36協定の届出の提出方法は?郵送や電子申請のポイントを詳しく解説 |HR NOTE

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36協定の届出の提出方法は?郵送や電子申請のポイントを詳しく解説

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36協定の提出方法を電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説時間外労働や休日労働に関するルールを定めたものが36協定です。現代の日本の労働基準法においては、1日8時間そして1週間40時間を法定労働時間としています。

また、少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりませんが、この休日のことを法定休日と呼びます。この法定労働時間や法定休日を超えて労働をさせる場合、第36条に基づいて労使協定を結び、所轄の労働基準監督署長に対して届出を提出しなければいけません。

本記事では、36協定の提出方法について、電子申請と合わせて最新のやり方を詳しく解説します。

関連記事:36協定について、わかりやすく解説!|特別条項や新様式の届出記入方法も紹介! 

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1. 36協定届出の提出方法

3を指であらわしている

法定労働時間を超えて従業員に労働させるためには、36協定の届出の提出が必要です。その提出方法は、大きく分けて3つあります。それぞれについて細かく見ていきましょう。

関連記事:36協定の届出について提出方法や注意点を徹底解説

1-1. 労働基準監督署で直接提出

管轄である労働基準監督署まで直接伺い、窓口にて届出を提出する方法です。届出のために必要な用紙は窓口で入手できますが、記入項目が多いため、あらかじめ用意してから提出のためだけに基準監督署に行くことをおすすめします。

36協定の届出のフォーマットは、厚生労働省や管轄である労働基準監督署のホームページで入手可能です。そのまま印刷して必要事項を埋めましょう。提出分と控え分の2部を作成しなければいけませんが、あらかじめ用意しておくのであれば1部作ってコピーするだけでも問題ありません。

流れとしては、必要な用紙を用意して労働基準監督署まで直接行って提出するシンプルな方法です。あらかじめ必要な手続きや準備はほとんどありません。

しかし、わざわざ直接労働基準監督署まで行く必要があるのがネックです。加えて、受け付けをしているのが営業時間である平日の日中のみである点にも注意しなければいけません。

1-2. 郵送

管轄である労働基準監督署宛に、36協定の届出を郵送で提出する方法です。厚生労働省や管轄である労働基準監督署のホームページで用紙のデータを入手し、届出を作成します。提出分と控え分の2部が必要ですが、1部は用紙を印刷して記載事項を埋め、コピーすることで用意できます。

提出分と控え分、返送用の封筒、切手をまとめて管轄である労働基準監督署宛に郵送します。返送用の封筒には返送先となる氏名や所在地を記入しておきましょう。

投函してから管轄である労働基準監督署まで届くのに時間がかかりますが、直接行く必要がありませんし、ポストや郵便局が近くにあれば自分の都合のよいタイミングで提出できます。

36協定には提出の期限があり、過ぎてしまうと適用されていない期間が発生します。意図せず法令を違反してしまう恐れがありますので、必ず余裕を持って提出するようにしましょう。

普通郵便は、同一都道府県であれば1日程度で届きますが、土日祝の配達をしていないため、その点も踏まえたうえで投函しなければいけません。

1-3. 電子申請

電子申請に関する総合窓口であるe-Govを用いてオンライン上で36協定の届出を提出する方法です。あらかじめ様式が用意されているため、印刷や直接手書きで記入する必要がなく、データを入力するだけでその場から離れることもなく提出ができます。

いつでも届出の作成や提出が可能で、管轄である労働基準監督署やポスト、郵便局まで行ったり、封筒や切手を用意したりする必要がないのもポイントです。

とくに、昨今では新型コロナウイルス感染症の流行を受け、とくに電子申請の活用が強く推奨されています。

2. 36協定届出を電子申請で提出する手順

電子申請をおこなっている

36協定の届出は、利点の多い電子申請で提出することを強くおすすめします。やり方さえ確認しておけばとてもスムーズにできますので、順番に見ていきましょう。

2-1. 提出用アカウントの取得

初めてe-Govを用いて電子申請をするのであれば、提出用のアカウントをまずは取得しなければいけません。アカウント仮登録入力画面から、アカウント用のメールアドレスを入力して指示に従ってアカウントを作成してください。

2-2. ブラウザの設定

e-Govで電子申請する際は、専用のアプリケーションをインストールします。ブラウザの設定次第では正しく利用できない場合がありますので、広告ブロックや信頼済みサイトへの登録など必要な設定をおこないましょう。

2-3. アプリケーションのインストール

e-Govで電子申請するために、専用のアプリケーションをダウンロードしてインストールします。利用する環境に合わせて最適なアプリケーションを選んでください。インストールが完了したらアプリケーションを起動して、提出用アカウントの情報を入力し、ログインします。

2-4. 申請手続き

アプリケーションを起動したら、マイページを確認して36協定届を選んでください。電子申請のための入力フォームが表示されるので、必要なデータを入力して書類を作成します。入力が終わったら、指示通りにクリックして完了です。

3. 36協定届出を郵送で提出する方法

電子申請が難しい場合は、管轄の労働基準監督署へ書類を郵送することも可能です。以下の手順で進めましょう。

3-1. 管轄となる労働基準監督署を確認する

まずは、あらかじめ自社を管轄する労働基準監督署を確認しましょう。労働条件についての相談であればどの署でも可能ですが、36協定の提出は管轄署への郵送が必須となります。

3-2. 原本と控えを郵送する

管轄の労働基準監督署へ、以下の書類を送ります。

  • 36協定届出書類の原本と控えの計2部
  • 切手を貼った返信用封筒(返送先を記入したもの)
  • 同封した書類と数量を記入した送付状

封筒には「36協定在中」などと記入し、内容物がわかるようにしましょう。また、社会保険労務士に手続きを依頼している場合は、以下の対応が必要となります。

  • 届出書類の原本および控えに、社労士の記名をする
  • 返信用封筒に、社労士の氏名や所在地を記入する
  • 送付状に、社労士の提出代行により届出を行う事業を記入する

3-3. 受理されるのを待つ

郵送申請の場合は、労働基準監督署の受理があって、はじめて36協定が有効となります。郵送したからといって、受理前に上限を超えた時間外労働をさせてしまうのは違法です。

書類の受理は日曜や祝日をはさむと遅くなるため、余裕を持った提出を心がけましょう。

4. 2021年4月から36協定届の提出方法に変更あり

ルールと書かれたブロックが置かれている

36協定の提出方法は大きく分けて3つあります。これは最新のやり方であり、2021年4月から変更されています。このようにシステムの改正のためにやり方が変更される場合があるので、提出の際は最新の情報を確認するようにしましょう。

2021年4月から変更された最新のやり方のポイントについて解説します。

4-1. 本社一括届出が可能になった

これまで、複数の事業所を持つ企業が36協定の届出をする場合、支社や支店の分をまとめておこなうことが過半数労働組合と36協定を結んでいる場合に限って認められていました。

2021年4月1日に変更があり、電子申請であれば労働者代表が事業所ごとに異なっていたとしても、本社一括届出が認められるようになりました。申請の手間が大きく改善されたため、より電子申請での提出を進めやすくなったのです。

関連記事:36協定の本社一括について電子申請やメリット・デメリットを解説

4-2. 電子申請の簡略化

電子申請はこれまでもできましたが、電子証明書の添付を必要としており、提出のハードルを上げていた部分がありました。

2021年4月1日より届出に必要だった押印や署名が廃止されました。これにより、電子申請をするときに電子署名や電子証明書の添付をする必要がなくなったのです。

2019年の働き方改革法により、締結方法に加えて、36協定には特別条項に罰則付きの上限が設けられるなど複数の改正が発生しています。 とはいえ、「把握しておくべき改定後のポイントが知りたい」「協定届の提出方法がいまひとつ理解できていない」といったお悩みを抱える方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本サイトでは、36協定の概要や法改正にともなう変更点、協定届の提出方法などをまとめた資料を無料で配布しています。 36協定の基本を理解して、36協定の手続きをスムーズに完結させたい方はこちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

5. 36協定届出の提出方法に関する注意点

注意マークをもっている

36協定の届出を提出する際は、以下3つの注意点に気をつけてください。

5-1. 初めての電子申請の場合時間がかかるかもしれない

36協定に限らず、電子申請をする際は、スムーズにアプリケーションを稼働させたり、使いこなしたりするためには環境の整備や慣れが必要です。

電子申請は簡単にできるのがメリットですが、初めての際はどうしても時間がかかってしまうかもしれません。時間的な余裕を持って申請するようにしましょう。

関連記事:36協定で重要となる提出期限についてポイントや注意点を紹介

5-2. 提出分と控え分の2部を用意すること

直接提出する際は窓口で確認してもらえますが、郵送で提出するのであればとくに提出分だけでなく合わせて控え分も用意するように気をつけてください。控え分がないと、改めて用意するために問い合わせる必要があり、二度手間となってしまいます。

5-3. 管轄の労働基準監督署を確認

提出書類は、管轄の労働基準監督署に提出します。基本的にはどこも規定は同じですが、窓口で受け付けをしている時間に違いがある場合があります。提出する際は、管轄の労働基準監督署についてよく確認しておくとよいでしょう。

6. 36協定届の正しい提出方法を把握しておこう!

36協定の書類を作成している

36協定の届出は、法定労働時間を超えて働くために必ず提出しなければいけない書類です。提出方法は3つありますが、とくに便利な電子申請のやり方を身につけておけば作業の手間を軽くできるでしょう。

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