就業規則の基礎知識|作成ルール・記載事項・注意点などを解説 |HR NOTE

就業規則の基礎知識|作成ルール・記載事項・注意点などを解説 |HR NOTE

就業規則の基礎知識|作成ルール・記載事項・注意点などを解説

皆さんの会社には就業規則はありますか?

従業員を10名以上雇用している事業者は、就業規則を作成して行政官庁(所轄労働基準監督署長)に届け出を出さなくてはならないと労働基準法で定められています。

職場のルールである就業規則を作ることで「お給料の支払い日が急に変わった」「企業の一方的な思い付きで労働時間を変更された」というようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。

労働基準法や就業規則などのルールは、基本的に立場の弱い労働者を守るために存在しています。

本記事では、就業規則の意義や、作成方法、作成する際に経営者や人事担当者がおさえておきたい基礎知識についてご紹介します。

労使のトラブルを回避するため、従業員を守るために正しい知識を身に付けて就業規則をつくっていきましょう。

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1. 就業規則の意義

就業規則は、従業員の働く時間や、労働の対価として得る賃金・待遇などの基準を明確に定め、労使間でトラブルが起きないために作成する意義があります。

就業規則で労使間のルールを明文化することで、お互いにモラルのある行動を後押しすることができ、万が一トラブルがあったときも就業規則を軸に冷静な判断ができるのです。

労働者に対する法律である労働基準法は、事業者が1名でも人材を雇用する場合すべての事業者に適用されますが、就業規則は原則として労働者が10名以上の職場で作成する義務があります。

1-1. 就業規則をつくることのメリット

就業規則を作成することのメリットはどのようなものでしょうか?

雇用主である企業側と、労働者である従業員側のそれぞれのメリットを確認しましょう。

1-1-1. 企業のメリット

就業規則にルールを明文化することで、万が一従業員がトラブルを起こしたときに懲戒処分の手続きをすることが可能になります。

労使間のトラブルを未然に防ぐストッパー代わりにもなるでしょう。

働き方、働く時間、どのような賃金決定をするか、どのように入社~退職手続きをしていくか、細かな就業規則を決めることで組織運営が見える化し、運営がスムーズになるメリットがあります。

また、就業規則をきちんと整えて従業員に開示・浸透させていけば、従業員に毎回同じことを説明する手間が省けます。

就労条件に対して何か疑問・質問があれば、就業規則を確認してくださいと指示することができるからです。

また、就業規則がきっちり整えられ、従業員が安心して働けている企業には良い人材が集まる傾向があります。

就業規則を整え、従業員に適切に浸透させていくことで企業信頼を勝ち取り、自社の採用や良いブランディングに繋げていくことはメリットと言えるでしょう。

就業規則がないと職場トラブル起きやすくなり、事件が1度でも起きれば、メディアやSNSで口コミが急速に広まってしまうため企業は大きなダメージを受けてしまうでしょう。

1-1-2. 従業員のメリット

従業員が安心して働けるようになるメリットがあります。

万が一企業側が「今月は残業を支払わない」「取引先が土日に働いているので土曜日も出社しよう」など、一方的な申し出をしてきたらどうしますか?

就業規則に残業代や、労働時間の件を明文化していれば、従業員はこれらの一方的な申し出を拒否することが可能になります。

お互いが勝手な行動をしないように、ルールを決めておくことで、従業員は安心して就労することができるのが最大のメリットと言えます。

また、労働時間や賃金の計算方法や昇給、退職についての事項を毎回誰かに確認する手間が省けることもメリットです。

1-2. 就業規則をつくることのデメリット

就業規則をつくることのデメリットとして考えられることは2点あります。

ひとつめは、就業規則をつくることで、企業が柔軟に企業経営できなくなるのでは?という懸念です。

たとえば、成果が出ない従業員に対して休日出勤を命じたり、賃金を下げることが安易にできなくなる点をデメリットと感じる場合もあるでしょう。

そもそも就業規則がなかったとしても、従業員本人の同意がとれない状態で一方的に相手が不利となる条件変更はできません。

個々の従業員に対する賃金・雇用形態・雇用期間などは、個別の労働条件通知書の書面で定めるものなので、就業規則とは関係がないのです。

つまり就業規則を定めたせいで、企業が柔軟に対応できなくなるとは言い切れず、就業規則を作成することのデメリットとは言えないでしょう。

ふたつめのデメリットとして考えられることは、企業の負担が増える可能性があるということです。

就業規則に残業代のことが明記されていれば、従業員は残業代を請求してきますし、有給休暇を取得したいと求めてくるでしょう。

このように就業規則を定めると、それに基づいて従業員がさまざまな権利を求めてくるため、従業員への対応がデメリットと感じる場合があります。

しかし、これらの権利は就業規則に記載がなかったとしても、従業員にとって当たり前に与えられた一般的な権利です。

適正な企業運営を続けていくのであれば、これらをデメリットと思わず、正しく運用していく姿勢が重要でしょう。

2. 就業規則に絶対記載しなくてはならない11事項

就業規則に必ず記載する項目は、労働基準法第89条で定められています。

第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。

引用:労働基準法|e-Gov法令検索

まずは、就業規則にどのような内容を記載しなくてはならないか確認しましょう。

2-1. 絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項

就業規則に必ず記載する項目のことを「絶対的必要記載事項」と呼びます。

また、それぞれの事業所で独自に決めるルールのことを「相対的必要記載事項」と言います。

これらは労働基準法の第89条に定められています。

これらの記載事項が万が一、労働基準法・労働協約に違反して作成された場合は、所轄労働基準監督署長から、変更を求められるので注意が必要です。

2-1-1. 絶対的必要記載事項3つ

①労働時間について
始業と終業時刻、休憩時間、休日休暇、シフト制の場合は就業時の転換に関する事項を記載します。

②賃金について
賃金の計算方法と支払い方法について。賃金支払いの締切と、支払い時期はいつかを記載する。昇給に関する事項も記載します。

③退職について
解雇事由や退職に関する条件を記載します。

2-1-2. 相対的必要記載事項8つ

①退職手当について
退職手当が適用される労働者の範囲と、退職手当の計算方法と支払い時期に関する事項を記載する。

②退職手当以外の臨時の賃金について
臨時の賃金や最低賃金額に関する事項を記載します。

③食費や作業用品以外の負担について
労働者に対して食費や作業用品以外の負担をしてもらう場合の取り決めを記載します。

④安全衛生について記載します。

⑤職業訓練に関して記載します。

⑥災害補償について
災害補償や、業務外の傷病扶助に関連する事項を記載します。

⑦表彰や制裁の種類と程度に関する事項を記載します。

⑧その他について
その他、事業場の労働者全員に関わるルールを記載します。

3. 就業規則を作るときは社会保険労務士に依頼をするのが一般的

就業規則の作成には専門知識が必要になります。

就業規則の作成は、社会保険労務士の独占業務となっているため、多くの企業は社会保険労務士資格の保有者に作成代行を依頼しています。

事業主が自分で調べて就業規則を作成することは、非常に難易度が高いです。

就業規則に記載していく事項は、総則、採用・異動、服務規程(ハラスメントや遅刻欠席、勤怠打刻について)、労働時間・休憩、休日休暇、賃金、定年退職…と非常に多岐に渡ります。

これらの知識をゼロから学び、ミスなく作成していくことはとても骨の折れる作業となるため、専門家の指導をあおいで作成することをおすすめします。

4. 就業規則を作成するときの注意点

就業規則を作成するとき、主に次の点に注意しましょう。

①法律に違反していないか

就業規則は法令と、その事業場で定められた労働協約に違反してはいけないと、労働基準法の第92条第1項で定められています。

②労働条件の最低基準をきちんと定めているか

就業規則とは別に、個々の従業員と企業間で労働契約を結ぶことになりますが、就業規則で定められた最低基準を下回る賃金で、個別に労働契約を結んでも無効となってしまいます。

たとえば、就業規則で対象となる従業員を明記せずに「交通費を支給する」と記載した場合、これが全従業員向けの最低基準となります。

この基準を定めているにもかかわらず、パートや契約社員には交通費を支払わないと言った場合、就業規則違反となってしまうので注意が必要です。

③作成するときに従業員の過半数代表者から意見を聞いているか

企業の代表役員や人事責任者だけで就業規則を作成するのではなく、就業規則の作成や変更の場合は労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者から意見を集めることが必要となります。

④作成したあとに従業員に説明しているか

就業規則は作成したあとに従業員に内容を周知させることで効力を発揮するものです。

5. まとめ

今回、就業規則の存在意義、作成することのメリットデメリット、作成ポイントなどをご紹介しました。

従業員の安全を守り、労使間トラブルを回避するためにも、専門家と協力をして適正な就業規則を作成しましょう。

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