36協定の押印・署名が廃止に?不要になった背景や注意点を解説! |HR NOTE

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36協定の押印・署名が廃止に?不要になった背景や注意点を解説!

  • 労務
  • 勤怠管理

従来は「36協定届」に使用者(会社の代表者)が押印・署名をおこなう必要がありました。しかし、法改正により、2021年4月から36協定届が新様式に変わり、押印・署名が廃止されるようになりました。

本記事では、36協定届に関する法改正があった理由・背景や、企業が対応すべき点を踏まえて、押印・署名の不要に伴う注意が必要な項目をわかりやすく解説します。

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介! 

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1. 36協定届の押印・署名が必要?

押印が不要になった2021年4月から36協定届が新様式に切り替わり、これまで必要であった押印・署名が廃止されるようになりました。ここでは、36協定の押印・署名の廃止について詳しく紹介します。

1-1. 36協定届の押印・署名の廃止とは?

36協定とは、労働基準法36条で定められている「時間外及び休日の労働」の労使協定を指します。労働基準法第32条で定められた法定労働時間「1日8時間、週40時間」を超える労働や、労働基準法第35条で定められた法定休日「1週に1回以上もしくは4週に4回以上」に労働をさせる場合、36協定を締結したうえで、36協定届を作成し、労働基準監督署に提出する必要があります。

36協定届(旧様式)の場合、使用者(企業)の押印・署名が必要でした。しかし、法改正により、2021年4月から36協定届が新様式となり、押印・署名が不要になりました。

引用:時間外労働・休日労働に関する協定届(一般条項)様式第9号|厚生労働省

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介!

1-2. 36協定の押印・署名の廃止はいつから?

2020年12月22日に労働基準法施行規則等の一部(36協定届の押印・署名の廃止など)を改正する省令が交付され、2021年4月に施行されました。そのため、2021年4月から36協定届の押印・署名は不要となっています。なお、36協定届の押印・署名廃止は、下記のような形で導入されました。

引用:36協定届が新しくなります|厚生労働省

労働基準法及びこれに基づく命令の規定並びに最低賃金法の規定に基づく許可、認可、認定若しくは指定の申請、届出又は報告を行う際には、届出等の様式等に押印又は署名を求めてきたところであるが、これらの届出等の様式等について押印又は署名を求めないこととし、(省略)

引用:労働基準法施行規則等の一部を改正する省令の公布等について(一部抜粋)|厚生労働省

2. 36協定届の押印・署名が廃止された理由や背景

2021年4月より36協定届が新様式に変更され、従来必要だった署名または記名押印が廃止されました。なぜ36協定届の押印・署名が不要になったのでしょうか。

ここでは、36協定届の押印・署名が廃止された理由・背景について詳しく紹介します。

2-1. 行政手続きのデジタル化推進が目的

36協定届で押印・署名が原則不要となったのは、政府がテレワークやデジタル化を推進し始めた背景があります。かねてより、日本政府は少子高齢化対策や多様な働き方の実現、行政サービスの利便性向上に向け、デジタル社会の実現を目指していました。

とはいえ、多くの行政手続きは、書面主義・押印原則・対面主義が基本であり、この状態がデジタル化推進の妨げとなっていました。しかし、新型コロナウイルス感染拡大などを契機に、上記体制の抜本的な見直しがおこなわれることとなりました。なお、押印・署名などの廃止は36協定届だけでなく、国や地方の多くの行政手続きに広がっています。

2-2. 99.4%の行政手続きで押印廃止の流れに

2020年5月には14,992ある行政手続きのうち、14,909の手続き(99.4%)について、押印の廃止、または廃止の方向で検討することが決定しました。

引用: 地方公共団体における押印見直しマニュアル|内閣府

これらの流れを受け、36協定届も押印の廃止や、電子申請による条件緩和が進んだものと考えられます。なお、従来必要だった押印を廃止しても問題ないといえる、目的別の根拠は下記とされています。

  • 本人確認:押印以外にも多数の方法が存在する。
  • 文書作成の真意確認:本人確認をすれば不要。
  • 文書内容の真正性の担保:文書の証拠価値は押印により評価されるわけでなく、手続き全体として評価されると考えられる。

    2-3. 押印と署名の違い

    ここでは、補足として、押印と署名、記名の違いを紹介します。

    • 署名:本人の手書きにより、自身の氏名を文書に書き記すこと。
    • 記名:ゴム印や印刷など、本人の手書き以外の方法で氏名を文書に書き記すこと。押印があることで、本人の意思により作成したと推定する。
    • 押印:記名押印の略。記名された箇所に判子を押すこと。

    実務上は署名と押印をするケースが多いものの、民事訴訟法228条により、本来は署名のみで法的効力が発生します。

    (文書の成立)
    第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
    (省略)
    4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
    (省略)

    引用:民事訴訟法第228条一部抜粋|e-Gov

    3. 36協定届(新様式)に関する注意点

    押印廃止に関する注意点36協定届は新様式に切り替わり、押印・署名が廃止になりました。しかし、36協定届(新様式)を作成・提出する際には注意点が多くあります。

    ここでは、36協定届(新様式)に関する注意点について詳しく紹介します。

    3-1. チェックボックスが新設

    36協定届(新様式)では、36協定の適正な締結に向けて、下記の通り「協定の当事者を確認するためのチェックボックス」が新設されました。

    引用:時間外労働・休日労働に関する協定届(一般条項)様式第9号|厚生労働省

    チェックボックスは、過半数代表者の選任にあたっての留意事項に該当していないか確認する目的で設置されています。チェックボックスにおける具体的な留意事項は下記3点です。

    1. 管理監督者でないこと
    2. 36協定を締結する者を選出することを明らかにした上で、投票、挙手等の方法で選出すること
    3. 使用者の意向に基づいて選出された者でないこと

    引用:36協定届が新しくなります|厚生労働省

    36協定を締結する際の労働者代表は、上記3点を満たしていることが条件のため、これらを確認したうえでチェックボックスにチェックしましょう。チェックボックスにチェックがないと、36協定届を提出しても受理されず有効とならないので注意が必要です。

    このような協定届に関する変更のほかにも「働き方改革関連法」により、36協定の改定ポイントがあります。具体的な改定内容や、締結のための手続きを具体的に把握しておらず、不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本サイトでは、36協定の締結に必要な手順や、法改正の内容をわかりやすく解説している資料を無料で配布しております。 法改正に対応した36協定の締結方法を詳しく知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

    関連記事:36協定における労働者代表の選定方法やその条件を徹底解説

    3-2. 36協定書には押印・署名が必要

    36協定には「36協定届」と「36協定書」があります。それぞれの違いは下記の通りです。

      違い 押印・署名の有無
    36協定届 使用者(企業)が協定の内容を記載して、労働基準監督署へ提出する書類。 不要
    36協定書 使用者(企業)と労働組合もしくは労働者の過半数を代表する者との間で締結する書類。 必要

    36協定届と36協定書は別物であり、その大きな違いとして「押印・署名の有無」があります。36協定届では、2021年4月から押印・署名が不要となりました。しかし、36協定書は、労使間の合意の証拠となる契約書類として取り扱われるので、労使双方の押印・署名が必要です。

    関連記事:36協定の協定書について協定届との違いや扱い方について詳しく紹介

    3-3. 36協定届が協定書を兼ねる場合も押印・署名が必要

    36協定届と36協定書の内容は共通する部分が多いため、36協定届の控えをそのまま36協定書の代わりにすることもできます。ただし、36協定届が協定書を兼ねる場合、使用者(企業)と労働者代表の押印・署名が必要になるので注意が必要です。

    また、36協定届および36協定書は「労働関係に関する重要な書類」に該当するため、労働基準法第109条により、5年間保存しなければなりません。ただし、経過措置が設けられており、現状は3年間の保存でも問題ありません。しかし、いつ経過措置が終了するのかは明確に決まっていないので、今後の法改正に注目しておく必要があります。

    (記録の保存)
    第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

    引用:労働基準法第109条|e-Gov

    関連記事:36協定の届出について提出方法や期限を徹底解説

    3-4. 2024年4月より36協定届(新様式)が適用される業種もある

    2018年6月に労働基準法が改正され、2019年4月より36協定で定められている時間外労働に罰則付きの上限が設けられるようになりました。しかし、建設業や運送業などの適用猶予事業・業務に該当する企業については、業務の特性などから、5年間の猶予期間が設けられていました。

    2024年3月31日に猶予期間が終了することで、2024年4月1日から適用猶予事業・業務に対しても、一部特例付きで36協定が適用されるようになります。そのため、36協定届(新様式:2024年4月~)を使用しなければならない業種もあるので注意が必要です。

    関連記事:改定された36協定の新様式とは?記入例や旧様式からの変更点をわかりやすく解説

    4. 36協定届の押印・署名廃止に伴う企業の対応

    押印廃止による企業の対応ここでは、36協定届の押印・署名が廃止になったことで、企業がすべき対応について詳しく紹介します。

    4-1. 36協定届の押印・署名廃止について社内へ知らせる

    36協定届は、2021年4月1日から新様式となりました。労働基準法第106条により、企業は労働者に対して、36協定の内容を適切に周知する義務があります。労働者が「押印・署名欄がない」「チェックボックスが新設されている」ことに対して、疑問を抱く可能性もあるため、きちんと周知しておくようにしましょう。

    (法令等の周知義務)
    第百六条 使用者は、この法律及びこれに基づく命令の要旨、就業規則、(省略)、第三十六条第一項、(省略)に規定する決議を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によつて、労働者に周知させなければならない

    引用:労働基準法第109条一部抜粋|e-Gov

    関連記事:これだけは知っておきたい労働基準法|法律の内容や罰則をわかりやすく解説

    4-2. 36協定届の押印・署名廃止に伴い電子申請の採用を検討する

    36協定届の提出方法には「窓口に出向く」「郵送」「電子申請」の3種類があります。窓口に出向く場合、時間がかかるケースもあります。また、郵送の場合、郵送費用などのコストに加えて、印刷・封入といった工数もかかります。

    そのため、電子申請を検討してみるのがおすすめです。電子申請で36協定届を提出するメリットは下記の通りです。

    • オンライン上で手続きできるため修正がしやすい
    • 労働基準監督署に行く必要がない
    • 封筒や切手の準備をする必要がない

    また、複数の事業場を持つ企業の場合、電子申請であれば「本社一括届出」により、本社管轄の労働基準監督署に一括して届出することができます。

    関連記事:36協定の本社一括について電子申請やメリット・デメリットを解説

    5. 36協定届の押印・署名の廃止に関連して押さえておきたいポイント!

    ここでは、36協定届の押印・署名の廃止に関連して押さえておきたいポイントについて詳しく紹介します。

    5-1. 電子申請であれば電子署名・電子証明書が不要

    2021年4月の押印・署名廃止の制度に伴い、電子申請でも電子署名や電子証明書の添付が不要となりました。そのため、電子申請でもスピーディーに36協定届を提出することができます。

    関連記事:36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説

    5-2. 就業規則の意見書の押印・署名も廃止

    就業規則の意見書とは、 就業規則の作成・変更に関する労働者代表の意見を記載した書面を指します。2021年4月の労働基準法施行規則等の改正により、就業規則の意見書への押印・署名も廃止されています。ただし、記名は必要なので注意が必要です。

    関連記事:就業規則の基礎知識|作成ルール・記載事項・注意点などを解説

    6. 36協定届を正しく作成してスムーズに提出しよう

    36協定を提出する36協定届は本来提出する際に、使用者(企業)が押印・署名する必要がありました。しかし、2021年4月1日から36協定届の押印・署名が原則不要となりました。押印・署名廃止の新様式に伴い、チェックボックスにチェックが必要になりました。また、押印・署名が不要になるのは「36協定届」のみで、「36協定書」や「36協定届と36協定書を兼ねる書類」には押印・署名が必要なので注意しましょう。

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