振替休日に取得期限がある?企業が注意するべきこと |HR NOTE

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振替休日に取得期限がある?企業が注意するべきこと

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振替休日の期限

本来の休日と出勤日を交換する形で取得する振替休日ですが、休日を取得できる期限についてはよく知らないという企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、振替休日と他の休みの違いについて確認しながら、振替休日を取得すべき期限について紹介します。また、振替休日の取得期限に関して、企業が注意しておきたい点についてもあわせて解説します。

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1.振替休日について確認

確認する女性

ここではまず、振替休日とはどのようなものなのか、確認をしておきましょう。

振替休日とは、法定休日・法定外休日といった休日に出勤をした場合に、代替として他の勤務日を休日とすることを指します。

振替休日の場合には、勤務日と休日が入れ替わっただけであるため、出勤日の代わりの休みをあらかじめ指定し、取得させなければならないという決まりになっています。

関連記事:振替休日の基本的な部分を休日の定義や条件とあわせて詳しく紹介

1-1. 振替休日に有効期限はある?

振替休日はあらかじめ労働日と入れ替える休日を指定するものなので、取得期限というものはありません。ただし、振替休日を設定できる期間は労働基準法115条に則り、振り替える労働日から「2年間」と考えられています。

労働基準法115条では、「賃金その他の請求権の時効」により、2年間で休みを取得する権利が消滅すると定められています。これを根拠に、振替休日の取得期限について、振替休日の取得を、振替日から2年以内の期限でおこなうこととなっています。

振替休日は入れ替える労働日にできるだけ近い日程で取得させることが望ましいですが、遅くても振替休日は2年以内で設定するように注意しましょう。

1-2. 半日や時間単位で振り替えることは可能?

振替休日を半日や時間単位で取得させることはできません。振替休日の休日というのは、暦日単位で付与するものなので、半日や数時間の場合、休日と認められません。そのため、有給休暇のように半日や時間単位で付与することはできません。独自に企業の就業規則などで「振替休日を半日や時間単位で取得できる」などと定めていても、無効となる可能性が高いので注意しましょう。

関連記事:振替休日を半日単位で取得することについて徹底解説

2. 振替休日と代休の違い

休みをとる人

振替休日と混同されやすい制度に「代休」がありますが、代休は、休日に労働をおこなった後、その代わりに休みを取得させることを意味します。代休では、休日出勤した代わりに休みを取得させることを指すため、休みの取得が義務付けられていません。

代休と振替休日とでは、次の2つの点で大きな違いがあります。

関連記事:振替休日と代休の違いとは?計算方法の違いや注意点を解説

2-1. 休日決定のタイミングの違い 

振替休日では、出勤する休日の前日までに振替休日を取得させる日を決定し、従業員に予告しておく必要があります。

しかし、代休の場合には、休日出勤をしたあとに休日を決定しても問題ありません。そのため、急な休日出勤が決まった場合には、代休で対応することが多くなっています。

2-2. 賃金の計算方法の違い 

振替休日の場合は、出勤日と休日を入れ替えただけという考えとなるため、原則、元々法定休日だった日に出勤した場合でも割増賃金の計算は不要です。

しかし、代休の場合には、休日労働をした代替として休みを取得させるため、法定休日に出勤させた場合には休日労働に対する割増賃金の支払いが必要になります。

従業員を出勤させた場合、法定休日では35%以上、法定外休日であっても、法定労働時間を超過した分の労働時間に対しては、25%の割増賃金を支払う必要があるので、あらかじめ確認しておきましょう。

3. 振替休日と有給休暇の違い 

期限内に有休取得を行う人もうひとつ、振替休日と混同されやすい制度に、有給休暇があります。有給休暇は、従業員のリフレッシュを目的とした休暇で、働いていなくても給与が発生します。

振替休日と有給休暇の違いは以下の2つです。

3-1.  給与の発生に関する違い 

振替休日と有給休暇の最大の違いは、給与の発生に関する点です。

振替休日の場合、勤務日についての給与が発生しますが、あくまでも働いた日の代わりとしての休日という扱いになります。そのため、振替休日自体に給与が発生することはありません。

しかし、有給休暇の場合は、働かずに勤務時間分の給与を受け取ることができます。

3-2.  休日の取得基準についての違い

振替休日は、休日の取得条件として、出勤した休日の前日までに振替日を決定しておかなければなりません。休日出勤後に休日を取得した場合には、代休扱いとなります。

一方、有給休暇の場合には、取得休暇の取得に際して、一定の条件を満たしている場合のみ付与されるものとなります。付与の条件としては、以下の2つが挙げられます。

  • 雇い入れ日から継続して6ヶ月間勤務した場合
  • 労働日の出勤率が8割以上の場合

これらの基準については、労働基準法に規定されており、基準を満たしていればパートやアルバイト、正社員といった雇用形態に関係なく、すべての従業員に有給休暇を付与しなければなりません。

4. 振替休日の期限に関して企業が注意すること

注意喚起のビックリマーク

振替休日についてはほかにも細かなルールがあります。振替休日の期限に関して、企業は以下の4点を確認して、適切に振替休日を運用しましょう。

4-1. 振替休日の期限をあらかじめ定める 

振替休日の制度を設ける場合には、あらかじめルールを決め、期限を定めておくとよいでしょう。振替休日を指定する際、ルール上は最長で2年の間で決めることができますが、実際に1年半後などに設定するのは運用が煩雑になります。振替休日の期限をあらかじめ企業で定めておくことで、遠すぎる振替休日の取得を避けることができます。

自社の振替休日の取得期限を設定したら、就業規則に明記しておくと、制度が運用しやすくなるのでおすすめです。

4-2. 振替休日はなるべく早く取得させる 

前述の通り、振替休日を設定できる期間は2年となっていますが、週や月をまたぐと割増賃金が発生したり給与計算が複雑になったりするため、できるだけ早めの日付で取得させる必要があります。

また、そもそもの前提として、指定した振替休日を取得できない状況に陥るのであれば、「出勤日と休みを入れ替える」という本来の振替休日のルールから外れてしまうことにもなりかねません。

振替休日は、あらかじめ休日を決めた上で取得させるものなので、休日を後から指定するのであれば、振替休日ではなく、代休の扱いとなります。

代休扱いとなる場合、休日の割増賃金を支払わなければなりませんので、振替休日の扱いのまま代休を取得させてしまうと、給与に過不足が発生し、トラブルの原因ともなりかねませんので注意が必要です。

振替休日は休日と労働日を事前に入れ替える制度のため、勤務日の前日までに該当日時を従業員に通知しなければいけません。

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4-3. 週をまたぐ振替休日は割増賃金の発生に注意する

労働基準法では、法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超える労働をおこなった場合に、時間外の割増賃金を支払う必要があると定めています。

月曜日から金曜日まで週40時間働いたあとに、さらに労働日を設定した場合、労働時間は規定の週40時間を超過することになります。

この超過した時間に対しては、時間外の割増賃金として25%の割増率が加算されます。

このように、振替休日の取得が週をまたぐ場合、割増賃金を支払う可能性があるので注意が必要です。

4-4. 月をまたぐ振替休日は給与計算に注意する

月をまたいで振替休日を取得させる場合には、締め日よりも前に休日出勤をおこなった分に対しては給与を支払う必要があります。

これは、労働基準法24条に規定されている「賃金全額払いの原則」に基づくものです。

労働した分の給料は、労働が発生した際に支払わなければなりません。振替休日が月をまたいだ場合、一般的に1日分労働日が多くなった月と1日分休日が多くなった月が発生します。労働日が多くなった月は1日増えた労働日分の賃金を加算して給与計算しなければなりません。

休日分の給与については、改めて休日を取得した時点で控除をおこないます。

関連記事:月またぎの振替休日を処理する手順と注意点を徹底解説

5. 振替休日の取得期限を意識して長期化を避けよう

期限を確認する人

振替休日の取得期限については明確な基準はないものの労働基準法115条に則り、最長でも2年までと考えられています。しかし、社内ルールでは、できれば2年よりも短い期限で設定するようにし、その点について就業規則などに明記しておいたほうがよいでしょう。

可能な範囲で、入れ替えた勤務日の前後で振替休日を取得させれば、休日取得の長期化を避けることもできるようになります。従業員の健康や割増賃金などに大きな影響を与えるので、常に振替休日の取得期限については意識しながら運用をおこなっていくことをおすすめします。

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