振替休日に取得期限がある?企業が注意するべきこと |HR NOTE

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振替休日に取得期限がある?企業が注意するべきこと

振替休日の期限

本来の休日と出勤日を交換する形で取得する振替休日ですが、休日を取得できる期限についてはよく知らないという企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

今回は、振替休日と他の休みの違いについて確認しながら、振替休日を取得すべき期限について紹介します。また、振替休日の取得期限に関して、企業が注意しておきたい点についてもあわせて解説します。

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1.振替休日について確認

確認する女性

ここではまず、振替休日とはどのようなものなのか、確認をしておきましょう。

振替休日とは、法定休日・法定外休日といった休日に出勤をし、代替として他の勤務日を休日とすることを指します。

振替休日の場合には、勤務日と休日が入れ替えられただけであるため、出勤日の代わりの休みをとらなければならないという決まりになっています。

2. 振替休日と他の休みの違い

休みをとる人

ところで、振替休日と他の休みにはどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、利用することが多い代休と有給休暇の制度を例に挙げ、それぞれの違いについて説明します。

2-1. 振替休日と代休の違い

振替休日と混同されやすい制度に「代休」がありますが、代休は、休日に労働を行った後、その代償として休みを取得することを意味します。代休では、休日出勤した代わりに休みを取得することを指すため、休みの取得が義務付けられていません。

代休と振替休日とでは、次の2つの点で大きな違いがあります。

①休日決定のタイミングの違い

振替休日では、出勤する休日の前日までに振替休日を取得する日を決定し、従業員に予告しておく必要があります。

しかし、代休の場合には、休日出勤をしたあとに休日を決定しても問題ありません。そのため、急な休日出勤が決まった場合には、代休で対応することが多くなっています。

②賃金の計算方法の違い

振替休日の場合は、出勤日と休日を入れ替えただけという考えとなるため、原則、出勤した日に対しての割増賃金の計算は不要です。

しかし、代休の場合には、休日出勤をした代替として休みを取得する前提となるため、休日手当の割増賃金の支払いが必要になります。

従業員を出勤させた場合、法定休日では35%以上、法定外休日であっても、法定労働時間を超過した分の労働時間に対しては、25%の割増賃金を支払う必要がありますので、あらかじめ確認しておきましょう。

2-2. 振替休日と有給休暇の違い

もう一つ、振替休日と混同されやすい制度に、有給休暇があります。有給休暇は、従業員のリフレッシュを目的とした休暇で、働いていなくても給与が発生します。

振替休日と有給休暇の違いは以下の2つです。

①給与の発生に関する違い

振替休日と有給休暇の最大の違いは、給与の発生に関する点です。

振替休日の場合、勤務日についての給与が発生しますが、あくまでも働いた日の代わりとしての休日という扱いになります。

しかし、有給休暇の場合には、働いていない場合でも、勤務時間分の給与を受け取ることができる形となっています。

②休日の取得基準についての違い

振替休日は、休日の取得条件として、出勤した休日の前日までに振替日を決定しておかなければなりません。休日出勤後に休日を取得した場合には、代休扱いとなります。

一方、有給休暇の場合には、取得休暇の取得に際しては、一定の条件を満たしている場合のみ付与されるものとなります。付与の条件としては、以下の2つが挙げられます。

・雇い入れ日から継続して6ヶ月間勤務した場合

・労働日の出勤率が8割以上の場合

これらの基準については、労働基準法に規定されており、パートやアルバイト、正社員といった雇用形態に関係なく、有給休暇を付与することになっています。

3. 振替休日には取得期限がある

期限内に有休取得を行う人

振替休日には取得できる期限があります。

ここでは、振替休日の取得期限について紹介します。

3-1. 振替休日の取得期限は2年

振替休日を取得する期限について、具体的に規定されたものはありませんが、労働基準法115条に則り、「2年間」と考えられています。

労働基準法115条では、「賃金その他の請求権の時効」により、2年間で休みを取得する権利が消滅するとしています。振替休日の取得期限についても、この考えに倣った形となっていることから、振替休日の取得は、振替日から2年以内の期限を持って行うようにする形となっているのです。

3-2. 振替休日の取得は可能な限り早めに

先述の通り、振替休日の取得期限は2年となっていますが、振替休日が溜まってしまうことのないように早めに取得させる必要があります。

忙しい時期が続き、振替休日が溜まって消化に困るという状況になる前に、早い段階で指定した振替休日を消化するようにしましょう。

また、そもそもの前提として、指定した振替休日を取得できない状況に陥るのであれば、「出勤日と休みを入れ替える」という本来の振替休日のルールから外れてしまうことにもなりかねません。

振替休日は、あらかじめ休日を決めた上で取得するものなので、休日を後から指定するのであれば、振替休日ではなく、代休の扱いとなります。

代休扱いとなる場合、休日の割増賃金を支払わなければなりませんので、振替休日の扱いのまま代休を取得させてしまうと、給与に過不足が発生し、トラブルの原因ともなりかねませんので注意が必要です。

振替休日は休日と労働日を事前に入れ替える制度のため、勤務日の前日までに該当日時を従業員に通知しなければいけません。

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4. 振替休日の期限に関して企業が注意すること

注意喚起のビックリマーク

振替休日の期限に関して企業が注意しておきたい点には、次の4つの点が挙げられます。

4-1. 振替休日の期限をあらかじめ定める

振替休日の制度を設ける場合には、あらかじめルールを決め、期限を定めておくとよいでしょう。

自社の振替休日の取得期限を設定したら、就業規則に明記しておくと、制度が運用しやすくなるのでおすすめです。

4-2. 振替休日はなるべく早く取得させる

振替休日は入れ替えた勤務日の前後で取得するようにしましょう。休日の取得が長期化しないよう、日頃から従業員の業務量に気を配ることも重要です。

また、休みが取れないことにより、従業員に健康上の問題が発生する可能性もありますので、振替休日の取得は可能な限り早めに行うように調整しましょう。

4-3. 週をまたぐ振替休日は割増賃金の発生に注意する

労働基準法では、法定労働時間(1日8時間、週40時間以上)の労働を行った場合に、時間外の割増賃金を支払う必要があると定めています。

月曜日から金曜日まで週40時間働いたあとに、労働日を設定した場合、労働時間は規定の週40時間を超過することになります。

この超過した時間に対しては、時間外の割増賃金として25%の割増率が加算されます。

このように、振替休日の取得が週をまたぐ場合、割増賃金を支払う可能性がありますので注意が必要です。

4-4. 月をまたぐ振替休日は給与計算に注意する

月をまたいで振替休日を取得する場合には、締め日前に休日出勤を行った分に対しては給与を支払う必要があります。

これは、労働基準法24条に規定されている「賃金全額払いの原則」に基づくものです。

休日分の給与については、改めて休日を取得した時点で控除を行います。

5. 振替休日の取得期限を意識して長期化を避けよう

期限を確認する人

振替休日の取得期限については明確な基準はないものの労働基準法115条に則り、最長でも2年までと考えられています。しかし、社内ルールでは、できれば2年よりも短い期限で設定するようにし、その点について就業規則などに明記しておいたほうがよいでしょう。

可能な範囲で、入れ替えた勤務日の前後で振替休日を取得するようにすれば、休日取得の長期化を避けることもできるようになります。

従業員の健康や割増賃金などに大きな影響を与えますので、常に振替休日の取得期限については意識しながら運用を行っていくことをおすすめします。

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