36協定の届出について提出方法や注意点を徹底解説

企業が法定労働時間を超えて労働者を働かせるときには、36協定の届出が必須となります。届出がない状態で時間外労働や休日出勤などをさせたときには違反とみなされることがあるので気をつけたいものです。36協定に基づいて労働をさせるときには、労使間で36協定を締結し、正しい方法で届出を済ませておきましょう。36協定の届出は毎年必要となるので、期限切れなどの問題が起きないよう対処することが重要です。この記事では、36協定の届出をするときのポイントをご紹介いたします。

1. 36協定の届出の必要性

36協定を見る社員労働基準法に定められる36協定は正式には「時間外・休日労働に関する協定届」と呼ばれます。労働基準法第36条には、会社が1日8時間、週40時間の法定労働時間を超える勤務を命じるときには協定を結び届出をすることが必要と明記されているのです。

業務上、法定労働時間を超える労働や休日出勤がないというときには36協定の締結は不要です。ただしこれは、残業をさせてはいけないというものではありません。
例えば社内規定で1日7時間勤務を設定していた場合、1時間残業させても法定労働時間の8時間以内に収まるので届出が必要ないのです。

届出が必要となるのは、時間外労働や法定休日に従業員を働かせる場合です。残業が多い職場だけでなく、変形労働を採用している企業にも36協定の届出が必要です。
また、労働基準法では少なくとも週1回あるいは4週間を通じて4回以上の休日を付与する旨が定められています。繁忙期などの理由で休日に労働が必要となるなどの就業形態があるときには、36協定の届出をしておきましょう。

2. 36協定の届出の提出方法

36協定の届出の3種類の提出方法

労働時間を超えて労働者を働かせる企業は、36協定の届出が毎年必要となります。届出がない状態や不備のある状態で働かせると大きなトラブルが起きることもあるので十分気をつけたいものです。
36協定の届出方法は主に3つ考えられます。それぞれの方法についてチェックしていきましょう。

2-1. 労働基準監督署で手続きをする

36協定の届出は管轄の労働基準監督署でおこなえます。届出には専用の用紙が必要となりますが、これは窓口で受け取るか、厚生労働省または労働基準監督署のホームページからプリントアウトして使います。

社内で書類を作成し提出すれば無事に届出を済ませられます。また、書類作成に関する不明点を窓口で直接質問し解決できるのも、労働基準監督署に足を運んで手続きするメリットです。
ただし労働基準監督署で手続きができるのは平日日中のみとなっています。

2-2. 電子申請する

最近では、36協定の届出をオンラインでおこなう企業が増加しています。厚生労働省や労働基準監督署側も、感染症の拡大防止策の一環として電子申請を推奨しています。

電子申請には、国の各府省の電子申請や届出を総括しているe-GOVのアカウントが必要となります。ほかの電子申請でe-GOVアカウントを取得した場合には、そのアカウントを使用します。電子申請を初めておこなう際には、新規でアカウントを取得しましょう。
続いて、電子申請アプリケーションをインストールします。アプリケーションは利用しているOSに応じたものを選びます。なお、ポップアップブロックなどの設定をしているときには解除設定が必要となることがあります。

e-GOV電子申請アプリケーションにはさまざまな申請手続きが設定されています。その中から36協定届を選び、入力フォームを表示しましょう。
あとは、フォーム内に必要事項を入力して書類を作成し、システム内から提出すれば届出が完了します。

2-3. 郵送で提出する

36協定の届出書類を管轄の労働基準監督署に郵送するという方法もあります。

郵送の際には封筒に36協定届の原本と写しの計2部を封入します。さらに、控えを返送するための封筒と切手、同封した書類とその枚数について記載した送付状も必要となります。

返送用の封筒には返送先を明記しておきましょう。

36協定について社会保険労務士などに代行依頼する際には、届出書類に社会保険労務士の名前を記載しておきます。また、返信用封筒の宛名も社会保険労務士の住所や氏名としておきましょう。

窓口申請は労働基準監督署が開いている時間にしかおこなえませんが、郵送申請であれば時間を問わず手続きができ便利です。ただし、郵送申請には数日から1週間程度の時間がかかることがほとんどです。

3. 36協定の届出をする際に気をつけておきたいポイント

36協定の届出をする際のポイント

36協定の提出方法は複数あり、企業に合った方法を選べます。ただし、それぞれの方法には注意しておきたいポイントがいくつもあります。
ここからは、36協定届出の際の注意点をご紹介いたします。

3-1. 電子申請の初回手続きには手間がかかる

近年ではデジタル化やペーパーレス化の観点から、また感染病のまん延防止という観点からも、電子申請を選択する企業が増加しています。電子申請をすれば社内にいながらにして申請を済ませることができ便利です。

36協定の電子申請にはe-GOV電子申請のツールを使います。しかし、これまで各種電子申請をしたことのない企業にとっては、電子申請の準備は煩雑に思えるかもしれません。

電子申請にはブラウザ環境やインターネット環境が必要となり、事前の設定も必要となります。設定がスムーズに進まなかった場合、期限までに申請できないこともあるかもしれません。

初めて電子申請をおこなう際には、余裕のあるスケジュールで対応を進めることが肝心です。

3-2. 電子申請以外の申請の際には書類が2部必要となる

36協定を窓口手続きするときや郵送で提出するときには、届出容姿を2部用意することになります。そのうち1部を提出し、もう1部は企業側の控えとなります。

社内保管の書類を紛失すると手戻りの際に困らされることがあるので、確実に保管しておきましょう。なお、控えの書類は社内で36協定に関する周知をする際に活用できます。

3-3. 郵送での手続きには時間がかかる

36協定の届出を郵送でおこなう場合には、郵便のタイムラグについて考えておきましょう。一般的に、郵送での手続きには数日から1週間程度の時間がかかります。
万一郵送手続き中に36協定の有効期限が過ぎてしまった場合、36協定が無効となる期間が発生します。この期間に法定労働時間を超えて時間外労働や休日出勤をさせた場合、違反になってしまうため十分注意しましょう。
トラブルを避けるためにも、郵送で36協定の届出をするときには早めに対応しておくことが重要です。

3-4. 36協定の期間を変更できるケースがある

36協定の届出をする際には、対象期間を必ず設定しなければなりません.。一旦届出をした対象期間は原則として変更できないので注意しましょう。

ただし、36協定の提出後に同じ企業の別の部署や事業所が同様の届出をすることがあります。この場合には対象期間を社内で統一するための手続きが可能となります。
もしもこの方法で36協定の期間を変更したときには、企業のすべての事業者で正しい期間を周知する必要があります。

4. 36協定に基づいた働き方が必要な際には必ず届出を済ませておきましょう

届け出を行う人事担当者

36協定に基づいて法定労働時間を超える労働をさせるときには、必ず届出をしておきましょう。届出のない状態で時間外労働や休日出勤をさせると違反となり、罰則が課せられることもあるので注意が必要です。

36協定の届出は窓口のほか、郵送申請や電子申請で済ませることも可能です。特に近年では手間がかからず感染症予防の効果も期待できる電子申請が推奨されています。毎年の申請を手軽に済ませたい方は、電子申請ができる環境を整えるのがおすすめです。

公式アカウントをフォローして毎日記事をチェック!

関連記事