務量の増加などで上限時間を超過せざるをえない状況が発生するケースもあります。

具体的には決算業務やバーゲンやボーナス商戦による繁忙、納期の逼迫やクレーム対応などが挙げられます。

このような場合には、特別条項付き36協定を締結して、特別条項付き36協定届を労働基準監督署長に提出する義務があります。

特別条項付き36協定を結んだ場合、以下の上限が適用されます。

• 時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満
• 2～6ヶ月の時間外労働と休日労働の平均が1ヶ月あたり80時間以内
• 休日労働を除いた時間外労働の合計が年720時間以内
• 時間外労働が月45時間を超えてもいいのは年間で6ヶ月まで

1-2. 36協定の届出に期限はある？

36協定の届出に明確な期限は設けられていません。ただし、注意すべきことが2点あります。

1点目は時間外労働や休日労働をさせるまでに確実に締結・届出をしておく必要があるということです。

2点目は、前回結んだ36協定の有効期間が過ぎる前に次の36協定を締結・届出する必要があるということです。36協定は有効期間を1～3年の間で定めておく必要があり、1年ごとに締結・届出をするのが望ましいとされています。そのため、有効期間を1年間で定めている場合、前回提出してから1年間が経過するまでに、翌年締結しなおした36協定を届け出る必要があります。このような場合、実質届出の期限は前回提出してから1年間が経過するまでということになるため、注意が必要です。

関連記事：36協定で重要となる提出期限についてポイントや注意点を紹介

2. 36協定の届出の提出方法

労働時間を超えて労働者を働かせる企業は、36協定の届出が毎年必要となります。届出がない状態や不備のある状態で働かせると大きなトラブルが起きることもあるので細心の注意を払いましょう。
36協定の届出方法は主に3つ考えられます。それぞれの方法についてチェックしていきましょう。

2-1. 労働基準監督署で手続きをする 

36協定の届出は管轄の労働基準監督署でおこなえます。届出には専用の用紙が必要となりますが、これは窓口で受け取るか、厚生労働省または労働基準監督署のホームページからプリントアウトして使います。

社内で書類を作成し提出すれば届出をすることが可能です。また、書類作成に関する不明点を窓口で直接質問し解決できることは、労働基準監督署に足を運んで手続きするメリットです。
ただし労働基準監督署で手続きができるのは平日日中のみであることや、労働基準監督署に行く必要があること、3～4月は大変混み合い手続きに時間がかかることなどはデメリットともいえるでしょう。

2-2.  郵送で提出する 

36協定の届出書類を管轄の労働基準監督署に郵送するという方法もあります。

郵送の際には封筒に36協定届の原本と写しの計2部を封入します。さらに、控えを返送するための封筒と切手、同封した書類とその枚数について記載した送付状が必要となります。

返送用の封筒には返送先を明記しておきましょう。

36協定について社会保険労務士などに代行依頼する際には、届出書類に社会保険労務士の名前を記載しておきます。また、返信用封筒の宛名も社会保険労務士の住所や氏名としておきましょう。

窓口申請は労働基準監督署が開いている時間にしかおこなえませんが、郵送申請であれば時間を問わず手続きができ便利です。ただし、郵送申請には数日から1週間程度の時間がかかるケースが多いため、余裕を持って提出準備をおこなう必要があります。

2-3.電子申請する

最近では、36協定の届出をオンラインでおこなう企業が増加しています。厚生労働省や労働基準監督署側も、感染症の拡大防止策の一環として電子申請を推奨しています。

電子申請には、国の各府省の電子申請や届出を総括しているe-Govのアカウントが必要となります。ほかの電子申請でe-Govアカウントを取得した場合には、そのアカウントを使用します。電子申請を初めておこなう際には、新規でアカウントを取得しましょう。
続いて、電子申請アプリケーションをインストールします。アプリケーションは利用しているOSに応じたものを選びます。なお、ポップアップブロックなどの設定をしているときには解除設定が必要となることがあります。

e-Gov電子申請アプリケーションにはさまざまな申請手続きが設定されています。その中から36協定届を選び、入力フォームを表示しましょう。
あとは、フォーム内に必要事項を入力して書類を作成し、システム内から提出すれば届出が完了します。

関連記事：36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説

2-4. 電子申請の場合、本社一括届出が可能

複数の事業所がある企業の場合、事業所ごとに36協定を締結して、事業所ごとに労働基準監督署長に提出する必要があります。ただし、電子申請の場合、届出を本社一括でまとめておこなうことができます。届出はまとめておこなうことができますが、締結は事業所ごとにする必要があるので注意しましょう。
本社一括届出をする場合は、届け出る事業場の情報をExcelの一覧形式にして添付する必要があります。
届出の提出業務にかかる時間や負担を電子申請の本社一括届出を用いることで軽減できるため、複数の事業所がある企業の場合、積極的に活用すると良いでしょう。

関連記事：36協定の本社一括について電子申請やメリット・デメリットを解説

3. 36協定の届出用紙 

36協定の届出用紙は厚生労働省のホームページで公開されています。一般条項か特別条項かによって様式が異なるため、必要な様式を確認して記載の上、提出しましょう。

36協定届の一般条項と特別条項は以下のURLからダウンロードすることが可能です。

• 時間外労働・休日労働に関する協定届

（一般条項）

様式第9号

• 時間外労働・休日労働に関する協定届

（特別条項）

様式第9号の2

参照：時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）｜厚生労働省　東京労働局

関連記事：改訂された36協定の新様式を変更内容から詳しく徹底解説

4. 36協定の届出をする際に注意すべきポイント

36協定の提出方法は複数あり、企業に合った方法を選べます。ただし、それぞれの方法には注意すべきポイントが複数あります。また36協定を締結するにあたり、これらのポイントと同時に36協定で法改正後に設けられた時間外労働の上限や、罰則内容も理解しておくとスムーズに手続きが進むでしょう。

36協定の届出を提出するうえで、「36協定や特別条項の中身自体をおさらいしたい」「法改正後の上限や罰則内容も把握したい」といった方は、当サイトで無料配布している「36協定締結の手順書」をご活用ください。 資料では36協定と特別条項の概要やルール、違反した場合の罰則などについて図やイラストを用いてわかりやすく解説していますので、こちらからダウンロードしてご活用ください。

ここからは、36協定届出の際の注意点をご紹介いたします。

4-1. 電子申請の初回手続きには時間がかかる場合がある

近年ではデジタル化やペーパーレス化の観点から、また感染病のまん延防止という観点からも、電子申請を選択する企業が増加しています。電子申請をすれば社内にいながらにして申請を済ませることができるため便利です。

36協定の電子申請にはe-Gov電子申請のツールを使います。しかし、これまで各種電子申請をしたことのない企業にとっては、電子申請の準備は煩雑に感じるかもしれません。

電子申請にはブラウザ環境やインターネット環境が必要となり、事前の設定も必要となります。
初めて電子申請をおこなう際には、余裕のあるスケジュールで対応を進めるようにしましょう。

4-2. 電子申請以外の申請の際には書類が2部必要となる

36協定を窓口手続きするときや郵送で提出するときには、届出用紙を2部用意する必要があります。そのうち1部を提出し、もう1部は企業側の控えとなります。

社内で36協定に関する周知をする際に活用するなどして、社内に提出した36協定の写しを確実に保管しておきましょう。

4-3. 郵送での手続きには時間がかかる

36協定の届出を郵送でおこなう場合には、郵便のタイムラグについて考えておきましょう。一般的に、郵送での手続きには数日から1週間程度の時間がかかります。
万が一郵送手続き中に36協定の有効期限が過ぎてしまった場合、36協定が無効となる期間が発生します。この期間に法定労働時間を超えて時間外労働や休日出勤をさせた場合、違反になってしまうため十分注意しましょう。
トラブルを避けるためにも、郵送で36協定の届出をするときには早めに対応しておくことが重要です。

5. 時間外労働や休日労働をさせる際には必ず届出を済ませておきましょう

36協定に基づいて法定労働時間を超える労働や休日労働をさせるときには、必ず届出をしておきましょう。届出のない状態で時間外労働や休日出勤をさせると違反となり、罰則が科されることもあるので注意が必要です。

36協定の届出は窓口のほか、郵送申請や電子申請で済ませることも可能です。特に近年では手間がかからず感染症予防の効果も期待できる電子申請が推奨されています。毎年の申請を手軽に済ませたい方は、電子申請ができる環境を整えるのがおすすめです。