人事評価とは?導入手順や注意点をわかりやすく解説 |HR NOTE

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人事評価とは?導入手順や注意点をわかりやすく解説

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社員名簿

従業員の昇給や昇格、異動などを決定する際に重要な基準となるのが人事評価です。会社にはなくてはならないシステムですが、人事評価を導入するのは簡単ではありません。

本記事では、会社に必要な人事制度の導入手順や注意点について解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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1. 人事評価とは?

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人事評価とは、従業員が持っている能力や会社への貢献度を評価し従業員の処遇に反映させることで、従業員を育成しつつモチベーションを高める制度です。

人事評価は「評価制度」「等級制度」「報酬制度」という3つの要素からなります。評価制度は従業員の業務内容や成果を評価する制度、等級制度は業績やスキルから役職を与える制度、報酬制度は従業員の給与や賞与の金額を決める制度を指します。

1-1. 人事評価の目的

人事評価には、明確な目的があります。

たとえば、人事評価によって生産性や業績が向上する可能性があります。人事評価が企業の理念や経営方針に沿ったものであれば、従業員が何を目指せばいいかが明確になり、生産性・業績が向上するでしょう。

さらに人事評価によって適材適所への人員配置が可能となります。従業員の能力やスキルを適確に把握することで、従業員一人ひとりの強みを生かせるのです。

加えて、人事評価は従業員の育成にも役立ちます。働きに応じた報酬が得られること、評価される明確な基準があることがわかれば、従業員のモチベーションは向上します。上司が部下を育成する際にも、どのようなポイントを押さえて教えればいいかがわかるため、人材育成が促進されるでしょう。

1-2. 人事評価の種類

人事評価にはいくつかの種類があります。よく用いられる方法が「目標管理制度(MBO)」です。これは、あらかじめ目標を設定しておき、達成度によって従業員を評価する手法です。

目標を適切に設定すれば、従業員の能力を伸ばすとともに経営目標や部門目標の達成に資するメリットがあります。一方、達成度を上げるために最初から低い目標を設定してしまう恐れがあるので注意が必要です。

続いて、コンピテンシー評価という人事評価もあります。コンピテンシーとは、業務の遂行能力の高い従業員の行動特性をもとに作られた評価項目を基準とする手法です。

評価基準が明確であるため、評価のブレが少なく従業員の行動を変化させて業務の遂行能力を上げられるメリットがあります。一方、業務の遂行能力の高い従業員の行動特性が正確に把握できていないと、そもそもの基準がブレてしまい正確な評価がおこなえないのがデメリットです。
さらに360度評価という人事評価もあります。これは、上司・部下・同僚などから多面的に従業員を評価する方法です。複数の人からの評価などで納得しやすくなる一方、人間関係の悪化や他人からの評価を気にしすぎてしまうリスクがあります。

1-3. 人事評価の基準

人事評価の基準は、大きく以下の3つから構成されており従業員の能力を安定的に見極めるような設計になっています。

  1. 業績評価:一定期間内に創られた業績・成果を評価する
  2. 能力評価:個人が保有・発揮する能力を評価する
  3. 情意評価:仕事における意欲や態度などのスタンスを評価する

1-4. 人事評価の項目

具体的な項目に関しては、以下のような設計が一般的です。

まず「業務成績」に関しては、指標となる売上高、目標達成度合い等を評価することが一般的です。業務において個人差が生じづらい場合は、勤務実績・勤務態度を用いるほか、成果が特定しづらい場合は、チームにおける成果と個人としての貢献度合いを評価するケースもあります。

次に「能力評価」に関しては、業務において必要とされる知識や技能、技術を評価します。具体的には、企画力、実行力、判断力、指導力、対人関係力などが挙げられます。

そして「情意評価」に関しては、仕事に取り組むスタンス面において評価をおこないます。規律性、協調性、責任性、積極性などが挙げられます。定性的で目標設定がしにくいことから、具体的な評価基準を提示することが大切です。

1-5. 人事評価シートへの書き方

ここからは、人事評価シートにおける適切な書き方を紹介します。

以下のポイントを意識し、従業員のモチベーション向上や人材のスキル管理など、人事評価シートによるメリットを最大限享受できるようシートを記載していきましょう。

  • 目標・成果・フィードバックは可能な限り簡潔に、結論から記載する
  • 具体的な数字・客観的な事実に基づいて評価をおこなう(定量化しにくい目標は、達成条件を明確にする)
  • 期限は具体的に定める
  • 実現可能性のある目標設定をおこなう
  • 経営方針・事業方針に基づいた目標設定をおこなう

2. 人事評価の導入手順

歯車

人事評価の導入手順にはいくつかのステップがあり、それぞれのステップに注意点があります。では、人事評価を導入する手順を見ていきましょう。

2-1. 課題の洗い出しと人事評価の導入の検討

まず、そもそも人事評価の導入が必要なのかを検討しなければなりません。会社の経営理念や経営方針に照らし合わせて、今どのような課題があるのか、どんな人材を高く評価すべきなのか、人事評価制度の導入が会社の利益になるのかを検討します。

2-2. 評価基準や評価項目の決定

人事評価の成功ポイントは、明確な評価基準や評価項目を決めることです。基準や項目は曖昧なものではなく、理解しやすいものでなければなりません。さらに、評価基準や評価項目は職種や役職によって異なることにも注意しましょう。

2-3. シミュレーション

評価基準や評価項目が定まれば、実際に運用することを仮定してシミュレーションを行いましょう。必要に応じて、評価基準、評価項目、評価方法を見直していきます。とくに、運用で起こり得るトラブル、従業員の不満などはしっかり確認すべきです。

2-4. 規定の策定

人事評価の成功ポイントは、明確な評価基準や評価項目を決めることです。基準や項目は曖昧なものではなく、理解しやすいものでなければなりません。さらに、評価基準や評価項目は職種や役職によって異なることにも注意しましょう。

2-5. 評価者への研修

人事評価の規定を策定したなら、今度は評価者への研修を行わなければなりません。人事評価制度が良くても、評価者が制度を理解していなければ正確な評価は行えないからです。

2-6. 従業員への周知

人事評価の運用が決まれば、従業員にその旨を周知する必要があります。人事評価がうまく軌道に乗るためには、従業員全員の協力が不可欠です。説明会や研修の開催によって理解を得るように努めましょう。

とはいえ、どのような評価制度を導入すれば良いかわからず、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。
当サイトで無料配布している「人事評価の手引き」では、人事評価の種類と各評価指標のメリット・デメリット、また実際に導入する際の評価点数の例なども紹介しており、人事評価を導入する際に、必要な情報をこの資料一つでまとめて確認できます。自社に最適な人事評価を選定するのに大変参考になる資料となっておりますので、こちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

3. 人事評価を行うメリット

メリット

人事評価の導入には多くのメリットがあります。いくつかのメリットについて見ていきましょう。

3-1. 従業員のやる気向上につながる

人事評価の大きなメリットの一つは、従業員のモチベーションアップに役立つ点です。

従業員は設定された目標を達成するよう努力し、達成度に応じて評価されていることを感じるでしょう。評価が報酬や昇進といった形になって表れるので、やる気を持続することができます。

3-2. 人材のスキル管理がおこなえる

人事評価は、従業員一人ひとりのスキル管理に役立ちます。

定期的に人事評価を行えば、必要な人材がどこにいるのか、どのようなスキルを持っているのか、どのようなスキルを伸ばしてきたのかを把握できるでしょう。適切な部門や部署に人材を配置したり、優秀な人材を発掘したりするのにも役立ちます。

3-3. 円滑なコミュニケーションの促進

人事評価を導入すると、上司が部下とコミュニケーションを取る機会が増えます。上司が部下の働きを認め、適切なフィードバックを行うことにより、従業員は自分が認められていることを感じ、双方の信頼関係が深まるでしょう。

4. 人事評価を行うときの注意点

注意点吹き出し

人事評価を導入する際には、いくつか注意しておくべき点があります。人事評価を導入する場合の注意点を2つ見ていきましょう。

4-1. 評価すべき期間・時間を明確にする

人事評価を導入する際には、人ではなく仕事を評価する必要があります。さらに、決められた期間内、時間内の仕事を評価しなければなりません。

たとえば、勤務時間外の態度を人事評価に含めたり、前の部署での仕事ぶりを評価に含めたりするのはふさわしくありません。あくまで評価期間内にどのような貢献をしたかを基準に評価すべきです。

4-2. 根拠のあるフィードバックをおこなう

人事評価では、従業員の賞賛すべき点と改善すべき点を上司が伝えます。

その際にはただ改善すべき点を伝えるのではなく、根拠を示した適切なフィードバックをおこないましょう。従業員のやる気を削ぐことがないよう注意しなければなりません。

4-3. 人事評価に対して不服申し立てを防ぎ、納得をもたせるポイント

人事評価に対して不服を申し立てられてしまうケースとしては、「評価基準が不明確・評価が不透明であること」が要因となりやすいといえます。

納得感をもたせるには、誰からみても認識の相違が起きない内容を設定・記載することが重要です。また経緯を明らかにするために、上司から理由や背景を伝えることも有効な手段の一つでしょう。具体的にどこを伸ばせば評価が上げられるのか、明確にすることで従業員のモチベーション向上にも繋がるはずです。

さらに日常的にコミュニケーションをとることで、互いの考え方への理解促進や、今後期待されている点を汲み取ることができ、評価やフィードバックに対して不満が出づらくなるでしょう。

5. 人事評価の導入は綿密な準備が必要

人事評価の導入は、適切に行えば従業員のやる気を向上させ、会社の業績を伸ばすのに役立ちます。

人事評価を成功させるカギは、事前の準備です。ぜひ綿密な準備をして、人事評価の導入を成功させましょう。

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